Cálculo de produtividade: entendendo a importância de saber analisar os resultados da sua empresa

Como anda a produtividade do seu negócio? Sua empresa tem o hábito de analisar os resultados obtidos? Sem dúvidas que esse tipo de análise é fundamental, por isso, para auxiliar quem ainda tem dificuldades de entender os próprios resultados, preparamos este conteúdo para ensinar como é feito o cálculo de produtividade.

É essencial que as empresas saibam como fazer a análise de produtividade, pois, os resultados desses cálculos são muito utilizados, e podem gerar diversos insights estratégicos para os negócios.

Dúvidas? E se falarmos que o acompanhamento dos indicadores de produtividade, como a excelência operacional, o turnover, a qualidade, a competitividade, dentre outros, podem impactar nos bons resultados dos empreendimentos?

Pois, isso é real. Prova disso é o acompanhamento da experiência do cliente, que, segundo o relatório CX Trends Report 2021, da Zendesk, para 63% dos gestores, o Customer Experience é uma das principais prioridades das empresas.

Além disso, esse mesmo relatório também constatou que boas experiências afetam diretamente o consumo das pessoas, que gastam 63% mais nos estabelecimentos que oferecem boas experiências.

Entender os fatores que afetam a produtividade dos agentes, afeta diretamente nos resultados e na escala dos empreendimentos, por isso, a seguir você irá conferir como calcular a produtividade da sua empresa, e muito mais sobre o assunto. Aproveite!

O que é produtividade?

Segundo o dicionário, o significado de produtividade remete a uma característica ou condição de algo, ou alguém que é produtivo.

Ou seja, sempre que uma pessoa, empresa ou até mesmo uma tecnologia conseguem realizar o máximo de trabalho, no menor tempo e com o mínimo esforço, podemos dizer que se trata de algo ou alguém produtivo.

No que diz respeito a empresas, a produtividade caracteriza a eficiência, e está diretamente relacionada com o bom desempenho, e também com a qualidade, por isso, para que um empreendimento seja produtivo, além de ser ágil, é essencial ser otimizado e organizado.

Sendo assim, produtividade e planejamento estão interligados, por isso, quando mais planejadas forem as estruturas do negócio, mas resultados positivos ligados a produtividade ele terá.

Principais hábitos de pessoas produtivas

Pessoas altamente produtivas possuem hábitos que, quando realizados diariamente, evitam a procrastinação e ampliam a conquista e resultados, seja na vida pessoal ou em ambientes profissionais

Dentre os hábitos que essas pessoas desenvolvem, seis chamam a atenção, e podem ser o que as diferenciam de pessoas sem foco. Veja a seguir.

• Uma tarefa por vez: pessoas que costumam se destacar por sua produtividade, são organizadas e focadas, e, dificilmente se propõem a realizar mais de uma atividade por vez.

• Planejamento: outro ponto importante, que pode ser visto como um hábito que diferencia os produtivos dos improdutivos, é o planejamento, diretamente alinhado a habilidade anterior. O planejamento reduz a incidência de imprevistos e atrasos, o que torna o foco em resultados muito maior.

• Saber dizer não: pessoas produtivas sabem priorizar suas tarefas, e para alcançar suas prioridades, os produtivos costumam dizer muitos nãos, um fator importante para os resultados.

• Afastar distrações: outro hábito importante, que destaca os produtivos dos improdutivos, é o fato deles saberem identificar suas principais distrações. Isso os ajuda a eliminá-las, tornando o caminho rumo a produtividade muito mais fácil de ser trilhado.

•  Usar a regra 80/20: pessoas produtivas costumam praticar o Princípio de Pareto, que segue o conceito de que em qualquer atividade, 80 por cento dos resultados virão, graças a 20 por cento de esforço.

• Usar a Técnica Pomodoro: outra estratégia dos produtivos está na prática de fazer intervalos. Ninguém é produtivo por oito horas seguidas, e saber identificar o momento certo de uma pausa é essencial para clarear as ideias e melhorar a produtividade.

Existem ainda, diversos outros hábitos, que quando praticados, ampliam os resultados das pessoas e empresas, e possibilitam que o cálculo de produtividade gere sempre insights positivos.

Qual a importância da produtividade nas empresas?

Nas empresas, a produtividade é importantíssima, pois ajuda que os negócios entendam seus resultados produtivos, e auxilia principalmente no gerenciamento da força de trabalho, pois, por meio dos indicadores de produtividade os empreendimentos conseguem entender as taxas de motivação e desempenho dos colaboradores.

Sendo assim, é fundamental que os negócios possuam uma planilha de produtividade, com os principais relatórios dos KPIs de produtividade mais importantes, capazes de auxiliar as empresas a entenderem os resultados, seja eles bons ou ruins.

Quais os principais indicadores de produtividade?

Existem vários indicadores de produtividade, que juntos auxiliam os gestores a identificar o que está dando certo nos negócios, contribuindo para a evolução de diversos processos e áreas das empresas.

Esses indicadores são ferramentas estratégicas, que favorecem o crescimento dos empreendimentos, e devem ser sempre observados com cuidado.

Dentre os principais indicadores de produtividade, podemos dizer que os principais são:

• excelência operacional;
• turnover;
• investimento em qualificação;
• qualidade;
• capacidade de inovação;
• produção sustentável;
• índice de flexibilidade;
• estratégia;
• competitividade.

Para entender como cada um deles funciona, sugerimos que você leia também: “Indicadores de produtividade: saiba quais são os mais importantes”.

Como fazer o cálculo de produtividade e eficiência em uma empresa?

Antes de iniciar os cálculos de produtividade, é importante que a empresa consiga definir quais as necessidades dos clientes, ou seja, o que eles esperam dos produtos e serviços do seu empreendimento, e também o que eles valorizam.

Com isso definido, é chegado o momento de fazer o cálculo de produtividade, que requer que a empresa entenda bem quais são os seus diferenciais, para que na hora de avaliar os resultados, consiga distinguir quais características produtivas estão indo bem, e quais não.

Além disso, o cálculo de produtividade está diretamente ligado ao tempo de produção, ou seja, tempo X produtividade indicam o resultado do índice de produtividade, como veremos a seguir.

Como calcular produtividade?

Existem diversas fórmulas que têm como resultado a produtividade de uma empresa, ou de um profissional específico, e essas fórmulas são muito utilizadas no dia a dia dos negócios.

Para fazer o cálculo de produtividade se baseando no tempo médio para realizar uma atividade, como por exemplo o tempo de um atendimento, usa-se a seguinte fórmula:

• índice de produtividade = número de clientes atendidos / horas trabalhadas no período.

Também é possível fazer o cálculo de produtividade de maneira geral, utilizando a fórmula:

• produtividade = quantidade de produtos ou serviços produzindo / quantidade de recursos utilizados = output / input.

E também existe o cálculo de produtos que considera mais o lado financeiro, que a fórmula é:

• produtividade = receita total ÷ pelo custo total.

Essas são as fórmulas para o cálculo de produtividade mais utilizadas, que, quando necessário, podem ser adaptadas para outros setores da empresa, que não envolvam o tempo, nem custos.

Como calcular a produtividade por hora, na prática?

O cálculo de produtividade por hora é um dos mais praticados pelos empreendimentos, pois auxiliam os negócios a identificar o tempo gasto em cada operação de atendimento.

Isso ajuda as empresas a determinarem quem são seus agentes mais eficientes, e quais são aqueles que precisam melhorar seus desempenhos, insights importantes para o gerenciamento de pessoas.

Confira um exemplo de cálculo de produtividade por hora, na prática:

• Maria e José trabalham oito horas por dia, e nesse período, Maria costuma atender 12 pessoas, enquanto José atende 16. Calculando o desempenho de cada um individualmente temos:

Índice de produtividade da Maria = 12 / 8

Sendo assim, o índice de produtividade de Maria é de 1,5 pessoas atendidas por hora.

Índice de produtividade do José = 16 / 8

Sendo assim, o índice de produtividade do José é de 2 pessoas atendimento por hora.

É importante dizer que outros fatores relevantes, como a satisfação dos clientes em cada atendimento, também podem ser relevantes nesses cálculos, tudo depende de quais KPIs de produtividade as empresas considerarem em seus cálculos.

Qual o passo a passo para realizar o cálculo de produtividade com eficiência? 

É fundamental que antes dos negócios se preocuparem em como calcular a produtividade dos seus empreendimentos, elas se preocupem em seguir alguns passos, para que os resultados do cálculo de produtividade sejam feitos corretamente.

Esse passo a passo envolve:

1. O entendimento de quem são os clientes.
2. A determinação dos diferenciais do seu produto ou serviço.
3. Como isso pode ser mensurado ao longo de uma jornada do consumidor?
4. Quais serão às duas principais grandezas analisadas (tempo X produtividade; vendas X funcionários; dentre outras)?
5. E a análise da relação entre as grandezas escolhidas.

Mas, na prática, como fazer análise de produtividade?

Além de seguir o passo a passo acima, é interessante que as empresas tenham noção que uma boa análise de produtividade também exige que os empreendimentos:

• conheçam bem o seu negócio;
• entendam as funções de cada colaborador;
• tenham indicadores de produtividade bem definidos, para que a análise seja sempre focada em resultados;
• façam suas análises respeitando fatores como horas, dias e semanas pré-definidos;
• utilizem a tecnologia como diferencial.

3 melhores práticas para aplicar ao cálculo de produtividade

Para que uma empresa tenha sucesso com a análise de produtividade do negócio, é essencial que exista um planejamento prévio de como o estabelecimento pode calcular o desempenho dos colaboradores, e usar os resultados deste cálculo, seja acompanhando gráficos de produtividade, ou organizando todas as informações em planilhas.

Confira a seguir três práticas que podem ser adotadas, para que o cálculo da produtividade seja realizado com eficiência.

1. Avaliação em grupo

Empresas que nunca mediram a produtividade dos seus setores, podem começar a fazer isso com pequenas amostragens, ou seja, separando os colaboradores em grupos, e definindo previamente o que será observado.

É importante ter bem definido quais questões de produtividade serão analisadas, e por quanto tempo isso acontecerá.

2. Acompanhamento dos indicadores diariamente

Inicialmente, é interessante que o cálculo de produtividade seja realizado diariamente, isso auxilia a identificar indicadores ruins no negócio, e permite que estratégias sejam aplicadas desde o início das análises.

O acompanhamento de KPIs de produtividade é bastante positivo, pois auxilia que os líderes tenham sempre bons argumentos na hora de cobrar melhorias dos profissionais que não estejam apresentando bons resultados.

3. Utilização de tecnologia

Dependendo do porte da empresa, é impossível que o cálculo de produtividade dos profissionais seja realizado manualmente, principalmente quando o quadro de colaboradores do negócio é grande.

Além disso, hoje em dia existem diversas soluções automatizadas, que além de realizarem o cálculo de produtividade, também organizam os dados em relatórios, gráficos e planilhas de produtividade, com os dados de cada atendimento e desempenho de cada colaborador.

Como um software de gestão pode auxiliar as empresas no calculo de produtividade?

Depois de entender o que é, e como o cálculo de produtividade é fundamental para que os empreendimentos se tornem mais ágeis, a dúvida que surge é: como um software de gestão pode auxiliar as empresas a calcular produtividade?

A resposta para essa pergunta pode ser dada com inúmeros gráficos e relatório, que são geralmente resultados de uma análise muito eficiente de dados, que softwares de gestão costumam gerar.

Atualmente, o investimento em tecnologias como ferramentas automatizadas de atendimento e vendas, demonstram a  preocupação real com a produtividade dos negócios, já que essas plataformas costumam ter bastante autonomia, e acompanham com muita eficiência os resultados dos empreendimentos.

Por isso, se você pensa em começar a analisar os indicadores de produtividade do seu negócio, nós recomendamos que você conheça o Zendesk para vendas.

Trata-se de um software que além de melhorar as experiências dos clientes, amplia a eficiência dos agentes de atendimento, graças às análises e relatórios disponíveis neste CRM, que além de maximizar a produtividade, também melhora a visibilidade do pipeline e a receita das equipes de vendas.

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