Como gerenciar equipes remotas? 9 dicas para os melhores resultados

Por conta da pandemia do novo coronavírus, de uma hora para outra, os gestores precisaram aprender como gerenciar equipes remotas, o que se tornou um grande desafio.

O principal motivo é que, até então, a maioria das empresas não trabalhava no regime home office, nem mesmo de forma parcial. 

Uma pesquisa realizada pelo ISE Business School apontou que, no Brasil, 51% das organizações não tinham nenhum setor com funcionários trabalhando de suas casas. 

Considerando apenas as empresas nacionais familiares, esse percentual sobe para 65%; enquanto nas multinacionais, 35% não ofereciam a opção de trabalho remoto.

Porém, uma adequação que parecia ser temporária, ao que tudo indica, tende a permanecer. Além de ainda serem necessárias medidas para evitar a proliferação do vírus, muitas empresas perceberam que esse modelo de trabalho é bastante vantajoso.

O mesmo levantamento constatou que, para 80% dos executivos, o home office mostrou ser uma experiência positiva que se adéqua bem às suas funções. Somado a esse ponto de vista, 60% considera que trabalhar dessa maneira ajuda a melhorar a eficiência e a produtividade.

Mas, e do ponto de vista dos colaboradores? 

Bem, uma pesquisa do IBM Institute for Business Value (IBV), denominada “Covid-19 Consumer Study”, apontou que 52% dos profissionais brasileiros desejam continuar trabalhando exclusivamente de suas casas, ou terem idas esporádicas aos locais de trabalho, e que apenas 10% querem voltar a trabalhar totalmente de forma presencial.

Todos esses números levam a uma mesma questão: saber como gerenciar equipes remotas se tornou ainda mais importante para as empresas e gestores.

Você sabe como fazer isso? Então confira 9 maneiras de realizar uma boa gestão dos profissionais do seu time que estão em home office, e dicas de como melhorar a sua liderança nesse modelo de trabalho.

Os principais desafios da gestão remota

O primeiro passo para saber como gerenciar equipes remotas é conhecer os desafios que essa dinâmica de trabalho traz e, dessa forma, saber como se preparar para enfrentá-los.

Entre os que mais se destacam estão:

• Manter uma comunicação eficiente

• Motivar a equipe

• Mensurar a produtividade

• Saber lidar com questões emocionais

• Não perder a cultura organizacional

Manter uma comunicação eficiente

Manter uma boa comunicação com os profissionais que estão a distância é, certamente, o maior desafio a ser enfrentado pelos gestores.

Se antes era fácil ir até à mesa de trabalho do colaborador, ou solicitar que comparecesse à sua sala para alinhar algo, agora, é preciso utilizar soluções on-line para estabelecer essa conversa.

O fato é que um diálogo virtual, muitas vezes, pode gerar alguma falha na comunicação. Seja escrito, por áudio, ou mesmo vídeo, é fundamental garantir que a pessoa que está recebendo as informações as entenda corretamente.

Ruídos nesse processo podem causar desentendimentos, insatisfação, realização de tarefas de maneira errada, retrabalho, entre outros pontos, que podem impactar tanto a lucratividade da empresa quanto a experiência do cliente.

Motivar a equipe

Saber como gerenciar equipes remotas envolve, também, encontrei meios de manter os profissionais motivados assim como estavam quando alocados presencialmente nas empresas.

A questão é que, para muitos colaboradores, trabalhar sozinho, em sua casa, pode gerar ansiedade, angústia e até insegurança. 

É válido lembrar que os próprios gestores também podem passar por esses momentos, especialmente se considerarmos que esse é um cenário novo para todo mundo.

Nesse caso, o apoio mútuo pode ser uma boa alternativa para dar mais motivação na execução das tarefas diárias.

Mensurar a produtividade

Presencialmente, fica bem mais fácil verificar o que cada colaborador está fazendo, concorda? Mas como fazer esse acompanhamento com os profissionais trabalhando de suas casas?

O relatório Tendências para a Experiência do Cliente 2021, da Zendesk, constatou que 40%

dos gestores não contam com ferramentas analíticas adequadas para mensurar o sucesso das equipes remotas.

Se você também está passando por isso, existem algumas maneiras de amenizar o problema.

Há empresas que determinaram horários para que as equipes se encontrassem virtualmente, alinhassem pontos da rotina e apresentassem o que fizeram durante o dia. Já outras, definiram quais tarefas deveriam ser cumpridas e estabeleceram prazos para as entregas.

Essas são apenas duas possibilidades. O formato mais adequado vai depender do seu modelo de negócio, do perfil do seu time, entre outros pontos.

Saber lidar com questões emocionais

Não podemos ignorar o fato que o isolamento social abalou o emocional de todos, ainda mais quando envolve questões de trabalho e, principalmente, a incerteza sobre o futuro da empresa na qual se atua.

Nosso relatório também mostrou que 36% das empresas entrevistadas dispensaram profissionais. Além disso, 68% dos agentes de suporte relataram se sentir sobrecarregados com essa mudança de cenário.

Por esses e outros motivos, saber como lidar com as questões emocionais dos colaboradores se tornou outro desafio a ser enfrentado pelos gestores de equipes remotas.

Mais uma vez, estabelecer bons e sinceros diálogos pode ser a solução para problemas como esse.

Não perder a cultura organizacional

Cultura organizacional consiste no conjunto de valores, condutas, crenças, posturas e premissas que norteiam uma empresa. Em outras palavras, podemos definir como a essência de uma organização, a sua identidade.

Quando os profissionais estão reunidos em um mesmo ambiente, alinhar e manter essa cultura se torna bem mais fácil. Porém, com o trabalho a distância, há o risco de isso se perder, visto que cada um determina o seu ritmo.

Entre as maneiras de evitar que isso aconteça está manter a boa comunicação, alinhar os valores da empresa e reconhecer o esforço de cada colaborador.

9 maneiras de como gerenciar equipes remotas

Com os principais desafios definidos e claros, fica bem mais fácil entender como gerenciar equipes remotas, não acha? Sabendo o que vai encontrar pela frente, as suas chances de resolver as questões aumentam bastante.

Partindo desse princípio e considerando todos os apontamentos anteriores, as nossas dicas de como gerenciar equipes remotas são:

• Tenha um plano de ação

• Estabeleça uma boa comunicação 

• Deixe claro as responsabilidades de cada colaborador 

• Acompanhe de perto o desempenho dos profissionais 

• Use bons softwares  

• Seja transparente

• Promova o engajamento

• Divulgue os resultados alcançados

• Dê feedbacks em grupo e individuais

Tenha um plano de ação

Sabemos que as empresas foram pegas de surpresa com a mudança no modelo de trabalho. 

Porém, considerando que o home office é uma tendência que, ao que tudo indica, vai permanecer por um bom tempo (ou mesmo se tornar parte oficial da cultura das empresas), os gestores precisam criar os seus planos de ação.

Esse planejamento deve contemplar objetivos e metas da empresa, tarefas que precisam ser executadas em curto, médio e longo prazo, quem serão os responsáveis, bem como quais soluções e ferramentas serão utilizadas nesse formato de trabalho remoto para que se consiga alcançar os resultados esperados.

Estabeleça uma boa comunicação 

Como você pôde ver anteriormente, a comunicação a distância tem sido um dos grandes desafios dos gestores neste momento.

Quando se busca saber como gerenciar equipes remotas, estabelecer uma rotina e uma frequência de conversas pode fazer muita diferença para resolver essa questão.

Uma possibilidade pode ser fazer reuniões rápidas no começo e no final do dia, a fim de ouvir os colaboradores, esclarecer dúvidas e alinhar pontos em comum do time.

Além disso, é bem importante definir quais canais serão os considerados oficiais para a comunicação do time, isso ajuda a evitar que informações e orientações importantes se percam.

E-mail, WhatsApp, Slack, além de soluções de videochamada podem ser algumas das opções.

Deixe claro as responsabilidades de cada colaborador 

Em um modelo de atuação remota, pode ser que sejam necessários alguns ajustes nas atribuições dos colaboradores. 

Considerando que no seu plano de ação você determinou quais tarefas precisam ser executadas e quem serão os responsáveis por cada uma delas, é fundamental alinhar isso com os membros da sua equipe.

Os objetivos quanto a esse cuidado são evitar que algo deixe de ser feito, ou que seja feito mais de uma vez, bem como distribuir de maneira justa todas as tarefas.

Uma forma de garantir isso é utilizando ferramentas que contribuam com a divisão de atividades e projetos, assim como com o acompanhamento dos processos, a exemplo do Trello.  

Dica de leitura: “Metodologia ágil: por que pode ajudar sua empresa a crescer?”

Acompanhe de perto o desempenho dos profissionais 

Complementando a dica anterior de como gerenciar equipes remotas, é bem importante acompanhar o desempenho da equipe como um todo, bem como de cada profissional individualmente.

Se atentar ao cumprimento de prazos, por exemplo, garante o bom funcionamento da empresa e a satisfação dos clientes.

Orientar os colaboradores sobre como fazer uma boa gestão de tempo é uma forma de ajudá-los a melhorar a performance e, com isso, cumprirem todos os prazos estabelecidos.

Este artigo pode lhe ajudar com isso: “O que é autogestão: definição, importância e 5 dicas de como implementar esse modelo de gestão”

Use bons softwares 

O uso da tecnologia é imprescindível para quem deseja descobrir como gerenciar equipes remotas adequadamente.

Não há como fazer esse gerenciamento sem utilizar soluções virtuais voltadas para comunicação, distribuição de tarefas, acompanhamentos de prazos etc.

A boa notícia é que existem no mercado uma série de ferramentas on-line para esses fins, muitas gratuitas, tais como as disponibilizadas pelo Google, a exemplo do Google Agenda, Google Drive, Google Docs, Hangouts, entre outras.

Seja transparente

A transparência é outro ponto essencial para quem está em busca de como gerenciar equipes remotas com bons resultados.

É bem importante considerar que os funcionários estão vivendo momentos de incertezas e ajustes. 

Por conta disso, quanto mais informações concretas tiverem sobre o que está acontecendo na empresa, melhor será o seu desempenho e, consequentemente, o resultado que vão entregar.

Promova o engajamento

Na tendência 4 do nosso relatório de tendências da experiência do cliente, “O futuro do trabalho é agora”, foi constatado que 70% das empresas entrevistadas estão procurando investir em novas maneiras de engajar os funcionários.

Manter o engajamento dos times, especialmente quando se está a distância, é primordial para alcançar os resultados esperados, bem como promover boas experiências aos clientes.

Existem diversas maneiras de promover esse engajamento, por exemplo, investindo em treinamentos motivacionais.

Outra possibilidade foi apontada no nosso relatório: 60% dos líderes disseram que suas empresas têm planos de dar mais flexibilidade para os funcionários trabalharem remotamente.

Sugestão de leitura: “Como engajar equipe de vendas com 5 dicas práticas e efetivas”

Divulgue os resultados alcançados

Sabe o resultado do esforço é outra maneira de engajar os profissionais, mas também de aprimorar a sua gestão.

Geralmente, os funcionários são cobrados para entregar tarefas, prestar um bom atendimento ao cliente etc, porém, não têm noção de quanto a sua atuação impacta no crescimento da empresa.

Apresentar os resultados periodicamente é uma forma de resolver essa questão e de mostrar quanto o comprometimento de cada um, mesmo que a distância, faz diferença.

Dê feedbacks em grupo e individuais

Você pode aproveitar esse momento de divulgação de resultados para dar feedbacks aos seus colaboradores.

Sobre isso, é interessante dar um retorno geral, ou seja, com apontamentos positivos e negativos que afetam toda a equipe, bem como de maneira individual. 

Essa última abordagem ajuda o profissional a identificar quais os seus pontos fortes, o que pode ser melhorado na sua atuação, assim como dá a ele a chance de apresentar o que considera que pode ser feito para melhorar o seu rendimento.

Aproveite e leia também: “7 dicas de como dar um feedback negativo”

Boas práticas de liderança e gestão de equipes remotas

Agora que você sabe como gerenciar equipes remotas de uma maneira eficiente, que tal mais algumas dicas para melhorar a sua liderança?

Entre as boas práticas para a sua atuação estão:

• Ouça os colaboradores 

• Esteja disponível

• Incentive os profissionais

• Estabeleça metas realistas

• Saiba lidar com imprevistos 

• Reforce o valor de cada colaborador

• Incentive a colaboração mútua

• Busque meios de melhorar o trabalho dos seus colaboradores

Ouça os colaboradores

Estimule questionamentos e dê espaço para os seus colaboradores se expressarem e darem suas opiniões. Boas ideias e soluções podem surgir desses diálogos e ajudar toda a equipe.

Esteja disponível

Respeitando os horários de trabalho de cada um, se mostre disponível para atender os seus colaboradores além das reuniões agendadas. 

Saber que podem contar com você a qualquer tempo dá mais segurança para os profissionais executarem as tarefas.

Incentive os profissionais

Busque incentivar os seus colaboradores a irem além do que estão acostumados. Vídeos motivacionais, artigos, podcasts e outras ferramentas podem ajudar nesse processo e contribuir para o crescimento pessoal e profissional de cada um.

Estabeleça metas realistas

Por mais que a empresa precise atingir resultados, é fundamental considerar o atual cenário e estabelecer metas que sejam realistas e que possam ser atingidas.

Atuações fora disso podem gerar pressão desnecessários na equipe, levando ao descontentamento e comprometer o desempenho.

Saiba lidar com imprevistos 

Em complemento à dica anterior, é bastante importante compreender que o trabalho remoto não está livre de imprevistos. Por exemplo, podem haver problemas com equipamentos, sinal de internet, queda de energia, entre outros.

Considerar esses fatores é uma boa maneira de estreitar o relacionamento com os profissionais e valorizar o seu empenho.

Reforce o valor de cada colaborador

Cada profissional tem o seu valor e importância dentro do time. Deixar isso claro ajuda no engajamento e no comprometimento geral e individual.

Incentive a colaboração mútua

Promover a colaboração entre os membros do time é outra maneira de melhorar sua liderança. 

Por exemplo, você pode incentivar a ajuda espontânea, o compartilhamento de informações que contribuam tanto na vida profissional quanto na profissional etc.

Busque meios de melhorar o trabalho dos seus colaboradores

Saber como gerenciar equipes remotas também envolve promover boas condições de trabalho para os seus colaboradores. 

É importante destacar que, segundo o nosso relatório, 46% dos agentes dizem que não possuem as ferramentas certas para ter sucesso no trabalho em casa.

Uma forma de evitar que isso aconteça na sua empresa, é buscando soluções que melhorem o desempenho do seu time e facilitem a execução das tarefas diárias.

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