Qual a diferença entre eficiência e eficácia nas empresas?

Embora sejam comumente confundidas ou utilizadas como sinônimos, há diferença entre eficiência e eficácia. Enquanto eficácia tem a ver com atingir um objetivo, eficiência diz respeito à forma como uma atividade é realizada.

A ideia central aqui é que, após atingir a eficácia, sua empresa trabalhe para tornar seus processos cada vez mais eficientes. Dessa forma, além de melhorar seus resultados e elevar a produtividade, será possível gerar economia e crescimento.

Quer saber como tudo isso pode ser aplicado na prática? Então, vem com a gente!

Neste post, explicamos qual é a diferença entre eficiência e eficácia em uma empresa, mostramos exemplos práticos e apresentamos dicas de como ser mais eficiente no dia a dia.

Qual é a diferença entre eficiência e eficácia?

Frequentemente confundidos ou utilizados como sinônimos, eficácia e eficiência são termos distintos.

Basicamente, a diferença entre eficiência e eficácia é: enquanto o primeiro se refere a fazer algo bem feito, o segundo diz respeito a fazer o que precisa ser feito. Ou seja, temos aqui uma relação entre qualidade da execução e cumprimento da meta.

Ficou confuso? Calma, a gente explica!

Para que fique mais fácil de entender a diferença entre eles, é preciso conceituá-los. Então, vamos lá!

O que é eficácia?

Eficácia é uma qualidade que se refere à capacidade de atingir determinado resultado.

Um exemplo de eficácia nas operações de uma empresa é quando o time comercial bate a meta de vendas do mês. Logo, dizemos que a equipe atuou de forma eficaz.

O que é eficiência?

A eficiência está relacionada à maneira como uma atividade é realizada, considerando aspectos como competência, economia e produtividade.

Perceba que o que está em jogo aqui é a otimização de processos. Ou seja, cumprir suas funções em menos tempo, economizando recursos, produzindo mais resultados etc.

Em outras palavras, podemos dizer que uma pessoa eficiente é aquela que consegue fazer mais com menos. Faz sentido?

Como exemplo de eficiência, vamos resgatar a situação que vimos anteriormente.

Porém, neste caso, vamos considerar que o time de vendas bateu a meta na terceira semana. Isso significa que eles economizaram tempo e recursos, e ainda apresentando um desempenho superior. Ou seja, foram mais eficientes.

É possível ser eficiente e não ser eficaz?

Claro que sim! Por exemplo, uma companhia pode atingir suas metas, mas não fazê-lo da forma mais econômica possível. Do mesmo modo, ela pode economizar recursos, mas não conseguir atingir a meta dentro do tempo planejado.

Quais são os benefícios da eficiência e eficácia em uma companhia?

Quando há a união entre eficiência e eficácia na empresa, temos ainda um terceiro conceito, que é a efetividade. Ou seja, quando uma operação é realizada da melhor maneira possível (eficiente) e atinge seu objetivo (eficaz), ela é considerada efetiva.

Isso tende a gerar uma série de benefícios para o negócio, dentre os quais, destacam-se:

• otimização do uso do tempo;

• economia de recursos em geral;

• requer menos mão de obra;

• aumenta a produtividade;

• amplia o potencial de lucro etc.

Qual é a relação entre eficiência e eficácia nas empresas?

A busca por eficiência e eficácia nas empresas deve ser constante. Pensando nisso, elas podem ser encaradas como etapas da otimização de processos.

Como assim?

Seu primeiro objetivo sempre será garantir a eficácia. Afinal, seu negócio tem metas a cumprir e objetivos a alcançar, não é mesmo?

A partir do momento que se consegue atingir a eficácia, pode-se seguir lapidando os processos, em busca de elevar cada vez mais seu grau de eficiência. Isso pode ser feito de diversas formas, como veremos a seguir.

5 dicas de como ser mais eficiente

Sua companhia já é capaz de atuar de forma eficaz, agora chegou a hora de entender como ser eficiente, otimizando os processos, a fim de melhorar cada vez mais seus resultados.

Confira as dicas que preparamos para te ajudar nesta jornada:

1. Defina metas e objetivos coerentes com a realidade do negócio

A falta de metas e objetivos claros costuma ser um grande inimigo da produtividade. Pois, quando você não sabe onde quer chegar, fica sem saber ao certo o que fazer.

Afinal, como ser eficiente dessa forma?

É por isso que é tão importante fazer um planejamento com metas e objetivos claros, de modo que sua equipe sempre saiba qual será o passo seguinte.

Uma ótima ferramenta para isso é metodologia SMART, que estabelece diretrizes para a definição de metas, conforme você pode ver abaixo

• specific (específica): onde quer chegar?
• measurable (mensurável): como irá medir os resultados?
• attainable (alcançável): é possível atingir essa meta?
• relevant (relevante): faz sentido para o seu negócio?
• time based (temporal): quando deverá ser atingida?

2. Foque no que é importante

Por vezes, realizamos atividades que não geram nenhum tipo de ganho para a empresa e até atrapalham, como as famosas reuniões sem propósito claro.

Como resultado, desperdiçamos um tempo valioso, que poderia ser aplicado em atividades mais importantes e realmente necessárias.

Daí a importância de fazer um mapeamento de processos, a fim de identificar quais são as atividades mais relevantes, e assim, estabelecer prioridades.

3. Automatize tarefas repetitivas e burocráticas

Outro grande vilão da eficiência é a burocracia, assim como aquelas atividades repetitivas que tomam um tempão do nosso dia. A solução para esse problema está na automatização desses processos, uma ótima maneira de ganhar tempo.

Boa parte dessas atividades podem ser facilmente automatizadas por meio de um software de CRM, que permite a integração com outros sistemas utilizados pela empresa, bem como entre setores, tornando sua operação muito mais eficiente.

4. Monitore indicadores de desempenho

Você provavelmente já deve ter ouvido por aí uma famosa frase de William Thomson que diz: “Aquilo que não se pode medir, não se pode melhorar”.

Essa é a mais pura verdade. Afinal, como saber se estamos melhorando algo efetivamente se não monitorarmos os resultados, não é mesmo?

Por isso, para medir a eficiência de suas intervenções, é preciso acompanhar de perto os indicadores de desempenho mais importantes para o seu negócio.

5. Invista em tecnologia e modernize seus processos

A esta altura, após compreender a diferença entre eficiência e eficácia, você já deve ter percebido que a melhor forma de ser mais eficiente está no investimento em tecnologias e ferramentas capazes de tornar os processos mais práticos e intuitivos.

Além de automatizar atividades que antes eram realizadas de forma manual, a tecnologia é capaz de evitar os erros cometidos devido ao fator humano. Com isso, também elimina a necessidade de retrabalho, ganhando ainda mais tempo.

Não há mais como fugir da transformação digital. Chegamos em um ponto em que ou os negócios se adaptam à nova realidade, ou fracassam diante da concorrência.

E para a sua companhia, o que vai ser?

Aumente a eficiência da sua empresa por meio da tecnologia

Como vimos ao longo deste post, a diferença entre eficiência e eficácia é sutil, mas existe.

A partir do momento em que você consegue cumprir com os objetivos, ou seja, suas operações se mostram eficazes, é o momento de buscar formas de lapidar sua estratégia, a fim de torná-la cada vez mais eficiente.

A partir deste momento, a tecnologia será sua maior aliada, uma vez que permite melhorar o desempenho do seu negócio a um nível que jamais atingiria sem ela.

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