Como fazer um plano de ação? Guia para orientar a empresa para resultados

Entender como fazer um plano de ação vai além de ter a habilidade de organização de perspectivas. Na verdade, empresas que dominam a técnica entendem como contornar desafios e preparar seus negócios para atuar assertivamente mesmo em situações adversas. 

Afinal, para tomar as decisões mais assertivas sobre o futuro do negócio, é preciso planejar e estruturar todas as ações em um fluxo fácil de entender e de colocar em prática, concorda? 

Por isso, ao longo do artigo de hoje, você descobre tudo o que precisa para entender como montar um plano de ação do zero.

Adicionalmente, ensinamos como mensurar a efetividade dele e ainda como espelhar seu desempenho no de empresas que se destacaram com planos de ação efetivos e funcionais em meio à recente crise do coronavírus. 

Quer entender como fazer um plano de ação de atendimento ou vendas para escalar o seu negócio? Então, siga conosco. Boa leitura!

Primeiramente, o que é plano de ação?  

Um plano de ação é um planejamento orientativo que organiza metas e objetivos e dá, a seus executores, as diretrizes para alcançá-los. Em outras palavras, é um mapa que orienta as atividades necessárias para a empresa alcançar determinados resultados no período previsto. 

Por conta dessa característica de servir como um documento-guia, o plano de ação deve detalhar ações, datas, responsáveis, recursos disponíveis e modos de fazer que demandem atitudes específicas. 

Utilizando a metáfora de tesouro, podemos dizer que o plano de ação representa o mapa que leva ao baú do tesouro. Ele aponta direções, sinaliza obstáculos e fornece pistas valiosas para chegar ao objetivo final. 

E aí, compreendeu o que é plano de ação? Então, continue com a leitura para entender não apenas o papel deste guia no planejamento estratégico, mas também os benefícios dele para as empresas!

Por que planos de ação são estratégicos para as empresas? 

Além de ser um importante guia para unificar objetivos e nortear ações, o plano de ação tem outros papéis estratégicos. Um dos principais é transformar ideias e abstrações em realidades tangíveis e alcançáveis. 

Ray Silverstein, presidente da President’s Resource, fala sobre o valor estratégico dos planos de ação para a revista virtual Entrepreneur. Ele menciona que estabelecer metas é fundamental para cruzar tempos difíceis e manter a equipe orientada para resultados. 

No artigo, Silverstein também menciona que “a melhor, talvez a única, maneira de transformar um objetivo abstrato em uma realidade alcançável é criar um plano de ação; um plano de ação minucioso e prático”, o que reforça nosso ponto. 

Silverstein ainda atribui ao entendimento de como fazer um plano de ação o sucesso no alcance de objetivos. Ele diz que alcançar metas e grandes objetivos depende mais da soma entre um plano de ação detalhista, determinação e tenacidade, do que de brilhanteza e talento. 

O que um bom plano de ação pode fazer por um negócio?

Saber como fazer um plano de ação efetivo pode trazer impactos para os negócios que vão além do alcance de metas e objetivos. 

A verdade é que um trabalho que integra times em um mesmo propósito e orienta a equipe para resultados oferece benefícios duradouros à empresa também sob a perspectiva da gestão da força de vendas e dos colaboradores internos. 

Posto isso, veja alguns dos principais benefícios deste guia a seguir!

1. Equipes mais engajadas

Um bom plano de ação tem, como característica, a clareza sobre o papel de cada colaborador dentro da organização. 

Para um time de vendas, por exemplo, saber de que forma seu trabalho impacta no cumprimento de um objetivo macro é uma forma de engajar e estimular a colaboração entre a equipe. 

A propósito, dados divulgados pelo Haiilo mostraram que negócios nos quais os funcionários apresentam um alto nível de engajamento tendem a ser 21% mais rentáveis e ter uma taxa de falta 41% menor. 

Adicionalmente, aumentar a participação das equipes no dia a dia ajuda a melhorar o atendimento ao consumidor e ainda a melhorar o clima organizacional. Isso também foi confirmado por uma pesquisa do Trade Press Services.

Dessa maneira, ao ter um bom plano de ação você consegue integrar os colaboradores do dia a dia — e nas decisões — da empresa, melhorando não apenas a produtividade, mas também deixando seus funcionários mais satisfeitos. 

2. Rotinas mais fluidas

Como dissemos, o plano de ação funciona como um mapa que conduz a um objetivo final. Por isso, ele desempenha um importante papel na organização das rotinas. 

Quando falamos em equipes de vendas, precisamos adicionar dinamismo, pressão e muitas tomadas de decisão diárias à equação, o que, naturalmente, é um estímulo às rotinas atropeladas e atribuladas.

Equipes que trabalham orientadas por um plano de ação tendem a contornar esses desafios. Já que conseguem organizar suas rotinas para caminhar em direção aos objetivos pré-determinados. 

Afinal, elas sabem onde chegar e o que precisa ser feito. Portanto, podem agir de maneira adequada para atingir os objetivos propostos. 

3. Estrutura completa e preparada para alcançar resultados

O benefício macro de um plano de ação é justamente esse: fornecer uma estrutura completa para garantir o alcance de bons resultados. 

Quer ver um exemplo prático de como isso funciona? 

Suponhamos que o plano de ação da sua empresa tenha, como objetivo final, aumentar as vendas em 50% ao fim de 6 meses de trabalho. 

Para isso, a estratégia precisa abarcar diferentes etapas do processo, atribuindo metas setoriais e pessoais a todos os envolvidos. Para ser efetivo, o plano de ação deste exemplo deve abarcar: 

• diretrizes para um bom atendimento ao cliente; 
• treinamentos de equipes de vendas; 
• desenvolvimento de Estratégias para aumentar as vendas;
• gestão detalhada do funil de vendas;
• investimento em tecnologias como automação;
• análise e gestão de dados para detalhar o comportamento do consumidor. 

Percebe como é uma estrutura completa e, portanto, mais fácil de seguir? Assim, ninguém fica perdido no meio do processo e a empresa consegue atingir seus objetivos!

Quais as melhores metodologias para fazer um plano de ação?

Antes de seguirmos para o passo a passo de como fazer um plano de ação, é preciso saber que você pode usar diferentes metodologias na criação deste mapa. As duas mais comuns são: ciclo PDCA e 5W2H. 

Veja a seguir como aplicar cada uma delas!

1. Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é um método que define quatro etapas para otimizar os processos de uma empresa. O foco é proporcionar uma melhoria contínua dos resultados. Por isso, é bastante usado na criação de um plano de ação. 

Em suma, as quatro fases descritas pelo método são:

• plan (planejar); 
• do (fazer); 
• check (verificar); 
• act (agir). 

Mais adiante, com o nosso passo a passo de como montar um plano de ação, você conseguirá entender como estas quatro etapas se encaixam perfeitamente. 

2. 5W2H

Outro método bastante usado é o 5W2H. Na prática, trata-se de sete perguntas que, quando respondidas, mostram um caminho bem direto para o futuro da empresa. As questões aqui são:

• what (o que); 
• why (por que); 
• where (onde); 
• who (quem); 
• when (quando). 

Resumindo, todas as perguntas essenciais para detalhar as ações do plano de ação, possibilitando a melhor execução possível do documento.  

>>>> Aprenda mais sobre esta metodologia em: você conhece o plano de ação 5w2h? Descubra o que é e como aplicar em 3 passos

Como fazer um plano de ação? Passo a passo para orientar processos 

O passo a passo de como fazer um plano de ação envolve:

• planejar, prover, projetar; 
• segmentar o projeto em metas menores e alcançáveis; 
• especificar as tarefas a serem executadas; 
• estimular o gerenciamento inteligente das tarefas; 
• criar um cronograma para todos os itens; 
• disponibilizar o plano de ação para os colaboradores; 
• monitorar e acompanhar. 

Agora, chegou o momento de darmos um passo adiante, rumo à parte prática do tema. Por isso, a seguir, você vai entender como montar um plano de ação em 7 passos. 

1. Planejar, prever, projetar

Independente da metodologia escolhida, o primeiro passo para entender como fazer um plano de ação é dar atenção aos 3 Ps da gestão de projetos: planejamento, previsão e projeto. 

Para isso, o primeiro movimento necessário é seguir a linha do planejamento estratégico da organização. A ideia é que este planejamento ajuda a extrair os objetivos da empresa para orientar as atitudes cotidianas. 

Por exemplo, o planejamento pode ser de um plano de ação de atendimento ao cliente, visando otimizar esse setor e melhorar os resultados. 

A análise do planejamento estratégico também ajuda a calcular (ou prever) resultados possíveis para o negócio. Como resultados possíveis, entendemos a relação entre aquilo que a empresa deseja e aquilo que ela é capaz de alcançar. 

Ou seja, o que está dentro das suas capacidades, considerando a equipe atual, o investimento disponível e até mesmo a situação do mercado. 

Por fim, a soma entre o planejamento e a previsão deve resultar em um projeto, ou seja, uma perspectiva de alcance dos objetivos. 

2. Segmentar o projeto em metas menores e alcançáveis

Se você passou pela etapa 1 com sucesso, já deve ser capaz de entender qual é o objetivo principal do plano de ação, ou o que a empresa espera alcançar enquanto organização. 

Posto isso, o próximo passo é dividir este objetivo em metas menores e segmentadas. Isso ajuda a entender o papel de cada setor no todo, ajudando equipes a se concentrarem naquilo que realmente importa e impacta no resultado final. 

Adicionalmente, segmentar as metas ajuda a tornar a execução das atividades mais realista, já que os colaboradores percebem os resultados do seu esforço ainda durante o processo.

Quer uma dica para definir metas pertinentes? Então, assista ao vídeo abaixo e entenda como elaborar metas SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e temporais):

3. Especificar as tarefas a serem executadas 

Todo bom plano de ação é composto por diversos recursos e metodologias ágeis que auxiliam na organização de tarefas e na operacionalização do objetivo, como o ciclo PDCA e o 5W2H, que mencionamos mais acima. 

Ademais, além de criar metas com a ajuda da metodologia SMART, também recomendamos utilizar um checklist como ferramenta para atribuir funções e especificar tarefas. 

O objetivo desta etapa do desenho de um plano de ação é tornar o percurso rumo ao objetivo final compreensível e acessível a todos os envolvidos. 

Em outras palavras, deixar claro as responsabilidades de cada pessoa, para que todas saibam o que é esperado delas.

Aproveite também para conferir o nosso guia definitivo para automação de e-mails de vendas:

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4. Estimular o gerenciamento inteligente de tarefas

Além de saber como fazer um plano de ação, saber como executá-lo pode ser um diferencial competitivo importante para as organizações. Um dos segredos para tornar isso possível é apostar em um gerenciamento inteligente de tarefas.

O livro Time, Talent, Energy: Overcome Organizational Drag and Unleash your Team’s Productive Power, de Michael Mankins e Eric Garton, estudou a divisão do tempo de um gerente de empresa, com o objetivo de avaliar sua capacidade de gerir tarefas e o próprio tempo de forma otimizada. 

Como resultado, a pesquisa descobriu que os gestores gastam cerca de 16 horas em atividades que poderiam ser evitadas, que não precisam existir ou que não necessitavam da sua atenção.

Isso diz muito sobre a importância de incluir, no plano de ação, um estímulo à gestão inteligente de tempo e tarefas para toda a equipe envolvida, independente da hierarquia. 

Na prática, isso pode ser feito com: 

1. avaliação da complexidade das metas e priorização das metas mais simples;
2. subdivisão das metas complexas em outras, menores e mais gerenciáveis.

5. Criar um cronograma para cada item do checklist

Estabelecer metas, distribuir tarefas, diluir atividades complexas em outras mais simples. Todos esses itens são partes essenciais de um plano de ação. 

Entretanto, para garantir que cada uma delas seja cumprida de forma satisfatória, é importante que venham acompanhadas de uma projeção temporal de conclusão. 

Do contrário, a tendência é que algumas atividades caiam no esquecimento ou permaneçam sem endereçamento por tanto tempo que perdem sua validade estratégica. 

Portanto, estabeleça prazos para a finalização de cada tarefa. Assim, você incentiva a participação dos colaboradores e garante que todas as ações essenciais sejam realizadas. 

6. Disponibilizar o plano de ação para a consulta de todos 

Com o documento finalizado, o 6º passo para compreender como fazer um plano de ação é ter consciência da importância de disponibilizá-lo para consultas de toda a equipe. 

Uma boa forma de fazer isso é utilizando ferramentas colaborativas, como o Trello ou um software de CRM, como o Zendesk Sell, que permite a criação de cronogramas de vendas no pipeline de negócios. 

Dessa maneira, o time fica sabendo das atividades que competem a cada um, bem como dos prazos e dos objetivos da empresa, o que facilita bastante o próximo passo, que é monitorar e acompanhar.

7. Monitorar e acompanhar

Neste momento, você já tem tudo o que precisa para entender como fazer um plano de ação. Entretanto, a etapa de monitoramento e acompanhamento não deve ser deixada de fora do passo a passo.

Isso porque se trata de uma organização complexa de tarefas, que, se não forem bem geridas, podem sofrer desvios ou alterações que prejudicam os resultados. 

Dessa forma, uma boa solução para acompanhar o andamento do plano de ação é combinar entregas de relatórios e agendar sessões periódicas de alinhamento e feedback para mensurar a evolução do plano de ação e contornar eventuais dificuldades.  

Adicionalmente, essa prática permite encontrar atividades que precisam ser revistas, por não trazerem os resultados esperados, e até mesmo necessidades dos colaboradores, como treinamentos ou novos equipamentos.

Aprendeu como fazer um plano de ação do zero? Então, aproveite para salvar o infográfico abaixo que traz um resumo de todas estas dicas e as tenha em mãos sempre que precisar:

Como avaliar os resultados de um plano de ação? 

Para que um plano de ação seja avaliado, é necessário que as atividades propostas em cada etapa tenham sido implementadas e que tenham, de fato, contribuído para o alcance dos objetivos planejados.

A partir daí, é preciso confrontar os objetivos esperados (determinados nas etapas 1 e 2 do plano de ação) com os resultados encontrados. 

Além disso, é recomendado fazer mais de uma avaliação de eficácia por plano de ação. 

Isso porque, os resultados são diferentes com o passar do tempo, e uma análise encontrada logo após a finalização do plano de ação pode indicar um resultado diferente daquele encontrado após 6 meses. 

Exemplos de plano de ação: confira e se inspire para alavancar o seu negócio

Recentemente, a pandemia do novo coronavírus colocou holofotes na importância de saber como fazer um plano de ação.

Isso porque o novo vírus impôs condições de trabalho e consumo nunca antes vistas, ou até então longe de alcançarem sua potencialidade máxima (como o teletrabalho e as compras online). 

Diante de circunstâncias inimagináveis, empresas de diversos segmentos e portes foram levadas a repensar suas estratégias. Diante de um contexto tão turbulento, as organizações que souberam como fazer um plano de ação adequado às novas demandas saíram na frente. 

A seguir, você conhece 2 empresas modelo de plano ação em meio à crise. Continue a leitura e inspire-se! 

1. Magazine Luiza 

Mesmo antes da crise causada pelo novo coronavírus, o Magalu já vinha despertando interesse de pesquisadores e interessados no segmento de vendas a varejo. Isso porque a empresa despontava como um dos principais expoentes do customer focus, ou o foco na experiência do cliente. 

Para isso, o Magalu já havia fechado uma parceria com a Zendesk para otimizar tickets e atender em múltiplos canais. Mas, com a chegada da covid-19, precisou ir além. 

Uma das mais notáveis estratégias pensadas pelo Magazine Luiza para suportar a crise e ajudar a garantir o funcionamento de pequenas empresas foi a criação da rede Parceiro Magalu, que permite a micro e pequenos varejistas e profissionais autônomos a cadastrarem e comercializarem seus produtos via plataforma da Magazine Luiza em troca de uma taxa sobre venda realizada. 

2. iFood

O iFood, assim como o Magazine Luiza, integra o ranking de Marcas Transformadoras, realizado pela HSR Specialist Researchers. 

O objetivo da pesquisa foi elencar as empresas que melhor se adaptaram à condição de crise e souberam entender o novo comportamento do consumidor. 

É natural pensar em como uma empresa de transporte de alimentos se beneficiaria com uma crise que impõe, acima de tudo, o isolamento social. 

Porém, o iFood foi além, e desenvolveu novas normas e tecnologias que permitiram o transporte e a entrega segura, como a modalidade “Entrega Contactless”, autorizada pelo usuário, e que viabiliza uma logística de recebimento de mercadorias sem contato físico — benefício para o entregador e para o cliente. 

Exemplo de plano de ação pronto para você personalizar 

Para finalizar, trouxemos um exemplo de plano de ação básico usando o método 5W2H. 

Aliás, caso queira usá-lo como inspiração, basta usar como base todas as nossas ações e substituí-las pelas que fazem mais sentido para a sua estratégia de negócios. Além de, é claro, usar todas as dicas que trouxemos neste artigo. 

• O quê? Reduzir o tempo de espera no atendimento ao cliente em 50%. 

• Quando? Em um período de 6 meses. 

• Onde? No setor de atendimento ao cliente. 

• Como? Adotando sistemas de gestão de relacionamento com o cliente, treinando a equipe, contratando mais colaboradores, estabelecendo um manual de comunicação com o consumidor. 

• Por quê? Melhorar a experiência do cliente, incentivar a fidelização do consumidor e otimizar o dia a dia dos colaboradores do setor. 

Por fim, tenha em mente que saber como fazer um plano de ação pode trazer à empresa a segurança necessária para conduzir mudanças e embarcar toda a equipe rumo a processos e rotinas mais funcionais e modernizadas. 

A Zendesk, por exemplo, conta com diversas soluções para ajudar você a dar vida ao seu plano de ação. Aproveite para solicitar uma avaliação gratuita e confira, na prática, como podemos ajudar sua empresa a crescer!