Falta de comunicação interna: entenda os problemas que pode causar

Sua empresa sofre com a falta de comunicação interna? Então esta matéria foi feita para você. Seja muito bem-vindo!

É certo que alinhar expectativas, comunicar os valores da empresa e integrar os processos e as pessoas são alguns dos objetivos dessa estratégia organizacional. 

E a falta dela pode gerar uma série de transtornos!

Uma pesquisa do The Economist, realizada com empresas dos Estados Unidos, revelou que a falta de comunicação adicionou estresse no dia a dia de 52% dos colaboradores. Para 44%, essa carência trouxe atrasos ou fracassos na hora de entregar um projeto.

Pois é ainda pior do que falhas de comunicação, em um ambiente onde ninguém se entende, não há comunicação nenhuma.

Mas nós vamos ajudar você a mudar esse cenário! Aqui, além de esmiuçarmos os problemas que a falta de comunicação interna pode trazer no dia a dia, daremos dicas práticas para você resolvê-los.

Neste artigo, você aprenderá:

• O que causa a falta de comunicação no trabalho
• 7 principais consequências da falta de comunicação interna
• Efeitos da falta de comunicação na produtividade
• Possíveis soluções
• IA da Zendesk: atendimento de alto nível

Boa leitura!

O que causa a falta de comunicação no trabalho

A falta de comunicação no trabalho pode ser causada por uma variedade de fatores, incluindo:

• barreiras organizacionais;
• estruturas hierárquicas rígidas;
• falhas nos canais de comunicação;
• falta de transparência;
• ambiguidade nas funções e responsabilidades;
• medo de represálias;
• resistência à mudança;
• sobrecarga de informações;
• diferenças culturais;
• falta de conscientização sobre a importância do feedback no ambiente de trabalho.

Muitas vezes, uma combinação desses elementos contribui para um ambiente onde as informações não fluem livremente, resultando em lacunas de comunicação que podem prejudicar a eficiência, a colaboração e a moral no local de trabalho.

7 principais consequências da falta de comunicação interna

1. Poucos (ou zero) feedbacks

Não dá para negar a importância do feedback no ambiente de trabalho!

Dar retorno às pessoas, seja ele bom ou ruim, é mais do que essencial no ambiente corporativo. Afinal, se o feedback no trabalho for positivo, é uma motivação a mais — se for negativo, você mostra que se empenha realmente no crescimento do colaborador.

Quando a empresa não se importa muito com os feedbacks, as pessoas começam a se sentir desprezadas e pouco valorizadas — sintomas inconfundíveis da falta de comunicação entre as equipes. No fim, a desmotivação afeta o desempenho na hora de entregar as tarefas diárias.

Resolva essa falha: faça reuniões one-on-one

Você já ouviu falar dessa estratégia? A one-on-one (ou 1:1) nada mais é que uma reunião privativa entre duas pessoas — nesse caso, entre o líder e o subordinado direto. 

Nesse encontro, que é legal ser feito com regularidade (toda semana, por exemplo), há espaço para críticas construtivas e elogios por parte da chefia, mas também ajuda a dar voz ao colaborador.

Assim, o feedback é mútuo — e faz com o que o próprio líder tenha uma noção do que pode melhorar. 

A grande vantagem da reunião one-on-one é que ela não expõe os erros das pessoas na frente dos outros, evitando que a pessoa cobrada se desmotive e a equipe se sinta ameaçada (pelo medo de errar).

2. Baixas perspectivas de crescimento

Outra, digamos, “sequela” da falta de comunicação interna é a estagnação da equipe — não por incompetência, e, sim, por não ter a real consciência de até onde se pode chegar.

O estudo do The Economist (o mesmo que apresentamos no início da matéria) apontou que os itens “perda de objetivos do colaborador” e “atraso na evolução da carreira” são as principais dificuldades ocasionadas pela falta de feedbacks.

Ou seja: sem conversas, sem clareza de perspectivas. Isso pode fazer, então, o funcionário procurar outro lugar para trabalhar, o que aumenta a rotatividade e gera muitos custos para a empresa. Sabe por quê?

Além do prejuízo prático e técnico (já que quem sai leva o conhecimento embora), as companhias gastam, em média, 21% do salário anual do colaborador para repor uma saída (dados do Center for American Progress).

Resolva essa falha: adote (ou reforce) uma cultura organizacional 

A cultura organizacional serve como um norte — e segui-la fielmente faz com que os funcionários compreendam onde estão e para onde vão, além do que pode e o que não pode ser feito.

Essa estratégia também contribui para a criação de um plano de carreira, o que dá mais segurança para a equipe.

Portanto, se você ainda não tem uma cultura na sua empresa, esse é o momento de criar! Comece tentando responder a estas perguntas:

• Para que sua companhia existe? 
• Qual a verdadeira essência dela? 
• Que causas ela defende? 
• Qual o modo como trata os clientes? E os colaboradores?

É bom entender que a organização é feita de pessoas — então nada melhor do que deixar seus funcionários participarem do processo de criação da cultura!

Essa colaboração pode ser o primeiro passo para que todos engajem cada vez mais nos propósitos da empresa, tornando-a mais forte. 

E engajamento (ou a falta dele) é o que nos leva ao próximo tópico!

3. Colaboradores menos engajados

Ainda de acordo com os dados do The Economist, a falta de comunicação entre equipes diminui a moral no trabalho. 

Isto é, impacta os colaboradores também na questão emocional, pois eles não conseguem entender se estão no caminho certo — ou se a empresa chegará de repente e os mandará embora.

Com menos conversas, menos tranquilidade. Consequentemente, menos engajamento nos ideais da companhia.

Resolva essa falha: invista na gestão de equipes

Entender o ser humano não é tão simples quanto parece, mas buscar isso dia após dia talvez seja a maior premissa para gerir as equipes de forma consistente.

E como se aproximar mais das pessoas? Justamente ao abrir o canal de diálogo e melhorar a comunicação — começando da diretoria para as lideranças de departamento, e depois do líder para seus subordinados.

Desse modo, é possível tirar o melhor de cada um — e mostrar que todos estão no mesmo barco, não importa o que aconteça. Isso gera o famoso senso de pertencimento!

Quer ficar por dentro das principais tendências em Experiência do Cliente para este ano? Então confira a mais recente edição do relatório CX Trends:

4. Produtividade muito menor

Esse fator é muito relevante na questão da falta de comunicação interna — a produtividade baixa.

Isso acontece porque, se as pessoas não conversam, não se alinham e não trabalham em conjunto, cada uma faz as coisas do seu jeito.

Essas situações, além de aumentarem a probabilidade de erros, prejudicam a agilidade e podem impactar no relacionamento com o cliente.

Resolva essa falha: implante sistemas de integração de processos

O primeiro passo para aumentar a produtividade — e, de quebra, melhorar a comunicação — é munir a equipe com as ferramentas adequadas.

E isso é urgente! O relatório da Zendesk mostrou que, enquanto 50% das equipes ficaram totalmente remotas durante a pandemia, 46% dos agentes não possuem as ferramentas certas para trabalhar de casa.

Um sistema omnichannel, por exemplo, vai além do atendimento ao cliente e traz inúmeros benefícios para a comunicação entre colaboradores. 

O chamado Espaço de Trabalho do Agente é projetado para facilitar as conversas, tanto entre equipes quanto com o cliente. 

Além do mais, reúne diversos canais em um único lugar — e cada pessoa decide a forma de entrar em contato (e-mail, chat, telefone e muito mais).

Isso ajuda claramente no relacionamento com o consumidor, mas também nas relações organizacionais: com processos padronizados e uma estrutura conectada, a comunicação e o trabalho tornam-se mais eficientes.

5. Atrasos ou falhas na entrega de projetos

Quando a comunicação interna é deficiente, as equipes podem não ter uma compreensão clara das metas e prazos do projeto, resultando em atrasos e falhas na entrega.

Além disso, a comunicação inadequada tende a causar ausência de coordenação entre distintos departamentos ou membros da equipe, resultando em dificuldades na execução de projetos.

Resolva essa falha: plataformas de gestão e reuniões regulares

Implementar uma plataforma de gerenciamento de projetos, como o Trello, Asana ou Jira, para centralizar informações, tarefas e prazos, facilita o acompanhamento e a colaboração entre as equipes.

Ainda, realizar reuniões regulares de acompanhamento para revisar o andamento do projeto, discutir desafios e ajustar planos são ações que podem ajudar a manter todos os membros da equipe na mesma página.

6. Aumento de estresse

A falta de comunicação pode comprometer a clareza sobre expectativas, papéis e responsabilidades, gerando estresse e ansiedade entre os colaboradores.

Se as informações sobre a carga de trabalho não forem comunicadas efetivamente, alguns membros da equipe podem ficar sobrecarregados e estressados.

Resolva essa falha: canais abertos e expectativas claras

Estabelecer canais de comunicação abertos e fomentar um ambiente no qual os colaboradores sintam-se confortáveis em compartilhar suas preocupações, fazer perguntas e fornecer feedback pode reduzir a ansiedade.

Comunicar de forma transparente as expectativas em relação ao trabalho, aos prazos e às responsabilidades pode reduzir a incerteza e, consequentemente, o estresse.

7. Insatisfação dos colaboradores

A comunicação deficiente pode fazer com que os colaboradores se sintam desvalorizados e não reconhecidos, resultando em desmotivação.

A ausência de informações sobre os objetivos da empresa e o impacto do trabalho dos funcionários gera desconexão e falta de engajamento.

Resolva essa falha: cultura de feedback

Implementar canais de comunicação interna eficazes, como newsletters, intranet, reuniões regulares e outras ferramentas, pode ajudar a manter os colaboradores atualizados acerca das novidades da empresa, metas e conquistas.

Fomente uma cultura de feedback, encorajando a comunicação bidirecional, para que os colaboradores sintam-se à vontade para expor suas opiniões e sugestões, melhorando a satisfação e o envolvimento.

Efeitos da falta de comunicação na produtividade

A comunicação exerce papel de extrema relevância no ambiente de trabalho, e a ausência dela pode ter impactos significativos na produtividade organizacional.

Destacamos alguns dos principais efeitos da falta de comunicação na produtividade.

Desconexão entre equipes

A ausência de comunicação pode levar à desconexão entre as equipes, resultando em perda de alinhamento nos objetivos e nas estratégias. A falta de colaboração e de entendimento mútuo tende a gerar duplicação de esforços, retrabalho e perda de eficiência.

Falta de clareza nas tarefas

Quando as instruções e expectativas não são comunicadas de maneira clara, os membros da equipe podem ter dúvidas sobre suas responsabilidades e prioridades.

Dessa maneira, a indecisão e a falta de clareza resultam em atrasos, erros e em uma diminuição geral na eficiência da execução das tarefas.

Baixa motivação e engajamento

A comunicação ineficaz sobre metas organizacionais e individuais causa desmotivação e redução de engajamento por parte dos funcionários.

Assim, colaboradores desmotivados tendem a ser menos produtivos, contribuindo para um ambiente de trabalho menos eficiente e inovador.

Falha na resolução de problemas

Sem uma comunicação efetiva, os problemas podem não ser identificados e comunicados a tempo.

Quando isso acontece, questões não resolvidas transformam-se em obstáculos significativos, afetando diretamente a produtividade e a qualidade das entregas.

Possíveis soluções

Para mitigar os efeitos da falta de comunicação na produtividade, considere as possíveis soluções:

• implementar ferramentas de comunicação eficazes, como chats corporativos, e-mails e sistemas de gestão de projetos;
• estabelecer protocolos claros de comunicação, definindo a frequência de reuniões, canais adequados para diferentes categorias de informações e diretrizes para feedback;
• investir em treinamento voltados ao aprimoramento das habilidades de comunicação;
• incentivar líderes e colaboradores a compartilharem informações relevantes de maneira transparente.

IA da Zendesk: atendimento de alto nível

A implementação de ferramentas e práticas que promovam a transparência, a colaboração e a comunicação aberta pode ajudar a mitigar os desafios associados à falta de comunicação interna, resultando em equipes mais produtivas, colaboradores mais satisfeitos e projetos entregues com sucesso.

Com em vista, você pode contar com as soluções da Zendesk. O software de atendimento, por exemplo, permite atender os clientes onde eles estiverem, personalizando os processos e otimizando as tarefas dos seus agentes. 

Além disso, o sistema oferece recursos muito interessantes, como: 

• integração de diversos canais de atendimento, como mensagens, chat em tempo real, e-mail ou voz;
• espaço de trabalho do agente unificado para facilitar o monitoramento, a priorização e as respostas aos clientes;
• central de ajuda e um fórum da comunidade integrados que podem ser criados para oferecer melhor atendimento ao cliente;
• ferramenta de colaboração, que conecta parceiros internos e externos, facilitando o trabalho dos atendentes;
• criação, gestão e disponibilização de uma base de conhecimento inteligente para melhorar o autoatendimento dos clientes e capacitar a equipe, e mais.  

Com nossa solução equipada com inteligência artificial, é possível oferecer suporte inteligente em grande escala com o uso de IA e bots; eles dão respostas instantâneas aos clientes, dobram a capacidade intelectual dos atendentes humanos e ainda elevam a produtividade da empresa.

Fica muito mais fácil para os clientes obterem as respostas de que precisam sobre seus produtos ou serviços.

Quer ver como tudo isso funciona na prática? Então faça um tour pelo Zendesk Service para conhecer todos os recursos e inicie o período de avaliação gratuita do nosso sistema.