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3 modelos de cronogramas de atividades diárias para vendedores
Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM
Última atualização em 24 Abril 2024
Você costuma perder compromissos e se esquecer de cumprir tarefas em sua rotina de vendas? A verdade é que se trata de algo bem comum quando não se tem uma agenda bem estruturada.
Por isso, listas e cronogramas de atividades diárias são ótimos métodos de organização para vendedores planejarem todos os seus deveres e tarefas, com prazos e metas definidas.
Ao adotar o hábito de criar listas e uma tabela de tarefas diárias, é possível aumentar a produtividade e evitar que erros ocorram no trabalho que prejudiquem seus objetivos ou até a equipe como um todo.
Um bom modelo de cronograma de rotina ainda é capaz de afetar positivamente os resultados nas próprias vendas, já que toda a preparação diária de um vendedor é muito importante.
Sem ela, qualquer um está sujeito a conflitos de agenda, visitas canceladas e vendas perdidas. Além disso, fica perceptível para o cliente quando o vendedor não está devidamente preparado para uma negociação.
Sendo assim, é fundamental organizar suas atividades diárias adequadamente com cronogramas e listas dentro de um bom planejamento de vendas.
Como fazer um cronograma de atividades diárias?
Para montar o seu cronograma de atividades diárias, primeiro você precisa separar um tempo somente para esta tarefa primária. O ideal é elaborar o planejamento no sábado ou domingo, antes que sua rotina de vendas comece. Dessa forma, você começará a semana de maneira mais organizada e eficiente.
Confira as 6 dicas que separamos sobre como fazer um cronograma e listas de atividades diárias!
1. Estabeleça metas
É importante considerar quais seus objetivos profissionais e de vendas, a fim de mantê-lo focado para alcançá-los. Portanto, comece definindo suas metas a curto, médio e longo prazo. Leve em consideração tanto as pequenas metas, quanto as maiores.
Quantas vitórias você precisa para bater sua quota de receitas?
Existe uma meta de vitórias pessoal que você queira atingir?
E a meta de vendas para outros períodos (mês, trimestre, ano)?
Quantos clientes novos você pretende conquistar?
Com base na sua taxa de vitórias, quantas ligações você vai precisar fazer para gerar a nova meta da sua empresa?
Que tipo de mercado/projeto você gostaria de explorar mais?
E o que mais você pode fazer para melhorar seu desempenho?
Custo de um CRM de vendas: como justificar o sistema?
2. Pense em estratégias
Após definir suas metas, você vai precisar pensar em estratégias de vendas para conseguir alcançá-las. Considere, por exemplo:
quais as tendências emergentes no mercado em relação ao negócio?
quais os clientes potenciais para segmentar?
quais novas abordagens podem ser adotadas?
Não deixe de ler: 7 passos para você montar o seu planejamento estratégico de vendas
3. Faça uma lista de ações
Assim que você decidir as estratégias, basta criar uma lista de ações. Por exemplo, se seu objetivo é fazer cinco vendas na semana, é importante refletir sobre quantas ligações ou visitas você deve fazer durante esse período.
São clientes antigos ou novos? Novos clientes podem acabar necessitando de uma quantidade maior de contatos. São tarefas que exigirão o seu tempo, portanto devem entrar no seu cronograma.
Adicione também à sua lista de ações atividades como reuniões, e-mails, ferramentas de marketing digital ou como você pretende fazer seu processo de vendas de maneira geral.
Elabore uma espécie de plano de ação de vendas para orientar as tomadas de decisões e guiar ao longo do seu cronograma de atividades diárias.
4. Crescimento profissional
Além de estabelecer horários para suas vendas, você também pode separar um tempo para seu desenvolvimento profissional. Continuar crescendo profissionalmente é fundamental, em especial para se manter estimulado e focado nas metas.
Você pode traçar planos para adquirir novas habilidades e colocá-los em seu modelo de cronograma de rotina, incluindo atividades, como:
leitura de livros sobre vendas e gestão;
estudos de novos cursos da área;
acompanhamento de blogs e podcasts profissionais online.
5. Considere possíveis imprevistos
Infelizmente, imprevistos sempre ocorrem, sejam eles positivos ou negativos. Compromissos cancelados podem significar períodos livres, assim como reuniões de última hora podem surgir e ocupar o tempo de outras tarefas.
Então, para evitar que imprevistos atrapalhem sua rotina, você pode separar alguns períodos para a reposição de tarefas. Caso não tenha acontecido nenhum imprevisto, esses horários podem ser utilizados para dar mais atenção para algum cliente ou para dar mais um passo para completar outra meta.
6. Atualize o cronograma
Apesar de ter um momento específico para planejar seu cronograma diário, isso não significa que ele deve ser intocável no restante da semana. Mantenha-o sempre na palma da mão, seja com um aplicativo ou agenda, e considere a possibilidade de incluir novos compromissos, aumentar suas metas ou adicionar novas.
Sempre revise suas atividades diárias para garantir um bom desempenho e aproveitar os melhores resultados. Às vezes, você precisará adotar novas estratégias de vendas que poderão mudar suas abordagens e o seu cronograma conforme a necessidade.
É importante também encontrar um meio termo entre a rigidez e a flexibilidade, pois restringir completamente seu planejamento pode atrapalhar sua criatividade. Saiba como priorizar tarefas para uma melhor autogestão!
Se você for criar o cronograma para uma equipe de vendas, procure dar um espaço de autonomia para que cada colaborador possa estabelecer as práticas com as quais se adaptam melhor.
As tarefas devem organizar a rotina de vendas para melhorar tarefas repetitivas, ao mesmo tempo em que há espaço para inovação. Assim, sem se complicar com um trabalho desorganizado, o vendedor se dedica a colocar em prática as novas técnicas que aprende.
3 modelos de cronograma de rotina
A seguir, acompanhe 3 modelos de cronograma de rotina que você pode adotar para melhorar sua produtividade e aumentar as vendas!
1. Matriz 5W2H
Esse é o modelo mais comum utilizado na gestão de vendas. O 5W2H é uma abreviação em inglês para um cronograma de atividades diárias que deve responder a essas sete perguntas:
- what: o que será feito? (etapas);
- why: por que será feito? (justificativa);
- where: onde será feito (local);
- when: quando será feito (data/horário/prazos);
- who: por quem será feito (quem é o responsável na equipe);
- how: como será feito (método/processo);
- how much: quanto custará fazer (gastos envolvidos).
Responder a essas questões ajuda a criar estratégias de vendas para um time e facilita a organização de um cronograma. É uma excelente ferramenta de administração que pode ser usada por empresas de qualquer tamanho para sistematizar suas ações e fluxos de trabalho.
2. Plano de ação
O modelo de plano de ação inclui as atividades, o responsável, o custo e os prazos para cada tarefa. Ele deve ser modificado conforme a necessidade da empresa.
Um de seus principais benefícios é justamente o maior controle das rotinas de vendas, que ficam mais fluidas e funcionam como um mapa para conduzir as atividades ao objetivo final.
Não deixe de ler: como fazer um plano de ação? Guia para superar desafios e orientar a empresa para resultados
3. Tabela de tarefas diárias
A tabela de tarefas diárias é ainda mais simples e a sugestão é usá-la para ter uma visão mais objetiva do cronograma. Ela é composta por uma lista de atividades que devem ser cumpridas, junto com a data e o horário.
Para criar sua tabela, utilize algumas ferramentas de produtividade, como Asana, Trello, Google Calendar, entre outras. Também vale pensar em adotar um CRM que facilite a rotina de trabalho dos agentes de vendas e atendimento.
Aliás, lembre-se que as metas e estratégias devem estar definidas antes de listar as tarefas e atribuí-las aos profissionais.
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