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Ferramenta de gestão do conhecimento: 3 dicas para usar na sua empresa
Por Zendesk
Última atualização em 8 fevereiro 2023
A ferramenta de gestão do conhecimento surge como uma aliada das empresas no gerenciamento de dados e informações massivas que vem surgindo diariamente dentro e fora dos negócios.
O grande desafio é: se temos tantos dados, como vamos usá-los?
Ao contrário do que pensamos, não só são as pessoas navegando na internet ou respondendo o WhatsApp que geram novos dados, os seus colaboradores no exercício de suas funções geram dados relevantes diariamente que podem ser usados em benefício da empresa.
É preciso que esse conhecimento seja gerenciado e para ajudar o seu negócio, neste artigo iremos falar sobre um recurso essencial no cenário tecnológico atual: a ferramenta de gestão do conhecimento!
O que é uma ferramenta de gestão do conhecimento?
A ferramenta de gestão do conhecimento é um recurso tecnológico que auxilia as empresas a coletar, armazenar e compartilhar informações importantes para o negócio, como por exemplo, histórico da empresa, processos utilizados, criações de colaboradores e outras informações do cotidiano.
Nós sabemos que a tecnologia avançou muito e com isso, dados que antes eram perdidos ou que ficavam espalhados pela empresa foram convertidos em informações valiosas e que ficam centralizadas.
Além da centralização em banco de dados, há ainda a possibilidade de análises com o cruzamento de diferentes dados. Tudo isso possibilita que a empresa busque informações valiosas em seu próprio histórico para trazer melhorias no presente e futuro.
O que antes era de domínio pessoal, de apenas um colaborador ou uma equipe, passou a ser de domínio da empresa, de forma documentada e que serve a todos.
Usar uma ferramenta de gestão do conhecimento é também democratizar informações, beneficiando colaboradores e em consequência o negócio.
As 3 principais ferramentas da gestão do conhecimento
Diversas ferramentas, já conhecidas, estão sob o grande guarda-chuva das ferramentas de gestão do conhecimento, afinal, gerir processos, tarefas, projetos, contatos, atendimentos, etc. é fazer uma boa gestão do conhecimento.
Vamos conhecer as principais ferramentas da gestão do conhecimento agora mesmo!
1 – CRM
O CRM (Customer Relationship Management) é uma das principais ferramentas da gestão de conhecimento de uma empresa, em especial, do time de vendas.
Toda a empresa tem algum nível de turnover (rotatividade de colaboradores) de forma que se torna impossível guardar o que um vendedor tratou com um cliente, exceto, em casos onde há uma ferramenta de gestão do conhecimento.
Informações de negociações e interações que não foram concluídas são essenciais para novas abordagens aos clientes e também para a tomada de decisão.
Ao adotar um CRM, a empresa consegue controlar, armazenar e obter o histórico de vendas e interações com o cliente. Então, independente da troca de pessoal, a informação permanece e o bom atendimento ao cliente, também.
Zendesk Sell
O Zendesk Sell é uma ferramenta de gestão do conhecimento, classificada como CRM. É uma das plataformas mais populares do mercado devido a sua versatilidade e robustez.
Para que você entenda vamos citar alguns recursos que facilitam o cotidiano empresarial e que possibilitam a completa integração de informações:
- monitoramento de receita recorrente de clientes;
- análise de crescimento de leads e oportunidades;
- previsão do crescimento de receita;
- relatório de atividades;
- métricas de desempenho;
A ferramenta apresenta esse recurso e muitos outros que podem auxiliar na gestão do conhecimento na sua empresa.
Leia também:
- Gestão de relacionamento com o cliente: o que é software de CRM
- Diferenças entre CRM e ERP: guia prático + qual escolher
2 – Gestão de tarefas e projetos
As plataformas de gestão de tarefas ou projetos também são softwares de gestão do conhecimento que normalmente reúnem os processos e comunicações da empresa.
Esses softwares atuam de duas formas: tarefas rotineiras e projetos pontuais.
- Tarefas rotineiras: imagine uma agência de marketing que cria textos para a internet, ela precisa montar um fluxo de criação, do contrário, informações serão perdidas e a qualidade do trabalho irá despencar.
Para que isso não aconteça o gestor vai precisar criar um processo dentro de uma ferramenta de gestão do conhecimento que contemple as etapas dessa atividade e as pessoas responsáveis.
O Run Run IT é um software gestão do conhecimento que mantém todos os envolvidos em um projeto ou atividade na mesma página.
Quando falamos em ferramenta de gestão do conhecimento, esse aspecto é primordial, já que se houver mudança de colaboradores, basta integrá-los aos processos existentes e se for preciso, eles poderão consultar o histórico de atividades para beneficiar o próprio trabalho.
Leitura complementar:
- Projetos pontuais: a gestão de projetos envolve muitos detalhes, normalmente grandes equipes e o progresso do trabalho precisa ser minuciosamente acompanhado, do contrário o projeto não sairá do papel.
Imagine um projeto em que as informações estão em diferentes ferramentas e o conhecimento e fluxo de execução não estão compartilhados com todos os envolvidos, isso irá gerar re-trabalho, comunicação prejudicada e atrasos.
Um software de gestão do conhecimento que é interessante nesse âmbito, chama-se Asana, com ele será possível centralizar as comunicações, sejam com a equipe, fornecedores ou clientes – mantendo seu histórico. O compartilhamento de informações e colaboração entre times também será beneficiado.
Leia também:
3 – Ferramentas tudo em 1
Há ainda ferramentas tudo em um, onde toda a informação da empresa está reunida em somente uma plataforma, isso inclui, CRM, gestão de projetos, ferramentas de marketing, financeiro, jurídico, RH, etc.
Uma ferramenta de gestão do conhecimento desse porte, normalmente é chamada de “software de negócios”, já existem algumas no mercado e um exemplo de uma das mais conhecidas é a Bitrix24.
Não existe uma ferramenta indicada para todas as empresas, por isso, na hora de escolher, é importante que você considere a realidade e porte do seu negócio, algumas empresas, ficarão bem, a princípio tendo apenas um CRM e um software de tarefas, já outras, precisarão de soluções mais robustas para diversos setores.
O mais importante é começar a cuidar o quanto antes das informações significativas da sua empresa com uma ferramenta de gestão do conhecimento. Qual a realidade da sua empresa nesse momento?
