Guia prático: como agilizar o atendimento ao cliente?

Cada vez mais parece que temos menos tempo para realizar qualquer atividade. Pensar que seu cliente também passa por essa situação é uma das maneiras de otimizar a experiência dele na sua empresa.

Entender como agilizar o atendimento ao cliente é um dos princípios mais importantes para oferecer uma boa experiência. Quer saber como fazer isso?

Continue a leitura para compreender a importância de um atendimento ágil e eficiente, mais algumas dicas de como implementá-lo. 

Importância do atendimento ao cliente

Antes de entender como agilizar o atendimento ao cliente na sua empresa, você sabe qual é a importância dessa área no desenvolvimento do seu negócio?

De acordo com os dados do Relatório de Tendências da Experiência do Cliente 2022 da Zendesk, o atendimento ao cliente é visto como um dos diferenciais competitivos. Como assim?

Segundo a pesquisa, empresas que pensam mais na satisfação dos seus consumidores têm mais chances de conseguir convertê-los em clientes. Agora, caso a experiência oferecida seja ruim, as pessoas estão dando cada vez menos “segundas chances”. 

Em números, 61% dos clientes vão até outra empresa quando não são bem atendidos. Quando são duas experiências ruins, esse número aumenta para 76%. 

Leia também: Comportamento do consumidor: 4 tendências para acompanhar e o que mudou com a pandemia.

Como agilizar o atendimento ao cliente? 7 dicas

Entendendo a importância de um atendimento eficiente na experiência do cliente na sua empresa, é preciso aplicar estratégias que vão de encontro às necessidades desse público. Caso a otimização do tempo no atendimento seja algo importante é preciso avaliar como agilizar o atendimento ao cliente.

Para te ajudar nesse caminho, separamos sete dicas para melhorar a experiência do seu cliente. São elas:

• não deixe seus clientes esperando;
• evite textos ou assuntos longos;
• treine suas equipes de atendimento;
• tire todas as dúvidas;
• evite o atendimento por e-mail;
• atendimento via whatsapp, chat ou telefone? Omnichannel;
• escolha uma boa ferramenta de atendimento ao cliente.

Confira a seguir os detalhes de cada uma delas.

1- Não deixe seus clientes esperando

A primeira dica de como agilizar o atendimento ao cliente é não deixá-lo esperando. Ninguém gosta de ficar escutando uma música por mais de 30 segundos quando quer resolver algum problema ou dúvida.

Essa longa espera pode irritar seu cliente e fazer com que a experiência, que poderia ter o tempo otimizado, seja ruim. Caso analise que há períodos que esse suporte é mais requerido pelos clientes, contrate operadores temporários.

Outra dica é investir em um bom sistema de Help Desk. Assim, essas solicitações serão otimizadas sem ser necessário ter um primeiro contato de maneira “manual”.

Saiba mais: O que é help desk? Guia sobre o tema

2- Evite textos ou assuntos longos

É preciso entender que um atendimento eficiente não se faz com o princípio de que “quanto mais conversa melhor”. A conversa precisa existir de maneira humanizada e empática, mas ela precisa ter o foco de ajudar o cliente. 

Portanto, evite textos ou assuntos pelo telefone muito longos e que não vão influenciar na resolução das dúvidas ou problemas do cliente. Vá direto ao ponto!

3- Treine suas equipes de atendimento

Para que esse atendimento seja agilizado e ao mesmo tempo eficiente, é preciso que se invista em treinamento e cursos para os seus colaboradores. Existe uma grande gama de certificações tanto gratuitas quanto pagas que podem auxiliar suas equipes.

Alguns exemplos de instituições que os oferece:

• Senac;
• Sebrae;
• FGV;
• Prime Cursos;
• Iped.

Além dos cursos, palestras também são bem-vindas. Muitas vezes apresentar alguém que vivencia a rotina de atendimento e vendas na prática pode fazer com que seus agentes se engajem cada vez mais. 

4- Tire todas as dúvidas

Nunca termine um atendimento com seu cliente ainda tendo dúvidas. É importante ser conciso, contanto que as informações sejam transmitidas de maneira fluida. 

Evite ficar indo e voltando em um mesmo assunto, isso pode acabar confundindo seu cliente. Para que isso não aconteça, utilize a dica dois. Isso vai fazer com que o cliente tenha todas as respostas que precisa, com um atendimento ágil e eficaz.

5- Evite o atendimento por e-mail 

A quinta dica de como agilizar o atendimento ao cliente é não fazê-lo por e-mail. Mesmo que seja um canal muito importante para as etapas de fidelização e prospecção do cliente, no atendimento o e-mail faz com que a comunicação seja muito demorada. 

Prefira meios onde a conversa acontece de maneira mais natural, sem que seja preciso esperar tanto para uma resposta. Alguns exemplos para isso são o WhatsApp, chat ou atendimento por telefone.

6- Atendimento via whatsapp, chat ou telefone? Omnichannel

Com um atendimento via WhatsApp você estará focando em estar no canal onde seu cliente também se encontra. O atendimento via chat acontece, muitas vezes, em um primeiro contato do cliente com a sua empresa. 

Já o atendimento por telefone, quando bem feito e sem deixar o cliente na espera infinita, otimiza muito o tempo dele. Mas, e se a gente te falar que existe a possibilidade de integrar todos os canais de comunicação da sua empresa?

O atendimento omnichannel, junta o WhatsApp, telefone e atendimento via chat em um só “local”. Com ele, independentemente de onde seu cliente fizer o primeiro contato com a sua empresa, é possível prosseguir o atendimento pelo canal que ele preferir.

E o melhor disso é que a conversa não se perde e também não há a necessidade de repetição de assuntos já citados. O motivo é que todos os dados são armazenados em um mesmo local e, portanto, sempre que o cliente entrar em contato, os atendentes têm acesso ao histórico do mesmo.

Também pode te interessar: Aprenda porque chat omnichannel pode melhorar o suporte da sua empresa.

7- Escolha uma boa ferramenta de atendimento ao cliente

A última dica que irá auxiliar na otimização do tempo do cliente e dos agentes, é investir em uma boa ferramenta de atendimento ao cliente. Escolha um software que apresente uma solução completa para essa área tão importante da sua empresa.

Um exemplo é o software de atendimento da Zendesk. Com ele você proporcionará uma experiência mais completa ao seu cliente e também apoio aos seus colaboradores.

CRM de vendas: otimize seus processos

Agora que sabe a importância de entender como agilizar o atendimento ao cliente, que tal oferecer mais produtividade nesse suporte e gerenciamento dos clientes e leads? É o que faz um CRM de vendas.

Softwares de vendas como o CRM – Customer Relationship Management (em português, Gestão do Relacionamento com o Cliente) ajudam o trabalho dos profissionais de vendas e atendimento. Um dos principais do mercado é o Zendesk Sell.

A Zendesk é uma empresa bem conhecida no que se diz respeito a soluções de atendimento ao cliente. Com esse software a equipe de vendas fica mais preparada para oferecer uma melhor experiência. 

Sabendo que o cliente é o foco para a estratégia de crescimento da sua empresa, ter um software de CRM de vendas é parte importante nessa evolução. Faça uma avaliação gratuita do Zendesk Sell e dê mais um passo para o desenvolvimento do seu negócio.