Como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho? Dicas!

As falhas na comunicação interna de uma empresa podem ser comuns, especialmente com a adoção do trabalho remoto. Por isso, para evitar prejuízos e garantir que a empresa esteja alinhada, é importante saber como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho.

A comunicação interna é essencial para que todos desempenhem as atividades corretamente, de maneira produtiva, em prol de um mesmo objetivo. Para que o trabalho em equipe funcione, é preciso que a comunicação flua e seja direta, clara e objetiva.

A prática é responsável por ajudar a resolver insatisfações e atritos, informar, educar e também criar um canal eficiente para a troca entre líderes e colaboradores.

Continue a leitura e saiba a importância da comunicação interna para a empresa e como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho entre funcionários e liderança!

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Neste artigo, você aprenderá:

• Qual a importância da comunicação interna para a empresa?
• Como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho? 7 dicas
• Quais são os principais benefícios de melhorar a comunicação no ambiente de trabalho?

Qual é a importância da comunicação interna para a empresa?

A comunicação interna abrange todo o fluxo e a troca de informações entre colaboradores e lideranças da empresa. É responsável pela circulação de informações relevantes e pelo alinhamento de expectativas dos funcionários. Dessa forma, ajuda a garantir que o trabalho ocorra de forma harmoniosa e eficiente.

Ou seja, estimula um clima organizacional mais leve e colaborativo, que aumente o engajamento e a produtividade das equipes. 

Quanto melhor o alinhamento e a divulgação de comunicados importantes, mais eficiente o colaborador será em seu trabalho.

Uma comunicação interna ineficiente pode gerar estresse, intrigas, brigas, dificuldades de relacionamento, erros e falhas nos processos operacionais, atrasos em entregas e até mesmo levar uma pessoa a se demitir ou ser dispensada.

Quando a empresa se comunica com os funcionários, esse processo tem o nome de endomarketing ou marketing interno. Entre os canais e as ferramentas que uma empresa pode utilizar, estão:

• newsletter (e-mail);
• site;
• intranet;
• mural;
• mídias sociais corporativas;
• chats;
• reuniões;
• treinamentos.

Agora que você já entendeu a importância do fluxo de informações dentro da empresa, saiba como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho.

Como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho? 7 dicas

Aprender como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho deve ser o foco da área de recursos humanos em conjunto com todos os setores da empresa. Para o processo funcionar adequadamente, é preciso usar as ferramentas certas, fazer reuniões eficientes, integrar as áreas da empresa, entre outras.

Isso porque, em um negócio desalinhado, há o risco de aumentar o retrabalho e perder a lucratividade por não ter as equipes e os colaboradores em sintonia.

Confira abaixo dicas para uma boa comunicação no trabalho!

1. Realize reuniões eficientes

As reuniões devem ser um espaço de troca de informações, diálogo e ideias que ocorram de maneira organizada e assertiva.

Durante as reuniões, é importante haver um espaço organizado para a fala das pessoas e incentivar que elas se escutem ativamente. É essencial que todos saibam e sejam estimulados a escutar e compreender o que foi dito durante o encontro.

Outra dica é delimitar um período de duração para uma reunião, com horário para início e fim. Assim a sua organização evita encontros que já perderam o propósito e se arrastam por horas.

É crucial também ter reuniões mais informais com os funcionários, com o intuito de entender quais estão sendo as suas dificuldades e como a empresa pode auxiliá-los na sua rotina de trabalho e desenvolvimento profissional.

2. Integre as diferentes áreas da empresa

Um dos principais objetivos de entender como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho é colocar em prática a integração entre as diferentes áreas do negócio.

Para isso, é fundamental incentivar o diálogo entre os colegas de um mesmo setor e também de áreas distintas para que todos conheçam as atividades essenciais realizadas.

Assim, cada pessoa conhece as particularidades dos diferentes setores e compreende os problemas existentes, favorecendo o crescimento de uma cultura mais colaborativa.

Uma maneira de colocar isso em prática é incentivando a transparência dos setores e a divulgação de informações relevantes por meio de ferramentas de comunicação interna.

Além disso, a empresa pode incentivar o diálogo entre os funcionários por meio de reuniões mais informais, dinâmicas de grupos e eventos corporativos, como happy hour.

3. Ouça os funcionários

Saber ouvir os funcionários e valorizar a opinião deles é fundamental para o crescimento do negócio, melhorar a comunicação e aumentar a satisfação do cliente interno.

Assim, a sua empresa demonstra que está disposta a realizar melhorias e atenta às demandas dos colaboradores.

Por meio da escuta ativa, a sua companhia constrói, de fato, um diálogo com os funcionários, e não apenas impõe uma comunicação. Isso é importante porque demonstra empatia por parte das lideranças.

Quer um exemplo? O Relatório de Tendências da Experiência do Cliente da Zendesk apontou que 58% dos agentes de atendimento dizem que a falta de dados do consumidor geralmente causa uma experiência negativa para os clientes.

Ao verificar esse gargalo no trabalho da equipe de suporte e o impacto negativo no cliente da empresa, é necessário implementar sistemas modernos e completos, que integrem dados de outras ferramentas. Percebeu a importância de ouvir os funcionários para elevar o faturamento corporativo?

Aproveite para conferir o Relatório de Tendências da Experiência do Cliente da Zendesk completo!

4. Estabeleça uma cultura de feedbacks

Assim como a sua empresa precisa saber escutar os funcionários, também é importante estabelecer uma cultura de feedbacks.

Isso ajuda a:

• melhorar os pontos fracos dos processos da empresa;
• saber quais são os principais gargalos nas operações;
• entender quais são os pontos fortes do negócio;
• compreender como anda o desempenho da empresa;
• definir temas para treinamentos de equipes;
• promover o crescimento profissional dos colaboradores.

Lembre-se de que os feedbacks dados e recebidos pelos funcionários devem ser sempre construtivos. É importante tornar essa ferramenta de comunicação interna parte da cultura organizacional.

Se você quer entender melhor sobre o assunto, leia também: Feedback negativo e positivo: entenda a importância para sua equipe de atendimento.

5. Use ferramentas adequadas

A tecnologia é uma excelente aliada da comunicação interna. Por meio do uso de softwares e ferramentas digitais que integram as diferentes equipes, os funcionários são capazes de:

• trocar mensagens em tempo real por meio do chat interno para empresas;
• fazer reuniões por videochamadas;
• compartilhar arquivos relevantes para o trabalho;
• acessar informações atualizadas sobre a rotina de trabalho.

Assim, nenhuma informação relevante é perdida e todos sabem como está o andamento dos trabalhos e projetos. Com tudo registrado e alinhado, a produtividade aumenta e o engajamento do colaborador também.

Entre as ferramentas de produtividade que podem ser utilizadas estão as de comunicação interna, gestão de vendas e marketing.

6. Escolha os canais mais utilizados

O que adianta enviar comunicados e informações importantes por canais que não são acessados pela maior parte dos colaboradores? Por isso, é vital para o sucesso da comunicação interna realizar uma pesquisa entre os funcionários para entender suas preferências.

Além disso, pode-se acessar sistemas que fornecem métricas sobre interações e acessos em cada canal e determinar os mais eficientes para divulgar cada assunto.

O e-mail, por exemplo, pode até parecer 100% eficiente. Mas já pensou que muitos colaboradores recebem dezenas de e-mails diariamente e fica difícil acompanhar as novidades? 

Pode-se pensar em integrar os canais de comunicação interna para impactar a todas as equipes e garantir o entendimento do comunicado.

A escolha do canal de comunicação também deve envolver os clientes. Por exemplo, para agilizar o atendimento ao público, você pode adotar a solução de IA da Zendesk. Veja como funciona!

7. Busque o equilíbrio na comunicação

Outra dica para uma boa comunicação no trabalho é evitar falar demais e de menos. Ou seja, é preciso ter bom senso e elencar as prioridades que precisam ser divulgadas.

Afinal, alguns recados podem ser dados pessoalmente, certo? Até mesmo naquela reunião rápida só para passar as informações relevantes da empresa.

O importante é manter a credibilidade dos comunicados divulgados, mostrando que, quando houver alguma informação vinda do RH ou dos líderes, é essencial compreendê-la para potencializar o trabalho individual e coletivo.

Leia também: 5 exemplos reais de falha de comunicação empresarial e como evitar?

Quais são os principais benefícios de melhorar a comunicação no ambiente de trabalho?

As vantagens de entender como melhorar a comunicação no ambiente do trabalho envolvem diretamente o crescimento da empresa e a melhoria de processos e operações. Entre elas estão:

1. estimular um relacionamento mais positivo entre os profissionais;
2. ter uma participação efetiva dos funcionários;
3. aumentar a troca de experiências entre os setores;
4. disseminar os conhecimentos entre as áreas;
5. aumentar a produtividade;
6. reter talentos e diminuir as taxas de turnover;
7. melhorar a saúde mental dos colaboradores.

Tudo isso traz ótimos resultados a longo prazo. Lembre-se de que a comunicação interna é essencial para o engajamento e alinhamento das equipes.

Uma ótima dica de como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho é implementar o uso do sistema de atendimento ao cliente. Nele, é possível que diversas equipes acessem a ferramenta e acompanhem de perto os processos e as operações realizadas e seus respectivos resultados.

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