[GUIA] Como estabelecer as rotinas e os processos da minha empresa

A falta de processos bem alinhados dentro de uma empresa pode acarretar em diversos problemas de organização. Essa falta de estrutura faz com que não só a comunicação entre equipes e liderança seja prejudicada, mas também não se constroi um foco a ser seguido. 

Para que isso não aconteça no seu negócio, seguir um passo a passo para organizar uma empresa é o primeiro movimento a ser feito. Mas você pode estar se perguntando:

Como estabelecer as rotinas e os processos da minha empresa?

E foi pensando em te ajudar nessa trajetória que preparamos um conteúdo completo sobre o assunto. Além, claro, de como realizar essa organização de maneira prática.

Continue por aqui para entender sobre os tópicos abaixo.

• O que são rotinas e processos?;

• Importância de saber como criar processos na empresa;

• Como estabelecer as rotinas e os processos da minha empresa em 5 passos;

• Otimize os processos com o software da Zendesk.

Boa leitura!

O que são rotinas e processos?

Mesmo sendo partes diferentes de uma ação, as rotinas e os processos de uma empresa estão interligados. Basicamente, a rotina faz parte de um processo.

Como assim?

Por exemplo: Marcos trabalha na equipe de vendas da empresa X. Sua meta é alcançar 10 conversões de leads diária. Para isso, ele avalia o que é preciso fazer (processos) e, enfim, coordena cada atividade com o foco na sua meta (rotinas).

Ou seja, processos e rotinas são as tarefas e a maneira de realizá-las em uma empresa. A realização desse mapeamento da rotina de trabalho é recomendada para todo tipo de cargo de uma empresa. Assim, com organização, chega-se mais consciente ao destino. 

Importância de saber como criar processos na empresa

Agora que já está familiarizado com as semelhanças e diferenças dos processos e rotinas, qual a importância de saber como criá-los no seu negócio? Entre os principais motivos para aprender como criar processos na empresa, podemos citar três. São eles:

• maior produtividade das equipes: por cada funcionário entender exatamente como fazer tal atividade, ganha-se tempo com o que realmente importa;
• maior controle de desempenho: com essa organização mais detalhada, sabe-se exatamente quais equipes e colaboradores estão mais engajados ou não;
• definição mais rápida de problemas: mais uma vez, aplicar rotinas e processos bem detalhados vai ajudar no encontro e, consequentemente, resolução de problemas que surgem. 

Também pode te interessar: O que é mapa estratégico e como fazer o da sua empresa?

Como estabelecer as rotinas e os processos da minha empresa em 5 passos

Até aqui você já entendeu o que são rotinas e processos e a importância de defini-las e mapeá-las. Mas a gente sabe que você veio até aqui para solucionar uma dúvida: “como estabelecer as rotinas e os processos da minha empresa?”. 

Para te ajudar, separamos um passo a passo para organizar uma empresa e fazer um mapeamento da rotina de trabalho eficaz. Os cinco passos principais são:

• mapeie as atividades da empresa;

• planeje-se;

• padronize processos;

• delegue tarefas e estabeleça graus de prioridade;

• monitore o desenvolvimento das equipes.

Confira a seguir os detalhes de cada um deles e aprenda a criar processos de maneira simples e prática. 

1- Mapeie as atividades da empresa

O primeiro passo para criar rotinas e processos bem definidos é realizar um mapeamento do trabalho que acontece na sua empresa. Essa etapa pode parecer um “trabalho de formiguinha”, mas com ela você terá uma ideia maior dos processos internos que já são realizados. 

É importante que, além de mapear as atividades feitas por cada equipe, se escute os colaboradores. Assim você terá informações mais detalhadas sobre o que agrada ou não e o que pode ser melhorado.

Uma boa ideia é aplicar à rotina da sua empresa os feedbacks 360º. Entenda como eles funcionam no post: “Feedback 360: o que é e por que aplicá-lo em suas avaliações de desempenho?”.

2- Planeje-se

Feito o mapeamento é preciso realizar um planejamento. Nele é preciso incluir diversas informações para começar a colocar as rotinas e processos em prática. 

Algumas dados importantes para esse planejamento são:

• atividades com maior prioridade;

• tempo necessário para a realização de cada tarefa;

• capacidade das equipes;

• investimento financeiro para a realização dos processos.

3- Delegue tarefas e estabeleça graus de prioridade 

Os passos anteriores te ajudarão a definir quais tarefas serão realizadas por cada equipe ou colaborador. O motivo é que ao mapear o que deve ser feito e se planejar para isso saberá exatamente quem são os profissionais mais capacitados para cada tarefa.

Além de delegar as tarefas é importante que se analise quais são as mais importantes. Assim se estabelece uma organização do que precisa ser feito com base em metas e objetivos centrais da empresa. 

4- Padronize processos

Para que os resultados sejam positivos é preciso que haja constância no que foi planejado e foco. É muito importante que os processos sejam padronizados para que a percepção do cliente não seja afetada por um comportamento ou atividade que não fazem parte da cultura da empresa.

Um bom exemplo é analisar o atendimento ao cliente. Sem um processo de como ele precisa ser feito, a experiência do cliente é completamente afetada, muitas vezes negativamente. 

Portanto, treine suas equipes para que sigam um padrão de realização de tarefas. No passo do mapeamento da rotina de trabalho você pode ter uma melhor percepção de como acontecem esses processos para que sejam melhorados e alcancem um padrão de excelência.  

5- Monitore o desenvolvimento das equipes

Por fim, mas não menos importante, é preciso monitorar como estão sendo desenvolvidas as rotinas e os processos. Esse acompanhamento permitirá que possíveis erros sejam revistos a tempo, métodos melhorados e que equipes fiquem mais engajadas.