Como evitar ruídos na comunicação com 4 dicas simples

Fazer-se entender é um desafio em vários momentos da nossa vida — principalmente quando falamos das relações de trabalho. Diante disso, como evitar ruídos na comunicação, que só atrapalham o dia a dia corporativo?

É o que você saberá ao ler esta matéria!

Em um mundo com cada vez mais necessidade de conversas entre empresas e consumidores — e entre equipes de uma mesma organização —, manter a comunicação em dia é fundamental.

Afinal de contas, não basta simplesmente fornecer um atendimento rápido e amigável — é preciso entregar valor. 

E quando os problemas de diálogo ocorrem, eles impactam não apenas os colaboradores (e os processos internos), mas também o resultado da experiência do cliente.

Se você tem interesse no assunto, continue com a gente! Reunimos os principais ruídos de comunicação e 4 dicas que podem ajudar a eliminá-los.

Boa leitura!

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O que são ruídos da comunicação?

São interferências que prejudicam o entendimento de mensagens, alinhamentos e regras, ou mesmo solicitações mais corriqueiras. 

Isso pode ocorrer de diferentes formas e em diversos canais de comunicação — de simples mensagens no WhatsApp (por texto ou áudio) até uma reunião corporativa em que os objetivos deveriam ter sido alinhados.

Por consequência, esses ruídos resultam em erros, problemas de relacionamento e refações (e, consequentemente, a queda de produtividade). Tudo isso, em conjunto, pode gerar prejuízos financeiros — já que tempo é dinheiro, para sua empresa e para o cliente.

A seguir, mostraremos alguns tipos de ruídos na comunicação — que, com certeza, já atrapalharam sua rotina em algum momento.

3 exemplos de ruídos na comunicação 

Separamos 3 tipos de ruídos na comunicação que são bastante comuns no dia a dia e geram resultados menos eficientes tanto no atendimento ao cliente externo quanto na comunicação interna.

Eles incluem uma escolha mais imprecisa de vocabulário diferente do que o destinatário é acostumado, a falta de dados concretos e compartilhados por toda a equipe e o timing errado na hora de se comunicar.

Confira cada um desses exemplos de ruídos na comunicação:

A escolha imprecisa do vocabulário

Sabe quando, numa conversa, a pessoa usa palavras super complexas e cheias de pompa e o “receptor” do lado de lá não entende nada? 

Essa situação é mais comum do que você possa imaginar — e é um dos tipos de ruído na comunicação que mais prejudicam a assimilação da mensagem.

Por isso, falar a língua do receptor da mensagem é, talvez, o passo mais importante para evitar ruídos em um bate-papo organizacional.

O “telefone sem fio”

O diz-que-me-disse é outro dos problemas mais frequentes relacionados às falhas de comunicação: um fala para outro A+B e o outro fala para um C+D.

Isso acontece por falhas nos canais de comunicação — ou mesmo devido à falta de processos estruturados. Se não há um histórico do que foi conversado, a mensagem (falada ou escrita) acaba se perdendo no meio do caminho. 

E o que vem depois? Ruídos, dores de cabeça, discussões e, claro, perda de tempo.

O alinhamento no momento errado

Todos nós já passamos por uma ocasião em que falaram conosco e estávamos muito ocupados — tanto que, no fim, a mensagem entrou por um ouvido e saiu pelo outro. 

É, a distração é uma das principais barreiras na comunicação organizacional. Por isso, escolher o momento certo para dialogar é primordial!

Bom, agora que já entendemos algumas causas de confusão no ambiente de trabalho, como evitar ruídos na comunicação, definitivamente?

Confira na sequência!

Como evitar ruídos na comunicação? 

1. Conheça bem quem vai receber a mensagem

Colocar-se no lugar do outro é fundamental em muitas ocasiões do trabalho — e, quando falamos em comunicação, não é diferente.

Afinal, ela não existe de um lado só: tão importante quanto quem fala é quem ouve — o que define se a mensagem é de fato assimilada.

Por isso, procure conhecer a pessoa (ou o grupo) que receberá a informação. Assim você consegue definir a melhor abordagem, as palavras, o momento e, ainda, o tom de voz. 

Por exemplo, o modo como você fala com uma pessoa da sua equipe, com quem você tem bastante contato (e até uma relação mais leve), é diferente de um novo funcionário, que está chegando e ainda não te conhece bem (nem a empresa).

O mesmo vale na hora de lidar com fornecedores e clientes. Como será que eles gostariam de receber a mensagem? Esse exercício constante de se colocar no lugar do outro se chama empatia!

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2. Fale, mas também ouça bastante

Certo, depois de planejar o que, para quem e como falar, é preciso entender mais uma coisa: ouvir é essencial em uma conversa.

A outra pessoa pode ter opiniões e visões diferentes — e se abrir aos feedbacks pode levar a caminhos que você ainda nem sabia que existiam. É a partir da troca de ideias que a inovação começa!

Portanto, a fim de evitar ruídos na comunicação, procure escutar o outro com atenção (e humildade), para fazer com que ele se sinta mais confiante — e também confie em você.

Ah, e evite interromper as falas dele. A paciência é uma virtude, e as conversas são feitas disso!

3. Faça o follow-up

Como evitar ruídos na comunicação e se certificar de que a mensagem foi entendida? É importantíssimo adotar o famoso follow-up — que é perguntar para a pessoa se ela compreendeu o que foi acordado.

Esse “reforço” ajuda a organizar os próximos passos e contribui para o seu crescimento e o da própria pessoa. Se toda hora ela identificar que não entendeu a ideia, algo está errado.

Pode ser tanto com o seu jeito de se comunicar, como também por conta da falta de atenção da pessoa. Com essa consciência, fica mais fácil evoluir!

4. Use a tecnologia a seu favor

Nas relações com clientes e fornecedores, ou mesmo entre colegas de trabalho, definir o canal por onde a comunicação será feita é outra dica imprescindível.

E sabia que é possível manter a eficiência também por múltiplos canais? É o chamado atendimento omnichannel, que integra várias fontes de comunicação em um único lugar. 

Por exemplo, se você iniciou um chamado com a pessoa por e-mail, é possível migrar para o WhatsApp ou para as redes sociais, com muito mais facilidade e controle.

E esse é um modelo muito adotado mundo afora. É o que mostra nosso relatório de tendências em experiência do cliente — no qual fica claro que 50% das empresas altamente eficientes usam esse tipo de comunicação.

Ou seja, as plataformas omnichannel disponibilizam um Espaço de Trabalho do Agente, que mantém o histórico de toda a comunicação — simplificando as consultas e evitando muitos dos problemas que vimos aqui.

Além disso, a inteligência artificial pode também colaborar com o atendimento interno. Chatbots podem executar tarefas repetitivas, como envio de comunicações periódicas e até responder consultas dos colaboradores quanto a boas práticas e instruções de base de conhecimento.

A inteligência artificial, nesse sentido, funciona como um excelente instrumento para divulgação da cultura organizacional e para promover interações mais personalizadas de acordo com o cargo do colaborador.