[Lista] Ferramenta de gestão de tarefas para equipes: 10 opções!

Uma boa ferramenta de gestão de tarefas pode fazer a diferença para qualquer equipe lidar melhor com seus projetos, sobretudo a longo prazo.

Atividades importantes sem prioridade, falta de colaboração da equipe e a própria falta de prazo são problemas que muitos negócios enfrentam devido à desorganização. Isso acontece mesmo quando se tem uma equipe repleta de excelentes profissionais.

Sem planejamento, os funcionários podem gastar muito tempo em tarefas menos importantes, se perder na quantidade de atividades que têm para fazer ou, então, se atrapalham ao tentar fazer tudo ao mesmo tempo. Afinal, ser uma pessoa multitarefas não significa ser uma pessoa produtiva.

Essas rotinas, hábitos e comportamentos são grandes obstáculos para a produtividade individual e coletiva, tornando o trabalho cansativo e estressante.

Portanto, saber como priorizar tarefas é um dos primeiros passos para superar esse desafio. Ao mesmo tempo, adotar uma ferramenta de gestão de tarefas pode auxiliar a equipe a conseguir manter o foco nos objetivos certos. 

Utilizar aplicativos é uma forma de garantir que as tarefas sejam concluídas com eficiência e sem perder os prazos. 

Continue a leitura para saber tudo sobre:

• o que é gestão de tarefas;
• por que usar aplicativos de gestão de tarefas;
• 12 melhores ferramentas de gestão de tarefas;
• como fazer uma boa gestão de tarefas.

O que é gestão de tarefas?

A gestão de tarefas é uma forma de organizar as ações e atividades relacionadas a um projeto para atingir objetivos e metas. De modo geral, é preciso identificar, organizar, listar e priorizar as tarefas primeiro. Então, o responsável pode delegá-las para os membros da equipe e fazer o controle das tarefas.

Todas as empresas elaboram seus planos e metas a partir de estratégias que exigem a execução de determinadas atividades e tarefas. 

No entanto, não adianta ter um planejamento se as ações para alcançar os objetivos não são realizadas da forma certa e dentro dos prazos. Diversos fatores podem atrapalhar o processo, mas um jeito de evitar tais problemas é investir no gerenciamento das responsabilidades da sua equipe.

A gestão de equipes de vendas e suas tarefas do dia a dia, por exemplo, podem ser registradas dentro de um software de CRM (Customer Relationship Management), Gestão do Relacionamento com o Cliente em português. 

O sistema reúne em um único lugar todos os dados, informações e interações realizadas com os clientes. O CRM serve como uma ferramenta de gestão de tarefas para equipes de vendas organizarem as ações realizadas com os clientes. 

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Além disso, todos que participam do processo têm acesso aos dados para saberem o que o cliente precisa, quais as suas dúvidas e onde a equipe avançou ou não.

Leia também: 5 dicas para otimizar tarefas e vender mais

Como fazer uma boa gestão de tarefas?

O primeiro passo para fazer a gestão de tarefas é saber quais as metas e os objetivos da empresa e, a partir de então, transformá-los em ações práticas que vão ajudar a alcançá-los. Em outras palavras, defina as tarefas uma a uma e, se for preciso, as subtarefas também.

O gerenciamento das tarefas vem logo em seguida e pode ser iniciado com uma simples lista. Então, você deve categorizá-las de acordo com:

• nível de urgência;
• tarefas individuais ou em equipe;
• prazo para finalização das tarefas.

Sobre a urgência, a matriz de Eisenhower é uma ótima opção para definir as prioridades. Estabelecer datas limites para as tarefas é ideal também, pois sem prazos, podem acabar sendo deixadas de lado e não gerando o resultado esperado.

Além disso, tarefas muito longas podem ser divididas em subtarefas com prazos menores. Isso facilita o controle do andamento de cada etapa, deixa o processo mais claro e satisfatório pela sua conclusão.

Em seguida, as tarefas precisam ser organizadas e distribuídas para cada integrante da equipe. Separe as obrigações de forma justa para que os profissionais tenham tempo necessário e capacidade para realizá-las.

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Antes de colocar o plano em prática, não esqueça de comunicar ao time sobre como tudo deve funcionar. Uma equipe de sucesso entende bem a gestão de tarefas da empresa e trabalha de acordo com ela.

O acompanhamento é outro passo importante no qual o gestor deve monitorar e auxiliar seus funcionários a realizarem suas funções. É sempre necessário evitar que os profissionais fiquem sobrecarregados ou ociosos. O equilíbrio é a palavra-chave para a eficiência!

Para finalizar, escolha uma ferramenta de gestão de tarefas. 

Era comum gestores utilizarem diversos documentos e planilhas como gerenciadores de tarefas para equipes. Felizmente, hoje existem sistemas que tornam os processos mais práticos, integram todos os profissionais envolvidos, tarefas e diferentes projetos.

Mas qual a melhor ferramenta de gestão? Asana? Trello? Veja a seguir 10 opções de softwares e aplicativos de gerenciamento de tarefas grátis e pagos!

Ferramenta de gestão de tarefas: 10 exemplos

1. Zendesk Sell

O Zendesk Sell é uma ferramenta de gestão de tarefas desenvolvida para ajudar as equipes de vendas a aumentar a produtividade, tomar decisões com base em dados e proporcionar melhores experiências para o cliente.

Trata-se de um CRM de vendas com diversos recursos para organizar a rotina do time de vendas. Permite fazer chamadas, enviar e-mails e programar reuniões, além de simplificar o gerenciamento de contas com o rastreamento automático de todas as atividades.

O executor ou gerenciador de tarefas, por exemplo, é uma funcionalidade projetada para agilizar e facilitar a conclusão de cada ação relacionada às oportunidades de vendas. 

Quando o executor de tarefas está ativo, ele apresenta uma barra de progresso para acompanhamento, informações importantes (como prazos) e opções para ignorar, reagendar ou marcar a tarefa como concluída. 

O Zendesk Sell oferece uma visibilidade total do pipeline para que você possa planejar, monitorar, gerenciar e analisar o processo de vendas junto às tarefas de cada equipe e profissional.

Recursos do Zendesk Sell:

• gerenciador de tarefas para equipes;
• CRM de vendas completo;
• inteligência de e-mails de vendas;
• visualização do pipeline de vendas em tempo real;
• análise e relatório de atividades;
• integrações e APIs com outros softwares.

O Zendesk Sell oferece uma demonstração gratuita com vídeos e uma tour para que possa conhecer o software e vê-lo em ação 

2. Asana – Ferramenta de Gestão

Asana é uma ferramenta de gestão de tarefas bastante reconhecida no mercado. Ela oferece diferentes interfaces para gerenciar tarefas e projetos, com destaque para o seu modo “portfólio”. Um painel de controle que mostra todos os projetos em andamento, status, progresso alcançado (em %), datas e o grau de prioridade.

Com o software do Asana, é possível criar e gerenciar tarefas de forma individual ou para equipes, colocá-las em projetos e acompanhá-las em diversos dispositivos. 

Classifique as tarefas de acordo com a urgência, compartilhe arquivos para cada atividade, escreva a definição do que precisa ser feito e atribua cada tarefa ao seu responsável em um só lugar.

Aliás, para facilitar a comunicação, o Asana é uma ferramenta de gestão que ainda conta com um chat prático que pode servir para tirar dúvidas ou solicitar mudanças no planejamento.

Recursos do Asana:

• visualização de projetos por quadros, listas, cronogramas e calendário;
• criação de tarefas e pontos-chave de um projeto;
• agrupamento de tarefas em seções;
• campos personalizados;
• formulários de fácil preenchimento;
• sincronização de tarefas entre projetos;
• modelos prontos e personalizados.

3. Trello

Quando falamos de aplicativos de gerenciamento de tarefas, é difícil não se lembrar das ferramentas do Trello como uma das principais opções do mercado. Sendo simples, fácil e flexível, permite criar quadros, listas e cartões divididos por temas, projetos ou outros critérios que desejar.

As ferramentas do Trello se destacam com templates prontos para tarefas de marketing, gestão de projetos, design, recursos humanos, equipes remotas, vendas, startups, equipes de suporte e muito mais.

Pode-se adicionar arquivos e imagens nas tarefas, estipular datas de entrega, fazer comentários e também definir prioridades pela cor das etiquetas. A automatização de tarefas repetitivas é outro bônus. 

O Trello também tem a possibilidade de se integrar com uma enorme gama de aplicativos, desde os produtos do Google (Meet, Gmail e Drive), Slack, Dropbox e plataformas de CRM de vendas.

Recursos da ferramenta Trello:

• gestão de tarefas em quadros, listas e cartões;
• simples uso da metodologia Kanban;
• automação de tarefas sem código;
• envio de lembretes;
• integrações e power-ups.

4. Basecamp

O diferencial da plataforma de gestão de tarefas Basecamp é a criação de uma linha do tempo de cada trabalho que deve ser executado. 

A ferramenta conta com lista de tarefas, chat em grupo, agendamentos e quadro de mensagens. Todos seus recursos ajudam no processo de planejar projetos, atualizando status de tarefas e compartilhamento de arquivos.

O foco do Basecamp é o trabalho remoto, incluindo “check-ins” automáticos para auxiliar no gerenciamento de equipes remotas. 

Recursos do Basecamp:

• quadro de mensagens para ideias, atualizações e feedbacks;
• listas de tarefas com atribuição e prazos;
• cronograma e agenda compartilhada;
• compartilhamento de documentos, arquivos, imagens e planilhas;
• conversas em grupo para acompanhamento das tarefas em tempo real.

5. Evernote

Uma das ferramentas de gestão de tarefas que mais ganhou notoriedade ao longo dos anos foi o Evernote. É uma alternativa simples e eficiente para organizar atividades do trabalho e da vida pessoal também. 

O aplicativo funciona de forma bem simples para fazer anotações, anexar imagens, links e outros elementos importantes para organizar o seu planejamento diário.

Aliás, ainda permite que você digitalize documentos e salve páginas e endereços da internet que possam interessar. Dessa forma, você não perde artigos que podem ser importantes para complementar um trabalho ou projeto.

Recursos do Evernote:

• sincronização e organização de notas e tarefas;
• web clipper para salvar páginas online.
• calendário integrado ao Google Agenda;
• modelos prontos para utilizar rapidamente;
• digitalização de documentos importantes para salvar
• pesquisa flexíveis para encontrar o que for preciso.

6. Microsoft OneNote

O ponto forte do Microsoft OneNote é o fato de ser da Microsoft, logo, integra muito bem outros produtos e serviços da empresa.

A ferramenta de gestão de tarefas permite organizar atividades em blocos e destacar as que devem ser priorizadas pela equipe. Tais blocos são personalizáveis com a adição de arquivos de mídia (imagens, áudios, vídeos etc).

O Microsoft OneNote pode ser considerado um software de gerenciamento de tarefas em equipe “grátis” caso a empresa já possua o Office original. É possível acessá-la no site utilizando a própria conta de e-mail da Microsoft (Outlook ou Hotmail). 

Recursos do Microsoft OneNote:

• gestão básica de tarefas;
• criação de blocos de anotações e seções;
• compartilhamento de conteúdos, artigos, imagens, vídeos e arquivos;
• captura de ideias com notas autoadesivas;
• pesquisa de anotações e arquivos por palavras-chave;
• gravação de anotações em áudio e desenhos.

7. Studio by Rock Content

O Studio by Rock Content é uma plataforma robusta com workflows (fluxos de trabalho) que podem ser customizados de acordo com a necessidade de cada empresa. Seu recurso de gestão de tarefas auxilia nos projetos e campanhas ao simplificar ações, incentivar a colaboração e fornecer relatórios precisos. 

Há todo um sistema de controle de jobs com vários tipos de visualização, como lista e quadros, que podem ser usados para controlar as atividades de equipes internas ou externas conforme as demandas do negócio e o andamento das tarefas.

Recursos do Studio by RockContent:

• gerenciamento seus projetos simples ou complexos;
• integração e colaboração entre várias equipes;
• atribuição de tarefas para membros ou setores;
• relatórios inteligentes e intuitivos;
• controle dos negócios e do orçamento.

8. Bitrix24

O Bitrix24 integra muitas ferramentas de gerenciamento de negócios para aumentar a eficiência de cada funcionário e de toda a equipe, inclusive com suas excelentes opções para colaboração de tarefas.

O módulo de gerenciamento de projetos é extenso, incluindo controle de tarefas, subtarefas, monitoramento de tempo, modelos prontos de gestão, notificações, gráficos de Gantt e Kanban, além da integração com outras plataformas.

O Bitrix24 tem como finalidade aperfeiçoar a produtividade, o fluxo de trabalho e os projetos, deixando todo o resto no piloto automático. A automação de processos traz vantagens, como a otimização de tempo e a diminuição das chances de erros.

O gerenciamento de tarefas de equipes é grátis no Bitrix24 na versão para até 12 usuários, enquanto a paga libera para mais usuários e tem mais funções.

Recursos do Bitrix24:

• gerenciamento do fluxo de trabalho;
• ferramenta para o gráfico de Gantt;
• painel Kanban;
• armazenagem e compartilhamento de arquivos;
• gestão de tempo e calendários;
• automação das tarefas recorrentes;
• listas de tarefas e interdependências;
• colaboração em tempo real;
• aplicativo móvel;
• integração com CRM.

9. Tasksboard

O Tasksboard é um aplicativo de gerenciamento de tarefas para desktop do Google Tasks. Com ele, você organiza suas listas de atividades, podendo deixar fixo na tela para que se sobressaia acima do trabalho que você está fazendo.

É uma ótima ferramenta individual, mas que também pode ser compartilhada com sua equipe por meio de um link. Por ser um produto do Google, tem integração com Sheets, Gmail e Drive.

Suas tarefas ainda podem ser sincronizadas com todos os dispositivos, além do Google Tasks (web e mobile) e calendário.

Recursos do Tasksboard:

• organização e prioridade de tarefas;
• integração com o Google Workspace;
• sincronização com todos os dispositivos;
• layout personalizável;
• colaboração para equipes.

10. Todoist

Já o Todoist é uma ferramenta de gestão de tarefas incrível para acompanhar o progresso dos projetos ao longo do tempo. Oferece recursos úteis de gerenciamento de tarefas pessoais e para equipes inteiras com a versão Business.

Esse aplicativo de gerenciamento de tarefas é muito utilizado para criar notas rápidas, o que auxilia na produtividade e avanço de tarefas. Essa funcionalidade pode ser usada junto de rótulos, tags e temas de cores diferentes que ajudam na organização de acordo com as prioridades.

Recursos do Todoist:

• gestão de tarefas e documentos;
• acompanhamento de progresso;
• sincronização em tempo real;
• histórico de atividades;
• visualizador de produtividade;
• backups automáticos;
• lembretes e notificações.

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Por que usar aplicativos de gerenciamento de tarefas?

A tecnologia das ferramentas de gestão de tarefas tornam o trabalho muito mais eficiente e prático. São muitos benefícios que ajudam você e sua equipe a não sofrer mais para organizar o trabalho.

1. Funcionalidades e praticidades

Um dos pontos fortes dos gerenciadores de tarefas é a quantidade de recursos que oferecem. Muito além da organização e priorização de tarefas, esses sistemas possuem funções diferentes que podem ser úteis na gestão como um todo, como:

• planejamento de projetos;
• programação de atividades;
• gerenciamento de tempo;
• alocação de recursos;
• comunicação entre colaboradores;
• armazenamento de arquivos e documentos.

2. Tarefas em um só lugar

O gerenciador de tarefas para equipes integra todas as atividades em um único local, sem a necessidade de várias contas e senhas. É ideal para acabar com o risco de ter informações excluídas, perdidas ou duplicadas, que poderiam atrapalhar o trabalho da equipe.

3. Mais trabalho em equipe

Ter todas as informações no mesmo lugar pode servir de incentivo para sua equipe, pois veem a contribuição de seus colegas em determinadas atividades. 

Quando os resultados são positivos, isso estimula outras pessoas a trabalharem de forma semelhante para aumentar a produtividade no trabalho.

Sobretudo, uma ferramenta de gestão de tarefas também auxilia no engajamento da equipe e na autogestão como parte da cultura da empresa.

4. Melhor acompanhamento das equipes

Com todas as informações juntas, fica mais fácil monitorar a equipe e o progresso de cada um. É possível registrar e acompanhar o tempo que cada funcionário gasta com uma tarefa, o que permite um maior controle de compromissos e a possibilidade de realocar responsabilidades.

Leia também: o que é matriz de responsabilidade e por que usar em seus projetos?

5. Acesso em qualquer horário e onde você estiver

Você não precisa estar em seu escritório para acompanhar o trabalho da equipe. As melhores ferramentas de gestão de tarefas só precisam que você tenha um dispositivo com conexão com a internet para entrar no sistema em qualquer lugar que esteja.

Ou seja, também facilita a gestão de equipes remotas. Pela plataforma ou aplicativo, você consegue verificar as tarefas, próximos compromissos, atualizações da equipe etc.

Qual a melhor ferramenta para gestão de tarefas?

• Zendesk Sell;
• Asana;
• Trello;
• Basecamp;
• Evernote;
• Microsoft OneNote;
• Studio By Rock Content;
• Bitrix24;
• Tasksboard;
• Todoist.

As ferramentas de gestão de tarefas são essenciais para ajudar na rotina de sua equipe. Entre tantas alternativas, escolher o melhor aplicativo por si só pode ser uma tarefa que exige tempo e análise conforme as necessidades da equipe ou da empresa.

Por isso, a sugestão que fica é testar as principais opções e seus recursos. O Zendesk Sell oferece um aplicativo de gerenciamento de tarefas e equipes com excelentes funcionalidades para aumentar a produtividade ao mesmo tempo que a receita do seu negócio.

Aproveite para fazer uma avaliação gratuita hoje mesmo e ver como um gerenciador de tarefas para equipes faz toda a diferença em seus projetos!