Análise swot: como fazer em 6 passos

A informação é um importante aliado para reduzir a sensação de insegurança de um gestor ou empreendedor. Logo, aprender como fazer análise SWOT vai te ajudar a ter uma visão mais estratégica sobre o cenário que você está enfrentando.

Seja o início de uma empresa, uma atualização do planejamento estratégico ou mesmo o lançamento de um produto ou serviço, tudo isso pode gerar essa sensação.

E quando olhamos para uma empresa, é preciso avaliar dois contextos: o interno e o externo.

É exatamente isso que uma análise SWOT propõe: uma avaliação do que está acontecendo no mercado e do que ocorre dentro da empresa.

Como resultado você tem uma visão mais assertiva do que, dentro de cada um desses mercados, representa perigos ou estímulos para a organização de seus novos projetos.

As informações geradas para criar uma análise SWOT auxiliam na tomada de decisões e no direcionamento que deve ser dado às suas ações.

Afinal, ao identificar uma ameaça, sua empresa deve se preparar para enfrentá-la. Logo, parte de seus esforços são direcionados a isso. O mesmo ocorre quando uma força é encontrada: ela deve servir como um caminho para que sua empresa possa avançar.

Portanto, o que é e como fazer análise SWOT? Entenda passo a passo e aprenda a aplicar.

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O que é Análise SWOT?

Análise SWOT é uma ferramenta de gestão que contribui para a avaliação dos cenários em que uma empresa está inserida. SWOT é a sigla usada para representar os quatro aspectos observados na metodologia: Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats.

Em português, cada uma dessas palavras significam:

• Forças;
• Oportunidades;
• Fraquezas;
• Ameaças.

Logo, é comum encontrar empreendedores que usam o termo análise FOFA para se referir à SWOT.

A metodologia foi criada na década de 1960 por Albert S. Humphrey, durante um projeto do instituto de pesquisa de Stanford, financiado por grandes empresas da época.

Contudo, o que significam os termos acima? Afinal, o que é força, oportunidade, fraqueza e ameaça, dentro do cenário de negócios?

Para entender isso, precisamos pensar em dois grupos: análises do ambiente interno e análises do mercado externo.

Força

Dentro do ambiente interno estão as forças e as fraquezas da empresa.

A força está relacionada ao que a empresa tem de diferencial positivo. Quais são os aspectos que podem levar a organização ao sucesso?

Por exemplo, se a equipe da empresa é composta por profissionais de alto padrão, com amplo know-how, essa pode ser uma força. Se há uma tecnologia própria, difícil de copiar, esse também é mais um exemplo de força.

Resumindo, força é tudo o que a empresa, internamente, possui de vantagem para enfrentar o mercado.

Fraqueza

Por outro lado, toda empresa possui suas fraquezas que podem ser representadas por várias ineficiências, como processos lentos, falta de tecnologia na gestão e mais.

Assim como as forças da organização, as fraquezas também são representadas por elementos internos da empresa.

Por exemplo, a falta de capital para investimento em crescimento é um exemplo de fraqueza.

Se a empresa é nova no mercado, a falta de conhecimento sobre a marca, por parte do público, também é mais um tipo de fraqueza.

Grandes empresas também possuem fraquezas, por exemplo:

• alto custo operacional;
• gestão burocrática que impede a tomada de decisões rápidas;
• atendimento ao cliente ineficiente, entre outros.

Oportunidades

Enquanto forças e fraquezas observam o cenário interno da organização, as oportunidades e ameaças avaliam o mercado externo.

As oportunidades são aspectos do mercado que contribuem para que a empresa possa avançar. Alguns exemplos de oportunidade são:

• baixa concorrência no mercado;
• vantagens econômicas oferecidas pelo governo;
• público consumidor em expansão, entre outras.

Observe, por exemplo, o mercado de produtos veganos dentro do Brasil. Recentemente, esse tipo de estilo de vida vem se tornando mais popular entre os brasileiros.

Esse crescimento de mercado e a ampliação do público consumidor é uma oportunidade para uma empresa que deseja lançar uma linha vegana de produtos.

Ameaça

As ameaças são elementos externos à empresa que, ao contrário das oportunidades, podem prejudicar a organização.

Entre os exemplos de ameaças do mercado estão:

• competidores emergentes;
• crise financeira;
• mídia negativa sobre o mercado;
• mudanças no comportamento do consumidor, entre outros.

Análise SWOT: como fazer?

Entendido o que é análise FOFA ou SWOT e o que cada uma das palavras que compõem esse conceito representa, seguimos para o passo a passo de como fazer análise SWOT. Logo, temos os seguintes passos: 

1. Reúna sua equipe;
2. Faça um levantamento de forças e fraquezas;
3. Observe o mercado e identifique ameaças e oportunidades;
4. Monte a matriz SWOT;
5. Cruze os dados;
6. Use a ferramenta para tomar decisões.

1. Reúna sua equipe

É possível fazer uma análise sozinho, entretanto, pelo menos em um primeiro momento, reunir a equipe pode ser muito eficiente para encontrar pontos de vista diferentes.

Essas variações podem contribuir para a observação de um cenário mais completo, que vai além da visão única do CEO e dos diretores, por exemplo.

Os profissionais que lidam diariamente com os processos da organização, que estão na linha de frente com os clientes e que gerenciam as equipes têm muito a contribuir para a identificação das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da empresa, afinal, eles convivem com elas diariamente.

Por isso, inclua sua equipe na conversa e busque tirar o máximo de informação deles.

O setor de atendimento ao cliente, por exemplo, tem muito a contribuir ao compartilhar o que observam diariamente ao se relacionarem com os consumidores.

Afinal, quais são as principais reclamações? Quais os problemas mais comuns enfrentados pelos clientes? O que eles gostariam que a sua equipe oferecesse? E mais.

2. Faça um levantamento de forças e fraquezas

Depois de um bom brainstorming com a equipe, é hora de organizar os principais pontos encontrados pela empresa no que diz respeito ao cenário interno.

Para tornar essa avaliação ainda mais completa, uma sugestão é que você inclua na análise alguns dos indicadores mais estratégicos para a empresa.

As métricas coletadas pela organização contribuem para que você tenha uma visão mais objetiva do que acontece dentro de cada setor.

Ao avaliar dados do CRM de vendas sobre o processo comercial é possível identificar, por exemplo, que o ciclo de vendas é muito longo. 

Isso quer dizer que, desde que o prospect entra no pipeline de venda até a sua conversão, existe um tempo muito grande. Isso pode representar uma fraqueza que atrasa o crescimento da organização.

Todos os setores devem possuir indicadores que vão mostrar o nível de eficiência dos processos e dos resultados coletados.

Por isso, use essas métricas para complementar a avaliação feita pela equipe.

3. Observe o mercado e identifique ameaças e oportunidades

Listadas as forças e fraquezas, é hora de observar o cenário externo. O que o mercado apresenta que pode ser uma oportunidade ou ameaça?

Para isso, você precisa estar atento à concorrência e aos movimentos do mercado.

Uma das formas de criar análise SWOT é buscar pelas principais pesquisas que avaliam as tendências do setor em que sua empresa está inserida e também do mercado de maneira geral.

A pesquisa da Euromonitor sobre as principais tendências de consumo identifica a entrada dos idosos no ambiente digital como algo crescente. Essa pode ser uma grande oportunidade para alguns negócios.

Sem acesso a esse tipo de pesquisa, você terá mais dificuldade de encontrar reais oportunidades e pode acabar ficando no lugar comum, sem uma visão de mercado apurada e real.

Para avaliar ameaças, esteja de olho nas mudanças políticas, fiscais e de regulação dentro do seu setor. Também observe a concorrência, desde o tamanho dela até a evolução de cada empresa.

Vale lembrar que pesquisas como a citada acima também ajudam na avaliação das forças e fraquezas da empresa. 

Por exemplo, se há um movimento para a digitalização dos processos das empresas do seu setor e a sua organização ainda atua muito no manual, essa pode ser uma fraqueza a ser trabalhada.

4. Monte a matriz SWOT

A matriz ou tabela SWOT da empresa é a organização dos elementos analisados em quadrantes.

Não é necessário, nem indicado, que haja uma lista muito extensa dentro de cada quadrante. 

Se você não sabe como fazer a tabela SWOT, basta selecionar, entre tudo o que foi encontrado, quais são os aspectos principais dentro de cada um dos quatro aspectos analisados: força, fraqueza, oportunidade e ameaça.

A análise deve ser criada para apresentar de forma visual os principais desafios da empresa e as brechas de crescimento.

Além disso, ela deve ser usada para criar planos de ação que vão permitir minimizar fraquezas e ameaças e ampliar forças e oportunidades.

Se existe uma lista extensa de cada um desses elementos, o foco da organização pode se perder.

Por isso, é fundamental priorizar, dentro de cada quadrante, o que é mais relevante para o período que será iniciado.

Agora que você já sabe como fazer uma tabela SWOT, é hora de entender como cruzar os dados e analisar os resultados.

5. Cruze os dados para criar a análise SWOT

Ainda neste artigo, vamos falar sobre como fazer análise SWOT cruzada. Ela representa o uso estratégico da ferramenta, a partir do cruzamento de dados entre os quadrantes. Entretanto, essa etapa precisa estar listada no processo de como fazer uma análise SWOT inteligente.

O objetivo do cruzamento dos dados da matriz SWOT da empresa é fazer com que a organização trace ações ainda mais relevantes para o aproveitamento dos pontos positivos e neutralização dos pontos negativos já identificados.

Em resumo, forças e oportunidades podem ser usadas para neutralizar fraquezas e ameaças.

Isso quer dizer que aprender como fazer análise SWOT permite que, além de avaliar cada aspecto individualmente e agir para solucioná-los, ações possam ser criadas em conjunto, aproveitando o que há de melhor dentro da organização para solucionar o que há de mais fraco.

Para que você possa compreender melhor como fazer análise SWOT cruzada continue lendo este artigo, porque adiante falaremos mais sobre o assunto.

6. Use a ferramenta para tomar decisões

Sem dúvidas, aprender como fazer análise SWOT envolve o uso estratégico das informações levantadas. 

Entre as aplicações desse tipo de matriz está o uso de cada informação para a tomada de decisões, direcionando a empresa para aproveitar os aspectos positivos e reduzir os aspectos negativos.

Junto com os indicadores da empresa e métricas de cada setor, a análise SWOT contribui para a tomada de decisão objetiva, com menos achismos e mais dados para o direcionamento correto do negócio.

Como fazer análise SWOT cruzada?

Como apresentamos rapidamente acima, aprender como fazer o cruzamento da matriz SWOT vai contribuir para que a empresa possa combinar os pontos positivos e negativos e agir para ter os melhores resultados, a partir do uso estratégico de cada aspecto.

Logo, a SWOT cruzada funciona como forma de definir as estratégias que serão criadas para melhorar o desempenho da empresa.

Em suma, a análise SWOT cruzada tem uma característica mais prática na busca por um plano de ação que envolva o uso estratégico das informações coletadas.

Confira, a seguir, quatro opções de cruzamentos da matriz SWOT a serem feitos:

• cruzamento ofensivo: reúne as forças e oportunidades da empresa para que possam ser usadas na potencialização do negócio, a partir de um plano de ação que envolva os principais pontos positivos da organização. Esse cruzamento permite que a empresa aproveite esses elementos em busca de crescimento rápido e efetivo;
• cruzamento confrontativo: reúne forças e ameaças, de forma que os aspectos internos positivos possam ser usados para neutralizar ou reduzir o impacto dos aspectos negativos externos, evitando que eles atrapalhem o desempenho da empresa;
• cruzamento de reforço: reúne as fraquezas e as oportunidades e tem como objetivo usar o que o mercado oferece de positivo para que a empresa possa solucionar as fraquezas da organização;
• cruzamento defensivo: reúne fraquezas e ameaças com o objetivo de criar um plano de ação para a proteção da organização. Ao avaliar os dois aspectos negativos da matriz SWOT, a empresa conhece todas as suas principais vulnerabilidades e deve criar um conjunto de ações para se defender do impacto negativo de cada área.

Agora você já sabe como fazer análise SWOT e como usá-la estrategicamente para fazer sua empresa se desenvolver.

Ao conhecer cada um dos aspectos que apresentamos neste artigo, sua empresa tem mais informação para agir estrategicamente em busca de aproveitar melhor seus aspectos positivos e reduzir o impacto dos negativos.

Lembre-se sempre de considerar a tecnologia em todas as etapas da gestão do seu negócio, seja para coletar informações que vão te ajudar a definir seus pontos fortes e fracos ou para tornar os processos da sua empresa parte da sua força.

Otimize os resultados da sua análise SWOT com a ajuda da tecnologia

Agora sim, você já sabe o que é análise SWOT e como fazer o levantamento de informações estratégicas para a tabela.

Que tal levar os resultados além com a ajuda da tecnologia?

Ao identificar seus pontos fortes e oportunidades de desenvolvimento, você direciona esforços para a criação de processos organizacionais mais alinhados com o propósito da empresa.

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