[Guia] 10 etapas para criar uma avaliação de performance

A busca por melhores resultados e mais eficiência é parte integral de qualquer empresa que deseja crescer de forma contínua. Para tal, a avaliação de performance de funcionários e equipes é uma ferramenta indispensável para identificar seus desempenhos.

Enquanto muitas empresas costumam fazer avaliações anuais de seus colaboradores, a verdade é que cada dia mais os profissionais desejam feedbacks mais frequentes. 

Segundo uma pesquisa da PWC, 60% dos funcionários querem feedbacks diários ou semanais. O número aumenta para 72% quando são funcionários com menos de 30 anos de idade.

Então, será que você está avaliando os profissionais de sua empresa com frequência adequada e da forma certa? 

Continue a leitura e veja tudo sobre:

• o que é avaliação de performance;

• como fazer uma avaliação de performance;

• como criar uma cultura de alta performance.

O que é avaliação de performance?

A avaliação de performance é uma análise pela qual o gerente avalia o desempenho de um funcionário no trabalho, identifica seus pontos fortes e fracos, oferece feedback e define metas para suas futuras performances. 

Antes, muitas organizações realizavam as avaliações dos funcionários e das equipes anualmente. No entanto, é cada dia mais comum que empresas adotem um sistema mais frequente de avaliação de performance e competências.

Junto do setor de Recursos Humanos (RH), os gerentes podem escolher fazer revisões semestrais, trimestrais, mensais ou até semanais em determinados casos.

Quando a avaliação é bem feita, ela pode ajudar os funcionários a entender o que estão fazendo com excelência, como podem melhorar, como seu trabalho se alinha com os objetivos maiores da empresa e o que se espera deles a curto e longo prazo. 

Os líderes de sucesso que implementam avaliações de desempenho de forma eficaz são capazes de reconhecer com mais facilidade quais são os funcionários de alto desempenho.

Além disso, conseguem corrigir problemas antes que se tornem maiores, comunicar expectativas, incentivar o crescimento, desenvolvimento e engajamento da equipe e dos funcionários.

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Dois famosos exemplos de avaliação de performance são os OKRs (Objectives and Key Results) e a Matriz Nine Box. 

O primeiro (OKR) é uma metodologia de gestão representada por um conjunto de objetivos e indicadores-chave que busca definir metas mensuráveis e garantir que seus resultados sejam atingidos. 

Assim, incentiva a alta performance de todos os funcionários, alinhando execuções individuais ou de equipes com os objetivos da cultura organizacional.

Já a Matriz Nine Box classifica os colaboradores dentro de nove “quadrantes” diferentes, formando um gráfico que cruza as competências comportamentais com resultados e entregas. 

A matriz é formada pelo eixo x horizontal (desempenho e entregas atuais) e eixo y vertical (potencial de crescimento futuro) para uma avaliação completa.

Como fazer uma avaliação de performance?

1. Defina os objetivos

A avaliação de um funcionário ou do desempenho de uma equipe começa antes mesmo do momento de dar o feedback. Ou seja, de acordo com a periodicidade que preferir, é sempre importante se reunir e definir quais os objetivos para medir a performance dos funcionários da empresa.

Uma das melhores formas de fazer isso é por meio dos objetivos SMART, que leva em conta os seguintes critérios:

• S: specific (específica);
• M: measurable (mensurável);
• A: attainable (alcançável);
• R: relevant (relevante);
• T: time based (tempo para ser executada).

Veja um exemplo de avaliação de performance pelos objetivos SMART: aumentar as vendas em 29% nos próximos 6 meses em relação ao semestre anterior com o auxílio de um CRM (Customer Manager Relationship).

Este pode ser um dos objetivos de toda uma equipe de vendas, por exemplo, ou de um vendedor específico da empresa. A meta atende aos critérios SMART e também fornece uma base para analisar o desempenho a fim de criar uma cultura de alta performance.

Se a equipe ou o funcionário aumentar as vendas em 20% no prazo definido, o objetivo foi alcançado com sucesso. Se aumentaram apenas 10% nos seis meses, terão atingido 50% de seu objetivo. 

Estabelecer um objetivo ou meta mensurável significa que o trabalho pode ser avaliado com precisão.

2. Considere as expectativas

As avaliações no trabalho podem gerar ansiedade e nervosismo entre os funcionários. Por isso, é importante que o processo e as expectativas acerca da equipe sejam claramente definidas com antecedência e da maneira adequada.

Em seu livro “How to Be Good at Performance Appraisals”, Dick Grote destaca que é importante criar sessões de pré-avaliação com cada funcionário para definir objetivos e explicar o processo de avaliação, o que se espera e como influencia no final das contas. 

“Isso produz uma melhora imediata na performance, pois todos os funcionários sabem o que o seu gestor espera deles”, explica o autor.

Por exemplo, se junto aos resultados e metas batidas também acompanham bônus e aumentos salariais, é fundamental também explicar as compensações vinculadas aos resultados alcançados. 

Em resumo, para evitar confusões e preocupações, as empresas devem criar seu próprio plano de avaliação de performance e comunicá-lo de forma transparente às equipes.

3. Estabeleça os indicadores de performance (KPIs)

Muito se fala sobre a gestão de KPIs ao se referir a números relacionados ao aumento das vendas ou a situação do atendimento ao cliente na empresa. Mas os indicadores de desempenho podem e devem ser usados também na avaliação dos funcionários.

As métricas permitem quantificar a qualidade do trabalho realizado pelos funcionários, além de poder alinhá-las com as habilidades que serão analisadas na avaliação de desempenho.

Alguns KPIs que servem de exemplos de avaliação de performance e competências são os indicadores de produtividade, qualidade, turnover, excelência operacional, entre outros.

O importante é focar nas métricas mensuráveis ​​e que o funcionário seja capaz de controlar. Logo, defina KPIs específicos para cada função na empresa e os adapte conforme as expectativas de desempenho de cada um.

Ou seja, não seria justo avaliar um gerente de RH levando em conta a taxa de retenção de talentos, pois não é diretamente responsável por funcionários que saem por vontade própria.

Não se esqueça de que todas as métricas devem ser reunidas em um painel de resultados que permita acompanhar o trabalho realizado por um funcionário ao longo do período em questão.

4. Notifique os funcionários e equipes

Agende as avaliações de performance com, pelo menos, uma ou duas semanas de antecedência. A partir de então, notifique o funcionário e peça para que anote seus próprios feitos, conquistas, sucessos e dificuldades durante determinado período. 

Nesta etapa, aproveite também para solicitar o feedback de colegas do funcionário, o que vai ajudar na análise do relacionamento em equipe. Esse modelo faz parte do feedback 360, ou avaliação 360.

Ao mesmo tempo, procure avaliações anteriores do colaborador para fins de comparação. Em outras palavras, prepare-se para a reunião e coloque sua avaliação de performance por escrito.

Em alguns casos, vale a pena enviar uma cópia da avaliação ao próprio funcionário uma hora antes da reunião. É normal que todos os tipos de emoções surjam quando as pessoas leem algo sobre elas, portanto, essa atitude fornece tempo para que possam assimilar a avaliação em particular. 

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5. Escolha a abordagem e o tom da avaliação 

Não é difícil a avaliação de performance e competências se tornar uma bagunça com feedbacks positivos e negativos ou conquistas e críticas se misturando e alternando. Essa abordagem pode confundir o funcionário, ainda mais se o tom da avaliação não for claro.

Em outras palavras, o avaliado precisa saber se está indo bem ou não, isto é, a mensagem deve ser clara e direta. Para os funcionários que foram bem, concentre-se no feedback positivo e na motivação para que possam continuar a dar o seu melhor, auxiliando na criação de uma cultura de alta performance.

Já nos casos em que a atuação do funcionário ficou abaixo do esperado, evite camuflar a verdade e também seja direto ao dar as más notícias. As fraquezas devem sim ser expostas para que se crie uma margem para melhorias, porém, devem ser fornecidas com cautela.

Portanto, mesmo na avaliação de desempenho de colaboradores que não foram bem, é importante dar o feedback negativo de forma transparente e adotando um estilo de comunicação não agressivo. Junto da avaliação, ofereça dados para exemplificar e novas metas para o futuro.

6. Peça por uma autoavaliação de performance

Outro objetivo da avaliação é pedir para o colaborador refletir sobre seu próprio desempenho e escrever uma autoavaliação. Como mencionamos no item de notificá-los com antecedência, os funcionários podem receber uma série de perguntas para responder como um guia.

Confira algumas perguntas de exemplos de autoavaliação de performance:

• como foram os últimos seis meses para você?

• quais foram suas principais conquistas e sucessos?

• do que você mais tem orgulho de ter feito neste período?

• quais tarefas ou projetos você achou mais satisfatório?

• quais foram os principais desafios que enfrentou?

• com o que ficou mais frustrado ou decepcionado no trabalho?

• em quais áreas acredita que possa crescer ainda mais?

• o que você espera dessa avaliação de performance?

7. Faça críticas construtivas

Fazer críticas construtivas em uma avaliação de performance é essencial para ajudar o funcionário a entender o feedback. Afinal, a finalidade é incentivar uma mudança positiva para alcançar melhorias benéficas a ambas as partes.

Por exemplo, ao invés de dizer apenas “você precisa ser mais produtivo”, o ideal é falar algo como “você precisa encontrar melhores métodos de gerir seu tempo e aumentar sua produtividade para trabalhar com mais eficiência”.

Enquanto o primeiro feedback parece uma reclamação e comunicação agressiva, o segundo oferece ajuda com uma solução prática do que deve fazer para contornar o problema.

8. Planeje o rumo da avaliação de performance

Todo o rumo e a forma de conduzir uma avaliação de performance deve ser levada em consideração. Ou seja, experimente elaborar uma espécie de passo a passo de como a reunião deve fluir.

Geralmente, a avaliação começa com a apresentação dos resultados e segue com a oportunidade para o colaborador fazer sua autoavaliação conforme as perguntas que citamos mais acima. Também é importante rever os objetivos e metas determinados para este período.

Quando a avaliação é positiva, busque identificar e analisar os pontos fortes do funcionário, mas sem deixar de lado em quais áreas pode melhorar. 

Lembre-se de que uma cultura de alta performance sempre trabalha com treinamentos e mentorias para capacitar ainda mais seus colaboradores.

Leia também: 8 dicas sobre como montar um treinamento de atendimento ao cliente para sua equipe

No mais, é fundamental que o profissional saia de sua avaliação de performance e competências com todas as informações e recursos necessários para melhorar seu desempenho. O funcionário deve se sentir motivado no ambiente de trabalho e renovado para enfrentar os próximos desafios.

9. Estruture as melhorias e novos objetivos

Na última parte da avaliação de desempenho, procure deixar claro quais são os próximos objetivos de cada funcionário. De acordo com a performance atual, ambas as partes devem chegar a um acordo para as próximas metas.

Aqui, vale reforçar a utilização do método SMART e das KPIs de desempenho para coletar resultados específicos, realistas e mensuráveis. O funcionário ou a equipe precisa saber o que espera para a próxima avaliação e o que deve fazer para chegar lá.

Essa reunião também pode ser um plano de treinamento ou para melhorar os pontos fracos do funcionário educacional ou adquirido como provável para crescer dentro da empresa e cumprir os objetivos acordados.

10. Resuma a avaliação de desempenho por escrito

Para finalizar a avaliação de desempenho, recomenda-se que os resultados e as novas medidas e metas sejam colocadas por escrito, com todos os detalhes que vimos ao longo deste artigo.

O relatório de performance pode incluir parágrafos introdutórios com comentários gerais sobre o avaliado, resultados obtidos, mudanças que serão feitas e as expectativas para os próximos meses. 

Inclusive, esse documento servirá de guia para a próxima avaliação de performance e competências do funcionário, que também pode recebê-lo e consultá-lo quando for preciso.

Como criar uma cultura de alta performance?

Uma das principais finalidades das avaliações de desempenho está na criação de uma cultura de alta performance. Em outras palavras, o objetivo dessas análises é identificar os comportamentos que ajudam a empresa a ter um alto desempenho nos resultados e em seu crescimento contínuo.

Grande parte da cultura de alta performance está atrelada à gestão e ao poder da liderança. O perfil de um líder deve contemplar habilidades e comportamentos que sustentam as atitudes, comportamentos e missão de uma empresa.

Portanto, é possível desenvolver uma cultura de alta performance por meio de ações, como:

• novos processos de recrutamento de talentos;

• fortalecimento da liderança;

• melhor comunicação interna;

• definição de metas e objetivos empresariais;

• capacitação da equipe e funcionários

• planos de incentivos e recompensas;

• avaliações frequentes.

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