Como gerir equipes em home office? 8 dicas práticas e eficazes!

Aprender como gerir equipes em home office é fundamental para aqueles que desejam se destacar no mercado e otimizar os resultados. Isso acontece, em especial, porque esse tipo de trabalho deve continuar, mesmo após a crise sanitária. 

Segundo a pesquisa da plataforma que conecta freelancers a empresas da América Latina, a ideia é que 84,2% dos líderes continuem com o trabalho remoto. Sabia disso?

O estudo levantou, ainda, quais foram as ações que os líderes consideram prioritárias para melhorar o trabalho remoto. De acordo com 35,7% dos entrevistados, a tecnologia e a conectividade são os pontos-chave. 

Se você é um líder que enfrenta esse problema e outros desafios relacionados, continue lendo o artigo. A partir de agora, traremos dicas para saber como monitorar o home office e cuidar da equipe à distância, sem perder a produtividade. 

Em paralelo, você conhecerá algumas ferramentas que ajudam a garantir mais conectividade entre os colaboradores da sua equipe. 

Boa leitura!

O que você precisa saber sobre como gerir equipes em home office?

Para aprender como gerenciar uma equipe home office, é preciso estar ciente de que há desafios, mas também oportunidades. Logo de cara, percebe-se que há diferenças no gerenciamento de um time que está presencialmente na empresa.

Muita confiança e boa comunicação são fundamentais entre líderes e colaboradores que não se veem regularmente. 

Além disso, é preciso dar autonomia a esses profissionais. Dessa forma, os gestores podem se concentrar na criação de um ambiente no qual sua equipe virtual não irá apenas funcionar, mas ainda prosperar.

O termo virtual, nesse caso, significa trabalhar de casa, em regime home office ou teletrabalho. Pode, também, fazer referência a uma equipe “distribuída”, ou seja, um time com membros divididos em vários escritórios. 

De qualquer modo, saber como gerenciar uma equipe home office é uma habilidade que pode ser aprendida ou mesmo aprimorada. Isso inclui:

• prezar pela boa comunicação;
• colocar em prática ideias para manter o trabalho divertido e dinâmico;
• usar ferramentas certas que promovam a eficiência e a transparência.

Afinal, como gerir equipes em home office efetivamente? 

Brent Gleeson, fundador e CEO da Taking Point Leadership, um palestrante conhecido mundialmente, acredita que o primeiro passo é entender os fatores que tornam o trabalho remoto especialmente exigente.

“Caso contrário, funcionários de alto desempenho podem sofrer declínios no desempenho e no engajamento no trabalho quando começam a trabalhar remotamente, especialmente na ausência de preparação e treinamento”, explica. 

Nessa linha, Gleeson lista quais são os desafios mais comuns do trabalho remoto:

• falta de supervisão presencial;
• falta de acesso à informação;
• isolamento social;
• distrações em casa;
• problemas aprimorados com silos já existentes.

Como uma forma de resolver esses problemas, o especialista destaca o quanto os check-ins diários são importantes.

“Isso pode parecer um exagero, mas para gerentes e equipes novas no trabalho remoto, isso é fundamental. E onde e-mail, telefone e mensagens de texto podem ter sido suficientes, os gerentes bem-sucedidos em seus esforços de liderança remota estão tendendo ao uso mais frequente de videoconferência para estabelecer a interação cara a cara que agora está faltando”, pontua. 

Gestão de pessoas em home office

A forma de trabalhar mudou nos últimos anos. As empresas que não contavam com times distribuídos em diferentes locais ou que não tinham a cultura do teletrabalho precisaram aprender como gerenciar uma equipe home office em pouco tempo.

Porém, ao que tudo indica, esse modelo de trabalho veio para ficar — quando não totalmente, pelo menos em parte.

Em estudo realizado em 17 países, incluindo o Brasil, mostrou que 30% das empresas pretendem continuar com o trabalho remoto mesmo após o término da pandemia.

Outra pesquisa, realizada exclusivamente com empresas brasileiras de grande, médio e pequeno porte, apontou que 94% das organizações aprovam o home office. Porém, 70% pretende manter apenas 25% do quadro de funcionários trabalhando de casa.

O percentual pode parecer baixo, mas, ainda assim, é preciso considerar que haverá colaboradores trabalhando remotamente. E eles precisarão de uma boa gestão de equipe a distância.

Assim, independentemente de ser um time composto por 100 ou por 5 funcionários, saber como gerenciar uma equipe home office é essencial para trazer bons resultados para todos: empresa, colaboradores e, claro, clientes.

Não deixe de ler: “Atendimento ao cliente home office: proteção contra o coronavírus e mais produtividade”

8 dicas para descobrir como como gerir equipes em home office

Seja qual for a abordagem da sua empresa, veja oito dicas de como gerenciar uma equipe home office de maneira prática e bastante eficiente.

1. Deixe claros os objetivos e as expectativas

Para alguns, trabalhar de casa pode dar a (falsa) impressão de que metas, prazos e propósitos são diferentes de quando estamos fisicamente na empresa. No entanto, é bem importante explicar que nada mudou, exceto o local de trabalho.

Dessa forma, um dos primeiros passos quando se está descobrindo como gerenciar uma equipe home office é deixar claro que os objetivos continuam os mesmos.

A dinâmica remota pode ser semelhante à do trabalho físico. Você deve alinhar com o colaborador o que se espera dele e encontrar alternativas para motivar e engajar, mesmo a distância. 

Brent Gleeson explica o quanto é importante focar nos resultados – e não nas atividades. 

“Isso é amplamente conhecido como uma prática recomendada para aumentar o engajamento e capacitar os funcionários. Definir claramente as metas e os resultados desejados e permitir que os funcionários (que têm treinamento e recursos para executar – essa parte é importante) desenvolvam um plano de execução aumenta a criatividade e a propriedade. Em um ambiente remoto, é ainda mais difícil microgerenciar pessoas. Oh espere, isso é uma coisa boa, certo?!”.

Além de garantir bons resultados da empresa, salientar o que se espera de cada funcionário é uma maneira de motivá-los e engajá-los a continuar dando o seu melhor, mesmo a distância.

Sua empresa trabalha com vendas? Então, leia o artigo: “Como estabelecer metas de vendas possíveis de serem alcançadas? Veja em 5 passos!”

2. Defina as regras e as normas de trabalho

Outro ponto bem importante para saber como gerenciar uma equipe home office com eficiência é definir as regras e as normas que regem esse modelo de trabalho.

Obviamente, tudo depende da cultura da empresa. Por exemplo, alguns setores podem trabalhar com volume de produção. Logo, não importa o horário em que o colaborador trabalhe, desde que entregue as demandas dentro do prazo estabelecido.

Por outro lado, há segmentos nos quais é preciso cumprir um determinado horário, como telemarketing e call center. Neles, o colaborador deve estar disponível em um período definido.

Nesse contexto, é vital destacar para os colaboradores quais são as regras que devem ser cumpridas, como:

• quando precisam estar online;
• qual tempo de resposta deve ser atendido em cada solicitação;
• entre outras questões.

3. Leve a cultura da empresa para o home office 

Uma cultura forte mantém empresas unidas. Mas a forma como costumávamos nos conectar e construir culturas organizacionais mudou drasticamente com a Covid-19. Isso requer novas estratégias para manter as equipes unidas e prósperas.

Assim como formato presencial, pode-se criar estratégias para promover a cultura na empresa no trabalho remoto. Aliás, vale acompanhar os insights de Konstantin Korotov, professor de comportamento organizacional na ESMT Berlin.

No artigo da Forbes, ele lista algumas orientações para que você aprenda como levar a cultura da empresa para o home office. Confira!

Crie um processo de boas-vindas 

Se sua organização não tiver um evento formal de boas-vindas para novos contratados, considere criar um. Pense nos recursos que ajudarão a conhecer a empresa, a história e seus valores. 

Tenha um pacote de informações sobre a estratégia da empresa, principais análises de clientes, portfólio de produtos, etc. Se possível, organize um tour virtual pelas instalações de produção ou escritórios nas áreas geográficas relevantes. 

Defina metas de aprendizado cultural 

Inclua no plano as expectativas sobre o desenvolvimento de relacionamentos, aquisição de conhecimentos específicos e agilidade nas tarefas. Certifique-se de deixar algum espaço para os próprios objetivos de integração do novo contratado e tarefas de aprendizado de cultura. Combine o ritmo dos check-ins e as formas de pedir ajuda e apoio.

Desenhe o mapa 

Compreender e navegar nas relações organizacionais são fundamentais para o sucesso do recém-chegado. Um mapa real dessas conexões pode ser feito a partir de fontes internas (descrição de funções, grupos e comitês de trabalho ou documentos relacionados à transferência de cargo) e externas (contratos com um fornecedor ou informações sobre um relacionamento com um cliente crítico).

Trabalhe a integração

Leve o recém-chegado com você para reuniões (virtuais) que o ajudariam a entender melhor seus planos e preocupações;

Construa amigos na equipe

Peça voluntários para servir como um “amigo” para a pessoa, mas não deixe que decidam completamente como servir na função. Peça suas ideias sobre como eles poderiam se beneficiar de ter um “amigo” e adicione algumas de suas próprias expectativas para o processo.

Tenha escuta ativa

Ao apoiar ou negar um pedido, concordar com as ideias do recém-chegado ou pedir-lhe para fazer algo diferente, dê uma explicação. E, ao fazê-lo, tente fazer uma conexão com os aspectos culturais que você quer que ele aprenda. 

4. Oriente os colaboradores a desenvolver uma rotina de trabalho

Para muitas pessoas, trabalhar de casa é um verdadeiro desafio. Já para outras, essa dinâmica funciona muito bem. E, quando se descobre como gerenciar uma equipe home office, entende-se que, para o time funcionar, é vital que todos estejam confortáveis com o dia a dia de trabalho.

Por isso, lembre-se de recomendar aos colaboradores que criem uma rotina de trabalho. Quando possível, vale sugerir e incentivar que os membros do time definam os horários de início da jornada, de almoço e de término. 

Nesse sentido, um bom caminho para mantê-los motivados é ajudar a separar os compromissos pessoais dos de trabalho. Com isso, pode-se entregar os melhores resultados.

O objetivo não é trabalhar com o microgerenciamento, mas sim ajudar o time a se organizar da melhor forma. 

5. Mantenha-se perto da equipe, mesmo a distância

Ainda que esteja distante, o gestor precisa se fazer presente para dar mais segurança aos profissionais. Aqui, não estamos falando de ficar o dia inteiro conectado aos colaboradores, cobrando resultados, bem ao contrário disso.

Como dissemos no início deste artigo, confiança e autonomia são dois pontos fundamentais para que o trabalho home office dê certo.

E, quando falamos em “se manter perto da equipe mesmo a distância”, estamos nos referindo  a estar disponível para o time sempre que um funcionário precisar do seu auxílio. Isso, claro, dentro da jornada de trabalho pré-estabelecida.

Demonstrar empatia é outro ponto que Brent Gleeson também considera importante. 

“Especialmente no contexto de uma mudança abrupta para o trabalho remoto, é importante que os gerentes reconheçam o estresse, ouçam as ansiedades e preocupações dos funcionários e tenham empatia com suas lutas. 

Pesquisas sobre inteligência emocional e contágio emocional nos dizem que os funcionários procuram seus gerentes em busca de dicas sobre como reagir a mudanças repentinas ou situações de crise. Como dizemos nas equipes Navy SEAL, ‘a calma é contagiosa’. Mas adivinhem? Assim é o pânico. Então, relaxe”, completa. 

6. Estabeleça uma boa comunicação com seu time

Uma maneira de atender ao quesito anterior e, ao mesmo tempo, manter a boa comunicação com a equipe, é promover reuniões virtuais frequentes. Nunca é demais lembrar o quanto os encontros são importantes na conexão com o time. 

Você pode aproveitar essas ocasiões para esclarecer dúvidas comuns na equipe, fornecer feedbacks, apresentar os resultados alcançados pela empresa, entre outros assuntos.

Além disso, é essencial definir e utilizar diferentes canais de comunicação, conforme a necessidade. Por exemplo, dependendo do que precisa ser tratado, pode-se conversar por e-mail, WhatsApp ou Slack. 

O mais importante é definir quais são os canais de comunicação oficiais da empresa e quando usar cada um. Em seguida, basta deixar isso claro a todos os colaboradores remotos.

Aproveite e leia também: “Gestão de equipe de Customer Success no trabalho remoto – 7 dicas para bons resultados”

7. Forneça a infraestrutura necessária para execução das tarefas

A fim de garantir o bem-estar e a produtividade, algumas empresas oferecem aos funcionários os equipamentos e mobiliários para que possam trabalhar em home office.

No entanto, isso não é uma regra. E mais: a oferta de uma infraestrutura adequada pode ser atendida com a instalação e a liberação de acesso aos softwares necessários no dia a dia, atualização de sistemas, entre outros pontos.

Tudo vai depender do porte da sua empresa e do que é preciso para que os profissionais executem suas tarefas. 

8. Disponibilize boas ferramentas e softwares

Diversos estudos já mostraram que a infraestrutura do home office ainda é um desafio para funcionários e empresas. Por isso, investir em boas ferramentas e softwares pode trazer mais qualidade de vida e produtividade para os colaboradores. 

Zendesk Sell

Se você tem uma equipe de vendas, por exemplo, o Sell é uma ótima solução para seu negócio. Trata-se de um CRM que maximiza a produtividade, a visibilidade do pipeline e a receita das equipes. 

A tecnologia fornece ferramentas integradas que mostram o contexto completo da conta do cliente em um único lugar. Não é necessário utilizar diversos recursos complexos e que não trazem informações suficientes. 

Essa funcionalidade mantém os colaboradores no loop e permite que eles aproveitem as oportunidades. Por exemplo, quando um ticket de suporte se transforma em perguntas sobre novos produtos, o lead pode ser transmitido para a equipe de vendas. 

E manter o controle é fácil, porque a captura de dados é automatizada, de modo que representantes e agentes podem ficar alinhados. Adicionalmente, a ferramenta permite que o time monitore o pipeline de vendas com facilidade. 

Você pode criar e gerenciar um pipeline que esteja alinhado aos seus negócios, para que seus representantes possam priorizar os clientes atuais e em potencial. E o melhor: tudo isso pode ser feito no conforto da sua casa, com computador ou celular conectado à internet. 

Quer mais? 

Veja abaixo outros benefícios da ferramenta:

• fazer chamadas;
• enviar e-mails;
• programar reuniões;
• visualizar o histórico de oportunidades; 
• listas inteligentes para segmentar e filtrar leads e oportunidades em tempo real.

Zendesk Service 

Outra ferramenta bastante interessante que pode auxiliar no trabalho remoto é o Service. Ele é uma solução de atendimento ao cliente completa e fácil de usar, que acompanha o crescimento da sua empresa.

Em uma única ferramenta, sua equipe fornece suporte para qualquer canal. Dessa forma, os clientes podem entrar em contato, seja por meio de mensagens, chat em tempo real, redes sociais, e-mail ou voz.

Outra funcionalidade é a criação da central de ajuda integrada e do fórum da comunidade. Assim, os consumidores podem resolver os problemas de forma independente, liberando mais tempo para que os agentes se concentrem nas situações mais complexas. 

Você ainda pode personalizar a experiência para cada consumidor, em grande escala. Com a automação e os bots viabilizados por IA, que armazenam o contexto, não é preciso repetir as informações quando entrar em contato com a marca. 

A ferramenta também facilita o rastreamento, a priorização e a resposta aos clientes com um espaço de trabalho do agente unificado. E, com o contexto completo, incluindo mais de 1.000 integrações incorporadas, os agentes podem oferecer um suporte melhor e mais personalizado.

Service é a ferramenta ideal para manter sua empresa em sincronia. Você pode personalizar tudo o que quiser em uma tecnologia aberta e flexível, que garante alta escala, conforme as necessidades de cada companhia. Descubra agora como a ferramenta pode transformar seu negócio e surpreenda-se com cada detalhe! 

Mais soluções da Zendesk

Por fim, não podíamos deixar de ressaltar a importância de disponibilizar boas ferramentas online, por meio dos softwares certos.

Aqui, é preciso considerar que tudo será feito remotamente, via internet. Logo, contar com soluções leves, mas ao mesmo tempo completas, fará toda a diferença nos resultados apresentados pela equipe.

A Zendesk cria softwares de suporte, vendas e engajamento do cliente que ajudam a otimizar as tarefas do seu time e, ao mesmo tempo, melhorar a experiência dos seus clientes.

Com o Zendesk Chat, por exemplo, seus agentes interagem com os consumidores por mensagens de texto, em tempo real.

Quer saber mais como gerenciar uma equipe home office? Então, acesse agora o e-book exclusivo “Como criar e gerenciar com êxito uma equipe virtual”.