Dashboard de vendas: o que é, vantagens de usar e como montar o seu?

O dashboard de vendas é uma das ferramentas mais importantes nas empresas, uma vez que permite visualizar os principais KPIs do negócio de uma maneira mais prática.

Aliás, Clive Humby, um matemático londrino, especializado em ciência de dados, afirmou que: “Data is the new oil”, em tradução livre para o português, significa “Dados são o novo petróleo”. 

Essa expressão, utilizada com bastante frequência no mercado, defende o argumento que os dados são tão essenciais quanto o petróleo. 

Nesse cenário, as empresas que sabem aproveitar as informações com qualidade, podem garantir um diferencial competitivo, uma vez que terão insumos suficientes para criar ações e estratégias mais assertivas. E como o dashboard de vendas entra nessa situação? 

Bem, ele é uma ferramenta visual que mostra vários dados e métricas que podem ajudar a sua empresa a tomar decisões. 

A partir daí, as estratégias são feitas com base em KPIs de vendas, e não em opiniões próprias, que nem sempre são as mais assertivas ou geram resultados positivos para as companhias. 

Os números apresentados nessas ferramentas podem exibir detalhes importantes, como: desempenho, conversão, produtividade dos colaboradores, performance de produtos e painel de clientes com melhor desempenho. 

Contudo, como montar dashboard? O que fazer para colocá-lo em prática na minha empresa e obter essas informações valiosas? 

Bom, é isso que discutiremos a partir de agora. Boa leitura!  

O que é dashboard de vendas? 

O dashboard de vendas trata-se de uma ferramenta visual que fornece diversos KPIs de vendas essenciais para a tomada de decisão em uma empresa. Esta ferramenta permite organizar as informações para que todos os envolvidos no projeto possam avaliar com clareza quais são os pontos positivos e quais são aqueles que precisam ser ajustados. 

Geralmente, a tecnologia mostra dados, como: quantidade de vendas, métricas do marketing digital, entre outras questões. 

Você pode ainda monitorar os KPIs em tempo real, por meio dos gráficos. Isto é: a sua equipe tem mais praticidade para analisar o que ocorre na empresa e tomar as decisões com agilidade. 

Compreendeu o que é dashboard de vendas? Pois, se prepare para ver quais são os modelos mais comuns dessa ferramenta. Basta continuar lendo para conferir!

>>>> Leia mais também em: inteligência de mercado — o que é e como implementar nos negócios?

Quais são os modelos de dashboard de vendas? 

Na rotina de uma empresa, é possível encontrar vários modelos de dashboard de vendas. Eles ajudam a coletar dados importantes e direcionam a sua marca para o sucesso. 

Veja abaixo quais são os 6 tipos de dashboard mais comuns em um time comercial.

1. Desempenho 

Este modelo é um dos mais simples e exibe métricas gerais, entre as quais: receita, margem de lucro, fluxo de vendas e taxas de fechamento.

2. Conversão

É composto por gráficos que mostram várias taxas de conversão para cada etapa do pipeline de vendas. Você também pode adicionar informações referentes a proporção de leads e número de oportunidades reais.

3. Ciclo de vendas 

Outro dos formatos mais básicos. O ciclo de vendas exibe quanto tempo, em média, uma empresa demora para completar uma venda e qual é a progressão atingida por uma determinada campanha na companhia. 

4. Produtividade de vendas 

Informa como cada um de seus colaboradores utilizam o tempo durante o expediente de trabalho.

Dessa forma, você entenderá o comportamento dos colaboradores segundo o tipo de tarefas e leads por status. Esse modelo ajuda a compreender se as atividades de vendas são concluídas no prazo ou não; 

5. Desempenho de produtos

Indicado para equipes de vendas que comercializam vários tipos de produtos, como linhas de roupas e empresas de alimentos. 

Você pode incluir o custo das mercadorias por produto, vendas incrementais por campanha e vendas de produtos por campanha. 

Esses dados ajudam a descobrir qual produto ou campanha o seu time deve concentrar as energias para atingir a meta de vendas; 

6. Painel de clientes com melhor desempenho

Este relatório ajuda a descobrir quais são os clientes e contas que geraram mais receita ou novos negócios em um determinado período. É possível incluir informações, como: número de negócios fechados, contas com melhor performance e receita dos principais clientes.

Compreendeu as diferenças entre os diversos modelos de dashboard de vendas? Então, saiba que é possível usar mais de um na sua empresa. Basta escolher quais se adéquam melhor a sua estratégia de negócios e começar a montar.

Entretanto, antes de aprender como fazer um dashboard do zero, vamos ver a importância e as principais vantagens dessa ferramenta?

Por que o dashboard de vendas é importante? 

O dashboard de vendas é uma ferramenta muito importante para a rotina de gestores e vendedores. Por meio dessa tecnologia, eles conseguem ter uma visão completa dos indicadores da empresa. 

Em um único lugar, a equipe analisa as informações de maior relevância para o negócio. Aquelas que vão ajudá-lo a tomar as decisões com menos burocracia. 

A propósito, o diretor de receita da ServiceNow, Kevin Haverty, em entrevista à Forbes, destaca o quanto a conexão entre dados e vendas é importante para a rotina da empresa.

“Bem, vendas é um jogo de números — sempre foi, desde que o primeiro homem das cavernas estava vendendo a primeira roda. A análise nos ajuda a gerenciar esses números, e a capacidade de tomar decisões com base no que esses números nos dizem tem sido um grande benefício para a liderança de vendas.”, explica. 

Kevin Haverty ainda mostra como a liderança de vendas utiliza os dados no dia a dia. 

“De muitas maneiras, honestamente. Podemos ver se o pipeline é grande o suficiente; o que está acontecendo com este produto versus aquele produto; o que está acontecendo nesta geografia versus aquela geografia; quais empresas devemos segmentar; onde devemos construir o pipeline. 

Mais importante ainda, nos permite saber se estamos entregando valor aos nossos clientes. Isso nos dá insights para pular sobre os problemas antes que eles se tornem problemas, bem como a capacidade de ver o que está por vir com tempo suficiente para realmente mudar o comportamento a fim de resolvê-lo. Para uma organização obcecada pelo cliente como a nossa, isso faz toda a diferença.”, destaca. 

Monitoramento de dados: o combustível que aumenta a receita

Para Haverty, o maior divisor de águas é ter os dados ao seu alcance o tempo todo. 

“Os números e as análises e todas essas coisas existem há muito tempo, mas ter tudo automatizado e em um painel agradável e fácil de consumir é incrivelmente poderoso. O painel usa dados para contar a história visualmente sem precisar olhar dentro de uma célula em uma planilha. Isso meio que salta para você, e isso foi uma grande, grande melhoria.”, completa. 

Kevin Haverty explica na entrevista de que forma a análise de dados ajudou a aumentar a receita do seu negócio. 

“O painel tem um preditor de negócios que nos diz qual a porcentagem de chance de um negócio ser fechado e nos alerta se estiver baixo. O aprendizado de máquina pode prever se não vamos fechar o negócio — e é preciso 75 – 80% das vezes. Isso permite que nossos gerentes de vendas analisem mais profundamente para podermos tomar decisões que aumentem nossas chances. O resultado é que aumentamos nossa taxa de fechamento, o que significa mais receita para a empresa.

O mesmo acontece com renovações que estão em risco. É como um indicador precoce ou luz de aviso que atrai sua atenção e fornece essa informação quando você ainda tem tempo para responder. Isso nos ajuda a fazer o trabalho para ter certeza de que nossos clientes estão satisfeitos. Eu acho que é uma das razões pelas quais temos a maior taxa de renovação no negócio, você sabe 98 – 99% de entrada e saída de trimestre.”, detalha. 

Quais são as vantagens de usar um dashboard de vendas?

Agora, falando sobre as principais vantagens de usar um dashboard de vendas, podemos citar:

• maior acessibilidade a informações úteis para o gerenciamento do negócio; 
• mais assertividade na tomada de decisões, devido ao acesso aos dados; 
• aumento do engajamento e da participação das equipes nos resultados; 
• automatização de tarefas repetitivas, como o cálculo dos KPIs; 
• monitoramento fácil dos principais indicadores de vendas; 
• melhora da comunicação interna; 
• aumento da produtividade. 

E aí, percebeu os impactos que o dashboard de vendas pode trazer para o seu negócio? Então, que tal implementá-lo em sua empresa agora mesmo? Veja no próximo tópico como tirar a ideia do papel. 

Onde criar o dashboard de vendas? 

A ferramenta pode ser desenvolvida de várias formas. Veja algumas possibilidades abaixo! 

1. CRM

A grande parte dos CRMs disponíveis no mercado contém uma funcionalidade para as empresas criarem os seus dashboards em poucos minutos. A única responsabilidade do líder da área é analisar e acompanhar os dados.

Por exemplo, essa é uma das funcionalidades disponíveis no CRM da Zendesk. E você pode conferi-la ao solicitar uma avaliação gratuita. Que tal aproveitar para criar o seu primeiro dashboard?

2. Planilhas 

As planilhas são mais indicadas para as organizações que estão no início do projeto e não têm muitos dados ou receita disponível para investir em ferramentas. As planilhas de vendas são gratuitas e podem ser personalizadas conforme a realidade da empresa. 

3. BI 

Já o BI é recomendado para empresas que contém várias ferramentas em cada fase de venda. 

O BI ajuda a unificar as informações para os dados serem interpretados com mais facilidade. O lado negativo é a ferramenta ser bem mais complexa, sendo necessário um processo de aprendizado mais longo para utilizar as funcionalidades.

4. Softwares específicos 

Hoje em dia existem vários tipos de layouts nessas ferramentas. Porém, independente da sua escolha, elas oferecem uma visualização de dados mais eficiente. 

Um dos principais benefícios dos softwares específicos para a criação de dashboards é que eles oferecem integração com várias fontes de informação. Um dos exemplos de ferramentas do tipo é o Google Data Studio. 

>>>> Leia mais em: o que é gestão de informação, por que e como adotar na sua empresa?

Como fazer um dashboard de vendas? Passo a passo completo

Para fazer um dashboard de vendas do zero:

• defina as métricas que deseja acompanhar; 
• escolha a ferramenta para hospedar o dashboard ficará;
• acrescente os dados; 
• tenha cuidado com o visual; 
• crie relatórios. 

A partir de agora, mostraremos como colocar essas 5 dicas em prática, para que você aprenda como montar um dashboard em sua empresa. Acompanhe! 

1. Defina as métricas que deseja acompanhar

O primeiro passo para fazer um dashboard é definir quais são as métricas mais importantes para monitorar em sua empresa. 

Porém, precisamos ser sinceros, caro leitor: não é possível monitorar todos os dados. Afinal, é uma quantidade imensa de informação. Por isso, é fundamental compreender quais são os indicadores que podem ajudá-lo a alcançar os seus objetivos. 

Portanto, analise com cuidado seu planejamento estratégico e descubra quais são os pontos cruciais para acompanhar — e as metas a serem cumpridas — durante a busca pelos seus objetivos. 

>>>> Leia mais em: metas de vendas — o que são, como estabelecê-las e como mensurá-las?

2. Escolha a ferramenta para hospedar o dashboard 

Agora, é o momento de escolher a ferramenta que será utilizada para criar o dashboard. É necessário considerar a necessidade da companhia, complexidade da operação e orçamento que a sua empresa tem disponível neste momento. 

No início, você pode começar os trabalhos por meio de uma planilha. No entanto, quanto mais cedo você investir em um bom CRM, mais fácil será para os colaboradores organizar as informações nessa tecnologia. 

Isso porque o CRM é mais prático de preencher e monitorar e ainda pode ser acessado remotamente, fora que os dados ficam salvos na nuvem, facilitando o compartilhamento e evitando que eles sejam perdidos. 

3. Acrescente os dados 

O mais indicado é ter grande parte dos dados reunidos em somente uma plataforma ou um software que permite fazer uma integração de todas as ferramentas da sua empresa. Dessa forma, você não terá mais um trabalho manual. 

Se esse não é o seu cenário, será necessário coletar todos os dados um por um. Então, registre as plataformas que as informações estão armazenadas. Em seguida, exporte os dados para a tecnologia de sua preferência. 

4. Tenha cuidado com o visual 

Engana-se quem pensa que é necessário ter conhecimento avançado de designer gráfico para criar um dashboard de vendas agradável aos olhos e fácil de compreender. 

Pelo contrário, basta ter algumas ideias em mente para alcançar o seu objetivo. 

A principal meta é focar somente no que é essencial. Evite adicionar dados que não influenciam em sua tomada de decisões naquele momento. 

Outra dica interessante é ter organização. Em todas as páginas, procure padronizar os nomes, siglas, ícones, formatação de datas e cores. Assim, será mais fácil compreender os dados e impedir que os colaboradores tenham problemas com a interpretação dos números. 

Você pode também utilizar gráficos em barras, linhas e tabelas para apresentar as informações de forma prática e eficiente. 

5. Crie relatórios

O papel de um dashboard de vendas é trazer uma visão mais completa da área comercial, o que é essencial para os líderes das empresas. 

Já em reuniões e apresentações, apenas alguns dados podem ser mais importantes para analisar e trazer insights que impactam nos resultados do negócio. 

Nesses casos, faça um relatório de vendas. Quando você tem um dashboard atualizado, o documento é construído com mais facilidade e não ocupa muito tempo da sua agenda. 

Um dashboard de vendas pode auxiliar a sua empresa a ter um monitoramento mais próximo da performance da sua equipe. As informações são mais visuais e ficam reunidas em um único lugar, aumentando a produtividade de todas as pessoas envolvidas no projeto. 

Use a tecnologia ao seu favor e extraia o melhor do seu dashboard de vendas

Agora que você já sabe como montar um dashboard de vendas, temos uma dica extra: invista em tecnologia!

O CRM de vendas da Zendesk, por exemplo, é uma ótima alternativa para maximizar não apenas a produtividade da sua equipe, mas também a visibilidade do pipeline e a receita dos times de vendas.

Com essa tecnologia, a sua empresa não é surpreendida no final do semestre, uma vez que é mais fácil fazer previsões corretas e gerenciar o pipeline em tempo real. 

Você terá uma visibilidade completa do pipeline para fazer o planejamento, monitorar os dados, gerenciar as informações e analisar o processo de vendas. 

Tudo isso pode ser feito com painéis pré-criados ou com seus próprios relatórios, personalizando todos os detalhes sem burocracia, com apenas alguns toques. 

Quer mais? Veja abaixo outras funcionalidades do CRM de vendas:

• acesso a ferramentas integradas que exibem o contexto completo da conta do cliente em um sistema centralizado; 
• criar e gerenciar um pipeline alinhado aos seus negócios, para que seus representantes possam priorizar os clientes atuais e em potencial;
• montar listas inteligentes ajudam a segmentar e filtrar leads e oportunidades em tempo real, de modo que você pode manter o foco nas melhores oportunidades;
• acesso a APIs abertas avançadas para integrar seu portfólio de TI com facilidade.

Viu como nunca foi tão fácil criar um dashboard de vendas em sua empresa? Por isso, conheça a Zendesk e veja como nossas soluções podem transformar os resultados do seu negócio. Basta solicitar uma avaliação gratuita!