Como dar feedback negativo de maneira construtiva? 10 dicas

Imagine que um colega de trabalho adote um comportamento inadequado no atendimento a um cliente ou execute mal uma tarefa. Você se sentiria confortável ou saberia como dar um feedback negativo?

Embora fazer um elogio seja mais fácil, dar um feedback negativo também é importante para o desenvolvimento dos colaboradores de uma empresa. Afinal, a falta de comunicação no trabalho tende a levar à repetição de erros.

Em vez de temer um conflito, a preocupação deve ser em como passar a mensagem da melhor forma, para evitar constrangimentos, facilitar a compreensão e estimular uma resposta positiva à avaliação. 

Com uma preparação adequada, os feedbacks negativos são percebidos como críticas construtivas e oportunidades de crescimento.

Mas, se você ainda tem dificuldades em saber como dar feedbacks negativos, não se preocupe. A seguir, explicaremos todos os passos para que você consiga se comunicar de forma assertiva em situações em que for necessário chamar a atenção ou criticar outra pessoa. 

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Neste artigo, você aprenderá:

• O que é um feedback negativo?
• Por que dar um feedback negativo pode ser benéfico?
• Qual a importância de dar um feedback da maneira correta?
• Exemplos de feedback negativo
• Principais erros ao dar um feedback negativo
• Como se preparar para dar um feedback negativo?
• 10 dicas de como dar um feedback negativo

O que é um feedback negativo?

Um feedback é uma resposta a um comportamento de outra pessoa. Seu objetivo é fazer com que o interlocutor entenda como sua atitude foi interpretada. Geralmente, empresas lidam bastante com as avaliações e comentários dos clientes. Porém, esse caso é diferente. Nesse contexto, a análise cabe à liderança da equipe e envolve as atitudes ou o desempenho de um colaborador.

É comum que os feedbacks negativos gerem uma resistência por parte de quem os recebe. No entanto, para uma boa liderança de equipe, é fundamental alertar os colegas de trabalho sobre pontos em que precisam melhorar.

Neste momento, quem dá o feedback deixa sua zona de conforto para ajudar no desenvolvimento da outra pessoa. 

Porém, a comunicação no ambiente de trabalho não se restringe apenas às palavras utilizadas. É preciso ter atenção também ao tom de voz, às expressões corporais, o momento e o espaço usado para interagir com o funcionário.

Ao dar um feedback negativo, é preciso ter cuidado com a entonação e a expressão corporal para a mensagem ser passada da forma como gostaríamos.

Por que dar um feedback negativo pode ser benéfico?

Provavelmente, você enxerga um feedback negativo como uma questão séria, que pode desencadear conflitos internos. Embora ambas as afirmações sejam corretas, é preciso reconhecer que essas mensagens dão oportunidades para ajustar a conduta e amadurecer profissionalmente.

É como diz o ditado: “mar calmo nunca fez bom marinheiro”. Se realizado da forma correta, o comunicado permite reconhecer os erros e trabalhar para consertá-los. Apesar do desconforto inicial, é essencial superar as dificuldades para melhorar as relações interpessoais e assegurar a conquista dos objetivos traçados.

Além disso, vale lembrar que todos são humanos e têm suas vidas fora do ambiente de trabalho. Desse modo, uma falha pode ser causada por vários motivos. Nem sempre é uma questão de maldade ou falta de preparo.

Por exemplo, quando uma pessoa está passando por um momento difícil, como uma doença na família ou quadro depressivo, é comum notar a produtividade cair nesse período.

Nesse caso, o feedback negativo pode servir para demonstrar apoio e dar a chance para o colega se abrir. É claro, situações como essas também exigem um cuidado maior na forma como o parecer é comunicado.

Qual a importância de dar um feedback da maneira correta?

Como já falamos, entender como dar um feedback negativo pode ser um desafio. Mesmo estando acostumado à liderança, a verdade é que muitos não gostam de ser os portadores de notícias ruins.

Entretanto, estamos falando sobre o futuro da sua equipe e certas medidas são necessárias para que a falta de comunicação no trabalho não seja um problema.

Pensando nessas questões, devemos entender que a forma de dar o feedback negativo e positivo pode fazer a diferença tanto na maneira em que o colaborador lida com isso quanto na percepção do restante da equipe.

Isso significa que quando um feedback não é dado da maneira correta, ele pode trazer mais prejuízos à empresa do que benefícios. E não é isso o que buscamos, certo?

Afinal, o grande propósito de saber como dar um feedback negativo é fazer com que o funcionário entenda quais são os pontos passados e, principalmente, consiga evoluir a partir disso.

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Exemplos de feedback negativo

Na hora de dar um feedback negativo, o contexto é um dos fatores mais importantes a considerar. Desse modo, separamos três cenários para exemplificar como o parecer é adaptado a cada caso.

1. Retorno negativo em processos seletivos

O cliente interno que recebe a avaliação negativa pode não ser um funcionário. Nesse caso, o retorno dado aos candidatos que participam de um processo seletivo na empresa também é caracterizado dessa maneira.

Em geral, o objetivo desse comunicado é manter a transparência e a cordialidade com os participantes. Essa medida preserva a imagem da organização e a receptividade, caso apareça uma vaga no futuro.

Qualquer pessoa que já passou por uma entrevista e cansou de esperar uma resposta da empresa, mesmo que negativa, sabe como é frustrante. Em resumo, é questão de tratar com respeito os seus colegas de profissão.

2. Avaliação periódica de desempenho

As avaliações periódicas de desempenho são utilizadas para monitorar a produtividade dos colaboradores e entender como os números alcançados refletem nas metas traçadas pela companhia.

Essas reuniões costumam ser rápidas e objetivas, podem ocorrer a cada semana, quinzena ou mês, conforme a estratégia alinhada com a equipe. Nesse momento, o feedback tende a ser mais leve, focado em mostrar como é possível reverter a situação.

3. Atrasos

O feedback negativo em caso de atraso acontece de duas formas principais: ao entregar um projeto depois do prazo ou ao chegar depois do horário estabelecido para início da jornada de trabalho.

Em ambos os casos, é válido exercitar a compreensão e, antes de chamar a atenção do funcionário, entender o que causou essa falha. De todo modo, o feedback negativo deve ser comunicado assim que o evento acontece.

Além disso, casos reincidentes exigem atenção especial e podem caber advertências mais firmes.

Principais erros ao dar um feedback negativo

Agora que já falamos sobre a importância de dar um feedback da forma certa, é necessário entender o que não deve ser feito neste momento. Alguns desses pontos serão exemplificados mais a frente, quando falaremos sobre as dez dicas de como dar um feedback negativo.

Confira os principais erros cometidos por gestores e líderes ao dar feedbacks:

• dar o feedback na frente de outros funcionários, e não individualmente;
• não ouvir o que o colaborador tem a dizer ou desconsiderar suas justificativas;
• dar feedbacks vagos;
• não dizer o que espera do profissional;
• feedbacks fora do prazo;
• não confirmar as informações antes de cobrar algo do colaborador;
• falar de maneira incisiva ou impulsiva, sem dominar as emoções;
• generalizar atitudes (com o uso de termos como “sempre/nunca”).

Além disso, devemos evidenciar a importância de feedbacks contínuos entre o líder e a equipe, para diminuir a falta de comunicação no trabalho. 

Para sempre estar por dentro do que acontece com os seus colaboradores, reserve um horário semanalmente para falar com cada um deles e sempre seja transparente, para que eles se sintam confortáveis de também ser.

Até mesmo dessa forma, o feedback negativo não será visto como um “grande evento”, fazendo com que o colaborador leve para o lado pessoal, e não enxergue como uma conduta profissional.

Como se preparar para dar um feedback negativo?

Os pesquisadores do Center Creative Leadership, Craig Chappelow e Cindy McCauley, descreveram num artigo da Harvard Business Review quais as ações que devem ser tomadas por líderes para dar um feedback negativo.

Eles defendem uma abordagem que recebeu o nome de Situation-Behavior-Impact (SBI) ou Situação-Comportamento-Impacto. 

A proposta é que sejam adotados alguns elementos para a crítica ser transmitida de uma forma clara, específica, profissional e atenciosa.

Situação

Um feedback negativo deve apresentar o contexto em que o comportamento inadequado aconteceu. É necessário apontar o momento específico em que ocorreu. 

Por exemplo, “uma reunião na tarde da última terça-feira”.

Comportamento

Em seguida, deve ser explicado qual comportamento foi inadequado. 

Um exemplo de feedback negativo seria: “notei que você interrompeu de forma ríspida a fala da colega para dizer que sua ideia jamais funcionaria”. 

Impacto

Deve ser indicado qual o impacto que aquele comportamento provocou em relação a pensamentos, sentimentos ou ações, evidenciando como as outras pessoas também estão envolvidas. 

Mais um exemplo de feedback negativo, evidenciando o impacto da ação: “esse tipo de comportamento me deixa desconfortável, porque acredito que não colaborará para o desenvolvimento de todos na empresa, além de gerar constrangimento para a colega”.

Com esses aspectos, é provável que o feedback seja ouvido e haja a reflexão de como o comportamento pode ser melhorado. 

Você pode ainda finalizar a conversa apresentando soluções para situações similares no futuro, como: “gostaria que, nas próximas vezes, você respeitasse a opinião dos colegas e agisse de forma mais amigável para encontrarmos as melhores soluções. Podemos combinar dessa forma?”. 

Dica de leitura: A importância do feedback na gestão de pessoas: por que implementar essa cultura?

10 dicas de como dar um feedback negativo

1. Sempre tenha embasamento para os feedbacks negativos
2. Prepare-se para dar o feedback
3. Evite a “técnica sanduíche”
4. Seja direto e objetivo
5. Diga o que poderia ter sido feito diferente
6. Não fale em nome de outras pessoas
7. Nunca dê o feedback negativo em público
8. Não demore para dar um feedback negativo
9. Defina os próximos passos junto ao colaborador
10. Evite feedbacks em tom punitivo

1. Sempre tenha embasamento para os feedbacks negativos

Fazer uma crítica sem uma justificativa ou sem apresentar exemplos de comportamentos inadequados dará a impressão de que há a intenção apenas de prejudicar a outra pessoa e não colaborará para o seu desenvolvimento.

Por exemplo, em caso de baixa produtividade, é importante apresentar os indicadores de desempenho para deixar claro onde está o problema. 

2. Prepare-se para dar o feedback

Antes de dar um feedback, é preciso se preparar para a conversa. Escrever o que será dito ajuda a estruturar a mensagem com mais clareza.

Não adianta pensar em como dar um feedback negativo sem um contexto. Ou seja, é essencial indicar quando o comportamento negativo acontece, quais as consequências desse comportamento, além de ser finalizado com saídas para corrigir as falhas apresentadas.

3. Evite a “técnica sanduíche” 

Técnica sanduíche é o nome dado para quando a crítica é colocada entre dois elogios. Muitos líderes, por acreditarem que estão simplificando a situação, acabam dando exemplos de feedbacks positivos entre um negativo.

Entretanto, apesar de ser muito praticada, ela não é recomendada. Isso porque diante da crítica, o elogio é diluído. Além disso, essa prática pode gerar ansiedade em quem recebe o feedback ao perceber que o elogio apenas antecede uma crítica.

4. Seja direto e objetivo

Uma das principais questões quando pensamos em como dar feedbacks negativos é que eles devem ser objetivos, não permitindo que o funcionário em questão tenha dúvidas. Ou seja, é muito mais fácil ser direto ao ponto do que ficar dando voltas, com medo ou receio da reação.

5. Diga o que poderia ter sido feito diferente

Quando damos feedbacks negativos, esperamos que o colaborador entenda como uma crítica construtiva e, a partir disso, procure melhorar o seu posicionamento e conduta no ambiente de trabalho.

Uma boa maneira de fazer isso é por meio de exemplos e sugestões do que poderia ser feito ao invés da atitude tomada pelo funcionário. Isso pode ajudá-lo a entender o que você, como líder, estará esperando dele nas próximas situações.

6. Não fale em nome de outras pessoas

A comunicação deve ser feita entre os envolvidos na situação. Pedir que outra pessoa dê o feedback, assumir o papel de um terceiro ou comparar duas pessoas diferentes tende a constranger e prejudicar a relação de confiança, que poderia ser estabelecida naquele momento. 

7. Nunca dê o feedback negativo em público

Enquanto elogios podem ser feitos em público, os feedbacks negativos devem ficar restritos a conversas particulares, amenizando a possibilidade de constrangimento.

Reserve um momento a sós e ofereça o feedback pessoalmente.

8. Não demore para dar um feedback negativo 

Postergar um feedback negativo poderá levar a reincidência de erros e prejudicar tanto a pessoa que comete a falha como aqueles que estão ao seu redor.

Porém, é importante evitar que o feedback seja dado em momentos em que ainda possa haver algum nervosismo com a situação. É recomendável esperar os ânimos se acalmarem, para garantir que ele seja construtivo.

9. Defina os próximos passos junto ao colaborador

Uma boa maneira de trazer mais transparência à comunicação no ambiente de trabalho é definindo os próximos passos após uma conversa com o colaborador. 

Ou seja, informe com clareza o esperado dele e mostre o que pode ser melhorado, sempre indicando que a empresa busca o melhor para o futuro das duas partes.

A ideia é que, ao definir novas metas e objetivos ao funcionário, ele consiga entender facilmente o que precisa fazer e, dessa forma, melhore o seu desempenho e, caso seja necessário, a sua falta de comunicação no trabalho.

Além disso, lembre-se da importância de já deixar marcado uma próxima reunião para que vocês possam conversar sobre o andamento dessas metas, dar novos feedbacks ou entender como anda o desempenho do colaborador.

10. Evite feedbacks em tom punitivo

O feedback negativo deve ser como uma crítica construtiva, que colabora para o desenvolvimento da pessoa que recebe a mensagem.

Adotar postura de punição tende a prejudicar a comunicação no ambiente de trabalho e não é recomendado para quem pretende ter uma boa liderança de equipe. 

Embora a crítica possa gerar uma resistência de quem a ouve, o feedback negativo tende a gerar um impacto ainda maior que um elogio, já que apresenta uma oportunidade clara de a pessoa se desenvolver.

Quando pensamos em como dar um feedback negativo, é importante lembrar que eles não devem ficar restritos apenas a relações entre colegas de trabalho. Ou seja, caso um colaborador falhe no atendimento a um cliente, os líderes devem indicar qual comportamento seria o mais adequado naquela situação.

Uma forma de assegurar que todas as regras de um bom atendimento sejam cumpridas é recorrer a ferramentas que integram todos esses contatos. 

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