Administração do tempo: 7 técnicas de gestão e produtividade

A administração do tempo é o ato de exercer controle sobre sua rotina, organizando as tarefas de modo a aumentar sua produtividade. Com um gerenciamento de tempo eficiente, você dá adeus à procrastinação e percebe que é capaz de fazer o dia render muito mais.

Sobre isso, você já tentou de tudo, não teve resultados e agora está se perguntando como “fazer essa mágica”? Fique conosco, que contaremos o segredo!

Neste post, explicamos o que é administração do tempo e como usá-la para aumentar a sua produtividade. 

Inclusive, aproveite esta leitura para fazer bom uso dos seus próximos minutos e, em seguida, utilize as técnicas de gestão do tempo que apresentaremos para melhorar a sua performance profissional e resultados.

O que é administração do tempo?

Gerenciamento ou administração do tempo é conseguir ter controle sobre a sua rotina. Basicamente, isso significa organizar as tarefas a fim de aumentar seu rendimento ao longo do dia, da semana, ou mesmo do mês, a partir de uma divisão mais precisa do que deve ser feito.

Seguindo essa linha de pensamento, é possível entender que gestão do tempo e produtividade são conceitos que caminham juntos. Isso porque uma pessoa produtiva utiliza o tempo que tem com inteligência e obtém o máximo rendimento, entregando as tarefas no prazo, sem se sobrecarregar ou comprometer a qualidade.

Quando você entende como administrar o tempo que tem, você também sofre menos desgaste e acumula menos estresse — o que é ótimo, concorda?

Como resultado, o gerenciamento eficiente do seu tempo ajudará você a produzir mais, de maneira mais leve e saudável, e ainda desfrutar de uma vida como merece!

Como administrar o tempo? 7 técnicas de gestão para otimizar sua rotina de trabalho

As técnicas de gestão do tempo são estratégias que têm por objetivo facilitar a organização dos afazeres e compromissos de uma pessoa e, com isso, otimizar sua rotina e deixá-la muito mais eficiente e produtiva. 

Para ajudar você com isso, separamos algumas das melhores práticas que pode implementar facilmente e, dessa forma, fazer com que seu dia de trabalho renda muito mais. São elas:

1. faça uma lista de tarefas;
2. elimine as distrações;
3. automatize tarefas burocráticas e repetitivas;
4. foque em uma atividade de cada vez;
5. utilize a técnica pomodoro;
6. delegue atividades; 
7. aprenda a dizer não.

1. Faça uma lista de tarefas

Pode parecer algo simples, mas montar uma lista de tarefas faz muita diferença na administração do tempo. O principal motivo é que, ao fazer isso, você tem uma visão clara de tudo o que precisa dar conta no seu dia, semana ou mês, ficando muito mais fácil gerenciar todos os compromissos.

Quando registramos o que temos para fazer, nos tornamos conscientes dessas tarefas. Isso ajuda a manter o foco e elevar a produtividade, além de permitir a programação da rotina com mais precisão e eficiência.

Seja com aplicativos de lista de tarefas ou o bom e velho papel e caneta, o importante é anotar tudo. Nesse momento, você pode aproveitar para definir prioridades de acordo com a importância ou complexidade de cada atividade.

Você perceberá que riscar os itens concluídos é extremamente satisfatório, e dá a sensação de estar evoluindo. Esse sentimento, por si só, já é compensador e reforçador. E, ao fim do dia, estará com aquela sensação de dever cumprido. Nada melhor, não é mesmo?

2. Elimine as distrações

Não consegue evitar aquela espiadinha no WhatsApp ou Instagram de tempos em tempos? Então, que tal colocar seu celular no modo silencioso para não se distrair com as notificações que chegam?

Se isso não resolver o problema, a dica é guardá-lo em uma gaveta para fugir do contato visual por um período, pois ver o aparelho a todo o momento gera, inconscientemente, o impulso de pegá-lo. Tomando essa atitude, você se concentra mais na tarefa que está fazendo. 

Somada a isso, outra forma de administração do tempo por meio da eliminação de distrações é manter o ambiente de trabalho organizado.

Então, olhe para sua mesa agora. O que você vê? Tudo o que está sobre ela realmente precisa estar? Em outras palavras, os elementos presentes contribuem, de alguma forma, para a realização das tarefas que precisa executar? Se não, eles não precisam estar por perto, concorda?

É claro que não estamos falando em se desfazer daquela foto de família ou do enfeite que ganhou de uma pessoa muito querida, mas, sim, dos itens que tiram o foco, a exemplo de papéis em excesso. 

A ideia, portanto, é manter um ambiente mais clean, eliminar distrações e deixar por perto apenas o que ajuda a aumentar a sua produtividade — como uma garrafa de água para não ter que levantar toda hora para manter a sua hidratação.

3. Automatize tarefas burocráticas e repetitivas

Nosso dia tem 24 horas, e nem um minuto a mais. Com isso em mente, fica claro que a quantidade de coisas que podemos fazer nesse período é limitada, concorda? Porém, se dissermos que é possível fazer um pouco mais do que o planejado, você acredita?

Uma ótima dica de gestão de tempo e produtividade é usar ferramentas de automação de processos e de tarefas repetitivas. Dessa forma, você não precisa se debruçar sobre atividades que podem ser facilmente — e mais rapidamente — executadas por sistemas como um CRM.

Quer entender isso melhor? Então, suponhamos que a sua empresa recebe centenas, ou mesmo milhares, de contatos todos os dias, é bem provável que você e os outros profissionais não tenham tempo — nem olhos e braços suficientes — para darem conta de atender a todas as interações com a eficiência e agilidade que requerem, não é mesmo?

Com um serviço de atendimento automatizado, seus clientes contam com o suporte rápido e eficiente, que pode ser realizado até mesmo sem a presença do atendente humano. 

Dessa forma, questões rotineiras são resolvidas rapidamente, enquanto problemas complexos são encaminhados para profissionais especializados.

Para entender melhor sobre o assunto, leia o artigo: “Automação no atendimento: o que é, como funciona e quais suas vantagens?“

4. Foque em uma atividade de cada vez

É possível que, ao se dividir em várias tarefas, você tenha a falsa percepção de estar sendo mais produtivo. Porém, não se engane! Na maioria das vezes, isso é só uma ilusão.

Além de prejudicar a qualidade do que está sendo entregue, sempre que pula de uma tarefa para outra você, não necessariamente, continua de onde parou, pois precisa recuperar o foco do que estava fazendo antes. Nisso, você gasta mais tempo do que precisaria se tivesse resolvido uma coisa por vez.

5. Utilize a técnica Pomodoro

Pomodoro é uma das mais famosas técnicas de administração do tempo. Trata-se de uma excelente estratégia para aqueles que querem vencer a procrastinação, pois, além de ajudar a manter o foco, ela te recompensa por isso.

Basicamente, essa técnica funciona da seguinte maneira:

• você deve dividir a sua rotina em blocos de 25 minutos de trabalho, seguidos de 5 minutos de descanso;
• durante o tempo de trabalho, mantenha o foco total nas tarefas, sem interrupções;
• já no período de descanso, faça o que preferir, por exemplo, ir ao banheiro, checar e-mails, dar aquela espiadinha nas redes sociais, entre outras atividades que te agradam;
• repita esses períodos de forma cíclica e, a cada duas horas, descanse por meia hora.

Ao empregar essa estratégia você perceberá que, além de ser capaz de administrar melhor o tempo, será muito mais fácil manter o foco nas atividades. Experimente!

6. Delegue atividades

Dificilmente, alguém consegue dar conta de tudo sem ajuda. Considerando a soma das responsabilidades pessoais e profissionais, são muitas coisas que precisam ser feitas em um único dia, e contar com o apoio de outras pessoas é essencial.

Se você ocupa um cargo de liderança, por exemplo, explore todo o potencial do seu time — e confie em seus liderados — para distribuir tarefas que eles têm capacidade de realizar sem sua participação ativa.

Sobre isso, leia o artigo: “Ser um líder de sucesso: 11 comportamentos que você precisa desenvolver“

7. Aprenda a dizer não

No mundo corporativo, muitas pessoas têm receio de dizer não a alguém com receio de passar a imagem de um profissional pouco engajado ou comprometido com a empresa e, com isso, comprometer o crescimento.

Ao fazerem isso, acabam absorvendo mais tarefas do que conseguem dar conta, ficam sobrecarregadas, estressadas, frustradas e, consequentemente, afetam a qualidade do trabalho e seu relacionamento com colegas e chefias.

Então, se você quer realmente fazer uma boa administração do tempo que tem, aprenda a dizer não sem peso na consciência. Para isso, use a linguagem certa e bons argumentos.

Este artigo pode ajudar você nessa técnica de gestão do tempo e produtividade: “4 estilos de comunicação para melhorar o ambiente de trabalho“

Como a IA pode ser usada para melhor a administração do tempo?

A Inteligência Artificial no trabalho é uma ótima aliada, ajudando bastante na administração do tempo e, por reflexo, no aumento da produtividade. 

Assistentes virtuais com Alexa, Siri, Cortana e Google Assistente podem, facilmente, ser programadas para registrar lembretes, avisar sobre compromissos, criar períodos de foco e muito mais.

Partindo para soluções corporativas mais complexas, a IA pode ser usada para:

• automatizar tarefas;
• reduzir o tempo de atendimento ao cliente;
• diminuir, ou mesmo eliminar, falhas que levam à necessidade de retrabalho;
• e muito mais!

A IA da Zendesk, por exemplo, entrega para os agentes a “mãozinha” que faltava para tornar suas rotinas de trabalho muito mais ágeis, eficientes e precisas. Faça uma avaliação gratuita e entenda melhor como essa solução funciona.

Como melhorar a administração do tempo do seu time?

Por falar em sistemas como a IA da Zendesk, existem várias outras tecnologias que aumentam a produtividade da equipe e, ao mesmo tempo, contribuem para que seu time ofereça um serviço ainda melhor para os clientes.

Lembre-se que uma boa administração do tempo permite que você se organize e realize as tarefas com mais calma e qualidade. Isso aumenta sua capacidade produtiva e agiliza o cumprimento de prazos, sem aquela afobação e ansiedade que só quem entrega tudo na deadline conhece bem, concorda?

Como já comentamos, nosso dia tem apenas 24 horas e, infelizmente, não há como prolongar sua duração. Por outro lado, é possível aplicar técnicas de gestão do tempo para organizar melhor a rotina e tirar o melhor proveito possível das horas do seu dia. 

Tudo isso é aplicável a você e também aos profissionais que compõem o seu time. Entretanto, para ajudá-los, você precisa entregar as ferramentas certas. 

A Zendesk oferece um amplo leque de recursos que ajudam a potencializar a performance dos agentes de atendimento e vendedores, permitindo um suporte ao cliente ágil por diversos canais, e tudo em uma única tela.

Assista agora mesmo uma breve demonstração das nossas soluções e veja como elas podem ajudar a aumentar a produtividade dos seus times, ao mesmo tempo em que melhorar o atendimento prestado aos seus clientes.