13 ferramentas de colaboração: aprimore o resultado da equipe

As ferramentas de colaboração facilitam o dia a dia da empresa, permitindo que o time mantenha uma comunicação interna eficiente, seja capaz de atingir as metas e possa organizar a rotina de trabalho. 

Além disso, tais sistemas podem ter um impacto direto na qualidade da experiência que a organização oferece aos clientes, ao propiciar um atendimento mais integrado e eficiente.

Pense no seguinte: de acordo com o Relatório de Tendências da Zendesk, 70% dos clientes esperam que qualquer pessoa com quem interajam tenha um contexto completo sobre ele e seu histórico com a organização. 

Contudo, como tornar isso possível? Como fazer com que todos os profissionais da sua empresa possam conhecer o cliente que está interagindo no momento?

O uso da tecnologia é essencial e, mais uma vez, as ferramentas de colaboração se tornam indispensáveis. 

Com os programas corretos, como o sistema de atendimento ao cliente, é possível centralizar todas as interações e informações de cada lead e comprador. 

Assim, basta que o atendente acesse a ferramenta para visualizar o histórico e oferecer um atendimento personalizado, que não exige que o contato repita todas as informações já compartilhadas com a companhia. 

Tudo isso contribui para a experiência do cliente e, consequentemente, para sua fidelização. 

A propósito, as ferramentas de colaboração não impactam apenas o nível de excelência do atendimento ao consumidor, mas também a produtividade e até a redução de custos.

Afinal, uma equipe colaborativa tem menos problemas com erros e retrabalhos, não é mesmo?

Siga conosco para entender melhor!

O que são ferramentas de colaboração?

As ferramentas de colaboração são softwares hospedados na nuvem, com fácil acesso online e offline, usadas para comunicação, organização e cooperação entre setores, funcionários, fornecedores e clientes de uma empresa. Elas podem oferecer recursos como: comunicação em tempo real, compartilhamento de arquivos, gestão de projetos e mais.

O Google Drive é um exemplo de ferramenta de colaboração que possibilita o compartilhamento e o acesso a documentos e projetos por pessoas autorizadas, a qualquer hora e em qualquer lugar do mundo. Basta que elas tenham acesso a um dispositivo conectado à internet. 

Assim como o Google Drive, outras ferramentas de colaboração facilitam o acesso, a disponibilização e a troca de informações relevantes para a execução do trabalho. Cada uma, entretanto, tem seu próprio conjunto de características. 

O Slack e o WhatsApp, por exemplo, são ferramentas que viabilizam a colaboração em tempo real, a partir da troca de mensagens em texto ou áudio.

Já o Trello facilita a organização de etapas de trabalho, distribuição de tarefas que devem ser realizadas, por quem, quando e como. Isso reduz o retrabalho, evita erros, prioriza atividades e agiliza a gestão de projetos. 

Estes, contudo, são apenas alguns exemplos de ferramentas de colaboração no ambiente de trabalho, que podem ajudar equipes que atuam de maneira remota, presencial ou no modelo híbrido. 

6 usos das ferramentas para trabalhar online

Quando falamos sobre ferramentas de colaboração, vale considerar suas diferentes aplicações dentro da empresa, entre elas:

1. troca de informações em tempo real, de maneira ágil;
2. organização das demandas do trabalho;
3. gerenciamento do fluxo de trabalho;
4. definição de prazos e demandas mais importantes;
5. acesso a métricas e indicadores mais relevantes para a organização;
6. alinhamento do trabalho internamente, evitando o retrabalho.

Em suma, as ferramentas de colaboração online trazem mais eficiência, desempenho e organização para os times internos.

Em uma nota paralela, cabe ressaltar que o uso eficaz dessas soluções faz parte dos desafios da transformação digital dentro de qualquer empresa.

13 melhores ferramentas de colaboração para trabalhar online

Os diferentes setores da empresa estão alinhados? A comunicação interna está fluindo? Todas as pessoas têm acesso aos principais documentos, dados, métricas e informações necessárias para realizar o trabalho da melhor maneira?

Se a empresa está preocupada com essas questões, ela pode encontrar nas ferramentas de colaboração online uma maneira efetiva de melhorar o desempenho e a comunicação das suas equipes internas.

A seguir, elencamos os principais tipos de ferramentas de colaboração online, que trazem mais eficiência no gerenciamento de projetos e integram os processos:

• compartilhamento de arquivos;
• comunicação interna;
• gestão de equipe e de projetos;
• calendários e agendas;
• gestão de clientes.

Conheça melhor os exemplos de cada tipo de ferramenta.

Ferramentas de compartilhamento de arquivos

Tais ferramentas são utilizadas para o compartilhamento, a produção e a edição de textos, planilhas e apresentações, entre outros, incluindo:

1. Google Drive

Dentro do Google Drive, a empresa pode ter documentos, planilhas, apresentações e formulários, com recursos de edição e acesso simultâneo para todos os membros da equipe, que podem fazer comentários e acessar online e offline.

Em paralelo, o Google Drive propicia uma grande quantidade de armazenamento de dados (15 GB gratuitamente), sendo prático e intuitivo de se usar.

2. Dropbox

Assim como o Google Drive, o Dropbox permite o armazenamento e compartilhamento de arquivos, por meio de um serviço baseado na nuvem.

Pode-se armazenar e sincronizar os arquivos de forma segura, manter documentos confidenciais com proteção e gerenciar atualizações de arquivos. Também há a integração com outras ferramentas, como Slack, Zoom e Canva.

O armazenamento gratuito é de 2GB, com a possibilidade de aumento nos planos pagos.

Ferramentas de comunicação interna

Para que haja uma comunicação interna direta, ágil, eficaz e pessoal, pode-se investir em duas ferramentas de colaboração:

3. Google Meet

O Google Meet é ideal para as reuniões corporativas remotas em vídeo, que se tornaram ainda mais frequentes nestes últimos tempos.

Por meio da plataforma, pode-se ter conversas pontuais ou mais longas, incluir diversas pessoas da equipe e compartilhar telas.

Tudo isso favorece a comunicação integrada e ágil, bem como a tomada de decisões de maneira mais eficiente e pontual. Atualmente, o aplicativo tem uso gratuito.

4. Slack

Se a empresa busca alguma ferramenta de colaboração no estilo bate-papo, o aplicativo Slack é uma ótima escolha.

Ele se tornou muito popular no universo das empresas digitais, pelas diversas possibilidades, que incluem:

• criação de canais;
• compartilhamento de arquivos, imagens, vídeos e áudios;
• organização de mensagens;
• personalização das notificações.

Isso tudo agiliza as demandas pontuais do dia a dia, facilitando e melhorando a comunicação interna da empresa instantaneamente.

5. Zoom

O Zoom é uma plataforma de videoconferência com excelentes recursos para a realização de reuniões virtuais profissionais.

Além de fazer chamadas de vídeo, é possível compartilhar a tela, facilitando a apresentação de propostas, projetos, feedbacks e mais. 

Durante as reuniões, pode-se:

• ligar ou desligar a câmera de vídeo e o microfone de áudio, conforme necessário;
• usar o recurso de bate-papo para enviar mensagens de texto a todos os participantes ou individualmente;
• criar enquetes;
• coletar feedbacks;
• fazer votações.

Também é permitido gravar o encontro, contudo, isso só pode ser realizado pelo responsável da reunião.

A ferramenta ainda possibilita a integração e sincronização com calendários e outros aplicativos.

No plano gratuito, o Zoom autoriza reuniões de até 40 minutos, com até 100 participantes por encontro.

6. Miro

A Miro é mais do que uma ferramenta para reunião, ela facilita o trabalho em equipe, em tempo real. Logo, é ideal para encontros de brainstorming ou planejamento, por exemplo. 

Isso porque, além da chamada de vídeo, ela disponibiliza funcionalidades como a criação de um quadro em branco onde você pode adicionar e organizar diferentes elementos, como:

• post-its virtuais;
• listas;
• formas geométricas, ícones e outros elementos gráficos;
• caixas de texto;
• Imagens e vídeos;
• linhas e setas;
• mapas mentais;
• e mais.

Os participantes podem interagir com esse quadro em tempo real, fazendo suas contribuições, incluindo e excluindo informações e elementos.

Essa é uma das ferramentas para trabalhar online mais completas do mercado, sendo essencial para negócios que atuam com modelo de trabalho remoto ou híbrido.

Ferramentas de gestão de equipe e de projetos

Por fim, as ferramentas de gestão de equipes e projetos são vitais para manter o gerenciamento do fluxo de trabalho e para que todas as pessoas saibam quais são as demandas e trabalhos mais importantes do momento.

7. Asana

A plataforma Asana propicia a criação de painéis com listas de tarefas, aprimorando o acompanhamento de projetos e a delimitação das responsabilidades de cada colaborador.

Em paralelo, ela possibilita a criação de múltiplos ambientes de trabalho. 

É possível ainda adicionar e atribuir tarefas, de modo que as equipes saibam o que precisa ser feito, os prazos e as tarefas prioritárias.

Na plataforma, a empresa define cada etapa dos projetos, facilitando que as equipes foquem nas tarefas mais importantes do momento.

A versão gratuita da Asana permite até 15 membros.

8. Monday

Outra plataforma muito utilizada de gerenciamento de projetos é a Monday, em que pode-se:

• gerenciar projetos;
• enviar mensagens instantâneas;
• criar painéis de tarefas;

• criar o fluxo de trabalho dos projetos;
• personalizar os campos de atividades;
• automatizar as tarefas recorrentes. 

A Monday disponibiliza centenas de templates para a criação de projetos, mas é possível criar o próprio design.

Assim como outras ferramentas de colaboração online, ela faz integrações com aplicações como Gmail, Slack e Google Calendar.

Adicionalmente, é permitido emitir relatórios e pensar em insights a partir dos dados coletados pela plataforma.

Leia também: 10 dicas para melhorar seu fluxo de trabalho

9. TickTick

A ferramentas de colaboração TickTick é uma solução para organização e gerenciamento de projetos que possibilita:

• listar as atividades em colaboração com outros membros;
• atribuir tarefas;
• marcar níveis de prioridade;
• definir lembretes;
• rastrear o tempo das atividades;
• gerar estatísticas de eficiência do trabalho.

Além dessas funcionalidades, ela conta com um timer da técnica pomodoro, que consiste em 25 minutos de trabalho e 5 minutos de descanso, para melhor gerenciar o tempo de atividades dos membros das equipes.

10. Trello

O Trello é uma plataforma de gerenciamento de projetos baseada no método Kanban, que usa colunas e cartões para distribuir tarefas e definir seus responsáveis. 

Pode-se criar quadros para projetos individuais, equipes, departamentos ou qualquer outra finalidade que desejar.

Dentro de cada quadro, você pode criar listas para representar estágios, etapas ou categorias diferentes do seu projeto. 

Um dos modelos mais comuns de divulgação das colunas do Trello são:

• a fazer;
• fazendo;
• concluído. 

Conforme uma tarefa vai sendo executada, ela caminha por entre essas colunas.

Cada atividade é escrita em um cartão (card) e pode ser movida pelas colunas pelo sistema de arrastar e soltar. 

O programa centraliza todas as atividades necessárias para a conclusão dos projetos, facilita a visualização da distribuição de trabalho para cada colaborador e agiliza o acompanhamento de prazos.

Essa visão geral e individual dos projetos é a chave para uma colaboração efetiva, que gera mais produtividade e reduz falhas. 

Ferramenta de calendários e agendas

11. Google Agenda

No Google Agenda, pode-se sincronizar compromissos entre os membros da equipe, facilitando o agendamento de reuniões, eventos e compromissos profissionais.

É possível que cada colaborador bloqueie parte da agenda, impedindo que alguém marque reuniões em horários nos quais já existem compromissos, sejam pessoais ou profissionais.

Também é viável compartilhar os horários vagos, simplificando o processo de encontrar os melhores momentos para encontros. 

Outro recurso bem interessante para gestão no home office é a possibilidade de enviar convites de reunião via ferramenta, que já cria um link para a sala de bate papo dentro do Google Meet. 

Ferramentas para gestão de clientes

12. CRM de vendas

O software de CRM é uma plataforma que organiza o processo comercial, a partir da criação de um pipeline com todas as etapas pelas quais um prospect vai passar até se tornar um comprador. 

Na solução, todos os leads de vendas são registrados e seu histórico de interações é atualizado, inclusive automaticamente, para que todos os vendedores e gestores tenham acesso a esse tipo de informação. 

Outro recurso importante para a colaboração em equipe é a geração de relatórios de vendas, considerando cada etapa do trabalho. 

O sistema facilita o compartilhamento de dados e informações que visam otimizar os resultados do negócio, bem como permite que as informações dos clientes sejam salvas e preservadas, com segurança e acessibilidade.

Leia também: O que é CRM de vendas: definição e 9 motivos para investir na plataforma 

13. Software de atendimento ao cliente

Como dissemos no início deste guia, o atendimento ao cliente tem um impacto profundo no relacionamento entre a empresa e seus compradores, especialmente em resultados relacionados à retenção. 

Logo, é essencial que a companhia tenha uma ferramenta segura e fácil de usar, que centralize todos os contatos dos leads, agilizando o acesso a dados úteis no suporte e, ainda, evitando que o cliente precise repetir informações. 

Esse tipo de recurso ainda oferece acesso a métricas, indicadores e cria um banco de dados relevante para todos da equipe. 

Resumindo, as principais ferramentas de colaboração no ambiente de trabalho são:

• Google Drive

• Dropbox

• Google Meet

• Slack

• Zoom

• Miro

• Asana

• Monday

• TickTick

• Trello

• Google Agenda

• CRM de vendas

• Software de atendimento ao cliente

Lembre-se que o objetivo do uso dessas ferramentas de colaboração é tornar as equipes internas ainda mais colaborativas, alinhadas, engajadas e informadas.

Essas soluções tecnológicas auxiliam muito as empresas a se adaptar aos novos cenários que se apresentam a cada dia, especialmente em relação aos novos comportamentos dos clientes. 

Por isso, as ferramentas de colaboração que têm impacto direto na experiência que você vai oferecer aos clientes são fundamentais para a competitividade e o crescimento da companhia. 

Nesse cenário, entre todas as plataformas que listamos acima, destacamos duas como imprescindíveis e prioritárias: o CRM de vendas e o software de atendimento ao cliente que, além de facilitar a troca de dados e informações entre seu time, é fundamental para o bom relacionamento com os compradores. 

Tais soluções propiciam integrar as equipes de vendas e suporte, acompanhar as principais métricas de sucesso da sua estratégia e melhorar a produtividade no trabalho dos seus colaboradores, além de integrar a plataforma a outras ferramentas essenciais para o trabalho. 

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