Como melhorar os processos internos de uma empresa? 5 dicas

Buscando saber como melhorar os processos internos de uma empresa, seja um pequeno ou grande negócio? A verdade é que este é um desafio diário para a maioria dos gestores e empreendedores em diversos segmentos da organização, do estoque às finanças.

Problemas de gestão, por exemplo, estão entre as principais causas pelas quais apenas 50% dos pequenos negócios superam a marca de 5 anos de existência, segundo a Cin7.

A mesma fonte aponta que a má gestão do estoque é responsável por um prejuízo de, em média, US$163 bilhões.

Além desses números, a enorme concorrência em tempos de transformação digital leva as empresas a controlarem ao máximo a incidência de erros, uma vez que isso pode ser o suficiente para fazê-los sucumbir perante aos concorrentes.

Portanto, a regra principal é tornar o mais eficiente possível a gestão do fluxo de trabalho da organização. Dessa forma, ela produz da melhor maneira possível, os setores se tornam bem integrados e a entrega ao cliente é impecável.

Então, como melhorar os processos internos de uma empresa para atingir todos esses objetivos? Separamos 5 opções simples de implementar! Confira!

Como melhorar os processos internos de uma empresa?

Para melhorar os processos internos de um negócio, é preciso saber exatamente quais são os recursos disponíveis e aonde se quer chegar. Nesse contexto, as metas dispostas no planejamento estratégico devem ser claras e, acima de tudo, possíveis.

A otimização da gestão de processos, por sua vez, vem justamente da ideia de aproveitar os recursos disponíveis da melhor maneira possível, evitando prejuízos e elevando ao máximo os resultados.

Pensando nisso, esses são cinco elementos essenciais para entender como melhorar os processos internos de uma empresa:

1. mapeamento de processos;
2. melhoria contínua;
3. monitoramento de desempenho;
4. comunicação interna;
5. automação de processos.

Saiba mais sobre cada um deles e perceba como a tecnologia tem um papel crucial para a sua efetivação!

1. Mapeamento de processos

Não é possível promover melhorias de performance na sua estrutura operacional se você não a conhece perfeitamente, não é mesmo? Por isso, precisamos falar sobre mapeamento de processos.

Esse mapa permite entender como cada processo do seu negócio funciona e como eles se integram para formar o fluxo de trabalho.

O mapeamento também permite a identificação de potenciais de melhoria, além de contribuir para a eliminação de gargalos e a estruturação de processos integrados.

2. Melhoria contínua

Gestores e executivos que estão interessados em aprender como melhorar os processos internos de uma empresa precisam ficar atentos às tendências e aos contextos de negócios. 

Um acrônimo famoso nos dias de hoje é o termo VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity and Ambiguity). Em bom português, as palavras representam volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade.

O conceito foi criado para descrever o atual estado do mundo dos negócios em tempos de transformação digital. 

Em questão de horas, dias ou algumas semanas, tendências que faziam sentido podem cair por terra. Determinadas demandas dos clientes mudam com uma frequência vertiginosa, assim como as configurações dos negócios e o modelo de gestão de processos.

Nesse sentido, para sobreviver, as empresas precisam trabalhar sob o mindset da melhoria contínua, sempre atentas às mudanças e prontas para fazer os ajustes necessários nos processos e fluxos de trabalho.

Sem a ideia da adaptação e melhoria contínua, os negócios tendem a comer poeira dos seus principais concorrentes.

3. Monitoramento de desempenho

O monitoramento é essencial para uma gestão de sucesso em processos internos. Tal acompanhamento precisa ser feito com métricas claras, objetivas e que dialoguem diretamente com os objetivos e as metas da organização.

Adicionalmente, esse acompanhamento em tempo real permite identificar se processos estratégicos estão rendendo como o esperado, se são vulneráveis às sazonalidades e como estão lidando com as mudanças repentinas do ecossistema de negócios.

Por isso, engana-se quem pensa que a fórmula para uma boa gestão é simplesmente a implementação de processos. Além da incorporação, as atividades precisam ser constantemente monitoradas e ajustadas para se aperfeiçoar de acordo com a realidade.

4. Comunicação interna

Não tem como melhorar os processos internos de uma empresa sem contar com uma ferramenta de comunicação eficiente para informar, engajar e integrar os colaboradores não só com suas tarefas, mas com as metas e os objetivos da empresa como um todo.

O bom funcionamento dos fluxos de trabalho passa por uma assimilação completa de colaboradores e equipes, no sentido de entender como funciona cada processo e como eles se integram com outros departamentos.

O fortalecimento da comunicação interna pode ser feito de diversas maneiras, como:

• onboarding de imersão para novos colaboradores;
• compartilhamento de documentos acessíveis para consulta;
• detalhamento claro e objetivo de funções;
• alinhamento de expectativas e de metas pessoais com as organizacionais para aumentar o engajamento.

5. Automação de processos

Quanto maior é a empresa, mais difícil é realizar mapeamento de processos, monitoramento do fluxo de trabalho e implementação de ajustes para melhoria contínua, não é verdade?

Por isso, é cada vez mais urgente que empresas se equipem com o que há de melhor na inovação tecnológica para otimizar processos, minimizar erros e obter insights mais assertivos.

Uma ferramenta de automação de dados para gestão de processos, nesse contexto, cai como uma luva para as empresas se adequarem à velocidade e às demandas dos novos tempos digitais.

Soluções BPMS, por exemplo, são ferramentas de automação de dados capazes de gerenciar processos internos por meio de algoritmos e ferramentas de monitoramento em tempo real.

Com os recursos, é possível minimizar os erros humanos, encontrar potenciais oportunidades de aumento de produtividade, eliminar gargalos e fazer os resultados do seu negócio dispararem.

Gostou das nossas dicas de como melhorar os processos internos de uma empresa? Para mais artigos incríveis como esse, continue acompanhando as novidades do blog. Até mais!

Este artigo foi escrito pela Lecom, empresa referência na Gestão Inteligente de Processos, oferecendo ao mercado uma plataforma de BPMS (Business Process Management Suite ou System) para automatizar, executar, melhorar e gerenciar processos.