Como aumentar a produtividade e manter os custos baixos na empresa?

Uma das estratégias para melhorar o desempenho nos negócios é apostar em táticas de como aumentar a produtividade e manter os custos baixos. Mudanças nos processos operacionais, nas ferramentas e na comunicação são transformações simples que dão mais flexibilidade para o trabalho da equipe.

Um estudo da Harvard Business Review destaca que as pessoas trabalham mais quando alguém acompanha e demonstra gratidão por seu empenho na função. Por isso, os gestores e líderes precisam criar um ambiente motivador o suficiente para manter os profissionais focados e produtivos.

As estratégias de redução de custo devem ser planejadas não só para cortar gastos do ponto de vista financeiro, mas também para otimizar os processos de trabalho da empresa.

Continue a leitura do artigo e aprenda dicas de produtividade no trabalho e otimização de processos para redução de custos.

Boa leitura!

Como aumentar a produtividade e reduzir custos?

Para aumentar a produtividade e manter os custos baixos vale a pena analisar as soluções de automação que podem beneficiar as atividades da empresa, as opções de modelo de trabalho, os métodos de controle financeiro existentes, o fluxo de trabalho e a gestão de compras e fornecedores.

Esses são alguns exemplos iniciais de mudanças que contribuem para melhorar o trabalho das equipes, além de manter as custo operacional mais baixo, utilizando soluções mais eficientes e atuais.

Confira a seguir, como colocar em prática cada uma das dicas para redução de custo.

1. Implemente ferramentas de automação

Uma tática para aumentar a produtividade e manter os custos baixos é implementar ferramentas de automação no fluxo de trabalho dos departamentos.

No atendimento ao cliente, por exemplo, a equipe que resolve os tickets pode trabalhar em conjunto com um chatbot que responde perguntas básicas dos clientes online e de forma automática. 

A automação ajuda o time a focar nas demandas mais complexas, que devem ser acompanhadas de perto, ao mesmo tempo que fornece respostas rápidas para solicitações dos clientes.

Outras áreas que podem ser automatizadas com a implementação de softwares são: gestão de pedidos, gerenciamento de folha de pagamento, coleta de dados, vendas, entre outras.

2. Adote a cultura do trabalho remoto

A pandemia da COVID-19 impactou as empresas em diversos níveis, principalmente em relação ao modelo de trabalho. Um dos legados desse período foi a flexibilização do trabalho remoto com o objetivo de aumentar a produtividade e manter os custos baixos.

Apesar da época da pandemia o trabalho remoto ter sido adotado no susto, hoje, essa mudança pode ser planejada e seguir uma estratégia. Existe a opção de adotar o modelo 100% remoto ou híbrido, em que a jornada laboral é dividida entre dias de trabalho presencial e a distância.

Com um planejamento, a empresa consegue fazer cálculos com a previsão de economia nos custos e qual o orçamento para manutenção das operações remotas.

Além disso, existem muitas ferramentas de gerenciamento de trabalho remoto que facilitam o andamento das atividades e a colaboração da equipe. Dessa forma, as reuniões, a comunicação e o compartilhamento de documentos e dados fica mais fácil.

3. Mantenha um controle financeiro assertivo

O sucesso das estratégias voltadas para aumentar a produtividade e manter os custos baixos depende de um controle financeiro assertivo. O controle envolve o monitoramento do fluxo de caixa e a criação de um planejamento financeiro.

O objetivo é cortar gastos desnecessários, monitorando o fluxo de saídas diário. Por outro lado, o planejamento analisa cada setor e seus gastos mensais separadamente. 

Com esses dados, o departamento financeiro avalia como otimizar a execução das tarefas, incluindo novas ferramentas e processos. Sabendo o que é prioridade em cada área, o controle de custos é mais assertivo.

Leia mais >>> Financeiro e vendas: como esses setores-chave se complementam?

4. Revise o fluxo de trabalho de cada área

A revisão dos fluxos de trabalho nas áreas da empresa serve para identificar o que está funcionando e o que não está. A partir dessa revisão, abordagens mais ágeis podem ser criadas para que a equipe trabalhe melhor e seja mais produtiva. 

Além disso, identificando gargalos nas operações de produção e nos processos comerciais, é possível cortar gastos para criar um passo a passo enxuto, mantendo a fluidez das atividades.

Uma das medidas que contribui para eliminar gargalos de seu fluxo de trabalho é reduzir o número de projetos de trabalho em andamento. Para isso, é necessário analisar quais processos atrasam a conclusão e a liberação de projetos ou do escoamento da produção.

Aprenda mais dicas no artigo: 10 dicas para melhorar seu fluxo de trabalho.

5. Otimize os processos de gestão de fornecedores

Quando o assunto é aumentar a produtividade e manter os custos baixos, a gestão de fornecedores e compras deve ser feita de forma estratégica. Um estoque bem gerenciado mantém a equipe de produção ativa, evitando pausas desnecessárias ou atraso.

Para manter o ciclo de abastecimento, a equipe de compras pode usar o poder de barganha da empresa com os fornecedores com o objetivo de economizar comparando preços e pedindo descontos. 

Em troca, pode fechar parcerias com parceiros confiáveis e que entregam um bom trabalho.

Análise de custos e produtividade: 3 critérios para maximizar resultados

Um cuidado essencial durante a otimização de processos para redução de custos é não pedir simplesmente que a equipe “faça mais com menos”. Traduzindo, a empresa está dizendo:

“Queremos aumentar a produtividade e esperamos que vocês trabalhem mais, por mais tempo e sem nenhuma melhoria na estrutura operacional”.

Isso pode gerar um ambiente cansativo ao invés de produtivo. Então, como as organizações podem maximizar a capacidade das suas equipes, sem causar danos irreparáveis à cultura organizacional?

Para ajudar a maximizar o aproveitamento dos recursos e aumentar, reduzir custos e melhorar a lucratividade, siga esses três critérios:

1. Mantenha a equipe atualizada com informações precisas sobre como a empresa pretende melhorar, o que vai fazer para alcançar esse objetivo e o que se espera do time.
2. Concentre as mudanças nas atividades base que são essenciais para fazer a empresa funcionar.
3. Divulgue a nova visão da empresa para que a equipe se engaje e faça bom proveito das ferramentas e do modelo de trabalho implementados.  

Como aumentar a produtividade no atendimento ao cliente?

O atendimento ao cliente é um setor-chave dentro das empresas, pois monitora a satisfação e fideliza os clientes, monitorando todas as demandas que chegam durante o processo de compra e também no pós-venda.

Conforme as operações escalam, é fundamental que o time tenha o apoio de ferramentas que agilizam a distribuição de tickets e as respostas para as demandas que chegam pelos diversos canais de contato.

O Zendesk Service é a solução de atendimento ao cliente mais completa e fácil de usar que acompanha o crescimento da sua empresa. 

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