GUIA cold e-mail: como contatar prospects que não pediram por isso?

Entrar em contato com potenciais clientes é o primeiro passo para iniciar um processo de venda. Mas como estabelecer uma relação com alguém que não solicitou seu produto ou serviços? 

Elaborar uma estratégia de cold e-mail pode ser uma boa solução para superar esse desafio e gerar novas oportunidades de negócio para a sua empresa.

Não é de hoje que organizações de diferentes segmentos utilizam o cold mailing como ferramenta para prospecção de clientes. E, apesar do surgimento de novas tecnologias e canais de comunicação com o público, o e-mail ainda apresenta muita relevância para as estratégias de marketing e vendas.

Com isso em mente, elaboramos aqui um guia completo com tudo o que você precisa saber sobre cold mailing.

Convidamos você a prosseguir com a leitura deste conteúdo especial para conferir nas próximas linhas o que é cold e-mail, como usar essas estratégia e muitas outras informações relevantes, incluísse dicas de como trabalhar com esse tipo de e-mail e obter bons resultados:

1. Opte pela personalização das mensagens;
2. Explique o motivo do seu contato e ofereça soluções relevantes para o prospect;
3. Seja sucinto no corpo do e-mail;
4. Fique atento à qualidade da escrita;
5. Otimize a sua estratégia com o uso de templates;
6. Utilize ferramenta tecnológicas como aliadas;
7. Utilize indicadores para acompanhar o desempenho da sua estratégia;
8. Estabeleça um fluxo de cadência;
9. Evite poluir o corpo do e-mail com imagens, vídeos e links.

Cold e-mail: o que é?

Cold e-mail pode ser definido como uma estratégia que visa prospectar novos clientes realizando disparos de mensagens por e-mail para contatos “frios”. Ou seja, que não necessariamente demonstraram interesse  nas soluções oferecidas pela empresa ou que nem sequer tinham conhecimento sobre a existência da empresa.

Porém, mesmo que o destinatário do e-mail não tenha solicitado esse contato, acredita-se que ele tem potencial para se tornar um cliente e se beneficiar dos produtos ou serviços que a empresa oferece.

O cold e-mail se assemelha bastante ao cold call. Porém, em vez das ligações telefônicas inesperadas, utiliza-se o e-mail para estabelecer um primeiro contato com potenciais clientes.

Veja também: [Tudo sobre] Cold call 2.0: o que é e como aplicar na prospecção ativa?

Qual o objetivo do cold e-mail?

O objetivo é despertar o interesse de prospects nas soluções que a empresa tem a oferecer.

A intenção por trás desse tipo de estratégia é conseguir alcançar potenciais clientes que dificilmente chegariam até a empresa voluntariamente.

Trata-se, portanto, de uma ação de outbound marketing, isto é, a empresa, representada por um vendedor, tem um papel ativo ao contactar o cliente, ao contrário do inbound marketing em que se usam conteúdos interessantes e relevantes para atrair clientes.

Veja mais: Estratégias de outbound marketing: conheça algumas das mais populares 

Cold e-mail e Spam são a mesma coisa?

É bastante comum que as pessoas confundam cold e-mail com spam. Porém, esses dois tipos de mensagem não são a mesma coisa.

O spam tem como principal característica o disparo em massa, com pouco ou nenhum critério na escolha dos destinatários. Além disso, o conteúdo das mensagens costumam ser bem padronizados, genéricos, sem personalização, com excesso de links e imagens.

Por outro lado, o cold e-mail apresenta uma abordagem mais direta, sem muitas “firulas”, com conteúdo relevante e com um tom maior de personalização. A empresa que realiza o disparo de um cold e-mail sabe para quem ela está enviando a mensagem.

Diferentemente do spam, os disparos desse tipo de e-mail não são feitos em massa, mas sim com foco naqueles em que se acredita ter um significativo potencial para se tornarem clientes.

Existe uma segmentação dos contatos, selecionando as características de empresas ou pessoas que realmente podem ter uma melhor chance de se interessar por suas soluções.

Veja como fazer isso aqui: O que é segmentação de clientes e como categorizar sua base de contatos? 

Em que casos a estratégia de cold mailing é mais recomendada?

Qualquer empresa pode fazer uso da estratégia de cold e-mail para prospectar novos clientes e obter bons resultados com isso.

No entanto, o cold mailing é especialmente indicado para quem trabalha com vendas mais complexas e deseja chamar a atenção de prospects que dificilmente procurariam essa empresa de forma voluntária em busca das soluções que ela oferece.

O cold e-mail também é recomendado como aliado da estratégia de social selling, que é a busca por novos clientes utilizando as redes sociais.

Este vídeo do Thiago Reis, consultor que atuou no departamento de vendas das maiores empresas de tecnologia do Brasil, traz mais dicas de como e quando usar cold mailing:

Quais as vantagens de aderir à estratégia de cold mailing?

A decisão de adotar uma estratégia de cold mailing pode ser bastante vantajosa, especialmente para empresas que possuem uma lista significativamente volumosa de contatos que ela deseja prospectar.

Isso porque realizar disparos desse tipo de email é bem mais barato e fácil de fazer do que as cold calls.

Outro ponto que conta a favor do cold mailing é que se trata de uma estratégia menos invasiva. Você não interrompe o seu potencial cliente para passar uma mensagem ou oferecer soluções no meio de uma reunião, por exemplo, o que ocorre quando faz cold calls.

O e-mail, por ser uma comunicação assíncrona (em que o receptor da mensagem a lê ou interage com ela não necessariamente de imediato). Quem recebe o e-mail geralmente o faz em um momento em que resolve verificar as mensagens em sua caixa de entrada, o que torna essa estratégia menos intrusiva.

Também é considerada uma vantagem do cold e-mail a possibilidade de gerar escalabilidade por meio do uso das ferramentas certas.

Leia mais: Guia definitivo para automação de emails de vendas

Quais as desvantagens da estratégia de envio de cold e-mail?

Por outro lado, o cold mailing pode não ser a estratégia de prospecção ideal devido a algumas desvantagens.

Por exemplo, pode ser que o endereço de e-mail que você tem do seu prospect pertença a outra pessoa, esteja desativado ou então é acessado por diferentes pessoas de uma mesma empresa ou setor.

Outra desvantagem é o desafio de identificar quem são os tomadores de decisão para os quais o e-mail deve ser destinado.

Tudo isso pode consumir bastante tempo e esforços, o que não é recomendado quando o retorno que se espera de uma eventual venda for muito baixo.

9 dicas de como trabalhar com cold e-mail e obter bons resultados

Bom, agora que você já conhece mais sobre a estratégia de cold mailing, que tal descobrir como trabalhar com cold e-mail na sua empresa?

Separamos aqui nove dicas que podem te ajudar nessa missão e fazer com que você obtenha bons resultados utilizando essa estratégia de prospecção de clientes.

1 – Opte pela personalização das mensagens

Para trabalhar com a estratégia de cold mailing de maneira bem sucedida, é fundamental que você não abra mão de personalizar as mensagens enviadas para os prospects.

Sempre use o nome dele na primeira linha!

Algo como:

Prezado Fernando, como vai?

Além de poder evitar que o e-mail vá parar na caixa de spam, a personalização aproxima o prospect da sua empresa e faz com que ele fique mais interessado pelo conteúdo da mensagem.

2 – Explique o motivo do seu contato e ofereça soluções relevantes para o prospect

É muito importante que logo no começo do e-mail você já deixe claro o motivo do seu contato.

Além disso, é interessante que você ofereça soluções que sejam relevantes para esse prospect. Para isso, você deve antes fazer uma pesquisa sobre esse potencial cliente, buscando investigar suas dores, necessidades e problemas que o seu produto ou serviço é capaz de resolver.

3 – Seja sucinto no corpo do e-mail

Outra dica valiosa de como trabalhar com cold e-mail é: seja sucinto ao redigir a mensagem e exerça o seu poder de síntese.

Prefira sempre ir direto ao ponto. O cold e-mail não é um conteúdo institucional para você dedicar longas linhas falando sobre a sua empresa.

Procure sintetizar em parágrafos curtos as informações mais importantes. Seja preciso na sua oferta e foque nos problemas do seu prospect.

4 – Fique atento à qualidade da escrita

É de extrema importância que você se atente também à qualidade da escrita nos  e-mails.

O texto precisa ser redigido sem erros de ortografia ou gramaticais. Portanto, não deixe de fazer uma revisão no texto dos cold e-mails, pois erros de português podem comprometer a sua credibilidade e afastar o prospect.

5 – Otimize a sua estratégia com o uso de templates

Essa é uma dica que pode ser bastante útil para sua estratégia de cold mailing, especialmente se a sua lista de contatos for muito extensa.

Com o uso de templates, é possível criar modelos de e-mail padronizados. Dessa forma, você não precisa redigir cada nova mensagem totalmente do zero; basta você fazer pequenos ajustes para dar um toque de personalização.

6 – Utilize ferramenta tecnológicas como aliadas

Existem diferentes soluções tecnológicas que podem te ajudar a colocar sua estratégia de cold mailing em prática e obter bons resultados.

Você pode utilizar, por exemplo, ferramentas de automação de marketing, de pesquisa online de prospects e de gestão de clientes para você organizar as informações sobre os contatos.

Leia também: Automação de marketing digital: o que é e como aplicar na sua empresa?

7 – Utilize indicadores para acompanhar o desempenho da sua estratégia

Para garantir que a sua estratégia seja bem sucedida, é indispensável acompanhar o desempenho dos seus e-mails.

Para isso, faça uso de indicadores de desempenho, como taxa de abertura de e-mail, taxa de cliques, taxa de respostas e taxa de conversão.

8 – Estabeleça um fluxo de cadência

O fluxo de cadência é uma parte importante do planejamento do e-mail. Por meio dele, é possível determinar a quantidade de mensagens que serão enviadas para cada contato e o intervalo de tempo entre cada envio.

Estabelecer um fluxo de cadência é necessário porque, na maioria das vezes, não será no primeiro cold e-mail que você vai obter uma resposta favorável do seu lead.

Além disso, com o fluxo de cadência fica definido um limite de tentativas de contato por e-mail, evitando inundar a caixa de entrada do lead – o que pode pegar mal para a imagem da sua empresa.

Saiba mais: Cadência de Prospecção: o que é e como fazer?

9 – Evite poluir o corpo do e-mail com imagens, vídeos e links

Por fim, encerrando nossas dicas de como trabalhar com este tipo de e-mail, lembre-se do bom e velho ditado: menos é mais.

Ao redigir seus e-mails frios, evite encher o corpo do e-mail com imagens desnecessárias e muito pesadas, assim como vídeos e links.

Além de acender um alerta de spam, isso pode fazer com que o destinatário desista de ler o conteúdo da mensagem porque as imagens estão demorando para carregar e ele está com receio de clicar nos links inseridos.

Usando essas técnicas, seus clientes abriram muito mais e-mails, entenda isso melhor neste post: Taxa de abertura de e-mail: como calcular e qual a ideal?

Exemplo de cold e-mail para captar lead

E então, o que achou das nossas dicas de como trabalhar com cold e-mail?

Para encerrar nosso guia, separamos aqui um exemplo de cold e-mail que pode servir de inspiração caso você tenha interesse em aderir a essa estratégia para prospectar novos clientes.

Nesse exemplo, o foco está em passar uma imagem de autoridade.

Assunto: [Mencione uma vantagem que o seu produto ou serviço oferece]

Olá, [nome do prospect]! Como vai?

Meu nome é [seu nome] e sou representante da [nome da empresa]. Somos especializados em atender empresas/pessoas que [cite algumas das necessidades que você identificou neste prospect].

Temos casos de clientes que conseguiram melhorar esse importante aspecto do negócio em [cite alguma porcentagem] em [cite tempo].

Pela nossa pesquisa, verificamos que a sua empresa passa por desafios semelhantes. Felizmente, acredito que temos a solução que você precisa.

Será que podemos agendar [uma visita presencial ou uma ligação] para entendermos melhor suas necessidades e apontarmos uma solução sob medida?

Estou à disposição!

Obrigado e bom dia!

[Assinatura com telefones para contato]

Perceba que a mensagem é clara e objetiva sobre como sua solução vai trazer resultados para a empresa. Além disso, aponta números e dados que comprovam essa afirmação.

É importante que o assunto do e-mail já indique o benefício que a solução vai trazer, porque é isso que as pessoas procuram. Evite falar de descontos ou promoções.

Tente algo como:

• 10% menos atrasos nas entregas! Que tal isso para você?
• Chega de erros em cálculos trabalhistas: NOVA solução! 
• Nunca mais esqueça uma reunião com cliente.

Note que todas essas frases têm no máximo 55 caracteres, que é a quantidade que normalmente aparece na sua caixa de e-mail.

Por falar em dicas de como escrever e-mails de vendas, trouxemos outro especialista na área para ajudar você, com a palavra Thiago Concer:

Bem, agora que você já sabe como usar corretamente o cold mail, implemente esta estratégia em sua empresa com ajuda de um software especializado em gerar as melhores experiências para seus clientes.

O Zendek Sell é o CRM que maximiza sua produtividade porque reúne todas as informações que você precisa em um só lugar, por meio de uma estrutura omnichannel. Assim, seus clientes podem mudar de plataforma de contato (e-mail, redes sociais, telefone etc.) sem atritos e seus atendentes e vendedores têm uma visão completa de todas as interações com eles.