7 ferramentas de gestão indispensáveis para conhecer e aplicar

Já foi o tempo em que as empresas eram administradas com base na intuição e no “tino” dos seus donos. Atualmente, os mercados estão cada vez mais competitivos e exigentes. Pensando nisso, preparamos um artigo para mostrar as sete ferramentas de gestão que contribuem para aprimorar os negócios.

Aliás, o uso desses recursos estratégicos deixou de ser uma tendência para se firmar como uma necessidade. Por exemplo, 716.000 companhias fecharam suas portas nos primeiros meses da pandemia de Covid-19, segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE).  

Por outro lado, 80% das indústrias que apostaram na inovação tiveram resultados muito positivos entre 2020 e 2021. De acordo com a pesquisa da Confederação Nacional da Indústria (CNI), as ações inovadoras oportunizaram o “aumento de lucro, produtividade e competitividade”.

Com isso em mente, siga conosco para conhecer as ferramentas de gestão mais utilizadas pelas companhias bem-sucedidas. Dessa maneira, você poderá escolher as opções que correspondem ao momento vivido pela organização, bem como seus planos para o futuro. 

Mas, afinal, o que são as ferramentas de gestão?

Ferramentas de gestão são técnicas que norteiam as decisões estratégicas das empresas. Dessa forma, os gestores têm um panorama dos fatores-chave que sustentam os produtos e serviços: atividades, processos, recursos tecnológicos etc.

Por falar nisso, cabe ressaltar a conexão entre as ferramentas de gestão e a transformação digital. Afinal, as companhias que querem manter sua relevância no mercado devem considerar as mudanças no comportamento de consumo para traçar estratégias assertivas.

Nesse sentido, vale conferir o webinar “Transformação Digital – O que é e por que vale a pena investir?”. Durante o evento virtual, os especialistas conversam sobre os impactos da digitalização acelerada nas nossas vidas e, por conseguinte, nos negócios. 

7 exemplos: quais as ferramentas de gestão mais utilizadas?

A seguir, listamos as sete ferramentas de gestão que estão entre as mais populares do mercado. Mas lembre-se de que é importante alinhar esses recursos com o planejamento estratégico de cada companhia, ok?

1. 4Ps da Inovação

Propósito, processos, pessoas e políticas: esses são os 4Ps da gestão inovadora e, também, competitiva. Falando nisso, essa estratégia costuma ser usada pelas pequenas e médias empresas para se firmar como referências nos respectivos mercados. 

Essas quatro áreas de decisões contribuem para fortalecer e consolidar a capacidade de inovação, levando em conta: 

• propósito para inovar: definir o conceito de inovação para o contexto da empresa. De fato, não é preciso trazer à tona nada inédito, mas sim propiciar um novo olhar para as maneiras de aumentar as receitas e reduzir as despesas, por exemplo; 
• processos para inovar: adotar o conceito de funil da inovação. No topo, consta a geração de ideias. Descendo pelo funil, temos a priorização das oportunidades e, depois, o desenvolvimento de projetos, para então promover o lançamento; 
• pessoas para inovar: o capital humano é um dos principais ativos das organizações. Por isso, é fundamental contar com um time equilibrado entre empreendedores e gestores, a fim de criar oportunidades e colocá-las em prática;

políticas para inovar: nesse ponto, a ideia é ter uma cultura organizacional focada na inovação. E isso vai desde o recrutamento de pessoas com perfil empreendedor até os treinamentos corporativos, as avaliações de desempenho e os planos de carreira.

2. 5W2H

O plano de ação 5W2H orienta o processo de tomada de decisão, com base em critérios objetivos. Por sinal, a sigla em inglês tem cinco letras começadas por “W” e duas por “H”, que são:

• what: o que deverá ser feito?
• when: quando o projeto acontecerá?
• where: onde ele será realizado?
• who: quem está envolvido?
• why: por que a iniciativa será executada?
• how: como isso tudo será viabilizado?
• how much: quanto custa a implementação?

Para isso, não deixe de definir o foco da aplicação do 5W2H, visto que cada situação requer uma abordagem personalizada. Por exemplo, a melhoria no atendimento ao cliente com os chatbots tem um plano de ação diferente do que seria usado na organização de um evento.

3. Análise SWOT

Por sua vez, a análise SWOT ou FOFA é uma das ferramentas de gestão mais adotadas, devido à sua simplicidade. Essa sigla significa: strengths (forças), weaknesses (fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças).

Para resumir, trata-se de uma análise dos ambientes interno e externo, visto que eles influenciam nos negócios. A propósito, confira um exemplo que diz respeito ao lançamento de um curso online de inglês, cujas informações devem ser comparadas dentro da matriz SWOT:

• strengths (forças): comodidade para acessar os conteúdos 24 horas, além do método de ensino que prioriza o protagonismo dos alunos;
• weaknesses (fraquezas): resistência ao formato de educação a distância (EAD), assim como falta de divulgação do produto digital;
• opportunities (oportunidades): a crise da Covid-19 acelerou a migração para a aprendizagem digital, que têm ótimo custo-benefício;
• threats (ameaças): ampla oferta de cursos online focados em idiomas, bem como os aplicativos de estudo (Duolingo, Babbel, LinguaLeo e afins). 

4. Canvas

O modelo Canvas é uma maneira prática de visualizar as principais atividades que geram negócios. Também conhecido como Project Model Canvas, ele faz a ponte entre o que está sendo oferecido e o valor percebido pelos clientes e prospects.

Nessa ferramenta de gestão, é preciso dividir as informações em nove blocos:

1. segmento de clientes: quem é o público-alvo da sua oferta de produtos e serviços? Ou seja, qual é o nicho de mercado que se interessa pelo que você tem a oferecer?
2. oferta de valor: como tangibilizar o valor do seu negócio, indo muito além do preço cobrado? É algo que facilita a vida de alguém ou, ainda, resolve seus problemas?
3. canais: quais são os canais de comunicação com os prospects e aqueles que já são clientes? E como você pretende divulgar o trabalho e prestar suporte aos usuários? 
4. relacionamento: a customer experience (CX) está no centro da estratégia? Isto é, você treina o time e disponibiliza recursos que propiciam experiências memoráveis?
5. fonte de renda: qual será o meio de pagamento disponível para os clientes? Será venda direta, plano de assinatura ou parcelamento no cartão de crédito?
6. recursos-chave: quais são os recursos necessários para o funcionamento do negócio? Por exemplo, um software de CRM que armazena os dados na nuvem;  
7. atividades-chave: quais são as funções relacionadas ao core business, que é a atividade-fim da empresa? E o que é essencial para a prestação dos serviços? 
8. parcerias-chave: quais serviços serão terceirizados e com quais fornecedores você poderá contar? Aqui, as parcerias certas te ajudam a otimizar o uso dos recursos;
9. estrutura de custos: como está a situação do fluxo de caixa, entre receitas e despesas? E não se esqueça de verificar tudo o que entra e sai de dinheiro. 

5. Ciclo PDCA

Já o ciclo PDCA, cuja sigla foi cunhada em inglês, significa: plan (planejar), do (fazer), check (checar) e act (agir). Basicamente, são ações vitais para fechar um circuito de maneira produtiva, sem que nada fique “perdido” pelo caminho.

Vale lembrar que essa ferramenta de gestão pode ser usada em conjunto com as outras que listamos no post. Mas, especificamente nesse caso, estamos falando das seguintes etapas estratégicas:

1. plan (planejar): verificação do que deve ser viabilizado ou o problema a ser resolvido. Tal identificação é o primeiro passo para estabelecer um plano de ação;
2. do (fazer): trata-se da execução prática daquilo que foi planejado na fase anterior. A dica é anotar os resultados, sejam bons ou ruins, para refinar os próximos ciclos;
3. check (checar): análise criteriosa do que foi feito em relação ao que havia sido planejado. Além disso, pode-se comparar o “antes e depois” do ciclo PDCA;
4. act (agir): para finalizar, esse é o momento de fazer as ações corretivas que forem necessárias. E isso inclui as eventuais divergências que ocorreram na fase anterior.

6. Software de CRM

Existem muitos sistemas de Gestão de Relacionamento com o Cliente ou Customer Relationship Management. No caso, falaremos do CRM de vendas, um software que visa armazenar e atualizar os dados relacionados às interações com os leads e clientes.

Com isso, a equipe terá informações valiosas à disposição para atender às demandas específicas de cada contato. Adicionalmente, é possível integrar as áreas de vendas e marketing em prol de objetivos comuns, por meio da estratégia chamada de vendarketing.

Em paralelo, o CRM de vendas possibilita:

• otimização do fluxo de trabalho por meio dos processos automatizados;

• redução dos custos operacionais, além de eliminar as tarefas manuais;

• armazenamento em nuvem com acessibilidade para dispositivos móveis;

• melhoria das práticas de captação, fidelização e encantamento dos clientes;

• aumento da satisfação da equipe e a consequente redução do turnover;

• geração de relatórios para acompanhar as vendas e a performance do time.

7. Diagrama de Ishikawa

Agora, chegamos ao Diagrama de Ishikawa, que é conhecido como “Espinha de peixe”, “Diagrama 6M” ou “Matriz de causa e efeito”. Por ser uma ferramenta de gestão focada na solução de problemas, ela é muito usada no gerenciamento de projetos.  

O criador dessa técnica, Kaoru Ishikawa, buscava encontrar a raiz dos problemas, que, para ele, geralmente têm seis causas:

1. método;

2. máquina;

3. medida;

4. meio ambiente;

5. material;

6. mão de obra.

Para facilitar o entendimento, confira um vídeo que mostra a “construção” do diagrama no formato da espinha de peixe. Assim, será mais fácil visualizar o potencial dessa estratégia e, depois, colocá-la em prática, se for o caso. 

Bônus: mais 5 alternativas de ferramentas de gestão 

Além das sete ferramentas de gestão que citamos, existem outros recursos disponíveis no mercado, incluindo esses cinco:

1. KPI: key performance indicator ou indicador-chave de performance. São métricas que facilitam o acompanhamento do desempenho. Por exemplo: Tempo Médio de Atendimento (TMA), First Call Resolution (FCR) e Net Promoter Score (NPS).
2. Mapas Mentais Gerenciais: são diagramas voltados para tornar o fluxo de trabalho mais claro e objetivo. Consequentemente, isso traz melhorias significativas na experiência dos clientes.
3. Matriz BCG: é uma representação visual que demonstra o potencial de mercado dos produtos e serviços. Sendo assim, eles são classificados como: produtos estrela, vacas leiteiras, interrogações e abacaxis, da maior até a menor potencialidade.   
4. People Analytics: a técnica se refere aos processos de coleta, organização, análise e interpretação de dados. Essa é uma ferramenta de gestão muito útil para antecipar tendências, traçar estratégias e tomar decisões mais assertivas. 
5. Six Sigma: por fim, chegamos à análise da pré e pós-produção. Ela se divide em duas metodologias que abordaremos a seguir, lembrando que as siglas foram traduzidas para o português. Na DMAIC, considera-se: definir, medir, analisar, melhorar e controlar. Já na DMADV, as etapas são: definir, medir, analisar, desenhar e verificar.

Como escolher a ferramenta de gestão ideal para o seu negócio?

Sabemos que, hoje em dia, a digitalização vai muito além do e-commerce, não é mesmo? Isso porque a revolução digital está realmente transformando as lojas e as cadeias de valor. Portanto, as empresas que não acompanharem essas mudanças podem comprometer a continuidade dos seus negócios, pensando no longo prazo.

Por outro lado, quem quiser surfar na onda da transformação digital poderá observar resultados positivos. Quem opta pela implantação de um CRM, por exemplo, está dando um passo importante para melhorar a produtividade, a integração e o engajamento das equipes.

Nós, da Zendesk, trabalhamos para promover as melhores experiências aos clientes e aos colaboradores. Temos uma solução completa de atendimento, que é bem fácil de usar e, ao mesmo tempo, acompanha o crescimento sustentável da sua empresa.Enfim, seja qual for a ferramenta de gestão escolhida, conte com o nosso apoio para crescer de forma exponencial! E, se quiser ter uma ideia do que te espera, aproveite para fazer uma avaliação gratuita agora mesmo!