Comunicação escolar: vantagens e 9 dicas de como aprimorar

A comunicação escolar é um dos aspectos mais importantes que orbitam o gerenciamento de uma instituição de ensino.

Estabelecer uma comunicação eficaz – não apenas entre a escola e os pais e alunos, mas também entre o próprio corpo docente, a administração pedagógica e todas as outras áreas da instituição – é indispensável para dar mais fluidez aos processos internos e externos, superar desafios e alcançar resultados de excelência.

Lidar com o grande volume de informações que circulam no ambiente da escola e que ultrapassam os portões da instituição e garantir que elas cheguem às pessoas certas, no momento ideal e pelo canal mais adequado é uma tarefa, no mínimo, desafiadora para gestores da educação.

Tendo isso em vista, preparamos aqui um guia com 9 dicas de como aprimorar a comunicação escolar na sua instituição. São elas:

1. Monte um planejamento de comunicação interna
2. Facilite o acompanhamento do desempenho dos alunos
3. Estabeleça uma cultura de engajamento
4. Utilize um aplicativo de comunicação própria
5. Crie um quadro de avisos e recados
6. Ofereça diferentes canais de comunicação
7. Não abra mão do contato presencial
8. Preze sempre pela transparência das informações
9. Encare a comunicação escolar como uma via de mão dupla

Quer entender melhor cada uma dessas dicas? Então continue a leitura que vamos explicar tudo para você.

Qual a importância da comunicação escolar?

Antes de apontarmos as nossas recomendações para uma comunicação eficaz na sua escola, vale a pena refletirmos primeiro sobre a importância da comunicação para uma instituição de ensino.

Melhorar esse aspecto ajuda a garantir que as informações se tornem mais acessíveis para todos os públicos e que problemas causados por ruídos e falhas na transmissão de mensagens possam ser evitados.

Uma boa comunicação favorece o engajamento entre os membros da comunidade escolar e fortalece a relação entre pais, alunos, professores e administração em geral.

As instituições que se comunicam bem com a sua audiência podem experimentar as seguintes vantagens:

1 – Maior aproximação dos pais com a comunidade escolar

Uma boa comunicação contribui de forma significativa para que haja uma maior aproximação entre os pais dos alunos e a comunidade escolar.

Trazer os pais e responsáveis para perto é fundamental para que se construa um relacionamento duradouro. Além disso, o processo de aprendizagem dos alunos se torna mais potente, com melhorias expressivas no rendimento escolar e também no comportamento.

Com uma comunicação efetiva, os pais se sentem mais estimulados a participarem das reuniões pedagógicas e a contribuírem com sugestões de melhorias que podem ser implementadas.

2 – Professores mais engajados e motivados

É possível melhorar o nível de engajamento e a motivação do corpo docente a partir de uma comunicação interna mais eficaz.

A transparência na troca de informações e a clareza ao comunicar as diretrizes e a cultura da instituição contribui para que os professores se sintam verdadeiramente pertencentes à escola.

O reconhecimento dos esforços e de iniciativas dos docentes também é reconhecido por uma boa comunicação. Isso serve de incentivo para que eles se dediquem a superar as metas e ajudar a instituição a alcançar seus objetivos.

3 – Implementação de um cultura de feedback

O feedback é uma ferramenta extremamente valiosa para o bom desempenho de qualquer empresa. E com uma instituição de ensino não é diferente.

Nesse sentido, uma comunicação clara e fluida torna mais fácil implementar uma sólida cultura de feedback. Pais e alunos podem contar com canais abertos para fazer reclamações e apontar o que precisa ser melhorado na escola.

Agora do ponto de vista interno, professores, coordenadores e diretores têm a oportunidade de fornecer e obter feedback sobre a sua própria atuação, além de trocar experiências e conhecimentos.

4 – Fortalecimento da cultura organizacional da instituição de ensino

Outro ponto positivo de dedicar esforços à comunicação escolar é que ela ajuda a fortalecer a cultura organizacional da instituição.

Com uma eficiente comunicação interna, é possível veicular mais facilmente conteúdos que transmitam os valores da escola. 

Além disso, consegue-se criar um clima mais favorável para o desenvolvimento dos alunos, com incentivo à colaboração e à manutenção das relações interpessoais.

5 – Mais organização e menos burocracia

Reconhecer a comunicação escolar como um fator crucial para uma instituição de ensino é fundamental para que o fluxo de informações possa ocorrer de maneira mais organizada e com o mínimo de burocracia possível.

Sem uma boa comunicação, os processos tendem a se tornar mais burocráticos. Isso impacta negativamente a produtividade das equipes de trabalho.

Falhas ao estabelecer diálogos entre os setores e também entre a escola e os alunos faz com que as demandas demorem mais tempo para serem concluídas, além de estarem mais suscetíveis a erros e retrabalhos.

6 – Dados e informações mais seguras e acessíveis

Colocar a comunicação como uma das prioridades da gestão escolar significa garantir a segurança e o fácil acesso a informações.

Dados e informações sobre os alunos, os projetos e os processos da escola devem ser acessíveis e, ao mesmo tempo, protegidos contra vazamentos e pessoas não autorizadas.

Para isso, a comunicação se preocupa em definir protocolos que assegurem a proteção dos dados, estabelecendo como, quando e com quem eles podem ser compartilhados.

7 – Redução da inadimplência

Uma comunicação eficaz favorece também a redução do índice de inadimplência nas escolas.

Isso porque a instituição consegue definir melhores abordagens para realizar cobranças sem desgastar a relação com pais e alunos.

Por exemplo, é possível disparar lembretes automáticos via e-mail, WhatsApp ou SMS alertando sobre a aproximação da data de vencimento do boleto e de eventuais atrasos.

A comunicação também é uma aliada quando a gestão precisa negociar com os inadimplentes possíveis formas de quitar uma dívida em aberto.

Além disso, as escolas que se dedicam à comunicação são capazes de transmitir valor para as famílias e esclarecer a importância de manter as mensalidades em dia.

Algumas formas de utilizar a comunicação para reduzir a inadimplência são:

• Boletins internos com prestação e contas;
• Conteúdos sobre reformas na infraestrutura da escola ou aquisição de novos materiais e tecnologias;
• Dialogar e estudar a possibilidade de oferecer condições especiais para alunos com bom rendimento.

8 – Mais facilidade para resolver problemas e conflitos

Situações de crise e conflitos internos não escolhem data e hora para acontecerem. Porém, elas podem ser evitadas com uma comunicação escolar mais fluida e transparente.

O fortalecimento da comunicação interna, por meio da promoção do diálogo constante e de ferramentas que evitem informações desencontradas, é possível chegar mais rapidamente a soluções para eventuais problemas entre as equipes pedagógicas.

9 – Sucesso em iniciativas e projetos escolares

A importância da comunicação escolar também se traduz em mais sucesso nas iniciativas e projetos da instituição.

Ao comunicar bem essas ideias, consegue-se aumentar a adesão e o engajamento das pessoas envolvidas, além de facilitar a captação de recursos para tirar tudo do papel.

Dessa forma, os projetos se tornam mais viáveis e podem gerar os resultados esperados para a escola.

Comunicação escolar: 9 dicas para aprimorar na sua instituição

Como você pôde conferir no tópico anterior, uma comunicação acessível e eficaz pode influenciar de forma direta a qualidade da gestão e do ensino e também fortalecer os vínculos entre a escola e os seus diferentes públicos – pais, alunos, professores, coordenação pedagógica, supervisão, secretaria, diretoria, entre outros.

Esclarecida a importância da comunicação escolar e seus benefícios, é hora de conferir as 9 dicas que separamos aqui para te ajudar a aprimorar esse importante aspecto na sua instituição de ensino.

1 – Monte um planejamento de comunicação interna

Sem planejamento não tem como ir muito longe. Essa premissa se aplica também à comunicação escolar.

É imprescindível que você crie um sólido planejamento comunicacional. Neste documento, ficarão definidas:

• as estratégias de comunicação interna;
• os canais que serão utilizados para interagir com o público;
• os protocolos de segurança da informação;
• as diretrizes de atendimento;
• os objetivos;
• recursos disponíveis e seu direcionamento, entre outros pontos.

É o planejamento que vai orientar a atuação de todos os colaboradores da instituição de ensino no que se refere à comunicação.

2 – Facilite o acompanhamento do desempenho dos alunos

Um ponto-chave com o qual a comunicação escolar deve se preocupar diz respeito ao acompanhamento do desempenho dos estudantes.

É necessário garantir que pais, professores e os próprios alunos consigam acessar as informações sobre o seu rendimento escolar. Dessa forma, é possível tomar as medidas necessárias para potencializar a performance de cada um deles.

3 – Estabeleça uma cultura de engajamento

A cultura de engajamento tem a ver com o nível de envolvimento de pais, alunos, professores, gestores e membros da coordenação e direção em todas as atividades da instituição.

É preciso que haja um sentimento de unidade, em que todos os agentes da comunidade escolar reconheçam a importância do seu papel no bom funcionamento da escola a partir de uma comunicação mais eficiente e fluida.

4 – Utilize um aplicativo de comunicação própria

Em vez de criar grupos de WhatsApp ou Telegram, que tal estudar a possibilidade de investir na criação de um aplicativo próprio da sua instituição de ensino?

Por meio dessa ferramenta, pais e alunos poderão acessar em sua área virtual todas as notas em provas e trabalhos, datas de provas e eventos, além de materiais de apoio que os professores de cada disciplina disponibilizaram.

Além disso, o aplicativo ajuda a “desafogar” o time de atendimento e a secretaria escolar, pois muitas dúvidas e informações poderão ser facilmente esclarecidas por essa ferramenta.

5 – Crie um quadro de avisos e recados

Pode parecer arcaico, tendo em vista o crescente uso de tecnologia nas escolas – como o aplicativo que acabamos de citar -, mas o quadro de avisos ainda é muito eficaz quando falamos em promover uma comunicação escolar eficiente.

A principal vantagem dessa ferramenta é que ela fica posicionada em um lugar estratégico da escola, em que há grande fluxo de pessoas. Assim, as informações podem ser repassadas para um grande volume de gente, incluindo colaboradores, professores e alunos.

6 – Ofereça diferentes canais de comunicação

É de extrema importância que a escola diversifique os seus canais de comunicação. Isso favorece a experiência de pais e alunos, pois eles poderão entrar em contato com a instituição pelo canal que eles preferirem – sem se limitar ao e-mail ou telefone, por exemplo.

Além de disponibilizar diferentes opções, como chatbot e redes sociais, é imprescindível que esses canais operem de forma integrada. Ou seja, você precisa adotar uma estratégia omnichannel.

Dessa forma, é possível garantir a continuidade dos atendimento, independentemente do canal em que ele se iniciou.

Veja também: Omnichannel: o que é e por que adotar essa estratégia? GUIA

7 – Não abra mão do contato presencial

Por mais que você implemente ferramentas de tecnologia nas escolas, não se deve abrir mão das interações “cara a cara”.

Esse contato presencial é muito valioso para gerar maior aproximação entre a escola e os alunos e também entre o corpo pedagógico e a administração da instituição de ensino.

8 – Preze sempre pela transparência das informações

A transparência deve ser sua prioridade na comunicação escolar. Todas as informações devem ser comunicadas com o máximo de clareza possível para evitar interpretações dúbias ou induzir decisões equivocadas que podem trazer sérios problemas para a instituição.

9 – Encare a comunicação escolar como uma via de mão dupla

A comunicação não deve ser unidirecional. Ou seja, a escola não deve esperar que as informações sejam recebidas de forma passiva pelos pais, alunos e professores.

É necessário encarar a comunicação escolar como uma via de mão dupla. Na prática, isso significa estar aberto para sugestões e dar voz aos outros atores que compõem a comunidade escolar.

E então, o que achou deste nosso guia sobre comunicação escolar?

Durante todo o conteúdo, ficou clara a necessidade de manter as informações bem organizadas e otimizar o fluxo e as interações entre os diferentes atores que integram a comunidade escolar.

Nesse sentido, pode ser interessante para a sua instituição investir em uma ferramenta de CRM.

Esse tipo de sistema especializado tem como foco promover a integração entre diferentes canais de comunicação e setores de uma empresa.

No caso de uma escola, o CRM pode ser um grande aliado no armazenamento de dados e informações sobre os alunos. Tudo fica centralizado e pode ser acessado sem dificuldades.

Com o CRM educacional, é possível:

• centralizar o histórico de interações com pais e alunos;
• otimizar o fluxo de informações;
• automatizar contatos;
• realizar integrações com outras ferramentas de gestão.

Veja também: CRM como ferramenta estratégica: como funciona, benefícios e mais!

A Zendesk possui uma solução de CRM que pode te ajudar a melhorar a comunicação e a gestão de relacionamento com o seu público.

Conheça todos os recursos do nosso CRM e ofereça uma melhor experiência para toda a comunidade escolar.