Como fazer mais com menos? 7 hacks para aplicar no dia a dia

Quando dizemos “fazer mais com menos”, nossa tendência é imaginar cenários de escassez. Neles, um time precisa encontrar soluções para problemas — simples e complexos — usando poucos recursos. 

A verdade é que esta é uma visão pessimista da expressão. Afinal, se observarmos por outro ângulo, fazer mais com menos pode ser uma definição bastante precisa do que é produtividade. Realizar mais tarefas com excelência e em menos tempo, é um bom exemplo da conexão entre os termos. 

A grande questão é: de acordo com pesquisas, apenas 7% dos funcionários das empresas se sentem realmente produtivos no ambiente de trabalho. E há uma série de argumentos para justificar este quadro. 

Neste artigo, vamos refletir juntos sobre como melhorar a produtividade no trabalho e criar equipes aptas a fazer mais com menos. 

Boa leitura! 

Reflexão: por que a “demissão silenciosa” ganhou espaço nos últimos anos? 

Quando falamos da importância da produtividade no trabalho, pensamos em times que se esforçam para fazer mais sempre. Nesse sentido, esperamos ter uma equipe engajada e efetiva, não é mesmo?

Entretanto, em meio a este cenário de demanda por produtividade, parte da força de trabalho se deslocou para outro extremo do espectro corporativo: o de fazer o mínimo necessário. A prática ganhou o nome de “quiet quitting” ou, em português, demissão silenciosa.

Especialistas, como Andrew Filev, em um artigo para a Forbes, se esforçam para ir além do entendimento das origens do movimento: eles querem apontar soluções para contorná-lo. 

Como reverter o quadro? 

Em seu artigo para a Forbes, Filev destaca que a ideia de eficiência deveria focar em repensar a maneira como os colaboradores trabalham. Assim, eles conseguiriam entregar resultados em um ritmo mais inteligente e, sobretudo, sustentável. 

Ele aponta que a demanda por produtividade, da forma como é feita em muitas empresas, caminha para o lado oposto ao da sustentabilidade. 

Empresas não hesitam em demitir funcionários que não cumpram os requisitos, mas, por outro lado, não compreendem que este ritmo não é sustentável no longo prazo. O alto turnover é um inimigo da gestão, na medida em que mantém os processos organizacionais em constante reinício.  

Para Andrew Filev, a solução está na ressignificação da ideia de produtividade. Ele acredita que, “se as tarefas não puderem ser feitas a tempo, concentre-se nas que podem ser e deixe as outras de lado para mais tarde. Não force seus funcionários a fazer mais do que é humanamente possível (ou mais do que são pagos)”.

Mas, então, como colocar estas ideias em prática e manter a motivação e o engajamento do time? Logo mais adiante, falaremos detalhadamente sobre isso. 

A importância da produtividade no trabalho

Entender a importância da produtividade no trabalho pode revolucionar a forma como você gerencia seu time. Na prática, produtividade se relaciona mais com a efetividade na resolução de desafios do que o cumprimento de uma carga de trabalho extensa. 

Uma equipe produtiva é, automaticamente, alinhada e motivada. Isso porque, quando você entende o que é produtividade, compreende também que o conceito passa, inevitavelmente, pela ideia de otimização de recursos, discursos e tempo. 

Saber o que é produtividade é importante para assegurar que as empresas empreguem seus recursos de modo efetivo para o cumprimento de metas: nem gastos a mais, nem a menos. 

Além disso, um time produtivo compartilha conhecimento e trabalha de forma contributiva, evitando a refação e os erros causados pela falta de comunicação. O resultado não poderia ser outro: o entendimento prático de como fazer mais com menos. 

Resumindo: o que é produtividade no trabalho? 

Produtividade no trabalho é a capacidade de um time ou pessoa entregar mais resultados em menos tempo. Para isso, tem os recursos necessários disponíveis e compartilha conhecimento estratégico com toda a equipe, mantendo, assim, a alta performance e a efetividade no cumprimento de tarefas e metas. 

Podemos definir produtividade como a capacidade de uma pessoa ou equipe fazer mais em menos tempo e com o menor número de recursos disponíveis, mantendo a qualidade dos produtos e serviços prestados.

Como fazer mais com menos? 7 dicas para colocar em prática 

Agora sim, podemos partir para a prática e entender como fazer mais com menos. Separamos 7 dicas aplicáveis na rotina de qualquer empresa, inclusive na sua! 

1- Tire da cabeça que “quantidade é melhor que qualidade”

Como dissemos nos tópicos anteriores, a ideia de que produtividade está diretamente ligada ao volume de entregas é ultrapassada e insustentável. O conceito, na verdade, tem muito mais relação com a qualidade daquilo que é entregue e o aproveitamento dos recursos disponíveis. 

Por isso, como uma boa liderança, concentre-se em fornecer ao time a base necessária para trabalhar de forma produtiva. Logo, não tente preencher a rotina de cada colaborador com um número expressivo de tarefas.

2- Mantenha o time motivado com feedbacks construtivos

Outro aspecto essencial para entender como melhorar a produtividade no trabalho é estabelecer o diálogo aberto com a equipe. Além de quebrar barreiras hierárquicas e reduzir problemas de falta de informação, a estratégia ajuda a motivar a equipe. 

Você pode, por exemplo, criar uma rotina de feedbacks periódicos com cada colaborador. Uma reunião 1-1 ou até mesmo uma avaliação de desempenho 360 (em que diferentes pessoas avaliam o colaborador de forma construtiva) podem ser bons caminhos para estimular o engajamento e a busca pela melhoria contínua. 

3- Crie mecanismos de alinhamento das equipes

Você trabalha com um time remoto? Saiba que 66% da força de trabalho acredita que, em casa, sua produtividade é maior. Ainda assim, cabe a você, liderança, desenvolver mecanismos para que o time esteja alinhado e caminhando no mesmo ritmo. 

Existem diferentes ferramentas que auxiliam nesta redução de distância, como o Slack para comunicação interna, o Trello para organização e o Zendesk Sell para gestão do relacionamento com o cliente. 

Em paralelo, disponibilizar procedimentos e scripts em uma base de conhecimento acessível a todos pode encurtar caminhos e evitar questionamentos recorrentes. 

4- Treine e desenvolva o time

Já está claro que produtividade tem tudo a ver com motivação e engajamento, certo? Agora, é preciso compreender que os dois últimos atributos estão fortemente ligados ao estímulo ao crescimento e desenvolvimento fornecido pela empresa. 

Quer times mais produtivos? Mostre que você e a empresa se preocupam com cada membro. E como fazer isso? Aqui estão algumas possibilidades: 

• ofereça treinamentos e atualizações;
• conecte o time com bons mentores;
• promova retiros e atividades de crescimento coletivo fora da empresa;
• reconheça desempenhos de destaque.

5- Valorize as potencialidades de cada membro da equipe

Uma equipe de alta performance em produtividade tem, como diferencial, as potencialidades direcionadas às frentes ideais. Mas o que isso quer dizer? 

Quer dizer que você, enquanto liderança, deve saber observar e identificar aspectos de destaque na personalidade de cada membro da equipe. A partir daí, deve reposicionar os colaboradores para que ocupem funções compatíveis às suas habilidades pessoais e profissionais. 

6- Analise a produtividade com o apoio de indicadores

Um dos métodos mais eficazes para mensurar o desempenho de atividades corporativas é a análise por indicadores. Isso porque, com parâmetros comparativos bem estruturados, é possível observar resultados em intervalos pré-definidos e identificar tendências de aumento ou queda nos resultados. 

Existem diferentes indicadores-chave de performance aliados à ideia de produtividade no trabalho. Alguns deles são: turnover, estratégia, excelência operacional e qualidade. Você pode conhecer mais sobre estes e outros indicadores de produtividade neste artigo. 

7- Faça da tecnologia a sua aliada 

Para entender, na prática, como melhorar sua equipe de trabalho e torná-la mais produtiva, não podemos nos esquecer de um ingrediente essencial: a tecnologia. 

Com as ferramentas digitais, você e seu time:

• automatizam tarefas operacionais e repetitivas;
• criam padrões e ativam chatbots e serviços guiados por inteligência artificial;
• ganham tempo para atuar em iniciativas que demandam estratégia. 

Aliás, soluções como o Zendesk Service, focado em atendimento ao cliente, ajudam a integrar processos, condensar informações-chave e fornecer dados que orientam as equipes e dão autonomia aos clientes. 

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