Como driblar o excesso de burocracia na rotina corporativa?

Relatórios, planilhas, mensagens padronizadas, protocolos operacionais…até que ponto todo o procedimento é benéfico? Quando ele se torna excesso de burocracia e começa a prejudicar o desempenho da empresa?

O tema é complexo, e as discussões sobre ele já foram pauta em importantes publicações, como esta, da Forbes. 

No artigo, muito se discute sobre a relação entre burocracia e a estagnação das empresas. ”Um negócio em crescimento geralmente atinge um ponto de inflexão em que a burocracia começa a crescer mais rápido do que o próprio negócio”. E as consequências disso, é claro, afetam os resultados em diversas esferas.

Para te ajudar a pensar maneiras de driblar o excesso de burocracia e tornar os processos mais eficientes, preparamos este artigo.

Excesso de burocracia x produtividade no ambiente de trabalho: entenda a relação 

Empresas com processos e rotinas excessivamente burocráticas drenam rapidamente a capacidade de produção e alta performance nas equipes. 

Prova disso é o fato de que hoje, a maioria das pessoas trabalha em algum tipo de burocracia. E paralelamente, de acordo com a Gallup, 85% dos funcionários em todo o mundo se sentem desmotivados com o trabalho.

A verdade é que qualquer atividade que carregue consigo um pacote muito extenso de protocolos, parâmetros e burocracias gera desânimo e falta de estímulo.

Por exemplo, a pesquisa Retratos da Sociedade Brasileira, realizada pela Confederação Nacional da Indústria (CNI) e pelo Ibope, mostrou que 74% da população do país concordam total ou parcialmente que o excesso de burocracia nas organizações:

• desestimula os negócios;
• incentiva a corrupção e a informalidade;
• leva o governo a gastar mais do que o necessário.

Por que processos operacionais tendem a ser burocráticos? 

É difícil analisar a burocracia com um olhar empático. Mas, acredite: tudo o que hoje enxergamos como entraves à produtividade já foram tentativas de otimizar rotinas no passado. 

A intenção das empresas, ao desenvolver processos burocráticos, era inovar na forma de organizar atividades. 

Autoridade hierárquica, divisão de trabalho altamente especializada e padronização de procedimentos foram, primeiramente, requisitos fundamentais para o desenvolvimento e o crescimento das indústrias e empresas. 

Max Weber, importante sociólogo alemão, elogiou a racionalidade e a eficiência da burocracia no momento de sua implantação. 

Entretanto, ele também alertou sobre os perigos atrelados à sua expansão irrestrita. Sistemas desumanizados e desumanizadores, colaboradores com potencial limitado, presos a um aparato extremamente rígido e inflexível. 

É ou não é um retrato do que vemos nas empresas atualmente?

Como reduzir a burocracia na empresa? 4 possibilidades

Reconhecer a existência do excesso de burocracia na empresa é o primeiro passo para repensar a maneira como as atividades são desenvolvidas. 

Para te ajudar a dar o segundo, separamos 4 estratégias de apoio na criação de um ambiente de trabalho dinâmico e funcional.

1- Invista em automação de processos

Chega de demandar da equipe longos períodos de preenchimento de planilhas e envio de mensagens padronizadas! Graças à transformação digital, é possível direcionar essas e outras atividades repetitivas e mecânicas a sistemas e máquinas focados em automação. 

2- Estimule a liberdade criativa

Outro aspecto importante para eliminar o excesso de burocracia na empresa é o estímulo à criatividade. Padrões são, via de regra, inimigos da cultura de inovação. E esta, por sua vez,é uma das grandes motivadoras dos ambientes corporativos. 

Crie oportunidades para que os times façam diferente. Deixe que eles observem uma mesma questão por outros pontos de vista e que experimentem modos novos de fazer algo corriqueiro: isso é estimular a criatividade. 

3- Crie rotinas flexíveis e autônomas

Além de estimular a criatividade, dar autonomia de atividades para as equipes é uma maneira de driblar o excesso de burocracia. Existem processos essenciais para o funcionamento da empresa? Sim. E estes devem ser seguidos à risca. 

Entretanto, tudo aquilo que não interferir negativamente na maneira como os clientes recebem seus produtos ou serviços pode ser flexibilizado a partir do olhar próprio de cada colaborador.

4- Adote ferramentas úteis na rotina 

Por fim, não deixe de considerar boas ferramentas para oxigenar a rotina na empresa. Um sistema de help desk, por exemplo, automatiza, sistematiza e integra tickets internos e externos com facilidade. 

O sistema CRM (Customer Relationship Management), ou Gestão do Relacionamento com o Cliente, alivia as demandas múltiplas do time de atendimento ao unificar em um só pipeline todas as jornadas em andamento. 

Bônus: atendimento ao cliente sem burocracia! 

Já imaginou desburocratizar o contato com o cliente ao longo do atendimento? Com a tecnologia, isso é possível! 

Sistemas de atendimento, como o Zendesk Service, cuidam para que o alinhamento entre os times internos e o cliente sejam eficientes e descomplicados.

Para isso, oferece múltiplos canais e os mantém integrados em um só sistema. Isso facilita a gestão de pontos de contato, o desenvolvimento de estratégias personalizadas e humanizadas, e a análise de dados a partir de relatórios. 

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