Falhas na comunicação empresarial: 8 exemplos reais e como resolvê-los

As falhas na comunicação empresarial tem impacto direto na gestão de pessoas das companhias. O Brasil, por exemplo, é o país com o maior índice de rotatividade de funcionários. 

De acordo com a pesquisa global da Robert Half, entre os principais motivos da alta rotatividade estão falta de reconhecimento, desmotivação e preocupação com o futuro da companhia. Todos estes fatores estão relacionados a falta de comunicação interna. 

Porém, é possível identificar esses acontecimentos e melhorar a comunicação no trabalho, garantindo que seus funcionários estejam felizes.

Continue a leitura e saiba quais são as falhas de comunicação mais comuns e como evitá-las na sua equipe.

O que é falha de comunicação?

A falha de comunicação é um problema que acontece quando os colaboradores não conseguem criar um fluxo de troca de informações claro e eficiente dentro de uma empresa.

Dessa forma, uma instrução importante para um projeto deixa de ser repassada por esquecimento ou pelo uso ineficiente das ferramentas internas.

Também pode acontecer de um colaborador persistir em usar um processo que não dá certo por não receber feedback no trabalho.

Outro caso é quando a empresa não possui nenhuma ferramenta de comunicação interna para facilitar os repasses gerais ou o contato da equipe no dia a dia.

Com isso, a rotatividade de funcionários aumenta, como vimos na pesquisa que citamos acima, afinal, nenhum profissional consegue se motivar a trabalhar dentro de um ambiente onde não consegue compreender os objetivos ou crescer na carreira. 

A importância de identificar falhas na comunicação empresarial

Antes de começarmos com os exemplos práticos de falhas na comunicação empresarial, vamos reforçar a importância de uma boa comunicação interna. 

Um estudo da SEGeT revelou que o clima organizacional pode ser afetado pela falta de comunicação entre empresa e funcionários.

Com um clima desgostoso no ambiente de trabalho, a tendência é que os colaboradores fiquem desmotivados, tenham sua produtividade reduzida e que, no fim das contas, tudo isso se reflita em dinheiro perdido.

Manter os funcionários felizes deve ser uma métrica de sucesso. Para isso, a comunicação interna é um elemento-chave.

Criar um fluxo de comunicação para direcionar as interações entre os departamentos é uma forma de facilitar e valorizar a troca de informações.

Sabendo o que deve ser feito e conseguido obter dados com outros colegas, fica mais fácil analisar os resultados e até identificar a causa de uma problema. 

Para isso, escolher as ferramentas certas é fundamental para que a equipe concentre suas conversas de trabalho nos canais da empresa, evitando confundi-las com conversas pessoais.

Quais as principais consequências das falhas de comunicação?

Uma das principais consequências das falhas na comunicação empresarial é a queda na produtividade da equipe.

Sem os dados corretos ou com relatórios incompletos, por exemplo, o trabalho atrasa e, dependendo do caso, paralisa até o colaborador conseguir o que precisa para continuar.

Isso gera desperdício de tempo e também um atendimento ao cliente ineficiente, o que faz com que os erros na comunicação empresarial ultrapassem os limites internos.

Esse cenário leva a desmotivação dos funcionários. A sensação de nunca acertar ou de não saber o que fazer para melhorar afeta diretamente a confiança da equipe.

Com isso, pode acontecer a perda de talentos importantes na empresa por falta de perspectiva e clareza nos processos de trabalho.

Então, é tão importante saber identificar quais são as falhas na comunicação empresarial que acontecem no seu negócio e se empenhar em corrigi-las.

8 exemplos de falhas de comunicação nas empresas

Sabemos que às vezes o fluxo de comunicação pode ser interrompido por diversos motivos. Pensando nisso e nos principais erros que os gestores e equipes de RH cometem, listamos oito exemplos de falhas na comunicação empresarial e como resolvê-los.

1. Falta de conhecimento do público interno

Quando citamos pesquisas de satisfação, costumamos nos atentar apenas aos consumidores, ou seja, o público externo. E esquecemos de nos preocupar com os funcionários da empresa. 

Ao desconhecer o seu público interno, os gestores e a equipe de Recursos Humanos tendem a cometer falhas na comunicação empresarial que afetam diretamente o dia a dia de trabalho.  

Como resolver?

Há duas maneiras práticas de resolver o problema de falta de conhecimento do público interno:

• Pesquisas de satisfação: elaborar uma pesquisa com perguntas sobre o dia a dia da empresa, os gestores e até as falhas na comunicação empresarial é importante para garantir que seu público interno esteja satisfeito. Feito isso, é preciso saber receber os feedbacks e tentar montar um plano de ação para melhorar os pontos levantados pelos colaboradores;
• No momento da contratação: a equipe de Recursos Humanos deve ser responsável por garantir que o clima organizacional e o perfil do colaborador estejam alinhados. Para isso, é preciso treinar a equipe de RH, trazendo todos os pontos importantes sobre a rotina empresarial.

2. Colaboradores sem voz ou participação

Falamos sobre a importância de conhecer o seu público interno e como uma pesquisa de satisfação pode ajudar a evitar esse problema. No entanto, além de receber os feedbacks dos funcionários, é importante que a empresa dê voz a eles.

Uma estrutura que não permite que os colaboradores participem das decisões da empresa pode acabar desmotivando-os. Essa é uma das principais falhas na comunicação empresarial.

Como resolver?

Pensando em ações práticas, trouxemos algumas ideias que podem ajudar a garantir a participação do funcionário nas decisões da empresa:

• Quadro de sugestões: essa ação pode ser feita de maneira virtual ou física. É uma maneira de manter o canal de comunicação empresarial aberto, recebendo sugestões dos seus colaboradores e garantindo que eles sejam ouvidos. 
• Ferramentas tecnológicas de comunicação: outra maneira de garantir que seus funcionários sejam ouvidos é investindo em ferramentas que permitam essa troca, como um suporte de help desk ou service desk no qual o funcionário pode criar tickets e acompanhar a resolução dos seus problemas.

3. Falta de feedbacks positivos ou negativos

Além dos canais de comunicação empresarial, é importante que o gestor mantenha a porta aberta para fazer e receber feedbacks da sua equipe. Afinal, a comunicação é uma via de mão dupla, em que todos devem ouvir e serem ouvidos. 

Manter esse canal aberto ajuda a entender seus colaboradores e evitar surpresas (principalmente as negativas), como um funcionário pedindo demissão repentinamente.

Como resolver?

Para manter o ambiente organizacional agradável e garantir que seus funcionários estejam felizes, é importante:

• Fazer feedbacks periódicos: deve fazer parte da cultura da empresa uma roda de feedbacks periódicos. O tempo pode variar entre 3 a 6 meses, mas é importante não deixar o seu colaborador “no escuro” por muito tempo.
• Fazer feedbacks informais: além das reuniões periódicas, é necessário que durante o acompanhamento do trabalho rotineiro, os gestores também falem com seus funcionários sobre o que e como melhorar, além de elogiar o trabalho quando for o caso.

4. Descumprimento dos prazos

Cumprir prazos é uma meta importante e cabe aos colaboradores e aos gestores organizarem internamente a melhor maneira de garantir uma entrega pontual. Ao repassar as demandas rotineiras, sempre deixe claro qual é o deadline para o trabalho.

Deixando as informações claras, evitamos problemas de descumprimento de prazos por parte do colaborador. É importante também que o funcionário tenha voz e possa dizer quando uma tarefa não é possível de ser feita em tempo hábil.

Como resolver? 

De novo, a comunicação empresarial é a chave para evitar problemas de prazo com seus colaboradores. Aqui vão duas dicas práticas para evitar falhas na comunicação empresarial nessa área:

• Utilizar metodologias ágeis: implementar uma metodologia na sua rotina de trabalho faz com que todos entendam melhor o fluxo de demandas, prazos e garanta as melhores entregas;
• Fazer reuniões semanais ou diárias: com o objetivo de acompanhar o andamento das tarefas, esse tipo de reunião deve ser rápida e não precisa atrapalhar a rotina de ninguém. A intenção é discutir rapidamente os pontos de atenção e garantir que ninguém tenha bloqueios para continuar com suas demandas.

5. Prolixidade e formalidade

A comunicação caminha cada vez mais para uma forma humanizada — seja no atendimento ao cliente externo ou interno. Excesso de formalidade é uma das falhas na comunicação empresarial que afastam e inibem o colaborador.

Evitar formalidades e garantir uma comunicação humanizada é parte importante do trabalho de RH e também dos gestores.  

Como resolver?

Trouxemos duas ações que colaboram com a diminuição da prolixidade e formalidade para garantir a satisfação do seu público interno:

• Tenha um canal de comunicação simples: faça com que a comunicação empresarial não seja burocrática. Gestores podem, por exemplo, convidar seus funcionários para tomar um café e discutir os próximos passos dentro da empresa, falar sobre o plano de carreira e até mesmo conversar a respeito das demandas do dia a dia.
• Revise a estrutura de processos internos: facilitar o fluxo de comunicação também é um ponto que deve ser considerado. Se os seus processos são sempre muito burocráticos e formais, dificilmente o colaborador se sentirá à vontade para compartilhar seus pensamentos.

6. Falta de um canal de comunicação padrão

E-mail, aplicativos de troca de mensagens, ferramentas de chat em grupo são alguns exemplos de canais que podem ser usados nas empresas.

Porém, se não existir um esquema organizado, mesmo tendo por onde se comunicar, podem acontecer falhas na comunicação empresarial.

Isso porque pode ficar mais difícil lembrar em qual canal foi discutido um determinado assunto, por exemplo.

Como resolver?

Para evitar que as informações se percam e facilitar a pesquisa de conversas e arquivos antigos, pode ser implementado as seguintes medidas:

• Escolha de uma ferramenta de comunicação interna oficial: todos os membros da empresa devem usar o mesmo canal para conversas rápidas no dia a dia, agilizando as respostas e decisões;
• Criar um sistema de compartilhamento de arquivos: escolher uma ferramenta de armazenamento e especificar o que pode ser armazenado online facilita a verificação de dados e documentos, sejam de um departamento ou informações gerais sobre a gestão.

7. Ausência de um fluxo de comunicação

Tanto dentro de um departamento quanto na comunicação geral da empresa, é importante que os membros saibam como e onde repassar uma dúvida, um arquivo e com quem falar quando precisarem de orientação.

Isso evita falhas na comunicação empresarial como demorar para chegar no chefe com um problema ou tomar uma decisão importante sem consultar a equipe.

Como resolver?

Para que a comunicação seja fluida e a equipe se sinta confortável em conversar, algumas soluções são:

• Criar um fluxo de comunicação: montar um guia interno especificando quando e como repassar uma informação, qual canal usar em cada caso e o que deve ser informado contextualiza as mensagens e facilita as tomadas de decisão;
• Treinamento para líderes: quem está à frente do departamento deve ser um profissional aberto ao diálogo, atencioso e que sabe se comunicar. Isso faz com que os colaboradores se sintam à vontade para conversar e não tenham receio de falar diretamente com os chefes.

8. Esquecer da análise dos resultados

Não analisar os resultados das ações que tem como objetivo evitar a falta de comunicação interna também é um erro que muitas empresas cometem.

Os funcionários estão adaptando as soluções? Conseguem seguir o fluxo de comunicação? Os erros anteriores foram corrigidos? Surgiram novos problemas?

Essas informações são essenciais para que as falhas na comunicação empresarial diminuam e o clima organizacional seja positivo. 

Como resolver?

Para entender se a comunicação interna está sendo fortalecida com as medidas criadas, é possível implementar:

• Pesquisas de avaliação das ferramentas: um questionário online rápido pode incluir perguntas curtas e objetivas para que a equipe avalie os canais, aponte problemas e dê sugestões de melhoria;
• Apresentar planos de ação para a empresa: depois de compilar os resultados, o RH deve repassar os resultados e mostrar o que deu certo, novas mudanças propostas e manter-se aberto para sugestões.

Evitar as falhas de comunicação empresarial aumenta a produtividade

Garantir que seus funcionários estejam felizes fará com que a produtividade e a dedicação à empresa sejam maiores. 

Segundo a pesquisa da Holmes Report, falhas na comunicação empresarial podem gerar um aumento de 42% na má conduta dos funcionários. 

Seguindo todas essas dicas de como resolver as falhas de comunicação interna na empresa, você garante que esses números não te afetem.

Então, recapitulando alguns pontos importantes que falamos ao longo do texto: 

• mantenha seu canal de comunicação sempre aberto com seus funcionários;

• forneça feedbacks periodicamente;

• permita que os colaboradores também falem;

• tenha uma comunicação clara e direta com a equipe;

• esquematize um fluxo para repassar as informações mais rápido;

• analise os resultados das estratégias de comunicação interna.

Como dissemos, a comunicação é uma via de mão dupla e todos devem se sentir confortáveis em falar. 
Utilize a tecnologia a seu favor adotando um sistema interno de help desk ou service desk, como a da Zendesk, para que seu funcionário possa criar tickets e resolver de maneira simplificada seus problemas na empresa.