[Guia] Cadastro de cliente: importância e como usar

O cadastro de cliente é uma ferramenta de gestão de vendas que centraliza, em um único ambiente, todos os dados e informações de pessoas físicas ou jurídicas que tiveram, ou ainda têm, relacionamento com a sua empresa.

Ou seja, trata-se de uma planilha ou sistema informatizado que permite visualizar, de maneira prática, tudo o que você precisa saber sobre seus clientes.

Existem diversos motivos e vantagens de ter um cadastro de clientes ativo e atualizado. Um deles é que essa ferramenta contribui para uma melhor gestão, bem como para fazer a manutenção da relação cliente empresa.

Isso é possível porque, entre outras coisas, essa ferramenta ajuda a monitorar o perfil do seu consumidor, hábitos e frequência de compra etc.

Com essas informações você pode prever receita, realizar um pós-venda mais eficiente, e até reativar clientes que não compram há algum tempo. Assim, o cadastro de cliente também é uma ótima maneira de impulsionar suas vendas.

Mas o que esse tipo de cadastro precisa ter para gerar bons resultados para a sua empresa? Quais informações não podem ficar de fora? Existe uma maneira fácil de fazer esse controle?

Isso, e muito mais, você vai descobrir agora neste guia!

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Neste artigo, você aprenderá

• O que é cadastro de clientes?
• Por que é tão importante ter um cadastro de cliente?
• Vantagens de ter um cadastro de clientes sempre atualizado
• Como fazer um cadastro de cliente eficiente?
• O que não pode faltar em um cadastro de cliente?
• Quais os principais pontos de atenção ao fazer e utilizar seu cadastro de cliente?

O que é cadastro de clientes? 

Como mencionado, o cadastro de cliente é uma ferramenta na qual são inseridas informações sobre os consumidores da sua empresa que ajudarão a fazer uma melhor gestão financeira, comercial e de relacionamento.

Entenda um pouco mais assistindo a este vídeo do Sebrae:

Ao longo da vida de um negócio, inúmeras pessoas adquirem seus produtos e serviços. A ideia desse cadastro é justamente reunir em um único lugar todas as informações desses clientes.

Imagine a seguinte cena: um cliente entra em uma loja à procura de determinado produto. Porém, naquele momento, o item já não está mais disponível no estoque.

Se o vendedor coletar as informações desse potencial comprador, tem a chance de entrar em contato com ele tão logo o produto esteja disponível e, dessa forma, fechar mais uma venda.

No entanto, não basta anotar o nome e o telefone em qualquer pedaço de papel que possa se perder.

Se os dados coletados forem inseridos em um cadastro de cliente, não apenas essa venda pode ser efetivada, mas futuras aquisições também.

Isso porque, uma vez dentro deste controle, sempre que a loja tiver uma oferta, um novo produto ou serviço interessante àquele consumidor, terá meios de comunicá-lo.

Por que é tão importante ter um cadastro de cliente?

Como você pode ver, o cadastro de cliente é também uma importante ferramenta de relacionamento. No caso do nosso exemplo, ele contribuiu para gerar uma nova venda, mas também pode levar à fidelização do cliente.

Pense com a gente! Uma vez que a empresa presta um bom atendimento ao se mostrar realmente comprometida e interessada em resolver o problema do consumidor a qualquer momento, a tendência é que aquela marca se torne uma referência para ele.

O Relatório Zendesk de Tendências da Experiência do Cliente comprova essa linha de raciocínio.

Segundo o levantamento, 57% dos clientes consideram o atendimento um item essencial para se tornarem fiéis a uma marca, e esse atributo só perde para o preço (62%). Ou seja, de nada vale preços baixos se o atendimento oferecido não estiver à altura.

Além disso, o cadastro de cliente é essencial para se realizar uma boa gestão de vendas. Dele, é possível extrair diversas informações que podem contribuir (e muito) para o crescimento da sua empresa. 

Vantagens de ter um cadastro de clientes sempre atualizado

Agora que você já sabe o que é cadastro de clientes e porque é tão importante ter um em sua empresa, veja alguns dos benefícios gerados por esse tipo de ferramenta:

• Permite conhecer melhor o seu cliente
• Proporciona atendimentos mais personalizados
• Ajuda a conquistar novos consumidores
• Contribui para aprimorar seus produtos e/ou serviços
• Possibilita reativar clientes antigos
• Impulsiona sua estratégia de pós-venda
• Auxilia a criar networking

Permite conhecer melhor o seu cliente

Ter todas as informações dos seus clientes ao alcance das mãos ajuda a identificar pontos como preferências, padrões de comportamento, hábitos de consumo etc.

Dessa forma, fica muito mais fácil criar ações e estratégias que atendam pontualmente a necessidade de cada consumidor.

Proporciona atendimentos mais personalizados

Os dados inseridos na lista de cadastro de cliente também ajudam para que a sua empresa ofereça atendimentos mais personalizados.

A partir do momento que você tem informações como aniversário, data da última compra, produtos preferidos ou mais adquiridos, entre outras, é possível entrar em contato com seu cliente e oferecer soluções personalizadas, de acordo com seu perfil de compra e momento.

Ajuda a conquistar novos consumidores

Esse atendimento personalizado, por sua vez, pode levar a boas indicações e, consequentemente, a novas vendas.

Pesquisas apontam que 75% dos clientes satisfeitos se tornam fiéis e recomendam a marca para familiares e amigos.

Contribui para aprimorar seus produtos e/ou serviços

Quando usado na sua totalidade, o cadastro de cliente também é uma boa fonte de coleta de feedbacks.

Saber a opinião do seu público sobre determinado produto ou serviço, ou mesmo sobre o atendimento, é uma boa maneira de aprimorá-los.

Nesse ponto, por exemplo, o cadastro fornece dados de contato para os quais podem ser enviadas pesquisas de satisfação – que vão gerar bons insights para melhoria do seu negócio.

Entenda como fazer isso neste artigo:

“Pesquisa de satisfação do cliente: por que é importante e 3 métodos para implementar na sua empresa”

Possibilita reativar clientes antigos

Um importante recurso que o cadastro de cliente gera é a possibilidade de reativar antigos consumidores.

Como todo o relacionamento com a sua empresa estará registrado, é possível ver quando foi realizada a última compra.

Unindo ao fato de que você sabe as preferências e gostos do seu cliente, é possível entrar em contato (via e-mail, telefone, mensagem ou outro canal) e enviar promoções, descontos exclusivos, ou mesmo apresentar novos produtos e serviços.

Aqui, vale destacar um dado importante: clientes que voltam a comprar de uma empresa, da qual já haviam adquirido algo antes, tendem a gastar 67% mais do que os novos consumidores. 

Impulsiona sua estratégia de pós-venda

Infelizmente, muitas empresas ainda focam apenas na conclusão da venda e não estendem o relacionamento com o cliente após a compra.

O fato é que o conceito de pós-venda é uma importante estratégia que melhora a experiência do consumidor e, além disso, se torna uma boa fonte de receita para o negócio. A prova disso está nas pesquisas.

Uma delas, por exemplo, mostrou que as chances de vender novamente para um cliente que já comprou algo da sua empresa é de 60% a 70% maior do que vender para alguém que está conhecendo a sua marca agora.

Ou seja, utilizar o cadastro de clientes para impulsionar o seu pós-venda pode gerar bons lucros.

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Auxilia a criar networking

Ao estreitar o relacionamento com seus clientes, você pode também aprofundar sua relação com aqueles com quem tem mais proximidade e, quem sabe, vislumbrar novas oportunidades de negócio.

Nunca se sabe quantos clientes possuem potencial para se tornarem parceiros da empresa ou, talvez, futuros sócios.

Com o contato deles em mãos, é possível manter um canal de comunicação aberto, marcar reuniões e estreitar laços até que surjam possíveis parcerias.

Como fazer um cadastro de cliente eficiente?

Mas agora que você sabe de tudo isso, deve estar se perguntando como fazer um cadastro de cliente, certo?

Primeiro, é interessante deixar claro que você pode começar a reunir os dados do seu público em um cadastro de cliente simples, por exemplo, criando uma planilha de cadastro de cliente no Excel.

Mas, com o tempo, e conforme sua demanda for aumentando, é bem interessante migrar para soluções mais informatizadas e complexas como um software de CRM.

O CRM, sigla para Customer Relationship Management, é uma solução que permite reunir em um único ambiente todas as informações sobre seus clientes, incluindo desde os dados mais básicos como nome, telefone e endereço, até às interações realizadas por diferentes canais, solicitações, aquisições etc.

A vantagem de utilizar esse software é que ele torna o processo de cadastro ainda mais simples e dinâmico, bem como facilita as consultas e até a emissão de relatórios para acompanhamento da evolução da sua empresa.

No artigo, “Software de CRM: alie integração e produtividade” você pode entender melhor todas as funções e benefícios gerados pelo uso dessa ferramenta. 

O que não pode faltar em um cadastro de cliente?

Agora que você sabe quais caminhos pode seguir para criar o seu cadastro de cliente, nada melhor do que saber quais campos não podem faltar, especialmente se você for criar a sua própria planilha, ou mesmo customizar seu CRM.

Assim, cadastros de clientes voltados para pessoas físicas devem ter, no mínimo, os seguintes campos de preenchimento:

• Nome completo
• CPF
• Data de aniversário
• Profissão
• Qual foi o primeiro canal de contato (como conheceu a marca)
• Endereço completo, incluindo cidade, estado e CEP
• Telefone fixo
• Celular
• E-mail
• Observações/Comentários
• Data de inclusão no cadastro

Já os cadastros direcionados para pessoa jurídica é interessante que tenham:

• Razão Social
• Nome fantasia
• CNPJ
• Inscrição estadual
• Inscrição municipal
• Data da fundação
• Atividade econômica
• Quantidade de funcionários
• Como conheceu esse cliente e/ou primeiro canal de contato
• Endereço completo, incluindo cidade, estado e CEP
• Nome completo do contato dentro da empresa
• Departamento
• Cargo
• Telefone fixo
• Celular
• E-mail
• Site
• Observações/Comentários
• Data de inclusão no cadastro

Dicas extras para um cadastro de cliente completo

O campo voltado para registrar por qual canal o cliente chegou até a sua empresa é bem interessante para identificar aquele que está gerando mais conversões, e é válido tanto para clientes pessoa física quanto para jurídica.

Por exemplo, um cliente pode informar que chegou até você depois que leu um post no seu blog; outro porque viu um anúncio patrocinado; o seguinte em uma pesquisa no Google, e assim por diante.

Essa mensuração vai lhe ajudar a dar mais ênfase àqueles que geram mais retorno, bem como mudar a estratégia dos que não estão atraindo tanto público.

Já o campo “observações/comentários” pode ser utilizado para registrar qualquer informação que julgue importante para o relacionamento de vocês, tais como data da última compra, solicitação de retorno de um atendimento, entre outras.

No entanto, vale lembrar que quanto mais otimizadas estiverem essas informações, mais fácil será encontrá-las e trabalhar com elas.

Assim, dependendo do que for registrar, vale a pena considerar abrir um novo campo no seu cadastro de cliente, o que vai deixar tudo mais visível e organizado.

Quais os principais pontos de atenção ao fazer e utilizar seu cadastro de cliente?

Até aqui você viu o que é cadastro de cliente, qual a sua importância, como montar um e quais dados não podem ficar de fora, certo?

Porém, ainda que essa seja uma ferramenta muito útil, não é raro que seja utilizada da maneira errada.

A fim de evitar que você passe por isso, trouxemos três importantes pontos de atenção para que você possa usufruir ao máximo do seu cadastro e tirar o melhor proveito dele.

1. Nunca deixe o cadastro de cliente desatualizado

É comum, na correria do dia a dia, deixarmos de anotar alguma informação importante no local certo.

Porém, a proposta desse tipo de cadastro é justamente ter dados atualizados do seu cliente para que possam ser utilizados a favor deles e da sua empresa.

Assim, procure sempre manter os registros em dia. Dados errados ou antigos podem resultar até em perda de vendas.

2. Não subestime as informações

O cliente disse que ia pensar e pediu para que você ligasse novamente em 15 dias? Anote e jamais pense que essa informação não possa gerar bons frutos.

Além disso, atente-se aos detalhes da conversa. Às vezes, o cliente pode dar uma dica importante sobre suas preferências que, quando anotada, resulta em uma boa oportunidade de novo negócio.

3. Não abandone seu cadastro de cliente

Mas não basta criar um cadastro de clientes completo, registrar todas as informações e deixá-lo parado. A ideia principal do uso dessa ferramenta é trabalhar as informações contidas nela.

Para isso, você pode até criar um cronograma de ações, determinando de quanto em quanto tempo vai analisar os dados inseridos e verificar, por exemplo, quantos clientes inativos podem ser contatados novamente, novas chances de vendas etc.

Se você contar com um sistema informatizado, esse processo fica ainda mais fácil.

O Zendesk Service, por exemplo, que, além de facilitar a gestão de múltiplos canais de contato, oferece recursos (como a inteligência artificial) para automatizar tarefas e melhorar a produtividade do seu time.

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