O que é ciclo PDCA? Conheça suas 4 etapas e 5 benefícios

Se você não sabe o que é ciclo PDCA, é bem provável que a sua empresa esteja enfrentando dificuldades para resolver problemas comuns do dia a dia, o que vem comprometendo seu faturamento e até mesmo dificultando o seu crescimento.

Você se identifica com essa situação? Se sim, está na hora de dar um jeito nisso!

A diferenciação competitiva é uma característica indispensável para alcançar o sucesso. Afinal, a maioria dos mercados têm várias empresas disputando a liderança do setor. Logo, para conquistar o seu espaço, é preciso ter jogo de cintura.

O ciclo PDCA se destaca como uma ferramenta extremamente útil nesse cenário. Com foco na melhoria contínua de processos, essa metodologia pode contribuir de maneira significativa na conquista de diferenciais competitivos.

Para te ajudar a alavancar o seu negócio, preparamos este post, onde explicamos o que é o ciclo PDCA na solução de problemas, quais são suas etapas, importância, vantagens e como aplicar essa metodologia no dia a dia da sua organização.

O que é o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é um método iterativo de resolução de problemas baseado em quatro estágios, que focam em melhorar a eficiência dos processos de negócios. Inventado pelo cientista norte-americano Walter A. Shewhart durante a década de 1920, PDCA é uma abreviação para: Plan; Do; Check; Act.

Basicamente, consiste em uma ferramenta de gerenciamento de processos que envolve testes sistemáticos focados na aplicação da melhoria contínua. É uma ótima maneira de aprimorar a eficiência do negócio com precisão e segurança, uma vez que o método é baseado em testes e análise de dados.

É importante destacar que, com prática, esse ciclo pode ser realizado cada vez mais rápido. Como consequência, a empresa pode realizar uma grande quantidade de testes e melhorias em curtos períodos de tempo.

Esse é um ponto de grande relevância, pois, como sabemos, é um diferencial competitivo enorme, deixando negócios muito à frente de seus concorrentes.

Qual é a origem da metodologia PDCA?

Conforme vimos anteriormente, Walter A. Shewhart é considerado o “pai” do ciclo PDCA. Isso se deve ao fato dele ter concebido o primeiro processo cíclico de melhoria contínua, conhecido como “Ciclo de Shewhart”.

Contudo, o ciclo PDCA atual não é exatamente o mesmo criado por Shewhart. Mais tarde, Edward Deming expandiu o Ciclo de Shewart para uma estrutura de quatro etapas, que chamou a atenção dos japoneses.

O ciclo de Deming foi fortemente influenciado pela noção de qualidade nos produtos, bem como pela inovação e aprendizado ao longo do ciclo de vida de um item. 

Em 1951, a União Japonesa de Cientistas e Engenheiros (JUSE) mudou o modelo de Deming para criar o que hoje conhecemos como ciclo PDCA.

Obviamente, houveram mudanças ao longo dos anos, porém, a ideia central da melhoria contínua se manteve desde a concepção de Shewhart.

Por exemplo, o modelo “Lean Startup”, popularizado por Eric Ries em seu livro de mesmo nome, consiste nos mesmos preceitos introduzidos por Shewhart.

Qual é o foco do ciclo PDCA?

O foco do ciclo PDCA pode ser resumido em três frentes:

• melhoria contínua de processos;
• gerenciamento de mudanças;
• gestão da qualidade.

Vamos entender em que consiste cada uma delas a seguir:

Melhoria contínua de processos

O PDCA é o modelo perfeito para implementar novos projetos focados na melhoria contínua.

Sua metodologia, baseada em ciclos de testes e análises de dados, permite que aprimoramentos de processos sejam testados, aperfeiçoados e implementados com bastante agilidade.

Gerenciamento de mudanças

O PDCA também é uma metodologia que permite gerenciar mudanças com eficiência e cautela.

Cada fase do projeto passa pela mesma etapa várias vezes, certificando-se de que os erros sejam corrigidos e ajustados às necessidades e circunstâncias reais da empresa.

Gestão da qualidade

Por contribuir diretamente para a melhoria contínua dos processos, o PDCA oferece um benefício claro à gestão da qualidade. Porém, isso não é tudo!

Esse ciclo contribui para a identificação da causa raiz de problemas, bem como para o desenvolvimento de inovações, que são dois pontos extremamente positivos para a qualidade dos processos e produtos.

Quando usar o ciclo PDCA?

Não há um “momento certo” para aplicar o PDCA. Aliás, o uso dessa metodologia é recomendado mesmo quando a empresa está indo bem, apresentando indicadores de alta performance.

Por ser uma ferramenta de melhoria contínua, ela pode beneficiar negócios em diferentes momentos, contextos e mercados. 

Obviamente, empresas que passam por problemas organizacionais e financeiros enfrentam uma situação mais crítica, que pode ser completamente revertida pelo ciclo PDCA.

Ainda assim, conforme já destacamos, a implementação dessa metodologia vai além da resolução de problemas, sendo uma ótima maneira de desenvolver diferenciais competitivos e dar mais destaque para o seu negócio em meio aos concorrentes.

Quais são as 4 etapas do ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma ferramenta que pode ser crucial para negócios desenvolverem diferenciais competitivos em relação a seus concorrentes. Por isso, é importante conhecer e saber como aplicar os quatro estágios dessa metodologia. São eles:

1. Plan (Planejar);
2. Do (Fazer);
3. Check (Verificar);
4. Act (Agir).

Explicamos cada uma das etapas do ciclo PDCA a seguir:

1. Plan (Planejar)

Um plano de ação é essencial para que os projetos tenham uma boa estrutura para a operação. Por isso, o processo de planejamento é muito importante e, inclusive, pode ser determinante na identificação do problema que será resolvido ou na descoberta de oportunidades de melhoria.

Ademais, o planejamento deve estar alinhado ao propósito da empresa e a seus valores e deve contar com objetivos claros. Aliás, essa clareza é fundamental para definir as ações necessárias para alcançar os objetivos definidos.

2. Do (Fazer)

Esta é a fase em que o plano é colocado em ação. O planejamento foi projetado para servir a um propósito, certo? Portanto, para que alcance o sucesso, é crucial que os participantes o sigam conforme foi criado.

Em resumo, esta fase é dividida em três segmentos: treinamento dos funcionários envolvidos no projeto, realização das tarefas e, por fim, registro dos resultados para análise posterior.

A aplicação prática das ações pode envolver mudanças nos processos de produção, nas estratégias de manutenção e até mesmo no ambiente de trabalho.

3. Check (Verificar)

De modo geral, deve haver dois estágios de teste ao longo da duração do projeto. 

Em primeiro lugar, é importante certificar-se de que há verificações que acompanham as implementações. Elas são importantes para garantir que os objetivos do projeto sejam alcançados.

Uma segunda revisão, mais completa, é concluída no final do projeto, concentrando-se nos fracassos e sucessos. Dessa forma, é possível tirar aprendizados e otimizar as etapas para o próximo ciclo de melhoria.

4. Act (Agir)

O último passo é implementar ações corretivas para não repetir os erros dos ciclos passados. Além disso, esta etapa também avalia se as melhorias implementadas durante o ciclo foram bem-sucedidas ou não.

Se sim, os testes devem ser ampliados, fazendo mudanças ainda maiores. Se não, é preciso repetir o ciclo com um novo planejamento.

Quais são as vantagens do ciclo PDCA?

A aplicação do ciclo PDCA gera uma série de vantagens. Listamos abaixo as principais para que você tenha uma noção do potencial dessa ferramenta:

1. viabiliza um processo de melhoria contínua, sendo o foco da metodologia e uma das maiores vantagens do ciclo PDCA na resolução de problemas;
2. melhora na qualidade de tudo o que a empresa realiza, considerando, principalmente, este ciclo de melhoria contínua que é o cerne do PDCA;
3. otimiza a tomada de decisão, que passa a ser baseada em dados, tornando-a muito mais assertiva e eficaz;
4. padronização de processos, facilitando sua replicação em diferentes situações e momentos, além de conferir mais solidez aos resultados;
5. rápida adaptação às mudanças do mercado, o que é cada vez mais importante, considerando a velocidade com que as coisas têm evoluído.

Logo, podemos concordar que a importância do ciclo PDCA é inquestionável, certo?

Que tal usar a tecnologia para aprimorar os processos da sua empresa?

Como vimos, o ciclo PDCA é uma importante ferramenta para o aperfeiçoamento de processos. Quando aplicado de forma consistente, permite otimizar as operações em um processo de melhoria contínua, o que é vital para empresas que desejam se manter relevantes em um mercado que evolui de forma rápida e constante.

Contudo, há outras maneiras de aprimorar o desempenho de um negócio e melhorar seus resultados, é o caso do uso de ferramentas tecnológicas, que contribuem para tornar os processos organizacionais muito mais produtivos e eficientes.

É o caso do Zendesk Service, uma plataforma completa e robusta, porém, muito fácil de implementar e usar no dia a dia, que amplia a visão empresarial e oferece aos agentes funcionalidades-chave para elevar o nível do atendimento ao cliente.

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