Como usar a linha do tempo em projeção de vendas?

Entender como usar a linha do tempo em projeção de vendas pode melhorar a relação da sua força de vendas com esta tarefa. 

Isso porque, de forma geral, trata-se de um processo lento, muitas vezes pautado em “achismos” e que determina escolhas estratégicas da empresa. 

Pesquisas mostram que 80% das empresas erram o alvo em suas previsões em 25% ou mais. E esse número é resultado da forma como os cálculos e projeções são realizados. 

Para te ajudar a refrescar a mente sobre os desafios das previsões de vendas, preparamos este artigo. Nele, mostramos como usar a linha do tempo em projeção de vendas para obter resultados mais precisos e baseados em dados. 

O que é projeção de vendas? 

Projeção de vendas (ou previsão de vendas — também conhecida como forecast de vendas), é o nome dado ao processo que utiliza dados e estatísticas para prever resultados futuros relacionados à performance do negócio. 

Seu objetivo principal é responder a perguntas-chave como “qual o potencial de ganho da empresa considerando nosso ritmo de vendas atual no período de tempo X?”

Para isso, em geral, uma previsão comercial toma, como base, diversos fatores, como histórico de desempenho, tendências do mercado, projeções para o setor e status do pipeline de vendas.

Entretanto, embora sempre deva ser pautada em informações reais, nem sempre a projeção de vendas leva a resultados reais. Isso porque muitas empresas registram as informações de forma incorreta ou inconstante. 

Além disso, ainda que acumulem dados corretamente, muitos negócios erram nas conclusões obtidas. Há aquelas que superestimam seu potencial de vendas, investindo mais do que o necessário, e as que fazem o exato oposto. 

Mas por que, sendo uma ciência muitas vezes inexata, a projeção de vendas é tão importante? Siga em frente para descobrir. 

Por que fazer projeção de vendas?

Entender como usar a linha do tempo e outros recursos para tornar as previsões de vendas mais acuradas é essencial. Isso porque esses números ajudam a planejar o futuro e embasar decisões estratégicas. 

Podemos dizer que, com uma análise bem realizada, as empresas tornam-se mais realistas no que diz respeito a seu orçamento interno, à gestão da cadeia de suprimentos e estoque, às estratégias de venda e mudanças necessárias na produção. 

Consequentemente, percebem, em seus resultados, indicadores como: 

1- Mais metas superadas

O Aberdeen Group descobriu que empresas com previsões de vendas precisas tinham 10% mais chances de aumentar sua receita ano a ano e 7% mais chances de atingir a cota;

2- Maior facilidade em gerenciar etapas pós-venda

Como atualização do estoque, sucesso do cliente e cronogramas de upsell;

Agilidade em tomadas de decisão estratégicas

Boas previsões de vendas podem apontar oportunidades de crescimento, bem como potenciais crises à vista. Cabe à gestão da empresa agir, de forma ágil, para “surfar na onda” da projeção e tomar decisões consonantes às tendências. 

Como fazer uma boa projeção de vendas? 

Saber como fazer uma projeção de vendas passa pela escolha do método. As empresas recolhem e armazenam informações estratégicas de forma subjetiva. Por isso, escolhem métodos diferentes para prever seu futuro. No tópico seguinte, falaremos um pouco mais sobre alguns deles.

Entretanto, há alguns passos essenciais para fazer projeções de vendas, seja qual for a técnica escolhida. Conheça-os a seguir. 

1- Clareza no processo de vendas 

A coleta de dados relevantes está diretamente ligada à padronização e à clareza do processo de vendas. Se cada agente do time realiza o ciclo utilizando um critério, possivelmente gerará indicadores e KPIs sem uniformidade, não comparáveis aos demais. 

Nesse sentido, o papel do líder de vendas é padronizar os estágios do funil, criando uma base de conhecimento acessível e constantemente atualizada. 

2- Dados precisos 

A precisão e qualidade dos dados acumulados pelo time de vendas é, sem exageros, o coração da projeção comercial. Por isso, explorar softwares, automações e estimular a cultura de responsabilidade com a legitimidade das informações coletadas é essencial. 

3- Armazenamento de históricos 

Armazenar dados de performances passadas pode ser uma prática poderosa. Isso porque, com base em comportamentos anteriores, pode-se avaliar e revisar o que deu certo e o que não deu, estabelecer padrões e estipular tendências realistas. 

Embora outras informações precisem ser consideradas, ter um histórico rico em informações é um dos passos fundamentais para entender como usar a linha do tempo para projetar vendas futuras.

Métodos de previsão de vendas: construa sua linha do tempo

No tópico anterior, mencionamos a existência de diferentes métodos para projetar vendas futuras. A seguir, pontuamos alguns deles e mostramos o que de fato é imprescindível para entender como usar a linha do tempo no forecast. 

1. Previsão dos estágios da oportunidade: calcula a chance de fechar um negócio futuro em cada estágio do funil de vendas;
2. Análise de regressão: é uma técnica avançada de projeção de vendas. Seu objetivo é avaliar quantitativamente os fatores que podem gerar regressão nas vendas. 
3. Duração do ciclo de vendas: com base na idade do negócio, o método ajuda a projetar a data provável do fechamento de negócios. 

Seja qual for o método escolhido, saiba que é possível empregar técnicas para torná-los mais precisos, como usar a linha do tempo. Para tal, a única exigência é que haja dados históricos que possam ser elencados em progressão. 

Com a ajuda de sistemas e programas (como o Excel), você identifica uma previsibilidade e estrutura as projeções em formatos visuais, como planilhas e gráficos.

Como usar a linha do tempo para prever suas vendas? 

Agora que você já sabe como usar a linha do tempo pode ajudar a obter projeções mais realistas, é hora de partir para a prática. 

Tenha em mente que linha do tempo são sequências cronológicas representadas visualmente. Sendo assim, seu objetivo é mostrar ao usuário como os eventos ocorridos ao longo do tempo estabelecem determinados padrões. 

Podemos dizer, então, que o uso da linha do tempo é fundamental para: 

• manter o time alinhado com relação ao andamento de projetos;
• descrever eventos;
• retratar movimentos históricos; 
• transmitir conhecimento com base em informações reais. 

Em prática: como fazer uma planilha de projeção de vendas? 

Para entender como usar a linha do tempo, é importante conhecer seus elementos essenciais. Na hora de construir sua cronologia na planilha ou software escolhido, saiba que os dois principais componentes precisam estar presentes para assegurar a confiabilidade da análise. 

• Datas: determinam o momento em que o evento ocorreu (início e término);
• Descrições: ajudam a caracterizar cada acontecimento. 

Além destes, outros elementos ajudam a tornar a linha do tempo mais completa e compreensível para diferentes usuários, como os cabeçalhos, que dão contexto às informações, e as imagens que despertam interesse e enriquecem a informação. 

A partir daí, é hora de estruturar a linha do tempo. Neste passo a passo, você conhece as etapas necessárias para cumprir a tarefa: 

1. Esteja com as informações completas e em mãos (datas e descritivos dos eventos-chave);
2. Trace a linha guia que representa o projeto;
3. Estruture os intervalos entre os eventos de forma coerente. Qual será a unidade de medida utilizada? Horas, dias ou meses? Lembre-se de criar intervalos proporcionais ao período real para facilitar o entendimento do esquema; 
4. Adicione os marcos e insira as informações referentes aos eventos;
5. Lembre-se de incluir informações que facilitem a avaliação posterior dos dados. 

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Além de entender como usar a linha do tempo para projetar vendas futuras, é interessante conhecer recursos que tornem a gestão de dados e resultados mais fluida. 

O CRM, software de Gestão do Relacionamento com o Cliente, pode ser um importante aliado no processo. 

Isso porque trata-se de uma ferramenta completa, que une pipeline de vendas, ferramentas de prospecção e recursos de gestão em uma só plataforma. 

Além disso, rastreia e armazena os dados dos clientes, facilitando a geração de relatórios com base em tickets reais.

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