Como fazer um relatório de vendas? Guia prático em 7 passos

Saber como fazer um relatório de vendas é fundamental para constatar se os objetivos da sua empresa estão sendo alcançados. Isso porque esse documento traz as informações mais importantes sobre as vendas de um negócio, tais como receita obtida em determinado período, ticket médio, entre outras.

No entanto, na busca por apresentar o máximo de dados possível aos gestores, muitos vendedores inserem informações que não são necessárias, ou deixam de lado aquelas que fariam diferença nas tomadas de decisões.

Para que você não cometa esse tipo de erro, nesse post explicamos o que é e para que serve esse tipo de documento e mostramos como fazer um relatório de vendas em sete passos simples e práticos, além de outros tópicos relevantes. Boa leitura!

Neste artigo você aprenderá

• O que é e para que serve um relatório de vendas?
• 8 exemplos de relatórios de vendas
• Como fazer um relatório de vendas? 7 passos
• Otimize sua coleta de dados e facilite a geração de relatórios

O que é e para que serve um relatório de vendas?

O relatório de vendas é um documento que reúne diversos dados pertinentes ao setor comercial, usado como demonstrativo do desempenho alcançado pelas estratégias adotadas pela empresa em diferentes períodos. 

Ele é usado para apresentar informações como:

• total de vendas convertidas;
• vendas realizadas em cada canal;
• volume de vendas obtido em determinado período; 
• quais itens estão sendo mais adquiridos pelos clientes;
• receita adquirida de modo geral ou por determinado produto, etc.

No entanto, além de saber como fazer um relatório de vendas, é importante que você tenha em mente que esse documento pode ser usado em diferentes situações, por exemplo:

• ele pode ser elaborado por cada vendedor para que seu líder direto possa acompanhar a sua performance;
• apresentado pelo gerente comercial aos diretores para mostrar a evolução do time;
• divulgado a investidores para comprovar o crescimento da empresa.

Assim, o relatório de vendas é uma ferramenta importante e bastante útil em diversos contextos dentro de um negócio. 

Suas informações permitem analisar a efetividade do plano de ação adotado pela companhia, comparando sua eficiência com as metas estabelecidas em sua estratégia, incluindo questões pertinentes a outros setores, como: retenção e fidelização de clientes, qualidade da customer experience, entre outras metas.

De modo geral, o objetivo desse documento é avaliar a situação comercial de uma empresa. Dessa forma, a equipe pode identificar e corrigir falhas, além de tomar decisões mais assertivas, focando em um crescimento sustentável.

Outro aspecto importante é acompanhar as tendências do mercado. Isso permite direcionar a sua atenção para pontos estratégicos que estão em alta no mercado.

8 exemplos de relatórios de vendas

A partir de sua definição, é possível concluir que os relatórios de vendas podem ser implementados em diferentes cenários e com propósitos variados. 

Para que você consiga visualizar de maneira mais precisa um exemplo de relatório de vendas, listamos os principais modelos que são apresentados nas organizações:

1. relatório geral de vendas;
2. relatório de conversão;
3. relatório de funil de vendas;
4. relatório de previsão de vendas;
5. relatório de upsell e cross sell;
6. relatório de marketing;
7. relatório de oportunidades;
8. relatório de contatos.

A seguir, explicamos o que é e para que serve cada um deles. Vamos lá?

1. Relatório geral de vendas

É o modelo mais amplo e generalista entre os exemplos de relatórios de vendas que trazemos neste post. Como o nome sugere, ele dá uma visão geral de vendas.

Para isso, geralmente reúne dados do período, quantidade, volume e agente responsável por cada venda.

O documento registra o número de vendas realizadas, a data em que cada uma delas ocorreu, qual o valor total de receita, quantos itens estão inclusos por pedido e quem foi o vendedor que fechou a proposta.

2. Relatório de conversão

O relatório de conversão inclui informações sobre a quantidade de leads que se tornaram clientes. Portanto, é ideal para avaliar as estratégias de fundo de funil.

Esse exemplo de relatório de vendas é importante para avaliar a efetividade das estratégias de captação e qualificação de leads, ou seja, a quantidade de oportunidades de negócio que estão sendo geradas pela equipe de marketing.

A partir desse dado, permite monitorar quantas dessas chances estão sendo convertidas pelos vendedores, tanto individualmente quanto por equipe. Dessa forma, permite identificar a existência de gargalos, desperdício ou problemas no aproveitamento dos leads.

3. Relatório de funil de vendas

Já o relatório de funil de vendas compila as informações sobre a quantidade de leads em cada estágio (topo, meio e fundo). 

A partir desses dados, é possível identificar se alguma etapa está com um número baixo, indicando que há a necessidade de otimização.

É uma análise metódica, que aborda o nível de maturidade de cada cliente em potencial, para entender melhor como ele se sente em relação às soluções propostas pela sua empresa e quando é o momento ideal para fazer uma oferta.

Confira também: O que é a jornada de compra do cliente? Quais são as etapas de venda?

4. Relatório de previsão de vendas

O relatório de previsão de vendas é usado para prever os números que a área comercial pode alcançar em determinado período.

Apesar de ser impossível fazer uma previsão 100% correta, esses dados contribuem para o planejamento da equipe de vendas e da empresa no geral. Assim, é possível fazer uma gestão mais adequada e evitar surpresas.

Ademais, a previsão ou projeção de vendas também ajuda a entender a viabilidade de um lançamento. 

Neste exemplo de relatório, uma marca pode planejar a criação de um novo produto ou serviço. Para isso, pode avaliar dados de consumo no mercado concorrente e o comportamento do público-alvo para verificar se há ou não possibilidade de retorno.

5. Relatório de upsell e cross sell

O relatório de upsell e cross sell serve para acompanhar duas informações:

• número de clientes que pagaram por uma solução mais completa (upsell);
• número de clientes que adquiriram um produto ou serviço complementar (cross sell).

Caso o seu negócio use essas estratégias, este tipo de relatório é uma boa maneira de analisar se as táticas estão funcionando ou se precisam de mudanças.

Vale destacar ainda que esse tipo de acompanhamento serve para medir o impacto de estratégias de customer experience, principalmente ações envolvendo os times de venda e atendimento ao cliente.

Em geral, essas medidas visam personalizar a experiência de compra e elevar o nível da conversa com o consumidor, melhorando a receptividade às propostas e despertando interesse para que façam investimentos maiores a cada pedido.

6. Relatório de marketing

O relatório de vendas focado no marketing é aquele que avalia os números gerados pela captação de leads, antes que esses clientes em potencial tenham sido totalmente qualificados e estejam prontos para receber uma oferta.

Portanto, ele serve para monitorar as primeiras iniciativas de amadurecimento dos leads, destacando as etapas do meio do funil de vendas.

7. Relatório de oportunidades

O relatório de oportunidades é mais um modelo que serve para acompanhar, principalmente, o fundo de funil. Ele permite analisar quais leads estão qualificados ao ponto de serem oportunidades. 

Similar aos demais exemplos de relatórios de vendas, o documento sobre oportunidades destaca as chances reais de fechar negócio, quando o lead passou com sucesso por toda a jornada de qualificação e agora chegou na mesa do time de vendas.

8. Relatório de contatos

Em um modelo mais simples, mas que não deixa de ser relevante, o relatório de contatos aborda a quantidade de interações individuais que um vendedor teve com o lead antes de fechar negócio.

É uma forma de avaliar o roteiro usado pela marca, assim como a performance de cada colaborador e o custo de aquisição de clientes.

Como fazer um relatório de vendas? 7 passos

Para que o relatório proporcione benefícios à gestão da sua empresa, é preciso trazer informações úteis, relevantes e que realmente possam ser trabalhadas pelos gestores. Isso tudo você aprende com os sete passos de como fazer um relatório de vendas que apresentamos a seguir:

1. identifique o objetivo do seu relatório;
2. saiba para quem você irá apresentar;
3. escolha um formato de apresentação;
4. defina um período;
5. determine as métricas do relatório de vendas;
6. colete os dados;
7. apresente as informações de maneira adequada.

Entenda o que fazer em cada uma das etapas a seguir:

1. Identifique o objetivo do seu relatório

Muitas pessoas têm dúvidas sobre como começar um relatório de vendas, mas você verá que não é nenhum bicho de sete cabeças.

Lembra que comentamos que esse documento pode ser usado em diferentes situações? Por conta dessa flexibilidade, identificar o seu objetivo é a maneira ideal de iniciar o documento.

Aliás, esse passo é fundamental para que você apresente as informações adequadas. 

Por exemplo, se o objetivo do relatório que lhe foi solicitado é mensurar o volume de vendas dos canais on-line, de nada adianta apresentar os dados sobre a produtividade de cada vendedor, concorda?

É preciso ter em mente que os gestores querem informações claras e objetivas. Apresentar dados que pedem habilidades avançadas de interpretação vai contra o intuito deste documento. 

Aliás, isso pode gerar análises equivocadas que podem comprometer decisões futuras.

Por isso, o relatório de vendas sempre deve ser direto, prático e de fácil entendimento, assim como deve atender ao propósito de sua apresentação.

2. Saiba para quem você irá apresentar

Outro ponto que precisa ficar claro é para quem o relatório de vendas está sendo elaborado. O Diretor de Marketing vai lê-lo? Ou vai ser o CEO?

É importante saber quais stakeholders terão contato com o relatório. Isso impacta diretamente na linguagem da apresentação, assim como na escolha dos dados.

Peguemos como exemplo os dois profissionais citados. Um Diretor de Marketing pode querer, principalmente, um relatório com informações que também ajudem a analisar as estratégias do seu departamento.

Já um CEO pode querer um relatório mais amplo, mas, ao mesmo tempo, objetivo. Isso porque ele lida com diferentes frentes do negócio e não tem muito tempo para fazer interpretações complexas sobre um setor específico.

Sendo assim, antes de partir para a coleta de dados e elaboração visual do relatório, identifique quais profissionais terão contato com o documento.

Também vale destacar que o relatório deve ser acessível e compreensível por todos da equipe, pois ele atende uma necessidade clara de monitoramento e otimização da estratégia, logo é relevante para qualquer colaborador.

3. Escolha um formato de apresentação

O relatório de vendas é um documento complexo e cheio de números. Considerando isso, ele precisa ter uma boa apresentação visual, atendendo aos requisitos de clareza mencionados anteriormente.

A escolha do formato da sua apresentação também depende do objetivo. Ela pode ser feita de maneira simples e enviada por e-mail, ou em slides, quando for divulgada para mais pessoas.

Também vale a pena estabelecer critérios técnicos e padronizar os modelos de documentos usados, para facilitar a elaboração de análises futuras e manter um nível assertivo de qualidade para o acompanhamento.

Não há uma regra de qual modelo de relatório de vendas deve ser usado, até mesmo porque cada empresa pode ter um padrão de documentos.

No entanto, ao definir o formato, é importante que você considere pontos como:

• qual configuração valoriza os dados que serão apresentados?
• gráficos ajudam na análise, ou somente tabelas são suficientes?
• o modelo escolhido responde às dúvidas de forma clara?

4. Defina um período de cobertura do relatório

A definição do período usado no relatório é mais uma etapa essencial que vem antes de criar a apresentação em si. Esse delineamento é importante tanto para a coleta dos dados corretos quanto para a comparação das informações com outros períodos.

Você pode escolher se o relatório irá compilar os dados de uma semana, um mês, um trimestre, um semestre ou um ano. Identifique qual intervalo é mais adequado para a visualização das informações, de modo que seja possível comparar os dados.

Por exemplo, um relatório de junho de 2024 pode ser comparado com um de junho de 2023, ano anterior, ou de maio de 2024, mês anterior.

Essas análises possibilitam identificar as mudanças entre os períodos, o que ajuda a avaliar os resultados de antigas e novas estratégias.

5. Determine as métricas do relatório de vendas

Chegamos ao ponto mais importante do processo de como fazer relatório de vendas eficaz: quais informações devem ser apresentadas.

Considerando as principais características de um bom relatório, como praticidade e facilidade de interpretação, é fundamental evitar dados que não sejam relevantes para o momento.

Mais uma vez, o objetivo do documento é que vai guiar quais informações você deve, ou não, apresentar. 

Mas para que você tenha uma ideia, separamos as principais métricas que um relatório de vendas costuma apresentar:

• ticket médio de vendas;
• custo de Aquisição do Cliente (CAC);
• retorno sobre Investimento (ROI);
• lifetime Value (LTV);
• taxa de retenção;
• taxa de Churn Rate;
• número de vendas e receita gerada em determinado período;
• produtos ou serviços mais comercializados;
• número de leads e número de conversões;
• total de vendas geradas por cada vendedor;
• total de vendas da equipe;
• vendas por cliente ou setor;
• resultado da avaliação das métricas de vendas;
• receita obtida com determinado produto ou serviço;
• estimativa para períodos futuros.

Aqui, vale considerar outro detalhe que impacta diretamente na elaboração de um relatório geral de vendas: os dados sazonais e as comparações dos mesmos.

É indicado que os dados sazonais — ou seja, de períodos de vendas específicos, como Natal, Dia das Mães etc — não sejam comparados com ciclos comuns. Assim, essas informações só devem ser relacionadas às do mesmo período.

Por isso, dependendo do tipo de relatório que está sendo apresentado, é bastante válido considerar a apresentação dessas informações separadamente.

6. Colete os dados

Agora que tudo já está definido e bem claro, é hora de coletar os dados. Para isso, a maioria das empresas usa o CRM, uma ferramenta que compila diversas informações sobre os seus clientes e o seu funil de vendas.

Caso a sua organização tenha um sistema desse, o que é muito provável, basta exportar os documentos com as informações que você deseja.

Já se a sua empresa não tiver um CRM, é indicado que façam a contratação de um sistema desses para que seus dados fiquem mais acessíveis e organizados, facilitando a elaboração de relatórios.

Nossa recomendação é o sistema Zendesk, uma plataforma completa e robusta, que oferece todas as funcionalidades que sua empresa precisa para ter uma ampla visão de seus processos, criando relatórios de vendas super completos e relevantes.

Outra dica relevante aqui é o uso de IA para otimizar essa coleta de dados. Uma tecnologia que está cada vez mais em alta e pode ser aplicada em várias situações, da análise de dados ao atendimento ao cliente para tornar a empresa mais produtiva.

7. Apresente as informações de maneira adequada

Por fim, você precisa montar a apresentação. Este é o momento de usar o formato pensado lá atrás e organizar os dados de forma clara e objetiva.

Como dissemos, a linguagem varia de acordo com as pessoas que terão contato com o relatório. Entretanto, é fundamental que a apresentação preze pela contextualização das informações e por explicações simples.

Assim, há maiores chances de que as pessoas entendam tudo que os dados estão “dizendo”, o que evita decisões baseadas em interpretações equivocadas.

Dica bônus: mantenha os dados atualizados e acessíveis

Agora que você já aprendeu como fazer um relatório de vendas de sucesso, aqui vai a dica bônus: mantenha seus dados atualizados e de fácil acesso.

Sim! Coletar as informações de vendas ao longo dos dias é uma forma bastante eficiente de gerar relatórios de forma rápida, precisa e livre de falhas.

Imagine receber uma convocação de última hora para participar de uma reunião e ter que levantar todas as informações em poucos minutos. As chances de apresentar algum número errado são grandes, não acha?

Por isso, é importante que os profissionais dessa área reservem um tempo do seu dia para coletar as informações pertinentes às suas tarefas. 

Dessa forma, sempre que precisarem gerar um relatório de vendas, terão tudo à mão, atualizado e com risco mínimo de erros.

Você pode fazer isso em planilhas de Excel, por exemplo, ou, como mencionamos, usar um CRM de vendas, que é uma alternativa muito mais eficiente. 

No caso dessa última solução, tem-se a facilidade de centralizar todas as informações dos seus clientes em um único ambiente, o que melhora a produtividade e também ajuda a aumentar as vendas.

Quer entender mais sobre essa ferramenta? Então leia o nosso artigo “O que é CRM de vendas: definição e 9 motivos para investir em uma plataforma de Customer Relationship Management”

Otimize sua coleta de dados e facilite a geração de relatórios 

Aprender como fazer um relatório de vendas é uma habilidade importante para que você se destaque como profissional e, é claro, para acompanhar o desempenho das estratégias adotadas pela empresa. Dito isso, adotar ferramentas que possibilitem uma coleta de dados aprimorada é essencial para otimizar esta e outras rotinas.

A Zendesk é especialista em customer experience e gerenciamento de relacionamento com os consumidores, por isso nosso software é tão completo.

Ele reúne funcionalidades para automatizar a coleta de dados, facilitar a geração de relatórios e criar insights valiosos para otimizar a experiência que o público tem com a sua marca, seja nas conversas com o time de vendas ou nos chamados da central de suporte.

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