Como escrever e-mail formal para um cliente e convertê-lo? Guia

Saber como escrever e-mail formal para um cliente é fundamental para garantir que você oferecerá uma boa experiência para os consumidores. Afinal, pesquisas como a apresentada pela Enghouse Interactive mostram que o e-mail é o meio favorito de 46% dos consumidores.

Já um relatório da LivePerson apresenta que, para 61% dos consumidores de vários países do mundo, o telefone ganha em termos de preferência, deixando o atendimento ao cliente por e-mail em segundo lugar.

Bom, estando em primeiro ou em segundo lugar da preferência de consumidores, fato é que o e-mail é importante no plano de comunicação das empresas, correto?

Nesse contexto, algumas medidas devem ser aplicadas, e uma delas é aprender como escrever um e-mail formal para um cliente.

Para saber mais sobre o tema, descobrir como elaborar um bom e-mail de apresentação para o cliente, conhecer dicas para cobrar retorno por e-mail e outros exemplos, basta ler este post até o fim. 

Boa leitura! 

Como escrever um e-mail para o cliente?

Para escrever um e-mail para o cliente, algumas dicas são importantes:

• Comece com uma saudação

• Agradeça a atenção

• Apresente-se brevemente

• Ofereça informações relevantes da empresa

• Explique o objetivo do contato

• Personalize o conteúdo com algo relacionado à empresa do lead

• Finalize com um call to action
• Despeça-se 

A seguir, explicamos com mais detalhes o que você deve fazer em cada etapa para escrever um e-mail corretamente.

1. Comece com uma saudação

Inicie seu e-mail com uma saudação apropriada ao tipo de empresa para o qual você está enviando a mensagem. 

Algumas opções mais comuns incluem termos como “Prezado(a)”, “Caro(a)” ou “Bom dia”.

Em seguida, inclua o nome da pessoa com a qual você deseja falar. Sim, essa parte é fundamental para aumentar as chances de ter o seu e-mail lido. 

Se o objetivo for falar com o gerente de marketing da empresa, descubra seu nome e inclua no e-mail. 

Hoje em dia, com as redes sociais, é mais fácil encontrar esse tipo de dado. O LinkedIn, por exemplo, é um grande aliado nesse trabalho. 

Faça uma breve pesquisa dentro do perfil da empresa e direcione a sua mensagem de maneira mais personalizada, e menos genérica. 

2. Agradeça a atenção

Em uma linha, agradeça ao contato por estar lendo seu material. Por exemplo, “Obrigado pela oportunidade de apresentar a nossa solução. Você não vai se arrepender de ter aberto esse e-mail”.                                              

Aqui o objetivo é ser cortês e agradecer ao cliente pelo tempo e pela oportunidade de se comunicar com ele, ao mesmo tempo, em que já começa a introduzir o assunto principal do e-mail. 

3. Apresente-se brevemente

Não gaste muitas linhas se apresentando. Seja o mais direto possível, apenas falando sobre o seu cargo, o nome da empresa e o que vocês fazem.

Aproveite para incluir algum argumento de venda relevante, como:

• número de clientes que você atende;
• tempo de empresa;
• resultados alcançados.

Por exemplo, “Meu nome é Joyce e estou representando a empresa Horta, responsável por instalar equipamentos de energia solar em empresas do Brasil todo, ajudando-as a reduzir mais de 35% da conta de luz”. 

Perceba que você se apresenta, fala o nome da empresa, o que ela faz e qual é o benefício oferecido. Tudo isso em três linhas. 

Atenção: sempre que tiver dados, opte por incluí-los em sua apresentação!

4. Ofereça informações relevantes da empresa

Seguindo a dica anterior sobre como escrever e-mail formal para um cliente, caso tenha mais dados relevantes sobre a empresa, é importante inserir aqui. 

Entre as informações que podem interessar aos prospects estão:

• empresas para as quais você trabalha ou já trabalhou;
• setores que mais se beneficiam do tipo de serviço ou produto que você está vendendo;
• tempo de mercado;
• diferencial (como uma tecnologia exclusiva, tempo de instalação, e mais) e mais.

5. Explique o objetivo do contato

Deixe claro desde o início qual é o objetivo do e-mail e o que você espera alcançar. 

Nesse sentido, você pode escrever algo como: “Estou entrando em contato para te apresentar a nossa solução e te ajudar a alcançar uma economia financeira que vai impactar o seu fluxo de caixa de maneira positiva, aumentando a lucratividade e reduzindo custos.”

Enquanto você fala sobre o seu objetivo, que é apresentar a sua solução, também reforça os benefícios que o lead terá ao aceitar dar continuidade a essa conversa. 

6. Personalize o conteúdo com algo relacionado à empresa do lead

Se possível, personalize o e-mail conforme as necessidades e interesses específicos de cada prospect.

Isso mostra que você se importa com suas preocupações individuais da empresa e que pesquisou sobre ela.

Em um processo de prospecção, a pesquisa é essencial para começar a entender se o lead tem perfil de cliente e se você pode, realmente, ajudá-lo.

Continuando com o exemplo da companhia de instalação de sistema de energia solar, é indicado personalizar o e-mail falando sobre o tamanho da empresa do seu lead e fazendo uma previsão do quanto ela poderá economizar com a sua solução, com base em clientes antigos.

Por exemplo, “Em uma breve pesquisa, identifiquei que a sua matriz tem 300 m², correto? De acordo com nossa experiência, empresas desse porte, podem economizar até 25% de energia elétrica com a instalação do nosso equipamento. Isso significa que você recupera todo o valor investido na instalação em apenas 2 anos!”. 

Leia também: Prospecção B2B: o que é e como fazer? Passo a passo!

7. Finalize com um call to action

O call to action é a chamada para ação. É aqui que você convida o lead a tomar uma atitude. 

A mais comum é direcioná-lo a responder ao e-mail para que possam agendar uma reunião de apresentação. 

Nela, você deve dar mais detalhes sobre a solução e entender as demandas específicas do lead, para então mostrar uma proposta e orçamento. 

Na prática, a mensagem pode continuar assim: “Quero te convidar para um bate papo, em que vou apresentar mais detalhes do nosso trabalho e entender o que melhor encaixa nas características da sua empresa. Podemos agendar na próxima sexta-feira, às 14h? O contato pode ser presencial ou on-line, como for melhor para você”. 

8. Despeça-se 

Pronto! Agora é hora de dizer adeus e encerrar a mensagem apropriadamente. 

Algo como; “Atenciosamente” ou “Grato pela atenção”, são opções tradicionais e seguras.

Finalize com o seu nome e sobrenome, telefone e com o site da empresa. 

Contudo, mesmo que o seu e-mail de apresentação para o cliente tenha sido espetacular, é provável que você não obtenha respostas imediatas e, então, precise mandar novas mensagens. 

De fato, um estudo conduzido pela Meetime mostra que apenas 19% dos leads são ganhos no primeiro contato, mas o percentual salta para 93% de respostas quando o representante comercial faz até 7 tentativas de contato com um lead antes de desistir.

Ou seja, é sim importante insistir em seu fluxo de cadência de prospecção, assim como é importante saber quando desistir. 

Leia mais em: Como montar um fluxo de cadência passo a passo?

Como escrever um e-mail formal para um cliente? Pontos de atenção 

Outros cuidados que você precisa ter ao aprender como escrever email formal para um cliente incluem: 

• evite erros gramaticais e ortográficos
• crie um assunto da mensagem atrativo
• organize a estrutura do conteúdo
• adeque a linguagem 

Evitar erros gramaticais e ortográficos

Erros gramaticais geram uma imagem de falta de profissionalismo e não despertam confiança.

Por isso, a cada envio de e-mail profissional, revise a mensagem cuidadosamente para garantir que não haja erros que prejudiquem a credibilidade.

Crie um assunto da mensagem atrativo

O assunto deve apresentar objetividade e despertar a curiosidade. Nesse sentido, é crucial que não seja muito longo.

Há alguns gatilhos mentais que seu time pode utilizar na hora de escrever o assunto, como:

• utilizar a expressão “saiba mais””;
• aplicar o termo “dicas”;
• fazer perguntas;
• usar números;
• mostrar resultados (ex: estudo mostra que essa estratégia gera lucro de mais de 200%);
• apresentar entre 50 e 60 caracteres;
• não utilizar somente palavras em caixa alta;
• evitar termos como “presente” e “desconto”.

Organize a estrutura do conteúdo

É bastante comum que as pessoas associem comprimento com dedicação e respeito. Ledo engano! 

Isso porque um conteúdo muito longo pode distrair o leitor que, ao observar a extensão da mensagem, desiste de ler. 

Sendo assim, é muito mais importante focar na produção de um conteúdo relevante e que faça sentido para o lead, do que se preocupar em elaborar um e-mail longo. 

Contudo, caso haja necessidade de criar um conteúdo mais extenso, é preciso quebrá-lo com: 

• parágrafos enxutos;
• imagens;
• bullets points;
• cores diferentes e negrito (com moderação para manter o profissionalismo). 

Adeque a linguagem 

Um ponto importante sobre como escrever um e-mail formal para um cliente é exatamente o seu grau de formalidade. Isso porque é natural haver confusão entre esse termo e o uso de palavras difíceis. Não confunda as coisas!

Afinal, escrever e-mail corretamente tem muito mais a ver com respeito e o oferecimento de um conteúdo que agregue valor, do que com expressões complexas. 

Porém, é claro que a linguagem importa. Nesse quadro, alguns elementos devem ser descartados, como:

• gírias;
• termos muito coloquiais;
• exclamações em excesso;
• expressões apelativas e sensacionalistas como “ganhe muito dinheiro em 1 dia”. 

Tipos de e-mail profissional 

Existem diferentes tipos de e-mails profissionais que podem ser enviados a um lead. Cada modelo atende melhor a uma etapa específica da jornada do consumidor. A seguir, apresentamos cada uma dessas opções. Confira!

1. E-mail de apresentação para o cliente

O e-mail de apresentação para o cliente pode ser enviado em diferentes momentos, seja por meio de ações de outbound sales ou inbound sales. 

Ou seja, se o consumidor demonstrou interesse por alguma solução de sua companhia, se transformando em lead a partir de alguma plataforma de conversão, esse é o momento adequado para enviar um e-mail de apresentação para ele.  

Nessa hora, é fundamental se apresentar para a mensagem ficar mais pessoal, gerar conexão e identificação, assim como apresentar a sua empresa. 

Para isso, você pode seguir as dicas que apresentamos acima, sobre como escrever e-mail formal para um cliente.

Como se trata de uma abordagem inicial, é importante não se alongar muito e nem descrever de modo muito comercial as vantagens de seus produtos e serviços. 

Capriche, mas vá com calma! 

2. E-mail de follow-up

O atendimento ao cliente por e-mail acontece a partir do follow up, que é um tipo de mensagem de acompanhamento. 

Em um e-mail de follow up de vendas você pode mandar ao cliente a proposta comercial ou perguntar sobre a resposta ao orçamento já enviado.

Para entender mais detalhadamente como e quando enviar um e-mail eficiente, para cumprir essa etapa, indicamos que leia o artigo, “5 e-mails de follow up para fazer de maneira correta”. 

3. Conteúdo de fechamento de negócio 

Se, depois do e-mail de apresentação para cliente, o consumidor decidir realizar a compra, este é o momento de enviar uma mensagem para fechar o negócio. 

Para garantir a venda, compartilhe cases de sucesso, depoimentos de clientes anteriores e mostre que está aberto para responder a todos os tipos de perguntas e dúvidas. 

Essa atitude expressará que sua companhia está preocupada em realizar um atendimento ao cliente por e-mail de primeira linha. 

4. Mensagem para cobrar retorno do cliente por e-mail

Enviar uma mensagem para cobrar retorno do cliente por e-mail é delicado, mas essencial, principalmente se houver pagamento em aberto e outros tipos de atraso. 

Logo, tato, empatia e assertividade são elementos cruciais na abordagem. 

Nesse sentido, além da formalidade na saudação, como “Prezado fulano”, é importante ser direto, gentil e cordial. 

No fim da mensagem, demonstre firmeza e informe que está aberto para uma eventual negociação. 

Agora, sim, você sabe como escrever e-mail formal para um cliente e tem em mãos, as dicas que precisa para aumentar as chances de sucesso, desde o primeiro contato. 

E-mail profissional e Inteligência Artificial: como funciona?

A Inteligência Artificial (IA) pode ser uma aliada na gestão de atendimento ao cliente por e-mail, proporcionando uma abordagem mais eficiente, adaptada individualmente e fundamentada em análise de dados.

Descubra abaixo de que maneira essa tecnologia pode te ajudar a aprimorar a qualidade da comunicação e fortalecer os relacionamentos com os clientes.

• Geração de conteúdo personalizado: a IA é capaz de analisar diferentes informações relevantes sobre os clientes, incluindo interações e compras anteriores, para personalizar o conteúdo dos e-mails formais.
• Otimização da linguagem e gramática: por meio de sofisticados algoritmos de processamento de linguagem natural (PLN), a IA pode elevar a qualidade gramatical e aprimorar a clareza das mensagens, garantindo que os e-mails sejam redigidos sem erros e estruturalmente sólidos.
• Análise de sentimento e tom de voz: a IA pode analisar o contexto emocional nas interações passadas para determinar o tom mais apropriado a ser adotado em e-mails formais.
• Sugestões de conteúdo e tópicos: a IA pode sugerir tópicos relevantes para os e-mails formais, incluindo atualizações de produtos e ofertas personalizadas.
• Respostas automáticas e eficientes: ao implementar assistentes virtuais alimentados por IA, torna-se viável programar respostas automáticas para questões frequentes, agilizando a comunicação.
• Análise de desempenho: A IA pode monitorar os resultados e a eficácia das campanhas de e-mail, analisando taxas de abertura, cliques e respostas.

Veja também: Inteligência artificial para negócios: tire todas suas dúvidas!

IA da Zendesk: atendimento de alto nível

Como você pôde conferir neste artigo sobre como escrever e-mail formal para um cliente, essa ainda é uma estratégia que pode aumentar o engajamento com a marca.

E, para fortalecer o relacionamento com os clientes, é fundamental oferecer um atendimento de alto nível

Nesse sentido, a Zendesk oferece um conjunto de soluções que podem ajudar. O software de atendimento, por exemplo, permite que sua equipe personalize as interações, gerando fidelidade e receita.

Dentre as várias funcionalidades, é possível fornecer suporte inteligente em grande escala com o uso de Inteligência Artificial e bots; eles dão respostas instantâneas aos clientes, dobram a capacidade intelectual dos atendentes humanos e ainda elevam a produtividade da empresa.

Fica muito mais fácil para os clientes obterem as respostas de que precisam sobre seus produtos ou serviços.

Quer ver como tudo isso funciona na prática? Então faça um tour pelo Zendesk Service para conhecer todos os recursos e inicie o período de avaliação gratuita do nosso sistema.