Avaliação por competência: como fazer e o que analisar?

A avaliação por competência é uma prática que tem como principal objetivo analisar a performance dos funcionários e orientá-los adequadamente para terem a chance de aprimorar seus pontos fortes e, ao mesmo tempo, ajudá-los a entender e melhorar os pontos fracos.

Saber como avaliar as habilidades e competências pode ter um grande impacto nos resultados de qualquer empresa, assim como outros tipos de avaliação de desempenho, a exemplo das voltadas para performance e objetivos.

Além de ajudar no treinamento dos colaboradores atuais, do ponto de vista da gestão a avaliação de competências pode ser uma poderosa ferramenta no processo de recrutamento e seleção de novos profissionais.

A dúvida que muitos gestores têm é: como avaliar habilidades e competências da maneira certa, ajudar os profissionais e colher bons frutos para a empresa? Se você também precisa dessa resposta, siga a leitura deste artigo e veja exatamente o que fazer!

O que é avaliação por competência?

A avaliação por competência é uma forma de qualificar o desempenho dos funcionários de acordo com as habilidades e características necessárias para realizarem determinado trabalho com eficiência e capacidade. Ela vai além da verificação de resultados, englobando também competências e comportamentos do profissional.

Assim como no método CHA, a avaliação por competência pode ser utilizada no processo de contratação de novos colaboradores e na gestão de pessoas e equipes.

No recrutamento, a ideia é procurar profissionais com competências que correspondem às necessidades da empresa. Nem sempre terão todos os requisitos, porém, essa avaliação permite descobrir se é possível melhorar as habilidades já presentes com o objetivo de transformá-los em profissionais ideais para as posições que pretendem ocupar.

Na seleção de pessoal, é interessante levantar questões como: 

• Os entrevistados correspondem ao foco principal da organização? 
• É possível melhorar suas habilidades com treinamentos internos?

Já na hora de avaliar funcionários atuais, um olhar sobre suas competências revela o quão bem eles estão trabalhando na empresa, assim como ajuda a elaborar treinamentos ou outras estratégias que podem ajudar a aprimorar suas habilidades.

Quer um exemplo? Imagine um profissional que manteve o desempenho acerca das competências necessárias. Há espaço para melhorias? Se sim, qual seria a melhor maneira de oferecer feedbacks e estimulá-lo a crescer mais?

No geral, o foco da avaliação por competência deve ser sempre a busca por melhorias que beneficiem os funcionários e a empresa como um todo.

O que se entende por competências?

Agora que sabe o que é avaliação por competência, talvez esteja com uma dúvida: o que são, de fato, essas tais competências? O tripé das competências é formado por conhecimentos, habilidades e atitudes. 

O conhecimento é a base da competência de um funcionário. Ele se refere às informações básicas que a pessoa deve saber para realizar as tarefas pertinentes à sua função.

Já as habilidades representam a maior parte das competências e podemos incluir as soft skills e hard skills, entre elas, fluência em idiomas, conhecimentos em softwares de CRM,  inteligência emocional, gerenciamento de tempo, entre várias outras.

Por fim, as atitudes são os comportamentos do profissional, que também são analisados durante a avaliação por competência. Proatividade, disposição e profissionalismo são alguns exemplos de atitudes para avaliar.

Avaliação por competência: vantagens e desvantagens

Assim como em outros tipos de análises de desempenho, a avaliação por competência tem seus pontos positivos e os negativos. Confira alguns exemplos abaixo!

Vantagens da avaliação por competência

• demonstra reconhecimento por cada profissional;
• revela problemas e dificuldades específicas, dando a chance de resolvê-los;
• identifica oportunidades de melhorias e de treinamentos que podem ser ministrados;
• estimula o crescimento e desenvolvimento profissional, e até mesmo o pessoal;
• melhora os resultados de cada funcionário;
• aumenta a produtividade no trabalho de forma geral.

Desvantagens da avaliação por competência

Entre as desvantagens desse tipo de avaliação por desempenho, a dificuldade e a demora são as que mais se destacam. 

Trata-se de um processo de análise mais trabalhoso, que demanda organização e planejamento. Logo, também precisa de um prazo maior para implementar, coletar resultados e aplicar as melhorias.

Dica de leitura: “4 tendências da experiência do funcionário para aplicar na sua empresa“

Como avaliar habilidades e competências?

Para avaliar habilidades e competências dos seus funcionários, é bem interessante que você:

1. defina as competências profissionais;
2. alinhe as expectativas da empresa com a dos colaboradores;
3. identifique a falta de competências;
4. desenvolva treinamentos de competências;
5. faça a avaliação por competência e desempenho.

1. Defina as competências profissionais

O primeiro passo para avaliar habilidades e competências é definir quais são características essenciais para determinado setor ou equipe. 

As capacidades necessárias podem mudar dependendo do modelo de negócios e das atividades que os funcionários devem se destacar. Por isso, é uma questão bem particular de cada empresa.

Para determinar quais são necessárias para seus funcionários, considere pontos como:

• funções que serão exercidas: quais são os principais elementos das responsabilidades dos profissionais? Para essa resposta, analise quais serão as tarefas e responsabilidades que deverão executar no dia a dia, desafios do cargo e como espera que eles respondam a esses pontos;
• expectativas dos profissionais: para qualquer tipo de avaliação de desempenho, aconselha-se pensar também nas expectativas do funcionário. Considerar a performance que a empresa gostaria que fosse alcançada, bem como o potencial de desenvolvimento do profissional, ajuda na avaliação como um todo. Também é possível analisar o desempenho anterior e comparar com o atual;
• ausência de competência: muitos gestores descobrem que, após definir as competências essenciais, alguns funcionários não atendem aos padrões exigidos. Nesses casos, algumas aptidões podem ser desenvolvidas por meio de treinamento e capacitações, enquanto outras, mais simples, podem ser aprimoradas com orientações diretas, no dia a dia.

A partir do momento que os funcionários entenderem quais habilidades são necessárias para terem sucesso no cargo que ocupam, e o que podem fazer para crescer ainda mais, eles ficam mais confiantes no trabalho.

Esta primeira etapa também serve para o processo de recrutamento. Sempre que houver um requisito para um cargo específico, o setor de RH pode listar rapidamente aqueles indivíduos com habilidades correspondentes às necessárias para o trabalho.

Aproveite e leia também: “Perguntas para recrutar vendedores: o que perguntar na entrevista?“

2. Alinhe as expectativas da empresa com a dos colaboradores

Após definir as competências que deseja ver em seus funcionários, alinhe as suas expectativas com eles e as deixe bem claras. Afinal, para medir o desempenho na avaliação, primeiro é preciso ter metas para acompanhar o progresso.

A administração deve comunicar claramente a todos os funcionários o que se espera deles durante um período específico. Então, atribua as tarefas e responsabilidades para deixar os profissionais a par do que se espera. 

Aliás, é logo nesta etapa que você poderá ver a iniciativa como competência de alguns colaboradores. Isto é, veja se há um aumento da proatividade no trabalho dos colaboradores em suas tarefas, e quem tem essa iniciativa.

Além do mais, definir metas ajuda os funcionários na identificação com o propósito da organização e a concentrar seus esforços na mesma direção. 

Lembrando ainda que não apenas os indivíduos, mas todas as equipes e departamentos devem alinhar suas metas com os objetivos gerais da empresa. Portanto, comunique como todos os esforços ajudarão a companhia rumo ao sucesso. 

3. Identifique a falta de competências

Após definir a lista de competências esperadas e exigidas para um cargo, identifique os colaboradores que não possuem essas competências em seu perfil atual. 

Essa informação pode ser obtida durante o processo de avaliação de desempenho, seja por reuniões individuais, questionários ou pesquisas realizadas pela equipe de RH. 

Saber quais competências faltam e que impedem os colaboradores de terem um desempenho excepcional é fundamental para definir estratégias para ajudá-los a desenvolver as habilidades ainda ausentes

Sugestão de leitura para você: “Desempenho da equipe: como avaliar a produtividade dos funcionários que trabalham em home office?“

4. Desenvolva treinamentos de competências

O próximo passo é criar programas de treinamento e desenvolvimento para os funcionários. 

Incentive-os a adquirir novas habilidades ou aprimorar as já existentes, de acordo com a posição que ocupam e perfil profissional.

Aqui, você tem a chance de realizar um treinamento para toda a empresa, ou uma sessão conduzida por um especialista para equipes e funcionários específicos com potenciais a serem desenvolvidos ou aprimorados.

Quanto a isso, vale lembrar que existem vários benefícios na realização de treinamento e capacitações. Os gestores podem reduzir a lacuna que, muitas vezes, existe entre as expectativas e competências atuais, recuperar o desempenho dos funcionários abaixo da média e motivá-los a melhorar de forma consistente.

5. Faça a avaliação por competência e desempenho

A última etapa é justamente conduzir a avaliação por competência ao analisar as informações documentadas e identificar as mudanças que ocorreram no decorrer do período estabelecido.

Durante a avaliação por competência e desempenho, o gestor deve dar o feedback sobre os comportamentos de cada profissional, suas conquistas, pontos fortes e fracos, além de expressar o que ficou a desejar.

Os funcionários precisam receber um feedback construtivo pelas suas competências de modo que facilite as melhorias e a busca pela evolução de seus desempenhos. 

Aliás, as avaliações de desempenho devem ser parte da cultura organizacional de melhorias contínuas no local de trabalho.

E, claro, não esqueça que todas as conquistas devem ser reconhecidas, pois é um dos maiores motivadores para que o colaborador continue dando o seu melhor.

Por fim, quando os profissionais se destacarem em alguma competência, espere que continuem nesse nível ou que se superem cada vez mais. Qualquer queda no desempenho pode indicar que há um problema que precisa de solução imediata.

Se houver espaço para melhorias, defina novas metas específicas para atingirem no período entre as avaliações.

5 maneiras de fazer uma avaliação de competências e desempenho

A melhor maneira de colocar todos os pontos que acabamos de citar em prática, é adotando alguns métodos e abordagens próprios para isso. Entre os mais interessantes que você pode usar, estão:

• autoavaliação: o próprio funcionário reflete sobre suas competências a partir de um questionário criado pela empresa;
• avaliação do superior hierárquico: feito pelo líder imediato, que usa parâmetros previamente definidos e estratégias de feedback;
• avaliação por pares: realizada por colegas de trabalho, também a partir de um questionário pronto;
• assessment center: técnica de avaliação na qual o profissional participa de situações simuladas que ajudam a avaliar suas competências em um ambiente controlado pelos líderes ou especialistas nessa área;
• avaliação 360 graus: o profissional é avaliado por seus superiores, colegas de trabalho e liderados, caso tenha.

Entenda tudo sobre essa última metodologia no artigo: “Avaliação 360: o que é e como funciona?“

Como integrar a avaliação de competência à cultura da empresa?

Não são todas as pessoas que recebem bem apontamos sobre suas performances. Quando o foco é analisar o desempenho profissional, então, muitas podem se sentir ameaçadas por acharem que não alcançaram as expectativas da empresa e, por isso, seus empregos correm riscos.

Por isso, se é a primeira vez que realizará uma avaliação desse tipo, é essencial implementar esse processo aos poucos e, logo em seguida, torná-lo parte natural da cultura da sua empresa. Desse modo, esse processo se torna um hábito e deixa de ser visto de forma ruim ou equivocada.

Assim, para integrar a avaliação de competências e desempenho no seu negócio, o melhor passo a passo a ser seguido é:

1. defina quais habilidades serão avaliadas, de acordo com cada cargo;
2. escolha a metodologia que será usada para isso;
3. envolva líderes e representantes do RH na construção dos questionários e entrevistas;
4. garanta que todas as abordagens não ferem códigos de ética, nem são preconceituosas, invasivas, ou desmotivadoras;
5. treine adequadamente as pessoas que aplicarão a avaliação;
6. faça testes entre os participantes para assegurar que a proposta é realmente válida e segue a ideia inicial;
7. divulgue aos funcionários como será feita a avaliação, seus objetivos e, principalmente, destaque os pontos positivos para eles e como essa prática pode ajudar em seus desenvolvimentos profissionais e pessoas.

Como superar os desafios da implementação desse tipo de avaliação?

Ainda que sejam tomados todos os cuidados que acabamos de citar, pode acontecer de haver resistência à implementação desse modelo de avaliação, tanto por funcionários quanto por líderes, e até mesmo pela alta direção, dependendo do modelo de negócio.

Não é raro acharem que esses apontamentos podem gerar desconforto entre os profissionais e, com isso, afetar negativamente o ambiente de trabalho e os resultados que podem ser obtidos.

Porém, como já comentamos, a avaliação de competência tem diversas vantagens, e elas sobressaem aos poucos pontos negativos que tem.

Entretanto, se ainda assim está com dificuldades de gerar aceitação a essa prática, alguns estratégias que pode adotar para mudar esse cenário são:

• tenha um conversa clara e franca com gestores, líderes e pessoas que ocupam cargos elevados, destacando a importância dessa avaliação para o crescimento da empresa;
• apresente cases de sucesso, como pesquisas que mostram que empresas que adotam avaliações de desempenho conquistam engajamento maior dos colaboradores em comparação àquelas que não fazem isso;
• mostre a confiabilidade dos métodos que serão utilizados;
• use tecnologias e ferramentas que tornem a implementação e execução mais fácil, prática e dinâmica para todos, como plataformas on-line de avaliação e softwares de simulação de cenários.

Exemplos de habilidades e competências a serem verificadas

Agora que você sabe de tudo isso, nada melhor do que exemplos para ajudar você a implementar uma avaliação por competência na sua empresa, não é mesmo? Então, aqui vão alguns voltados para os principais pontos que você deve considerar ao realizar uma análise desse tipo.

1. Autonomia e iniciativa como competência

Ter iniciativa como competência significa ter autonomia e contribuir para uma tarefa ou processo, sem esperar por ordens ou pedidos. 

Quando há plena confiança do líder em sua equipe, essas duas habilidades são desenvolvidas quase que naturalmente, facilitando todo esse processo.

Para aprimorar sua liderança, aproveite e leia também: “Como priorizar tarefas? 5 ferramentas + 7 dicas infalíveis para uma melhor gestão“

2. Solução de problemas

Veja se o funcionário é capaz de identificar problemas rapidamente e de solucioná-los por conta própria. Caso seja, isso é um sinal de que tem olhar crítico para as situações e autoconfiança para resolver as questões sem esperar que peçam que faça isso, o que é excelente para o crescimento da empresa.

3. Criatividade

A criatividade é uma competência que pode ser associada à própria solução de problemas citada acima, pois traz ideias inovadoras para resolver questões e criar novas oportunidades sobre situações antigas. 

Também é um atributo muito importante para o ambiente de trabalho, principalmente em dinâmicas de equipes. 

Não é à toa que muitas empresas já têm seus próprios espaços dedicados à criatividade, que são ambientes montados especificamente para estimular os funcionários a exporem e desenvolverem as ideias que têm.

4. Tomada de decisão

Quando o colaborador demonstra iniciativa, consegue fazer um melhor julgamento sobre uma determinada situação e tomar decisões mais inteligentes. Esse comportamento ajuda na obtenção de resultados melhores graças a sua capacidade de enxergar além do problema ou questão que precisa ser resolvida..

5. Liderança e trabalho em equipe

Outro ponto que vale a pena verificar em uma avaliação por competência é se o funcionário tem facilidade para trabalhar em grupo, e se possui uma comunicação assertiva que todos conseguem entender facilmente.

Verifique se ele é parte ativa da equipe, se apresenta traços de liderança, e também se mostra esforço para assumir novas responsabilidades. Inclusive, essa é uma competência essencial para extrair os pontos fortes de outros colegas de trabalho.

6. Ética no trabalho

Veja se o profissional se esforça para realizar suas tarefas e atingir as metas da empresa, e se mantém um padrão digno de elogios ao fazer isso. 

Avalie se seu comportamento condiz com as expectativas tanto do sucesso da empresa quanto para um ambiente ideal para os demais funcionários. 

Em resumo, avalie se sua postura, atitudes, falas e comportamentos não são ofensivos, preconceituosos, autoritários, ou outras características negativas que afetam de maneira ruim a convivência com os outros profissionais.

7. Foco e concentração

No ambiente de trabalho, o ideal é que a pessoa se concentre em suas tarefas e atividades, sem ceder às distrações mesmo quando são quase inevitáveis. No caso, você estará verificando se ela tem, ou não, alta capacidade de foco e se consegue manter um excelente desempenho no trabalho, especialmente em tempos de home office.

8. Motivação e determinação

Quando o funcionário demonstra motivação para o trabalho, também apresenta uma grande ambição e determinação. Geralmente, ele está sempre em busca de maneiras de melhorar o seu próprio desempenho e aumentar os resultados entregues. Isto é, ele realmente se preocupa em crescer, tanto para ele mesmo como para ajudar a empresa a alcançar mais e melhores resultados.

9. Honestidade e integridade

O colaborador se mostra uma pessoa íntegra quando comparece pontualmente ao trabalho e é sincero em relação ao seu nível de capacidade de assumir responsabilidades. Ele também zela pela transparência e sinceridade na relação com líderes e outros colegas de trabalho, assim como com parceiros de negócios e clientes.

10. Flexibilidade e adaptação

Assim como muitas empresas adotaram a flexibilidade no trabalho, os funcionários também devem provar serem flexíveis em suas funções e se adaptarem facilmente a cenários fora das situações com as quais estão acostumados.

Não se trata de aceitar toda e qualquer condição imposta, mas, sim, de ter “jogo de cintura” e inteligência emocional para entender o momento, analisar como pode ajudar a empresa e quanto esses ajustes podem ser bons para o crescimento dele também.

Sobre isso, não deixe de ler o artigo: “Inteligência emocional no trabalho: o que é? Como desenvolvê-la?“

11. Planejamento e organização

É um profissional que consegue criar e/ou seguir planos, demonstrando grandes habilidades organizacionais que beneficiam o fluxo de trabalho? 

Se sim, esse é um comportamento excelente, pois mostra que tem capacidade de cumprir ordens e regras, se manter organizado em sua rotina profissional e, ainda, ajudar para que outros colegas atuem da mesma forma.

12. Comunicação

Em uma avaliação por competência, é fundamental verificar se o funcionário demonstra ter uma comunicação assertiva, clara e carismática. Para isso, verifique se essa pessoa consegue conversar de forma respeitosa e eficaz com seu líder, gestores, colegas e clientes.

Lembre-se que problemas na comunicação interna podem resultar em conflitos que seriam facilmente resolvidos com diálogos e troca de mensagens mais clara. Quando isso acontece, pode afetar todo o ambiente, gerar atritos entre colegas ou entre funcionários e líderes e, ao final, impactar negativamente o relacionamento com o cliente.

Inclusive, temos um artigo que pode ajudar você com essa questão. Veja! “Confira 5 exemplos de comunicação interna assertiva para aplicar na sua gestão“

13. Habilidades técnicas

As habilidades técnicas são essenciais para a realização das funções de qualquer colaborador. O profissional precisa comprovar domínio nas práticas relacionadas ao seu trabalho, tais como uso de sistemas específicos, procedimentos que precisam ser realizados, entre outros. 

14. Atendimento ao cliente

Assim como na competência de comunicação, nesta o funcionário deve mostrar que consegue prestar um ótimo atendimento ao cliente, caso essa atividade esteja incluída na sua função.

Aqui, vale lembrar que um atendimento de excelência é aquele que oferece a melhor experiência possível ao consumidor, em todas as etapas do funil que ele estiver. Isso significa atendê-lo bem, e com precisão, desde o pré até o pós-venda.

Para ajudar os profissionais a desenvolverem essa habilidade, é importante fornecer treinamentos adequados, que os leve a entender tudo sobre o produto e/ou serviço que a empresa comercializa. Desse modo, saberão exatamente a melhor forma de orientar o público e tirar suas principais dúvidas.

Indo mais adiante, é essencial passar a eles boas técnicas de atendimento, como escuta ativa, comunicação assertiva e personalização.

E para juntar tudo isso, oferecer a tecnologia certa é essencial. Um bom software de atendimento ao cliente otimiza a rotina dos profissionais, ajuda a exaltar suas melhores habilidades e competências, ao mesmo tempo em que aprimora o relacionamento com os consumidores.

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