Como priorizar tarefas? 5 ferramentas + 7 dicas infalíveis para a gestão

Saber como priorizar tarefas é uma excelente maneira de aumentar a produtividade, entregar mais e melhores resultados, e até de evitar retrabalho, estresse, desentendimentos entre colaboradores e desgastes físicos e mentais.

Afinal, qual gestor não precisa lidar com inúmeros assuntos durante o dia? Que equipe não sente que tem vários “incêndios” para apagar ao longo da jornada de trabalho? 

Pois bem, todas essas são situações normais (e até esperadas) em um ambiente corporativo. A questão é quando não se sabe lidar com elas, o que pode resultar em uma verdadeira “bola de neve” de problemas.

Por conta disso, descobrir como priorizar tarefas é tão importante para estabelecer um bom fluxo de trabalho. E, sim, com a metodologia certa é possível identificar mais claramente o que é importante e o que é urgente — sim, há diferença entre esses dois critérios.

Entretanto, a dúvida que muitos profissionais têm é: como priorizar tarefas de maneira eficiente e que traga os resultados pretendidos? Bem, uma das formas mais indicadas é utilizar uma matriz de priorização.

A matriz de priorização é uma ferramenta de gestão de projetos que ajuda a organizá-los, e também a ordenar processos, chamados e qualquer outra atividade de uma empresa que precisa ser reorganizada para ser feita de maneira mais eficiente.

Para ajudar você a escolher a melhor matriz de priorização para o seu time, neste artigo, trouxemos uma lista com cinco sugestões dessa ferramenta. 

Além disso, aqui, você também descobre porque é tão importante saber como priorizar tarefas e ter mais organização pessoal, quais os benefícios gerados com essa estratégia e como tornar tudo isso uma realidade na sua empresa.

Por isso, continue a leitura e confira!

Como determinar a prioridade de tarefas?

A maneira mais simples de como priorizar tarefas é usando uma destas matrizes: 

• Matriz GUT;
• Matriz RICE;
• Matriz BASICO;
• Matriz 4×4;
• Matriz de Eisenhower.

Até porque saber como priorizar tarefas deve fazer parte da gestão estratégia de toda companhia. E os principais motivos para definir a ordem do que precisa ser realizado é que isso ajuda a aumentar a produtividade e a otimizar o dia a dia dos profissionais.

Como dissemos, a adoção de uma matriz de priorização é um excelente caminho para alcançar esses resultados. Confira a seguir como as indicações acima podem ser usadas para melhorar a sua organização pessoal e a performance do seu time!

1. Matriz GUT

GUT é a sigla para gravidade, urgência e tendência. Assim, é possível dizer que a matriz GUT consiste em um método de priorização de tarefas que permite relacionar esses três conceitos e, com isso, definir a ordem perfeita de execução de atividades e processos.

A ideia foi criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, especialistas em resoluções de problemas empresariais. Na prática, essa matriz de priorização atribui uma nota (de 1 a 5) a cada conceito, relacionado a cada tarefa, da seguinte forma:

• gravidade: avalia o impacto e/ou a intensidade que uma situação pode gerar para a empresa, dessa maneira: 
  • pontuação 1: sem gravidade;
  • pontuação 2: pouca gravidade;
  • pontuação 3: grave;
  • pontuação 4: muito grave;
  • pontuação 5: extremamente grave.

• urgência: relacionada ao tempo, considera questões com prazo de atendimento e a pressão para solucionar o problema, assim:
  • pontuação 1: é possível esperar;
  • pontuação 2: pouco urgente;
  • pontuação 3: apresentar urgência e requer atenção em curto prazo;
  • pontuação 4: muito urgente;
  • pontuação 5: exige atenção imediata.

• tendência: ajuda a identificar se a questão a ser resolvida tende a se manter estável ou se pode evoluir para pior rapidamente da seguinte forma:
  • pontuação 1: nada muda;
  • pontuação 2: tende a piorar a longo prazo;
  • pontuação 3: tende a piorar a médio prazo;
  • pontuação 4: tende a piorar a curto prazo;
  • pontuação 5: indicativo de que piora rapidamente.

Para saber como priorizar tarefas utilizando a matriz GUT você deve:

• listar quais problemas precisam ser resolvidos, ou quais tarefas estão aguardando para serem realizadas;
• atribuir uma pontuação para cada critério — gravidade, urgência e tendência — considerando os três pontos de análise para cada atividade ou processo;
• multiplicar as notas atribuídas a G, U e T e colocar como prioridade a situação que tiver a maior nota no final.

2. Matriz RICE

Entre as maneiras de como priorizar tarefas está o uso da matriz RICE, que é o acrônimo para as palavras Reach (alcance), Impact (impacto), Confidence (confiança) e Effort (esforço).

Trata-se de uma ferramenta mais analítica e menos intuitiva, que funciona de forma similar à matriz GUT no que diz respeito a categorizar os seus critérios de acordo com a necessidade de priorização:

• reach: estima o percentual de alcance de um projeto, ou atividade, em um determinado período;
• impact: aponta o impacto da ação. Uma das maneiras de fazer isso é aplicando uma escala como essa: 
  • pontuação 3: impacto muito grande;
  • pontuação 2: impacto grande;
  • pontuação 1: impacto médio;
  • pontuação 0.5 = impacto pequeno;
  • pontuação 0.25 = impacto mínimo.
• confidence: critério utilizado para identificar quais projetos e tarefas requerem mais empenho, tendo como ponto de visto o entusiasmo e a confiança:
  • pontuação 100%: alta confiança;
  • pontuação 80%: média confiança;
  • pontuação 50%: baixa confiança.
• effort: estima o esforço a ser empregado por cada profissional envolvido na atividade ou projeto, considerando o tempo necessário para a sua execução. A medida usada nesse critério chama-se “pessoa-mês”, ou seja, quanto de trabalho cada membro da equipe pode realizar e entregar em um mês.

>>>> Sugestão de leitura: matriz BCG — o que é, como funciona e como criar a sua

3. Matriz BASICO

Mais uma maneira de saber como priorizar tarefas é conhecendo a matriz BASICO, sigla que significa benefícios, abrangência, satisfação, investimentos, cliente externo e operacionalização.

Para ficar mais claro o uso dessa matriz, os detalhes de cada letra da sigla representam:

• benefícios para a empresa: avalia o retorno que a companhia terá com o projeto em questão ou atividade a ser desempenhada;
• abrangência dos resultados: visa identificar a quantidade de funcionários que se beneficiarão com a tarefa que está sendo criterizada;
• satisfação dos colaboradores: aponta o nível de satisfação do cliente interno, ou seja, dos profissionais que trabalham na empresa;
• investimentos necessários: quanto de recurso financeiro é preciso para o projeto ou atividade que precisa ser executada;
• cliente externo: avalia o impacto de melhoria no relacionamento e na experiência do cliente externo da empresa;
• operacionalização: ajuda a mensurar como será a execução, bem como fatores de impedimento como dificuldades de implementação, domínio da tecnologia etc.

>>>> Aproveite e leia também: tipos de clientes externos: conheça os 12 principais e saiba como lidar com cada um deles

4. Matriz 4×4

A matriz 4×4 é baseada na análise de dois critérios principais para o negócio. Nesse formato de como priorizar tarefas, de modo geral, são considerados e utilizados pontos como custo-benefício, esforço e impacto, urgência e importância.

Para cada critério escolhido é atribuída uma nota, que vai de 1 a 4 — sendo 1 muito baixo e 4 muito alto.

Com base nas notas é possível criar quadrantes de definição de prioridade ou mesmo gráficos cartesianos, como no exemplo abaixo:

Fonte: Euax Consulting

Na prática, como é possível perceber no gráfico, a matriz 4X4 permite definir quais as tarefas precisam ser feitas imediatamente, quais podem ficar para depois — em um futuro imediato ou quando você tiver tempo — e quais é possível ignorar sem consequências. 

5. Matriz de Eisenhower

Por último, temos a matriz de Eisenhower que é voltada para o aumento da produtividade, utilizando, para isso, a priorização de tarefas.

Essa metodologia, que foi criada por Dwight Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos, que atuou entre 1953 e 1961, considera quatro quadrantes de prioridade para as atividades, separados por dois eixos:

• importante e urgente: deve ser executada imediatamente;
• importante, porém não urgente: pode ser realizada em médio ou longo prazo;
• urgente, porém não importante: pode ser executada posteriormente, ou mesmo delegada;
• não urgente, não importante: atividades que podem esperar para serem feitas, ou mesmo eliminadas.

Entre as vantagens da matriz de Eisenhower estão:

• conseguir definir de forma mais fácil e otimizada o que precisa ser realizado primeiro;
• direcionar atenção e empenho apenas nas atividades e tarefas que demandam de atendimento breve;
• diminuição do estresse e da sensação de ansiedade, comumente sentidos quando o profissional tem muitos pontos a serem resolvidos no seu dia de trabalho.

Compreendeu quais são os melhores meios de como priorizar tarefas? Agora, tenha em mente que essas matrizes não podem ser aplicadas apenas no ambiente profissional. 

Na verdade, elas também são muito úteis para melhorar a sua organização pessoal. Até porque os dois conceitos andam juntos, já que só é possível ter uma vida organizada se todos os pontos estiverem nos eixos, concorda?

>>>> Não deixe de ler: matriz de responsabilidade — o que é e por que usar em seus projetos?

Por que é tão importante saber como priorizar tarefas? Benefícios e possíveis resultados

Saber como priorizar tarefas é importante, visto que ajuda a definir o que precisa ser realizado primeiro em um dia de trabalho ou durante o desenvolvimento de um projeto.

Ao identificar com clareza o que deve ser executado, e em qual ordem, os funcionários conseguem realmente se dedicarem à tarefa em questão, pois sabem que é sobre aquilo que precisam se empenhar naquele momento.

Dessa forma, é possível produzir mais em menos tempo, pois a sua atenção está totalmente voltada para a atividade em questão.

Ademais, ter uma tabela de prioridades também contribui muito para melhorar a experiência do cliente. A razão principal é que a empresa consegue identificar o que o seu público precisa receber primeiro e, com isso, direcionar os seus esforços para essa entrega.

Por exemplo, vamos supor que a sua empresa fez uma pesquisa de satisfação e descobriu que o seu público sente falta de diferentes canais de atendimento.

Para atender a essa necessidade é preciso definir um plano de ação, que abrange questões como quais canais podem ser implementados, quais os custos dessa ação, quais setores da empresa estarão envolvidos etc.

Ao saber como priorizar tarefas, se tem a chance de definir as etapas desse projeto que precisam ser executadas primeiro, de modo que contribua para disponibilizar os novos meios de contato para o público o mais breve possível.

>>>> Este artigo pode ser interessante para você: clientes satisfeitos — entenda qual a importância do cliente para empresa

Em resumo, podemos dizer que os principais benefícios quando se descobre como priorizar tarefas são:

• definição da ordem de execução de tarefas diárias, etapas de um processo, ou atividades necessárias para resolver um problema;
• aumento da produtividade dos profissionais;
• melhora da experiência do cliente.

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Como melhorar a sua gestão priorizando tarefas? 7 dicas práticas

Obviamente, ao descobrir como priorizar tarefas, a sua gestão também será melhorada. Para alcançar mais esse resultado, as nossas dicas são que você:

• faça uma lista; 
• escolha uma matriz de priorização; 
• organize as tarefas visualmente; 
• distribua as atividades; 
• revise os critérios de prioridade; 
• ouça os envolvidos; 
• use boas ferramentas. 

Agora, confira como colocar cada uma dessas dicas em prática com sucesso!

1. Faça uma lista 

A primeira dica é fazer uma lista de que precisa ser organizado, podendo ser atribuições diárias dos membros da sua equipe, etapas de processos internos, de processos gerenciais, ou mesmo as suas responsabilidades enquanto profissional. 

Esse passo ajuda a não esquecer de nenhuma ação importante, garantindo que todas as tarefas sejam avaliadas e priorizadas conforme às suas necessidades. 

Por exemplo, se você vai fazer uma viagem de negócios, precisa arrumar uma mala, revisar o que será feito no destino, conferir documentos etc. Pois bem, tudo isso vai na lista e você pode seguir para a próxima dica. 

2. Escolha uma matriz de priorização

Não apenas escolha uma matriz de priorização, mas também a aplique sobre o que precisa ser ordenado. Caso esteja em dúvidas sobre qual usar, a dica é testar diferentes matrizes até encontrar uma que esteja de acordo com a sua necessidade. 

Lembre-se: você precisa estar confortável com a ferramenta e ela precisa ajudar a priorizar as tarefas, não complicar ainda mais a sua vida. 

3. Organize as tarefas visualmente

Se considerar interessante, utilize recursos que permitam a organização visual para as tarefas, considerando a ordem de prioridade definida anteriormente. Pode ser um gráfico, como na matriz 4×4, uma lista com cores, colocar etiquetas etc.

Enfim, o ideal é que seja fácil de identificar quais tarefas são prioritárias e quais podem esperar um pouco para serem concluídas. 

4. Distribua as atividades 

A quarta dica é distribuir as atividades que precisam ser realizadas, caso esteja definindo ações para os seus colaboradores. Essa é mais voltada para gestores que precisam acompanhar a execução das tarefas, já que é necessário monitorar para ver se todas foram cumpridas conforme a ordem de prioridade. 

5. Revise os critérios de prioridade

Também não se esqueça de revisar os critérios de prioridade utilizados de tempos em tempos, ou sempre que considerar que os resultados obtidos já não estão mais satisfatórios. 

Até porque, às vezes, você colocou uma tarefa como prioritária e só depois percebeu que ela não tem tanto peso assim ou surgiu outra demanda mais urgente. Portanto, esteja preparado para fazer mudanças.

6. Ouça os envolvidos

Nunca deixe de ouvir os envolvidos na execução das tarefas na hora de redefinir a sua estratégia, pois eles podem ter bons insights que valem a pena ser aplicados. Por exemplo, um colaborador mais experiente pode dizer que certa atividade pode ficar para depois e a equipe deve priorizar outras primeiro. 

7. Use boas ferramentas

A sétima e última dica é usar boas ferramentas de trabalho que acompanhem o novo ritmo de produtividade. Por exemplo, é bom adotar um sistema de comunicação eficiente e também de controle de atividades, como o Trello, Asana ou ClickUp. 

Com elas você pode montar listas, delegar tarefas e até adicionar prazos e outros detalhes importantes. 

Por fim, caso suas tarefas estejam relacionadas ao atendimento ao cliente, indicamos investir na Zendesk. Nós temos um software completo com todas as funcionalidades que você precisa para organizar suas atividades e melhorar a performance da sua equipe. 

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