Como fazer a ata de reunião empresarial em 5 passos?

Líderes passam de três a 10 horas por semana preparando comunicações essenciais para os funcionários — mas se essas mensagens forem ignoradas ou ineficazes, é um esforço desperdiçado que leva a baixa moral, vendas perdidas e metas não alcançadas, segundo a Harvard Business Review. 

A ata de reunião é um documento chave para a comunicação interna de uma empresa, mas pode gerar dúvidas sobre o que colocar ou como escrevê-la do dia a dia corrido de quem gerencia uma equipe.

Caso você se encontre nessa situação, não precisa se preocupar, porque esse tipo de arquivo costuma ser curto e segue um padrão simples. Logo, é algo bem fácil de se redigir.

Quer aprender como fazer ata de reunião?  Conheça 5 dicas de ouro para elaborar uma, além de um exemplo para se inspirar e melhorar seu dia a dia.

O que é a ata de reunião?

Uma ata de reunião é um documento que serve como registro formal de um encontro organizacional. Nela, ficam documentadas todas as ações que foram discutidas e decididas naquele momento. Também é possível encontrar informações gerais sobre a reunião realizada, com o objetivo de que as pessoas que não estavam presentes possam conhecer os próximos passos.

Cabe destacar que esse é um documento útil para qualquer tipo de empresa, desde as micro até as de grande porte. Isso porque ele ajuda a armazenar e rastrear o que é necessário para a saúde de um negócio, além de facilitar a comunicação entre os membros da equipe e garantir a transparência nas decisões tomadas. 

Por fim, a ata é uma ferramenta fundamental para documentar responsabilidades e prazos, garantindo que as ações acordadas entre os membros presentes de uma reunião sejam devidamente acompanhadas e executadas. 

Aprender como fazer ata de reunião é útil para integrar as equipes e melhorar a eficiência. Saiba mais em: Integração de equipes: como construir uma equipe de alta performance

O que deve ter na ata de reunião?

Checklist: informações que não podem faltar numa ata de reunião 

✅ O tema principal, isto é, a pauta que reflete o que foi discutido no encontro 

✅ Data, horário e local da reunião 

✅ Quais foram os participantes presentes 

✅ O que foi discutido, incluindo todos os assuntos abordados em ordem de importância ou conforme foram sendo tratados durante a reunião

✅ O que foi definido, ou seja, as ações que serão tomadas e os prazos para a realização delas

✅ Observações adicionais relevantes, como questões levantadas, preocupações expressas ou informações importantes compartilhadas durante a reunião;

✅ A assinatura ou confirmação de que a ata foi revisada e aprovada pelos participantes ou pelo responsável designado.

Leia também: Falta de comunicação interna: entenda os problemas que isso pode causar

Exemplo de ata de reunião

Para entender melhor como fazer a ata de reunião, confira o modelo a seguir.

Título: Reunião semanal de alinhamentos da empresa X

Data: 14 de fevereiro de 2024

Horário: 9:00 – 11:00

Local: Sala de Conferências, Sede da Empresa X

Participantes:

João Silva (Presidente)

Maria Santos (Diretora de Operações)

Pedro Almeida (Gerente de Projetos)

Ana Pereira (Analista Financeira)

Pauta:

Discussão sobre metas anuais e planos de ação.

Revisão do orçamento para o próximo trimestre.

Estratégias de marketing para o lançamento do novo produto.

Decisões e Resoluções:

Foi decidido aumentar a meta de vendas em 10% para o próximo ano.

O orçamento para o próximo trimestre foi aprovado.

As estratégias de marketing serão revisadas e apresentadas na próxima reunião.

Ações e Responsabilidades:

João ficou responsável por revisar e finalizar o plano de vendas.

Maria será encarregada de coordenar a implementação do orçamento aprovado.

Pedro e Ana deverão colaborar na elaboração das estratégias de marketing.

Observações Adicionais:

Foi levantada a questão da necessidade de contratação de mais um membro para a equipe de marketing, a ser discutida em reunião futura.

Assinaturas:

João Silva

Maria Santos

Pedro Almeida

Ana Pereira

O que achou do nosso exemplo de ata de reunião? Parece bem simples, não é? 

Para facilitar ainda mais o seu trabalho, separamos 5 dicas de como fazer a ata de reunião, garantindo um processo de registro e elaboração mais eficiente. Prepare-se para colocar a mão na massa!

Como fazer a ata de reunião? 5 passos simples

1. Defina o assunto, a data e os participantes do encontro

Isso inclui:

• os assuntos discutidos; 
• a data e o horário; 
• os nomes de todos os participantes.

Esse processo serve para deixar tudo documentado em um local com acesso às pessoas autorizadas, como o armazenamento na nuvem da empresa. Essas informações funcionam também como uma identificação para que a ata não se misture com os documentos de outros encontros, por exemplo. 

Dessa forma, as informações servem como uma referência, facilitando a consulta e o acompanhamento das discussões e decisões tomadas durante a reunião.

Leia também: Como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho?

2. Escreva um esboço ainda durante a reunião

Enquanto estiver participando da reunião, vá escrevendo um esboço com os principais pontos que estão sendo discutidos. Isso serve para que você não se esqueça de nada importante e tenha algo no que se basear na hora de redigir o documento final. 

O esboço pode conter elementos que foram aceitos, recusados ou alterados, inclusive, os que foram discutidos em encontros anteriores. 

Outros pontos chave são: data da reunião seguinte, decisões que foram tomadas, ações a serem realizadas até a próxima reunião e quaisquer questões pendentes que precisam ser abordadas posteriormente.

Assim, esse esboço ajuda a garantir que nenhum ponto crucial seja esquecido ou negligenciado e que a tarefa seja finalizada mais rapidamente. 

3. Revise os dados e adicione as notas 

O ideal é revisar o esboço e finalizar a ata assim que a reunião se encerrar, pois estará com as informações ainda frescas em mente. Sendo assim, adicione alguns detalhes que ficaram de fora do rascunho, a decisão final da discussão e, se necessário, a explicação de alguns pontos. 

Lembre-se de manter a escrita objetiva e sem um grau tão alto de formalidade. Isso porque esse documento deve ser de fácil entendimento para todos, principalmente nos casos em que a ata de reunião será compartilhada com mais pessoas da companhia.

4. Estabeleça os prazos para o cumprimento das tarefas

Outra dica fundamental ao aprender como fazer ata de reunião é não se esquecer de adicionar as metas e os prazos de cumprimento de cada uma delas. Essa etapa é essencial quando o encontro é voltado para decidir estratégias de negócio.

Caso seja possível, adicione quem serão os responsáveis por cada tarefa e a quem eles responderão. Isso garante uma comunicação interna clara entre todos e a execução correta de tudo o que foi pedido.

5. Aproveite as tecnologias disponíveis

Hoje, já há uma variedade de ferramentas e softwares projetados especificamente para a criação e gerenciamento de atas de reunião e outros documentos corporativos de forma mais eficiente. 

São recursos avançados para a elaboração, organização e compartilhamento de documentos, gravação e transcrição automática das discussões com inteligência artificial e até mesmo calendários para agendamento e lembretes de reuniões. 

Alguns exemplos são: 

• Otter.ai;
• Zoom; 
• Microsoft Teams; 
• Google Meet.

Ao adotá-las, as organizações podem aumentar a eficiência e a transparência de seus processos de reunião, garantindo que as atas sejam elaboradas de forma mais rápida, precisa e acessível a todos os envolvidos. 

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