CRM educacional: como ele pode ajudar sua instituição?

O CRM educacional é uma importante ferramenta para que as escolas possam captar alunos, centralizar todo o histórico de atividades deles em um só lugar e melhorar a qualidade dos cursos oferecidos.

Em vista disso, as instituições buscam cada vez mais uma adaptação a esse novo cenário educacional, uma vez que o software colabora para melhorar pontos cruciais de comunicação entre a escola e o estudante.

Outro ponto interessante é que o sistema é um bom exemplo de modelo preditivo, ou seja, as informações possibilitam aos gestores escolares visualizarem toda a jornada do cliente para potencializar a conversão.

Nesse ponto é possível identificar leads em potencial, entender como eles estão sendo qualificados, e quais são os cursos que estão dando mais resultados para a escola, considerando o próprio custo de aquisição de clientes.

Portanto, se a sua escola quer conseguir mais alunos e aumentar a taxa de conversão de leads, esse artigo é feito para você.

O que é o CRM educacional?

CRM educacional é uma ferramenta que registra os dados dos alunos ou potenciais alunos de uma escola. Ele é usado tanto para monitorar o relacionamento com os estudantes já existentes, como para acompanhar os interessados em fazer um determinado curso.

Dentre esses dados podem constar algumas informações básicas, bem como o motivo que levou aquela pessoa a fazer o contato com a instituição de ensino. E, claro, dependendo do software, ele pode gerar informações ainda mais valiosas.

Só para citar um exemplo, dá para saber quais foram os canais que o lead foi abordado, qual o tópico do curso que chamou sua atenção e a campanha capaz de atraí-lo para a base de dados.

Para que serve um CRM educacional?

Um CRM para escolas oferece inúmeras possibilidades para a instituição, visto que permite ao time de marketing e de vendas ter uma visão 360º de todos os seus alunos e potenciais alunos.

Só para citar alguns tópicos, podemos dizer que com um CRM educacional, uma instituição de ensino consegue:

• entender a melhor turma ou classe para alocar o aluno;

• saber em qual etapa da jornada de compra ele se encontra;

• criar campanhas para aquecer o lead;

• gerenciar processos seletivos de alunos;

• fazer matrículas dos interessados.

Isso quer dizer que tanto a equipe de vendas como de marketing tem um parâmetro melhor para a criação de suas estratégias, tanto para atração dos leads quanto até mesmo para a conversão deles.

Por exemplo, uma escola pode criar um blog com diversos temas ligados à educação. Ao final, esses artigos podem ter uma chamada para ação que leva ao interesse em um determinado curso.

Além disso, a instituição pode também fazer posts nas redes sociais, patrocinar esses posts e fazer a mesma chamada para o curso. Com um software CRM fica fácil identificar qual foi a campanha com melhor retorno.

Quais instituições podem usar um CRM educacional?

Um CRM educacional não é voltado apenas para grandes instituições, inclusive esse é um verdadeiro equívoco cometido por muitas pessoas.

Isso porque o sistema pode ser aplicado por pequenas escolas, sejam elas de ensino básico, fundamental, médio, superior, ou até mesmo de cursos extracurriculares ou de pós-graduação.

Só para ilustrar, na educação básica, os softwares atuam na aprovação e manutenção de toda estrutura curricular, possibilitando a automatização da matrícula, rematrícula e todo o processamento de notas.

Em se tratando de ensino superior, o CRM é um importante instrumento para que a instituição consiga reduzir a inadimplência e ao mesmo tempo atenda a legislação de acordo com as exigências e regulamentações do Ministério da Educação.

Já as instituições que trabalham com a educação continuada têm um grande desafio pela frente que é conseguir ter preços competitivos sem perder a qualidade do que é oferecido.

E um sistema de CRM educacional consegue otimizar esses processos diminuindo, sobretudo, os custos de operação do negócio.

Qual a diferença entre um CRM educacional e um genérico?

A principal diferença entre um CRM genérico e um educacional é que o primeiro é mais direcionado para empresas para aprofundar o relacionamento com seus clientes.

Nesse caso, o CRM genérico colabora para as organizações dos mais variados setores da economia a ter uma visão mais clara da comunicação que a equipe vem tendo com os clientes da instituição.

Vale apontar que um CRM genérico é um sistema que se adapta mais facilmente a inúmeros segmentos, mas que tem uma certa dificuldade em se adaptar ao mercado educacional por conta das suas peculiaridades.

Por isso, quando uma escola adquire um CRM específico para o seu negócio, ela passa a ter maiores chances de sucesso, uma vez que esse software é feito para atender as necessidades específicas do setor.

Como um software CRM funciona?

Basicamente, uma plataforma voltada para a educação colabora em três processos principais dentro da instituição:

• captação de alunos;

• permanência durante o curso;

• fidelização.

Captação de alunos

A captação compreende trazer o aluno para dentro da escola. Mas como o software CRM ajuda nessa? Simples: ao ter um cadastro de potenciais alunos fica mais fácil definir a estratégia de divulgação dos cursos.

Nesse sentido, os gestores têm mais controle da lista de potenciais clientes sabendo como está a taxa de conversão. Alguns sistemas oferecem ainda mais recursos nessa etapa.

Só para citar um exemplo, alguns CRM´s possibilitam incluir cursos ou turmas que o lead demonstrou interesse, e o estágio da jornada de compra que ele se encontra.

Olha que interessante, por meio do sistema a escola observa que o aluno ainda não está pronto para um curso mais aprofundado, ao qual ele tem interesse, então ela cria um curso mais simples e gratuito para ele.

Nesse caso, ela está trabalhando o gatilho da reciprocidade e nutrindo o lead que posteriormente poderá fechar o curso mais aprofundado com a própria escola.

Permanência no decorrer do curso

Uma das maiores preocupações de grande parte das instituições de ensino diz respeito à evasão de estudantes. Inclusive, esse é um indicador acompanhado de perto por gestores escolares.

O grande desafio é encontrar os motivos que levam os alunos à evasão, e o sistema de CRM ajuda os gestores a entenderem o que está acontecendo e criar estratégias para a diminuição dessa evasão.

Para escolas que trabalham com alunos menores de 18 anos há a chance de mostrar aos pais como está o desempenho do seu filho em sala de aula, qual é o calendário escolar e quais são as solicitações dos professores.

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Fidelização

A fidelização de um aluno não só aumenta o tempo de permanência dele no decorrer do curso sem evasão como o transforma em um verdadeiro advogado da escola.

Como assim? Pense o seguinte, quando você está altamente satisfeito com um produto ou serviço, não há grandes chances de indicá-lo para um amigo? Se você gostou muito de um curso que transformou sua vida, não vai falar dele para seus conhecidos?

Pois bem, com um software CRM a escola mede o grau de satisfação dos alunos e aprimora o que está oferecendo constantemente. O resultado é que os alunos se tornam verdadeiros defensores da instituição.

Então a chance deles passarem a indicar o curso para seus colegas é maior, e como consequência a escola aumenta a sua lucratividade.

CRM para escolas: qual é o diferencial?

Geralmente um CRM educacional é mais robusto que um CRM genérico. Pois, ele engloba funcionalidades que são pensadas exclusivamente para o dia a dia de uma instituição de ensino. De modo geral eles possuem:

• respostas automatizadas para alunos e pais;

• maior centralização de informações;

• possibilidade de redefinição de e-mail;

• gestão da jornada de compra educacional.

Muito se sabe hoje que entender a jornada do cliente de maneira completa e se colocar no lugar dele é um verdadeiro desafio. E o mesmo vale para os alunos.

Portanto, a escola precisa entender quem é o seu persona, ou seja, o aluno ideal e criar um protótipo dele. Isso é amplamente facilitado com um CRM.

Afinal, tendo um cadastro dos potenciais clientes dá para entender o grau de instrução deles, bem como o sexo, preferências, localidade, dentre outros pontos.

Ao encontrar esse persona ideal, a escola está mais apta a entender suas dores, desejos, crenças limitantes, o que buscam em um curso, o que os desmotivaria a continuar estudando etc.

Maior visão na atração

Conforme antecipamos, a instituição de ensino passa a ter uma visão mais ampliada na atração de alunos por entender quais são suas principais dores e desejos.

Um dos pontos muito estudados pelo Neuromarketing é que todos compram alguma coisa para saciar um desejo, muito além do que uma simples necessidade.

Nesse caso, quando um aluno se interessa por um curso, a instituição tem que entender que ele não está apenas buscando um curso, mas sim o que o curso poderá mudar na vida dele.

• Ele deseja ter uma promoção no emprego?

• Mudar de área?

• Ampliar o conhecimento?

• Aumentar a renda por meio de outros trabalhos?

Repare que uma visão mais ampla é capaz de atrair muito mais alunos para sua escola.

Satisfação do aluno durante o curso

Além de colaborar para atrair mais leads, entendendo suas dores e desejos, Um sistema CRM também contribui para que o curso atenda esses anseios.

Até porque, durante todo o aprendizado, a escola acompanha a satisfação do aluno e cria indicadores dentro do sistema.

Se eles estão melhorando isso é sinal de que a instituição está no caminho certo. Por outro lado, se os indicadores pioram é preciso pensar o que pode ser feito para que o grau de satisfação do aluno aumente.

Sem um sistema CRM seria muito difícil compreender essas questões, e fazendo uma analogia, seria como se o gestor escolar caminhasse no escuro.

Por que escolher um CRM voltado exclusivamente para escolas?

Deu para perceber ao longo de todo artigo que o CRM voltado para escolas traz muitos benefícios, como por exemplo:

• entender as dores e desejos dos potenciais alunos;

• acompanhar a satisfação durante o curso;

• diminuir a taxa de evasão;

• tornar o aluno um defensor da escola.

Só esses motivos já seriam suficientes para que sua instituição optasse por um software exclusivo. Entretanto, existem também outros ganhos internos.

Um deles é que a informação corre mais rapidamente dentro dos setores da escola, possibilitando que diretores, gestores e professores entrem em concordância acerca de um determinado tema.

Em outras palavras, cada um deles pode ter uma visão diferente sobre algo, mas como diz o velho ditado: contra fatos não há argumentos. Isto é, o sistema traz dados concretos sobre um assunto em específico.

E cabe aos gestores, diretores e professores encontrarem a saída para um problema baseado em dados e não em achismos. Em suma, há inúmeras vantagens na implantação de um sistema de CRM educacional.

Qual sistema CRM educacional escolher?

A escolha de um sistema CRM é sempre o mais difícil, uma vez que no mercado existem muitas alternativas disponíveis.

Em regra, é preciso encontrar aquele de fácil manuseio e que traga uma visão mais ampla sobre a jornada do aluno, além de outras informações peculiares para a sua escola.

Dentre as opções disponíveis, uma que chama a atenção é o Zendesk Sell que tem toda a robustez necessária para que os gestores escolares tomem decisões baseados em dados.

Com essa plataforma, sua escola consegue se comunicar melhor com o aluno, desenvolve o perfil ideal de persona, cria e acompanha os indicadores de desempenho e diminui a taxa de evasão.

Além do mais, o sistema ajuda a diminuir a taxa de inadimplência que normalmente corrói parte do lucro de uma instituição. Se quiser saber mais sobre esse CRM educacional é só entrar em contato conosco e solicitar uma avaliação grátis.