Ciclo de vendas: conceito, etapas, importância e mais

O ciclo de vendas é definido pelas etapas do período do processo comercial, ou seja, o tempo que leva para o fechamento de um negócio, desde a captura do lead até a compra e a pós-venda. 

Encurtar um ciclo de vendas longo é um dos grandes desafios  a ser superado pelas empresas. Porém, apesar desse contexto, esse “obstáculo” pode ser superado se houver estratégia.

Trata-se de um processo de vendas que não se pode contar com a “sorte”, mas sim com um plano de ação bem definido que o time comercial deve seguir para obter o sucesso desejado.

Portanto, um ciclo bem otimizado é de suma importância dentro da jornada de compra do cliente. O processo permite organizar melhor o pipeline de vendas, priorizar leads e, é claro, analisar a eficácia da sua força de vendas e seus esforços.

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O que é ciclo de vendas?

O conceito consiste em todas as etapas do processo para a venda de produtos ou serviços. É a potencial jornada do cliente, que engloba o seu primeiro contato, propostas, gestão do relacionamento até o fechamento do negócio e a fidelização.

Para os vendedores, o processo de vendas funciona como um roteiro que deve ser seguido para a conversão de lead. Imagine como se fosse um mapa do tesouro, que no caso seria o fechamento da venda em que ambas as partes saem ganhando.

Ter o completo domínio sobre o seu ciclo é uma poderosa forma de estruturar seu processo e ter uma visão geral do que funciona ou não. Ele garante a segurança do seu planejamento ao mesmo tempo que mostra seus pontos fracos.

Em suma, o ciclo de vendas é um indicador de como estão suas metas de vendas, e graças a ele, é possível compreender quantos leads estão em cada etapa do seu funil.

Porém, não menos importante, também podemos considerá-lo como uma forma de relacionamento com um potencial cliente a fim de fechar o negócio. 

Por isso, a dica é apostar em uma estratégia omnichannel desde a prospecção para garantir um bom relacionamento e uma comunicação ágil para o cliente. 

Neste sentido, contar com um bom software de atendimento ao cliente. Afinal, com um sistema desse tipo é possível gerenciar todo o relacionamento do cliente, classificar em qual etapa do funil está, os contatos que já foram feitos e muito. Quer saber mais sobre como funciona? Então, confira essa demonstração gratuita!

Por que o ciclo de vendas é tão importante?

Entender o ciclo de vendas é fundamental para diminuir o custo de aquisição de clientes, uma vez que diminui o tempo que você gasta para fechar uma venda.

Quem trabalha com vendas complexas e possui um ciclo mais longo dá uma atenção especial ao fato, uma vez que qualquer diminuição colabora para uma redução de custos bem significativa.

Vale dizer que ciclos de vendas longos geram mais preocupação, ainda que quando são muito curtos também possam ser vistos como uma armadilha.

Quando se compreende bem o ciclo de vendas, fica mais fácil saber o momento ideal de entrar em contato com um cliente, e a hora certa de dar uma resposta.

Pensando nisso, é fundamental compreender cada etapa, pois somente assim será possível aumentar a produtividade e a satisfação do cliente.

Como funcionam as etapas do ciclo de vendas?

As etapas do ciclo de vendas podem funcionar de diferentes formas dependendo da complexidade do negócio. A sua elaboração, inclusive, deve ser definida de acordo com os  objetivos e as metas estabelecidas.

1. Prospecção

Nesta primeira etapa, é o momento no qual deve-se identificar os leads qualificados para as vendas e o marketing antes de iniciar qualquer proposta. 

A qualificação MQL (Marketing Qualified Leads) e SQL (Sales Qualified Lead) é essencial para a otimização dos recursos, redução do ciclo de vendas e aumento da taxa de conversão.

Será que aquele potencial cliente é qualificado o suficiente para merecer entrar em seu pipeline de vendas? E em qual estágio exatamente ele está? Aqui será possível ver quem se encaixa como cliente ideal para o produto ou serviço de sua empresa.

Quanto mais informações conseguir obter, mais fácil será realizar uma prospecção com uma abordagem natural alinhada aos desejos do cliente.

Além disso, neste momento, é importante comunicar rapidamente o valor da sua solução. Em outras palavras, fazer o bom uso do conceito Time to Value (TTV), a mensuração do tempo que leva para um novo lead perceber o valor do seu produto ou serviço.

O Time to Value busca acelerar o reconhecimento dos benefícios esperados pela sua solução. Um time de vendas bem treinado deve usar o TTV de forma estratégica, mostrando todo o valor da sua oferta, criando e superando as expectativas do cliente.

2. Contato inicial

O contato inicial é a etapa que antecede a qualificação do cliente. Consiste na primeira comunicação que vocês terão. O que pode acontecer por meio de um e-mail, ligação, envio de brindes ou até mesmo em uma feira de negócios.

Dependendo da situação, o contato inicial pode acontecer quando um cliente acessa o seu blog, baixa um e-book que você está disponibilizando gratuitamente, por exemplo.

Quanto mais positiva for essa etapa, maiores serão as chances dele se qualificar e consequentemente se tornar um cliente potencial do seu negócio.

3. Qualificação

Apesar de não podermos dizer que uma etapa do ciclo de vendas seja  a “mais importante”, não há como negar que a qualificação de leads merece uma atenção especial.

Logo após a prospecção, ao longo do primeiro contato com o potencial cliente, seu time deve fazer perguntas adequadas que permitam descobrir e entender os desejos e dores dele.

Uma das melhores técnicas para qualificação de clientes é o chamado Lead Scoring. Trata-se de um método de classificação feito conforme certos critérios, como o perfil do cliente ideal, suas características e comportamentos.

Essa metodologia mostra em que nível estão os leads capturados na prospecção, assinalando uma pontuação para cada um deles com o objetivo de convertê-los em clientes.

4. Oferta

Na fase da oferta, os clientes em potencial já devem estar convencidos de que o produto ou serviço apresentado é a solução perfeita para resolver seus problemas e satisfazer seus desejos.

A proposta deve ser entregue de forma adequada, com a orientação das informações coletadas nas fases anteriores do ciclo, a fim de aumentar as chances de conversão e agilizar o processo. 

Como mencionamos na etapa da prospecção, seja firme na criação de valor para o lead, a oferta deve ser sólida e apresentar como resolverá a grande dor do cliente.

5. Follow-up

O follow-up de vendas é uma estratégia que faz parte do ciclo de forma natural, é o acompanhamento do processo. No entanto, é uma etapa que merece a devida atenção, especialmente em virtude do relacionamento com o cliente.

Depois de feita a oferta, por exemplo, é comum se questionar “e agora? vamos fechar?”, mas para o cliente não é simples assim. 

Para chegar de fato à etapa da negociação, o follow-up deve ser planejado com bom senso, até mesmo com uma abordagem personalizada e diferente para cada lead.

A realidade é que o tamanho ideal de um follow-up depende de cada caso, mas a sua influência no ciclo de vendas, seja curto ou longo, é inegável. 

É essencial que o time de vendas esteja disponível e atento para responder dúvidas e solicitações para gerar confiança e construir um relacionamento que leve à negociação e fechamento do negócio.

Em tempos como os de hoje, o follow-up se tornou até mesmo bem mais fácil, sobretudo para quem trabalha com inside sales. Logo, o vendedor pode usar telefonemas, e-mails e videoconferências para acompanhar a jornada do cliente..

Combinar CRM e Inside Sales é uma prática extremamente interessante para facilitar o processo de follow-up. Neste caso, pode ser uma boa estratégia o uso de um software de CRM de vendas, que conta como vantagens, como:

• armazenamento de dados efetivo, confiável e acessível;
• organização do processo comercial;
• atendimento personalizado;
• estrutura preparada para escalar;
• previsão de vendas mais assertiva.

Saiba mais: 17 principais benefícios e motivos para usar um CRM

6. Negociação

É mais do que provável que o seu processo de vendas siga um fluxo que enfrentará diferentes obstáculos, como dúvidas e preocupações que seus leads possam ter sobre o produto ou serviço.

Aqui entram as tais objeções de vendas e como entender as melhores formas de contorná-las. Sua equipe comercial deve estar preparada para escutar o cliente ativamente e superar as possíveis objeções, que costumam ser:

• falta de confiança na empresa;
• questões financeiras e negociação de preços;
• não ter tempo de aplicar ou usar o produto/serviço;
• não saber se realmente funciona e suas devidas aplicabilidades.

É importante reforçar que seu time comercial deve realmente saber ouvir o seu cliente, se comunicar de forma clara e objetiva, além de colocar as necessidades dele acima da venda!

7. Fechamento

Esta etapa do ciclo é o grande momento da negociação, a hora do vendedor conquistar o cliente e fazer o fechamento da venda. No entanto, embora seja decisiva, de nada adianta chegar nesta fase se alguma das outras não foram bem planejadas e aplicadas.

Novamente, aqui ressaltamos a atenção para o desenvolvimento de um bom relacionamento com o cliente nas etapas anteriores. Se os leads foram bem qualificados, o follow-up bem conduzido e, claro, a negociação ocorrer da forma planejada, o fechamento não deverá ser um problema.

8. Pós-venda

Pensou que o ciclo de vendas acabaria com o fechamento? Na verdade, muito pelo contrário. A estratégia de pós-venda é fundamental para fidelizar o cliente conquistado. 

Afinal, a retenção de clientes já se mostrou muito mais valiosa e rentável do que a aquisição de novos clientes. Como disse o pai do marketing, Philip Kotler, “conquistar um novo cliente custa entre 5 e 7 vezes mais do que manter um atual”.

Entre as diversas vantagens do pós-venda, se sobressaem:

• fortalece o relacionamento entre cliente e empresa;
• melhora da experiência do cliente;
• gera mais confiança e a fidelização do cliente;
• aumenta as chances de conseguir indicações vindas de clientes.

Inbound Marketing e Outbound Marketing aplicado ao ciclo de vendas

Agora que você entendeu quais são as etapas do ciclo de vendas, é crucial compreender como adotar uma estratégia de marketing em cada um deles.

Existem basicamente duas estratégias de marketing para atrair clientes: o inbound marketing e o outbound marketing.

Inbound Marketing

O inbound marketing é uma estratégia na qual o cliente é atraído ao seu negócio por meio de algum conteúdo. Nesse caso, ele entra em contato com sua empresa após ter lido um artigo para blog, uma postagem em redes sociais, etc.

Geralmente, o caminho que o cliente percorre ao ser atraído pelo inbound marketing é maior, pois ele estará no topo do funil, e muitas vezes não se deu conta de que precisa do seu produto ou serviço.

A ideia aqui é transportá-lo para a próxima etapa, que é o meio do funil, em que ele terá acesso a conteúdos mais aprofundados e será qualificado.

Vale dizer, no entanto, que o ciclo de vendas Inbound pode ser reduzido quando o lead entende o seu problema e busca como solucioná-lo.

Outbound Marketing

Já no outbound marketing a prospecção é mais ativa, e até mesmo mais invasiva. Nesse caso, é você que entra em contato direto com o cliente para oferecer um produto ou serviço.

Normalmente, nesses casos o cliente já está mais qualificado e disposto a consumir o seu produto. Essa é uma estratégia mais usada em vendas complexas, ainda mais quando o consumidor não tem o hábito de tomar a iniciativa de compras.

Ao identificar e mostrar uma solução concreta para o problema do cliente, você consegue evidenciar a urgência do negócio, e assim diminuir o prazo do ciclo de vendas.

Vale dizer que cada uma das estratégias são definidas de acordo com a efetividade dos resultados que variam de acordo com o cliente e o produto oferecido.

Diferenças entre ciclos de vendas curto e longo

A principal diferença entre o ciclo de vendas curto e longo é a sua extensão. Por definição, em um ciclo curto, os leads se tornam qualificados rapidamente até tomada de decisão em um funil de vendas otimizado.

Já o ciclo de vendas longo envolve um processo mais demorado, em que cada etapa costuma ser mais lenta devido a diversos fatores, como a falta de estratégias específicas e objetividade na negociação.

O ciclo de um produto de ticket alto, por exemplo, é uma amostra que pode definir quanto tempo dura cada etapa.

Outro bom exemplo de diferença entre ciclos de vendas curto e longo pode ser visto em modelos de negócios B2B e B2C. As negociações se diferem nesses casos, ou seja, o ciclo de vendas B2B e B2C precisam definir o processo e a gestão de acordo com cada tipo de cliente.

Enquanto o ciclo de vendas B2C é normalmente mais curto, no modelo B2B existe uma maior complexidade na venda, aumentando os riscos de o ciclo se alongar e atrasar o processo comercial.

Leia mais: O que é venda B2B? Como funciona esse processo, vantagens e desafios

Como calcular o ciclo de vendas?

Seja o ciclo de vendas B2B ou B2C, a verdade é uma só: sua empresa deve saber como calculá-lo para aproveitar todas as oportunidades de negócios. 

Assim, será possível obter orientações do que é necessário fazer para diminuir o seu processo de vendas.

O primeiro passo para fazer este cálculo é olhar o seu histórico de vendas em determinado período, como o último mês, bimestre, semestre ou ano. 

Caso já faça o uso de um software de CRM, não será uma tarefa difícil.

Registre todas as suas negociações bem-sucedidas no intervalo e analise quanto tempo levou cada negociação, desde a prospecção até o fechamento. Se for possível criar um relatório da duração de todas as etapas do ciclo de vendas, melhor ainda.

Por último, some todos os dias registrados e divida pela quantidade de vendas. O resultado será a duração do seu ciclo médio.

Confira abaixo um exemplo de como calcular o ciclo de vendas B2B!

• Período analisado: 1 mês;
• Vendas concluídas: 30;
• Soma dos dias de cada negociação: 585.

Portanto, o ciclo médio da empresa é 585 dividido por 30, que é igual a 19,5 dias. Ou seja, neste exemplo as negociações tendem a durar este tempo.

Se é curto ou longo demais, isso depende de cada tipo de negócio, nicho, entre outras condições. Mas o ideal é encurtar as etapas de vendas o máximo possível para a escalabilidade da empresa a longo prazo.

Leia também: Veja o que significa autoatendimento e como pode ajudar na escalabilidade

Como encurtar o ciclo de vendas?

Se você chegou até aqui, com certeza já compreendeu o que é ciclo de vendas e sua importância na criação de estratégias eficazes que geram muito mais resultados.

E, embora alguns fatores possam estar fora do seu controle na diminuição desse processo, existem ações que podem acelerá-lo e diminuir o tempo das etapas vistas até então.

Confira agora práticas eficientes para reduzi-lo, melhorar a taxa de conversão de lead e conquistar mais clientes!

1. Capacite sua equipe com treinamentos

Treinar a equipe comercial com o objetivo de reduzir um ciclo de vendas longo é uma das principais práticas que não pode ser negligenciada. Afinal, nada como um time comercial afiado e de alto desempenho para fechar mais negócios.

A capacitação deve ser feita com abordagem, metas e objetivos específicos conforme tenha identificado os principais gargalos que devem ser eliminados de seu ciclo de vendas. 

Então, analise e crie estratégias para montar um treinamento de vendas adequado ao cenário de sua empresa.

2. Use métricas de acompanhamento

O próprio ciclo se trata de uma métrica mensurada após o lead entrar em seu funil de vendas. Contudo, você sabe identificar outros indicadores relacionados ao processo?

Os KPIs de vendas são parte fundamental de qualquer empresa que tem como objetivo obter um ciclo de vendas curto. Afinal, representam um ótimo instrumento para identificar as etapas que podem estar atrapalhando a sua duração.

Com o tempo, esses indicadores de vendas com certeza vão ajudar você a testar seu processo e pensar em novas estratégias para resultados melhores e mais rápidos.

Saiba mais: 8 principais indicadores de vendas: como medir e otimizar para melhores resultados

3. Alinhe o pipeline de vendas com a jornada do cliente

O pipeline de vendas é como um roteiro para ser seguido pelo vendedor e mostra o que deve ser feito em cada etapa da jornada de compra do cliente. Em outras palavras, estamos basicamente falando em melhorar a etapa da qualificação de leads.

Novamente, destacamos a importância das análises do Lead Scoring e do Time to Value nesta situação. Ambos possibilitam o alinhamento do pipeline de vendas com a jornada do cliente, uma vez que se sabe em que nível está determinado cliente e o tempo que leva para entregar valor a ele.

4. Utilize ferramentas de marketing e vendas

Por fim, o uso de certas ferramentas para diminuir o ciclo de vendas também é essencial. Existem diversas opções que podem eliminar tarefas repetitivas e que utilizem tecnologia IA, por exemplo.

Contudo, uma boa ideia pode ser utilizar uma ferramenta de CRM em seu processo de vendas, já que permite guardar e gerenciar todos os dados, históricos de ações comerciais e follow-up de prospects, leads e clientes.

Logo, você tem em mãos uma ótima base para criar estratégias otimizadas e que podem diminuir o ciclo de vendas de suas negociações.

Como a Zendesk Sell pode ajudar o seu ciclo de vendas?

Quando você investe em software de CRM para sua equipe de vendas, ela pode se concentrar no que realmente importa: conquistar mais clientes e fechar negócios com um ciclo de vendas otimizado. 

A ferramenta Zendesk Sell ajuda a equipe comercial a acompanhar suas conversas, alertando de compromissos por telefone e oferecendo o suporte de uma equipe dedicada de especialistas disponível sempre que você precisar. 

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