Ferramentas de produtividade: você está usando as 11 melhores?

Com os negócios cada vez mais digitais, as demandas por agilidade e a necessidade pelo aumento da produtividade se tornaram demandas dentro dos negócios que querem se destacar no mercado. Ao mesmo tempo, vivemos em um mundo conectado cheio de informações e distrações em sites e redes sociais. Uma ótima solução para esse dilema é o uso de ferramentas de produtividade.

De acordo com o Relatório de Tendências da Experiência do Cliente para 2021 da Zendesk, 46% dos agentes entrevistados consideram que não têm as ferramentas certas para ter sucesso no trabalho em casa. Além disso, aproximadamente 35% acreditam que ter as melhores ferramentas de software é necessário para fazer bem o trabalho e 40% dos gestores disseram não possuir as ferramentas analíticas certas para medir o sucesso das equipes remotas.

Tudo isso está diretamente relacionado com a produtividade, o bom rendimento dos funcionários e o sucesso da empresa. Por isso, investir nas melhores ferramentas de produtividade é um grande diferencial para a sua empresa dentro do mercado.

Neste texto, nós vamos te mostrar as melhores ferramentas de produtividade para gestão, uso pessoal, comunicação interna e marketing, além de explicar qual a importância da produtividade no trabalho e dicas de como alcançar isso.

Qual é a importância da produtividade no trabalho?

Você ou a sua equipe sentem que trabalham muito, mas ao mesmo tempo não conseguem dar conta de todas as demandas do dia a dia? Percebe que está constantemente realizando pequenas tarefas e não dando o foco devido a demandas maiores? Sentem que a produtividade está baixa?

A solução imediata que a maioria das pessoas daria para essa situação seria o aumento da carga de trabalho, mas a melhor resposta está no aumento da produtividade e da eficácia dos times.

Mas como isso pode ser feito na prática? Primeiro, é preciso saber o que se entende por produtividade. Ela pode ser definida como a relação existente entre a quantidade de serviços ou produtos que precisam ser realizados e os recursos necessários que foram utilizados.

Em outra definição: fazer mais, com menos tempo e menos recursos possíveis, mas mantendo a alta qualidade dos produtos e serviços prestados.

Para ser de fato produtivo, é preciso que haja um investimento em planejamento, treinamento das equipes, aproveitamento do tempo de maneira inteligente e que se evite o retrabalho.

Sendo assim, a produtividade está diretamente ligada à rentabilidade das empresas e deve ser vista como um grande investimento necessário, especialmente em um contexto de trabalho cada vez mais digital.

A produtividade se traduz na eficiência dos processos de rotina das empresas. Ao colocar em prática a automação de processos, evitar retrabalhos e terceirizar demandas que podem ser realizadas por software, os processos tendem a fluir de maneira mais orgânica e rápida.

Para ser colocada em prática, ela tem que ser uma escolha ativa da gestão, que deve investir tanto em ferramentas de produtividade quanto na capacitação dos colaboradores.

“À medida que as empresas perceberem que a produtividade não é afetada negativamente e que existem benefícios, inclusive de economia de custos, na existência de uma força de trabalho distribuída e em colocar os funcionários em primeiro lugar ao garantir a implementação de ferramentas, tecnologia e políticas certas para eles, haverá melhores experiências para os clientes também.” , Annette Franz, Fundadora e CEO da CX Journey Inc.

Quais são os benefícios de apostar em ferramentas de produtividade?

Neste contexto, investir nas ferramentas de produtividade vai ser muito importante tanto para os profissionais, quanto para as empresas. Alguns dos principais benefícios que o seu negócio terá ao apostar no melhoramento da produtividade da equipe por meio das ferramentas é:

• Reduzir custos
• Satisfazer mais os clientes
• Inovar
• Se destacar no mercado

Quando a sua equipe pode focar no que realmente importa, deixando as tarefas mais mecânicas automatizadas e melhorando a produtividade, a redução de custos se dará por meio da realização de mais tarefas e produtos em menos tempo. Isso trará também um maior lucro para a empresa.

O consumidor, por sua vez, estará mais satisfeito, pois receberá seus produtos e serviços de maneira mais rápida, além de ser respondido mais agilmente. Isso aumentará a qualidade no atendimento ao cliente.

A inovação virá por meio da otimização dos processos, assim haverá tempo para pensar em novas maneiras de realizá-los. Ela se tornará parte da rotina de trabalho. Por fim, a maior produtividade é um diferencial competitivo que fará sua empresa se destacar no mercado, com clientes mais satisfeitos.

11 ferramentas de produtividade

Para o autor do livro “Extreme productivity: boost your results, reduce your hours”, Robert Pozen, as três grandes ideias para melhorar a produtividade são:

1. Definir e priorizar objetivos
2. Focar no produto final
3. Não se preocupar demais com as coisas pequenas

Primeiro, a sua empresa deve articular as metas e ordená-las por prioridade, isso irá ajudar a alinhar o tempo e alocá-lo de acordo com as principais demandas.

Em segundo lugar, é preciso focar no produto final, definindo as principais orientações para um trabalho alinhado.

Por fim, deve-se lidar com coisas pequenas no mínimo de tempo possível.

Para colocar em prática esses três tópicos a sua empresa pode fazer o uso combinado de ferramentas de produtividade de gestão, de controle de tempo, de produtividade pessoal e de comunicação interna.

De modo geral, com o avanço da tecnologia surgiram no mercado diversos softwares que ajudam nas mais variadas tarefas dentro de uma empresa e podem ser usados por todos os departamentos.

Dentre as principais ferramentas de produtividade que ajudam o seu negócio a crescer, estão:

1. Ferramenta de automação de marketing e gestão de vendas;
2. Ferramentas de produtividade de gestão de projetos;
3. Ferramentas de finanças;
4. Ferramentas de produtividade de gestão de tempo;
5. Ferramenta de produtividade pessoal;
6. Ferramenta de comunicação interna;
7. Ferramentas de compartilhamento;
8. Ferramentas para otimização de processos.

Ferramentas de automação de marketing e gestão de vendas

As ferramentas de automação de marketing ajudam a equipe a ter dados mais analíticos sobre todo o processo.

Essas ferramentas são extremamente importantes para gerar mais engajamento e empatia, bem como preparar melhor os leads para o time de vendas.

Assim, sendo, através dessas ferramentas é possível compreender melhor o persona e fazer campanhas melhor direcionadas.

1 – CRM de vendas

Um dos grandes aliados da sua equipe de vendas e atendimento e que vai automatizar os principais processos do dia a dia é um CRM de gestão de vendas. Isso é um software que organiza informações de contato dos clientes e gerencia o relacionamento com os consumidores.

Por meio do CRM de vendas da Zendesk, é possível ter uma visão geral dos contatos, saber quem falou por último com o cliente e saber o que falar no próximo contato.

Ele otimiza e simplifica a gestão do relacionamento entre o cliente e a empresa e dá insights de novas oportunidades de vendas. Os dados sobre os clientes estarão em planilhas separadas e podem ser acessados em diferentes máquinas. É possível ainda consolidar as planilhas e ter esses dados confiáveis para acessar sempre.

Isso economiza tempo e dinheiro e não há mais vendas perdidas por informações desencontradas.

2 – Meios de pagamento online

Outro tipo de ferramenta que ajuda bastante na gestão de vendas são os links de pagamento, ou os carrinhos de compras integrados ao seu site.

Dentre algumas empresas que oferecem esse tipo de serviço estão a Paypal, Pagseguro, Wirecard e Mercado Pago.

Além disso, para empresas que trabalham com pagamentos recorrentes há ainda soluções como a Vindi, Superlógica e Iugu que ajudam na automatização de tarefas.

Ferramentas de produtividade de gestão de projetos

As ferramentas de produtividade para gestão de projetos, vendas, finanças e marketing ajudam as suas equipes a otimizar os fluxos de trabalho e dedicarem mais tempo para o planejamento e avaliação dos processos.

3 – Ferramentas de produtividade em nuvem

Quando falamos em produtividade não podemos deixar de falar de otimização de documentos e compartilhamento.

E para otimizar tanto o processo de download quanto o compartilhamento de arquivos, as ferramentas em nuvem ajudam bastante.

Uma delas é o Microsoft Office Online ou até mesmo o Google Docs. Tudo isso permite muito mais agilidade para os colaboradores.

Uma outra alternativa é o Dropbox que também permite o armazenamento on-line e sincronização de arquivos. 

Essa é uma ferramenta muito fácil de usar, e na versão gratuita você conta com 2 GB de espaço, entretanto, existem versões pagas que adicionam mais armazenamento.

Ferramentas de finanças

O controle financeiro é uma das partes mais importantes dentro de uma empresa. E as ferramentas de finanças ajudam a simplificar todo o processo.

Dependendo do tipo de ferramenta, é usada a tecnologia para vincular o sistema direto às contas bancárias, automatizar a geração de faturas e rastrear pagamentos.

Existem no mercado diversas ferramentas de finanças que ajudam bastante no controle e organização do fluxo de caixa.

4 – Gerenciador de finanças

Um gerenciador de finanças simples como o QuickBooks é capaz de ajudar de maneira eficaz a organizar o financeiro da sua empresa.

Ele agiliza pagamentos, notas fiscais, automatiza tarefas repetitivas e assim o colaborador pode dedicar mais tempo para pensar em como prospectar novos leads e melhorar a jornada do consumidor.

Além de ser utilizado por empresas, ele também é útil para pessoas físicas.

Outra ferramenta bem interessante de finanças é o Nibo que conta com diversos tipos de recursos como emissão de nota fiscal, emissão de boletos, controle do fluxo de caixa, controle de contas a pagar, integração contábil e relatórios gerenciais.

A Conta Azul é uma outra ferramenta que possui recursos financeiros parecidos com a Nibo, integrando diversos departamentos da organização como finanças, estoques e vendas.

Ferramentas de produtividade de gestão de tempo

Esse tipo de ferramenta vai ajudar os seus funcionários e a sua empresa a otimizar o tempo utilizado em cada uma das atividades! Ao registrar o tempo gasto com cada demanda, é possível observar gargalos, melhorar os processos e avaliar quantas horas se perdem em atividades que não são tão valiosas para a sua empresa.

5 – Gestão de tempo

Uma das técnicas mais famosas de produtividade é a Pomodoro, que consiste na ideia de se trabalhar 25 minutos e fazer um intervalo de 5.

O Tomatotimer é um cronômetro simples, programado para três tipos de medição do tempo:

• Pomodoro: 25 minutos
• Short break (pausa curta): 5 minutos
• Long break (pausa longa): 10 minutos

Essa é uma ferramenta de produtividade simples e prática para o dia a dia e que ajuda a focar nas tarefas que demandam concentração imediata.

Já o Toggl é uma ferramenta um pouco mais elaborada, que permite monitorar suas atividades por tempo, dividindo suas horas por projetos e clientes.

Dessa forma, o funcionário consegue visualizar no fim do dia, da semana e do mês as horas dedicadas para cada um dos projetos e clientes.

A ferramenta dá uma visão muito clara das horas de trabalho e auxilia a fazer ajustes mais finos no tempo que se dedica a cada uma das atividades.

Ferramentas de produtividade pessoal

Essas ferramentas vão ajudar individualmente cada um dos seus funcionários a manejar melhor as suas atividades. É importante que a sua empresa incentive o uso delas e o aprimoramento cada vez maior dos seus colaboradores.

6 – Ferramentas de organização de tarefas

O Evernote funciona como uma grande pasta, que se divide em cadernos e posteriormente em notas.

É ideal para escrever ideias e não perdê-las, fazer checklists, definir lembretes e digitalizar documentos. As notas permitem não só a inserção de documentos digitalizados como de qualquer imagem.

A organização é simples e feita essencialmente pelos cadernos e pelo sistema de tags, que auxilia muito na hora da busca.

Apesar de o Evernote possuir a opção de checagem de tarefas, o Todoist é um aplicativo específico para gerenciá-las.

Por meio desse aplicativo, é possível colocar a lista de tarefas em caixas, agrupá-las e separá-las por projetos e contextos distintos.

Além disso, é possível compartilhar essa lista com outros membros do projeto e criar tarefas recorrentes, que se repetem de tanto em tanto tempo.

A lista de atividades do dia é um dos principais fatores de produtividade individual e deve ser um foco do colaborador.

7 – Ferramentas para criar calendários

Um calendário é fundamental para visualizar as tarefas a serem realizadas no dia, como reuniões, trabalho, projetos etc.

O calendário do Google ajuda a pessoa a se manter organizada, permitindo a criação e compartilhamento de diversas agendas.

Além disso, é possível criar eventos, como reuniões, e convidar participantes já com o link para a sala de reunião online.

Apesar de muita gente ainda ser fã da agenda manual, o calendário digital funciona melhor no momento de integrar equipes, ao mesmo tempo que mantém os horários individuais de cada um listados.

Um dos grandes benefícios do calendário do Google é que ele se conecta com aplicativos de gestão de projetos como o Trello.

O Calendary é outro aplicativo bastante útil para agendamento de horários que foi criado com o intuito de facilitar o processo de marcação de encontros e reuniões.

Nesse caso, o anfitrião seleciona as datas e horários que estão disponíveis e deixa clara a duração do evento e do local em que ele deve ocorrer.

Na sequência é compartilhado a URL com o convidado que pode escolher o horário adequado e então fazer a integração com o Google Calendar.

Ferramentas de comunicação interna

As ferramentas de comunicação interna agilizam a troca de informações pontuais e desafogam questões que precisam de uma resposta mais rápida.

O fluxo contínuo e ágil da comunicação é fundamental para não emperrar o time, alinhar as expectativas e manter os processos transparentes e sem gargalos.

8 – Ferramentas de bate-papo

O aplicativo Slack é uma espécie de bate-papo que se tornou muito popular no universo das empresas digitais.

Lá é possível criar canais, compartilhar arquivos, imagens, vídeos, áudios, organizar mensagens e personalizar as notificações.

Ele auxilia muito nas demandas pontuais do dia a dia, facilitando e melhorando a comunicação interna de maneira instantânea.

9 – Ferramentas para reunião de vídeos

As reuniões remotas em vídeos se tornaram ainda mais frequentes nestes últimos tempos. Para realizá-las da melhor maneira, é necessário uma ferramenta como o Google Meet, voltado especialmente para reuniões corporativas.

Com ele é possível ter conversas pontuais ou mais longas, incluir diversas pessoas da equipe e compartilhar telas.

Toda pessoa com acesso ao Google consegue entrar em uma reunião do Google Meet. Atualmente, o aplicativo tem uso gratuito.

Além do Google Meet existem outras ferramentas para reunião de vídeos como o Zoom e o Microsoft Teams.

Ambos permitem a participação de 100 integrantes, e podem ser ótimas alternativas para empresas que possuem muitos colaboradores atuando em regime home office.

Ferramentas de compartilhamento

As ferramentas de compartilhamento são excelentes opções para quem possui uma equipe trabalhando a distância, ou até mesmo quer aumentar o entrosamento do time.

Elas são excelentes alternativas para aumentar a produtividade em nuvem, permitindo que os projetos e arquivos sejam compartilhados em tempo real.

10 – Google Workspace

Por último, o Google Workspace é um serviço que agrega vários produtos da empresa na nuvem. Os aplicativos podem ser personalizados de acordo com as necessidades de cada negócio.

Lá a sua empresa terá agregados documentos, planilhas, apresentações e formulários, com recursos de edição e acesso simultâneo para todos os membros da equipe, que poderão fazer comentários e acessar online e offline.

Além disso, o Google Workspace permite uma grande quantidade de armazenamento de dados e é prático e intuitivo de se usar.

Ferramenta de otimização de processos

Otimizar os processos da empresa é essencial para aumentar a produtividade e garantir mais competitividade dentro do mercado.

Existem inúmeras plataformas que colaboram nesse sentido, algumas em formato kanban virtual, e outras com recursos para tarefas mais complexas.

11 – Ferramentas de Kanban

Uma ferramenta que usa o método Kanban é o Trello, que permite  você arrastar itens da lista de cartões, enviar lembretes, fazer comentários, usar marcadores e até mesmo diversos outros recursos.

Um dos pontos interessantes do Trello é que ele possui uma versão gratuita bem completa, mas também existem as versões pagas que possibilitam ainda mais automações.

Além do Trello, uma outra ferramenta interessante para a otimização dos processos é a Asana que dentre os recursos disponíveis oferece a lista de tarefas, criação de times, chat colaborativo e quadro de projetos.

Por fim, existe ainda a Pipefy que é uma ferramenta mais completa que possibilita aos gestores realizarem tarefas mais complexas, inclusive criando templates de processos sem depender do TI para sua automatização.

10 dicas de como ser mais produtivo no trabalho

As ferramentas de produtividade são essenciais para ajudar o trabalho da sua equipe, seja individual ou coletivamente.

Para ajudar ainda mais, siga as dicas abaixo de como ser mais produtivo e repasse para os colaboradores internos:

1. Faça um planejamento no dia anterior das atividades do dia seguinte
2. Estabeleça prioridades que precisam de mais dedicação e energia
3. Crie metas diárias para motivação
4. Gerencie o tempo
5. Faça intervalos para melhorar a produtividade
6. Foque em uma atividade por vez até finalizar
7. Delegue tarefas para pessoas de confiança (importante para gestores)
8. Evite distrações como e-mail e feed de redes sociais para parar de procrastinar
9. Mantenha hábitos saudáveis, como boa alimentação, sono, exercício, leitura e meditação
10. Melhore o ambiente de trabalho, deixando-o organizado, confortável e limpo

Como é possível ver, as ferramentas ajudam você a ter mais planejamento, estabelecer prioridades, gerenciar o seu tempo e até mesmo organizar sua rotina para aumentar a produtividade dentro do departamento.

A tecnologia favoreceu não só as grandes organizações como também os pequenos negócios que hoje podem ter o mesmo nível de produtividade de uma grande organização.

Com essas ferramentas de produtividade fica cada vez mais fácil atender de maneira mais eficiente o cliente! Quer um bônus? Que tal começar a utilizar também um software para agilizar o atendimento ao cliente?

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