Como funciona um Workflow automatizado na gestão de processos?

Neste artigo, exploraremos como os workflows automatizados, especialmente os desenvolvidos com plataformas low-code, transformam a maneira como as empresas operam, otimizando tarefas, reduzindo erros e aumentando a produtividade. Descubra as vantagens e estratégias para implementar essa poderosa ferramenta.

O que é, exatamente, um workflow? 

Workflow é o método utilizado para organizar o fluxo de trabalho dentro de uma empresa. A essência de um workflow está em sua capacidade de planejar, modelar e, quando possível, automatizar a cadeia de atividades de um processo. Um workflow bem estruturado envolve diversos fatores, como equipes, rotinas e processos, para determinar o melhor caminho a ser seguido.

Objetivos do Workflow

Os workflows são instituídos por várias razões, dependendo das necessidades específicas da empresa. Alguns dos objetivos comuns incluem:

• Aumentar a agilidade: os workflows ajudam a acelerar e aumentar a eficiência dos processos existentes.
• Facilitar a execução das equipes: eles automatizam as tarefas do dia a dia para simplificar o trabalho dos colaboradores.
• Melhorar a tomada de decisões: os fluxos também ajudam na mensuração de desempenho das tarefas,  se tornando uma ferramenta indispensável para uma tomada de decisão mais informada.
• Otimizar a experiência do cliente: com os processos bem definidos, com responsáveis e prazos, os fluxos automatizados impactam na padronização, garantia de qualidade e, consequentemente, na melhoria da satisfação do cliente.
• Atender a questões de compliance: a implementação de fluxos de trabalho automatizados ajudam a garantir conformidade com regulamentos e normas.

Independente do objetivo específico, o principal propósito de implementar workflows é sempre melhorar a eficiência e a produtividade do trabalho, proporcionando uma gestão mais eficaz dos processos organizacionais.

Diferença entre Workflow e Processo

Embora frequentemente confundidos, workflow e processo não são sinônimos. De acordo com a ISO 9001, um processo é “um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que utilizam entradas para entregar um resultado”. Ou seja, um processo é simplesmente uma sequência de tarefas.

O workflow, por outro lado, vai além de apenas organizar essas tarefas. Ele modela e, muitas vezes, automatiza a sequência de atividades, tornando o fluxo de trabalho mais eficiente. Em resumo, enquanto um processo pode existir sem um workflow, um workflow não pode existir sem um processo por trás. O workflow é a consequência da existência dos processos, tornando-os mais eficientes e otimizados.

O que são Workflows Automatizados?

Workflows automatizados são utilizados para organizar e executar o fluxo de trabalho em uma empresa de forma mais sequencial e lógica, preferencialmente com uso de um software. Eles consistem na disposição e realização das atividades em uma ordem otimizada, garantindo que cada etapa seja realizada da melhor forma possível.

Eles permitem que informações e ações fluam eficientemente entre diferentes pessoas, departamentos e ferramentas, sem necessidade de intervenção manual constante. Isso garante que os processos sejam seguidos de maneira padronizada, eliminando gargalos e aumentando a produtividade.

A importância dos workflows automatizados na gestão de processos

A gestão de processos é fundamental para o sucesso de qualquer organização. Ela envolve a análise, otimização e monitoramento das atividades empresariais para garantir que elas sejam realizadas da maneira mais eficiente e eficaz possível. Workflows automatizados são cruciais para a gestão de processos por promoverem:

1. Padronização das Operações, garantindo que todas as etapas de um processo sejam executadas uniformemente, seguindo as melhores práticas estabelecidas pela empresa.
2. Aumento da Eficiência,eliminando tarefas manuais e repetitivas e liberando tempo para que os colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas.
3. Redução de Erros,minimizando a possibilidade de erros humanos, garantindo que as tarefas sejam realizadas corretamente e no tempo certo.
4. Transparência e Visibilidade, permitindo monitorar em tempo real o andamento dos processos, identificando facilmente qualquer desvio ou problema.
5. Melhoria Contínua,identificando pontos de melhoria e implementação de mudanças ágeis, através da análise dos dados gerados pelos workflows.

Como se preparar para automatizar processos

Automatizar processos exige uma preparação cuidadosa para garantir que a transição seja suave e eficaz. Aqui estão algumas dicas essenciais para iniciar:

1. Mapear os processos atuais:
   • Para iniciar o mapeamento de processos, documente todas as etapas, responsáveis e fluxos de trabalho;
   • Utilize ferramentas e metodologias como o 5S, 5W2H, diagrama de Ishikawa (ou diagrama de causa e efeito) e fluxogramas para uma análise detalhada;
2. Identificar tarefas repetitivas:
   • Foque nas atividades repetitivas e propensas a erros humanos, que são ideais para automação;
3. Escolher a plataforma certa:
   • Opte por uma plataforma de automação de processos que atenda às necessidades específicas da sua empresa, como ferramentas low-code;
4. Desenhar o Workflow automatizado:
   • Utilize a plataforma escolhida para desenhar o novo workflow, configurando todas as regras, responsabilidades e fluxos de trabalho;
5. Treinar a equipe:
   • Capacite os colaboradores para que entendam e saibam utilizar a nova ferramenta de automação;
6. Monitorar e ajustar:
   • Após a implementação, monitore os resultados e faça os ajustes necessários para otimizar o workflow automatizado.

Pilares para uma boa gestão de processos

Uma gestão de processos eficaz é sustentada por vários pilares essenciais que garantem a eficiência, qualidade e adaptabilidade das operações. Aqui estão os principais pilares:

1. Padronização:
   • Definição: Estabelecimento de normas e procedimentos claros para garantir a execução uniforme das atividades.
   • Importância: Garante que todos os colaboradores sigam as mesmas diretrizes, reduzindo variações e erros.
2. Controle:
   • Definição: Monitoramento constante dos processos para identificar desvios e implementar correções.
   • Importância: Permite uma gestão proativa, onde problemas são identificados e resolvidos rapidamente.
3. Otimização:
   • Definição: Busca contínua por melhorias nos processos para aumentar a eficiência e reduzir desperdícios.
   • Importância: Garante que a empresa esteja sempre se aprimorando e se adaptando às novas realidades do mercado.
4. Flexibilidade:
   • Definição: Capacidade de adaptar rapidamente os processos às mudanças nas condições do mercado e às novas demandas dos clientes.
   • Importância: Permite que a empresa responda rapidamente a novas oportunidades e desafios, mantendo-se competitiva.
5. Transparência:
   • Definição: Visibilidade clara dos processos e das responsabilidades de cada colaborador.
   • Importância: Facilita a comunicação interna, aumenta a responsabilidade e permite uma gestão mais eficaz.

Benefícios dos Workflows Automatizados

Os benefícios de implementar workflows automatizados na gestão de processos são vastos e impactam positivamente diversas áreas da organização:

1. Aumento da produtividade: Colaboradores podem se focar em tarefas mais importantes, enquanto as atividades repetitivas são executadas automaticamente.
2. Maior agilidade: Processos automatizados respondem rapidamente a mudanças e novos requisitos.
3. Redução de custos: A automatização diminui a necessidade de intervenção manual, reduzindo custos operacionais.
4. Melhoria na qualidade: A padronização e a automação dos processos garantem mais qualidade e consistência dos produtos e serviços entregues.
5. Transparência e controle: Os gestores têm uma visão clara e detalhada dos processos em andamento.

Automatização de processos com low-code e a redução de custos de TI

A automatização de processos com plataformas low-code traz uma série de vantagens, especialmente na redução de custos com TI:

1. Diminuição da Dependência de Desenvolvedores Especializados:
   • A abordagem low-code permite que os colaboradores das áreas de negócio criem e modifiquem aplicações sem a necessidade de programadores, liberando a equipe de TI para focar em projetos mais complexos.
2. Desenvolvimento Acelerado:
   • Soluções low-code permitem criar aplicativos de forma rápida, reduzindo o tempo de desenvolvimento e, consequentemente, os custos associados.
3. Facilidade de Manutenção e Atualizações:
   • Aplicações low-code são mais fáceis de manter e atualizar, o que reduz custos de manutenção a longo prazo.
4. Capacitação de Desenvolvedores Cidadãos:
   • A abordagem empodera colaboradores não técnicos a desenvolverem soluções, conhecidos como “Citizen Developers”, promovendo a inovação dentro da empresa e reduzindo o backlog da TI.

Ferramenta para Automação de Workflows Low-Code

Para a automação eficiente e acessível de workflows, o ideal é optar por uma opção de tipo low-code como o BPMS Zeev para dar mais autonomia para toda a equipe. Esse tipo de plataforma permite que empresas de todos os tamanhos criem, personalizem e implementem workflows automatizados sem necessidade de programação avançada. Com uma interface intuitiva de arrastar e soltar, mesmo pessoas sem conhecimento técnico podem desenvolver soluções eficazes para seus processos de negócio.

Principais Recursos a observar:

• Modelagem visual de processos: Facilita a criação e visualização de workflows complexos de maneira simples e intuitiva.
• Automação de tarefas: Reduz atividades manuais e repetitivas, aumentando a agilidade e eficiência.
• Integração com sistemas legados: Conecta facilmente com outros sistemas e plataformas usados na empresa.
• Monitoramento e análise: Permite acompanhar em tempo real o andamento dos processos e identificar oportunidades de melhoria.

Os workflows automatizados são uma peça-chave na gestão de processos moderna. Eles garantem que as operações sejam realizadas de maneira eficiente, padronizada e com alta qualidade.

Implementar workflows automatizados pode trazer inúmeros benefícios, como aumento da produtividade, redução de custos e melhoria na qualidade dos serviços. Ferramentas low-code tornam essa automação ainda mais acessível e fácil de implementar, democratizando o desenvolvimento de soluções e permitindo que empresas de todos os tamanhos se beneficiem dessa tecnologia.