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10 dicas para melhorar seu fluxo de trabalho
Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM
Última atualização em 22 julho 2022
Todos nós sabemos que organizar o fluxo de trabalho da empresa é algo importante. Mas, o que nem sempre enxergamos são as oportunidades que surgem ao melhorar esse fluxo e aumentar ainda mais a produtividade no trabalho.
De tempos em tempos, é importante que voltemos nossos olhos para os processos de nossa empresa, para buscar novas formas de trabalho mais eficientes. Rever antigos processos, otimizar, e implementar novas ações e novas tecnologias disponíveis.
Com isso em mente, resolvemos fazer deste artigo um guia completo com tudo aquilo que você vai precisar para guiar a sua empresa em direção a máxima eficiência.
E para isso, dividimos nosso conteúdo com os seguintes tópicos, da seguinte forma:
O que é fluxo de trabalho
Como criar fluxo de trabalho
Fluxo de trabalho e workflow
10 dicas para melhorar a produtividade no trabalho
3 exemplos de ferramentas de fluxo de trabalho
Impactos positivos de um bom fluxo de trabalho
Você verá que organizar o fluxo de trabalho de sua empresa não é algo tão difícil ou distante assim. Mesmo naquelas tarefas que dependem de várias pessoas para serem concluídas.
Segue com a gente para acompanhar tudo o que sua empresa precisa para ter o melhor fluxo de trabalho.
O que é fluxo de trabalho?
Vamos começar pela pergunta básica deste artigo: o que é fluxo de trabalho?
Fluxo de trabalho é o termo que usamos para designar um conjunto de tarefas e ações que acontecem em toda sua empresa. Tudo aquilo que faz parte do trabalho da sua empresa pode ser representado no fluxo de trabalho. Desde os primeiros momentos de um trabalho até o fim dele.
Você já deve ter ouvido a respeito do sucesso do fluxo de trabalho usado pelo McDonald ‘s ainda na década de 40. A estratégia revolucionou a indústria alimentícia na época, e foi um dos principais pilares para que a empresa crescesse e se tornasse, hoje, uma das maiores redes de fast food do mundo.
O McDonald ‘s criou uma rotina de trabalho que buscava a maior eficiência possível nos processos envolvidos na produção de seus produtos. Desde o atendimento, passando pela produção, até a entrega do produto. Tudo padronizado e ensaiado para que tudo saísse de maneira rápida, eficiente e dentro dos controles de qualidade definidos.
A cozinha era dividida em regiões onde cada parte do processo era otimizado de forma a conseguir a máxima velocidade e eficiência no preparo dos produtos. Tudo pensado, planejado, e depois ensinado aos colaboradores.
Este é só um exemplo que mostra como não importa o tipo de empresa que você tem, você sempre pode melhorar a eficiência, criando um bom fluxo de trabalho.
Não pense também que o fluxo de trabalho funcione apenas para empresas com trabalhos mais “manuais”, pois ele serve muito bem para melhorar os processos dentro do ambiente virtual.
Para estas empresas, que lidam com trabalhos principalmente feitos em computadores, ferramentas específicas podem ajudar no fluxo e eficiência do trabalho.
Um estudo realizado pela McKinsey Global Institute mostrou que cerca de 50% das atividades executadas pelos funcionários podem ser automatizadas por alguma tecnologia já existente. Portanto, não só você precisa estar atento às rotinas de trabalho de sua empresa, como deve rever rotineiramente os processos, de forma a garantir a maior eficiência.
Como criar fluxo de trabalho?
Agora que você viu o que é fluxo de trabalho, vamos entender como criar o seu. Para isso, é imprescindível que você conheça bem as necessidades básicas que este processo exige.
O primeiro passo de como criar fluxo de trabalho é detalhar tudo o que é preciso acontecer, em cada momento de um determinado processo. Do início ao fim.
Esse detalhamento precisa ser bem preciso, com cada ação, pessoas envolvidas e o tempo gasto em cada uma destas ações.
É importante que as pessoas envolvidas entendam o processo, para que ele seja mantido sem que nenhuma etapa seja modificada. Entender os motivos por trás do fluxo de trabalho faz com que as pessoas o aceitem melhor.
Fluxo de trabalho e workflow
Workflow nada mais é do que a terminologia em inglês para fluxo de trabalho. Portanto, sempre que você ver workflow, pode relacionar ao mesmo assunto que estamos tratando aqui.
Apesar de algumas pessoas ou empresas preferirem o uso de uma ou outra, não há qualquer diferença entre elas.
10 dicas para melhorar a produtividade no trabalho
Vamos então, a nossas dicas para melhorar a produtividade no trabalho. Melhorando o seu fluxo de trabalho e trazendo a eficiência que sua empresa precisa para se destacar no mercado.
Selecionamos as seguintes dicas de workflow para melhorar a eficiência em sua empresa:
Engajamento de toda a equipe
Documente seu fluxo de trabalho e tenha atenção aos detalhes
Margem para erros
Cuidados com a “burocracia”
Treine bem os seus colaboradores
Colaboradores não são máquinas
Revise seus processos regularmente
Não se prenda a um processo que não funciona mais
Faça uso de ferramentas de fluxo de trabalho
Faça uma revisão geral em busca de oportunidades
Seguimos então, com as principais dicas que você pode precisar para manter um bom funcionamento do workflow em sua empresa.
1. Engajamento de toda a equipe
Antes de começar a implementar um fluxo de trabalho em uma empresa, é preciso demonstrar para sua equipe a sua importância.
Apenas com uma equipe engajada você conseguirá implementar seu workflow. Uma ótima forma de conseguir isso, é envolvendo sua equipe na criação do fluxo de trabalho.
Ouça cada um de seus colaboradores, e de acordo com as funções de cada um, discuta as melhorias que podem ser implementadas para maior eficiência daquele processo.
2. Documente seu fluxo de trabalho e tenha atenção aos detalhes
Em cada área de sua empresa, em cada colaborador, você irá encontrar diferentes processos acontecendo e seus responsáveis.
Muitas vezes, detalhes podem passar despercebidos, e funções podem ficar confusas, quando processos passam pela mão de várias pessoas.
Para evitar confusões, documente o passo a passo de cada processo que existe em sua empresa. Quais são as funções e responsabilidades de cada um. Dessa forma você terá mais facilidade, também, em monitorar seus indicadores de produtividade.
Durante a criação de um novo workflow, estimule sua equipe a procurar por detalhes que possam ter sido esquecidos. Se você está atualizando um fluxo de trabalho antigo, fique atento aos novos problemas que ele pode trazer.
3. Margem para erros
É importante que o workflow de sua empresa dê margem para erros e problemas que possam acontecer em qualquer que sejam seus processos.
Fazendo com que os erros possam ser previstos e deixando sua equipe preparada para os momentos em que eles acontecerem.
Erros acontecem, e tudo o que você precisa é buscar maneiras de estar preparado para eles.
Ao criar um fluxo de trabalho, adicione também essa variável. Marque o que deve ser feito e quem deve fazer. Lembrando, é claro, de sempre ter tudo isso documentado para que cada colaborador tenha ciência do que fazer.
4. Cuidados com a “burocracia”
Ao mesmo tempo que tudo isso pode ser muito burocrático no início, todo este processo busca justamente o contrário. O seu objetivo é agilizar e deixar tudo mais eficiente.
Caso a criação de um fluxo de trabalho esteja deixando as coisas mais lentas em sua empresa, é hora de rever quais são os problemas. E para isso, algumas perguntas podem te ajudar a solucionar:
Será que sua equipe “acredita” no workflow criado?
A criação do workflow levou em consideração a opinião das pessoas envolvidas nele?
Existe algo que não está sendo considerado ali?
As pessoas foram bem treinadas, e entenderam suas tarefas?
5. Treine bem os seus colaboradores
O treinamento é parte primordial para o sucesso de um bom workflow.
Durante o treinamento, você e seus colaboradores poderão ver na prática o funcionamento dos processos criados e inclusive testar tudo aquilo que funciona, na prática. Além, é claro, daquilo que precisa ser repensado.
6. Colaboradores não são máquinas
É claro que não são, mas, muitas vezes esquecemos disso ao esperar que eles consigam repetir cegamente os mesmos processos, diversas vezes, por horas, sem parar.
Leve em consideração que alguns fluxos de trabalho podem ter funções muito repetitivas e trazer cansaço mais rapidamente que outros. Procure alternar algumas dessas funções, ou mesmo permitir pequenos momentos de pausa.
Pode parecer que você está perdendo tempo, mas muitos erros acontecem em momentos assim, onde seu colaborador já está “no automático” ou exausto. O que pode acabar trazendo atrasos ainda maiores.
7. Revise seus processos regularmente
Esteja sempre aberto a mudanças em seus processos. Tudo muda muito rapidamente, e alguns processos que funcionavam bem anteriormente, podem não fazer sentido mais.
Escolha um período para você revisitar o workflow de sua empresa. Talvez de 6 em 6 meses, de ano em ano. Cada caso é um caso.
Acompanhe seus indicadores de produtividade e veja o que melhor funciona para você.
8. Não se prenda a um processo que não funciona mais
Como anteriormente, não fique se prendendo ao passado. Se um processo não está mais funcionando como o esperado, procure logo uma nova solução.
Ouça sua equipe e discuta novas opções. Algumas vezes você precisará rever muito mais que apenas um processo. Considere reservar atenção especial nestes casos.
9. Faça uso de ferramentas de fluxo de trabalho
O uso de ferramentas de fluxo de trabalho são uma ótima saída para agilizar os processos em sua empresa. Principalmente para empresas que se utilizam mais de computadores e tecnologias.
Atualmente existem diversas ferramentas, que auxiliam todo tipo de trabalho, fazendo com que você tenha inúmeras formas de otimizar o workflow de sua empresa.
Desde ferramentas para comunicação, organização de tarefas, estoque, e muito mais como iremos te mostrar mais adiante neste artigo.
10. Faça uma revisão geral em busca de oportunidades
Sempre, depois da criação de fluxos de trabalho dentro de sua empresa, ou mesmo depois de atualizá-los, faça uma revisão geral.
Muitas oportunidades podem surgir ao observar todos os processos de sua empresa como um todo.
Ao visualizar tudo de uma maneira geral, você terá a oportunidade de encontrar soluções que dificilmente poderiam ser vistas de outra forma.
3 exemplos de ferramentas de fluxo de trabalho
Existem diversas ferramentas de fluxo de trabalho que podem auxiliar os processos de sua empresa. Com elas você terá inclusive mais facilidade para acompanhar os seus indicadores de produtividade.
Separamos abaixo algumas ótimas opções que podem te ajudar.
1. Ferramenta de atendimento ao cliente Zendesk
A Zendesk possui uma solução completa para ajudar no atendimento ao cliente da maneira mais eficiente possível.
Sua ferramenta busca organizar tudo o que uma empresa precisa no que diz respeito ao atendimento, com recursos como:
- Interação em diversos canais de atendimentos diferentes, como: chat em tempo real, mensagens, voz ou email.
Automação com bots e IA para auxiliar nos atendimentos ao cliente.
Integração com diversos outros sistemas para que sua empresa consiga resolver tudo dentro da própria plataforma.
A solução da Zendesk tem planos para pequenas e grandes empresas, de acordo com as necessidades de cada uma.
2. Ferramenta de organização de tarefas Trello
O Trello é um famoso organizador de projetos e tarefas. Ele possui versão gratuita bem robusta e ajuda muito na organização de equipes de trabalho.
Sua interface é bem clean e você consegue organizar tudo bem facilmente simplesmente editando e arrastando cards.
É uma solução que ganha pela praticidade e custo.
3. Ferramenta de comunicação interna Slack
A comunicação interna de uma empresa pode ser um grande fator de atraso nos processos. Para diminuir problemas de comunicação e ajudar no workflow de sua empresa, o Slack é uma ótima opção.
Além da comunicação escrita você ainda pode se comunicar com voz, vídeo, compartilhar arquivos e muito mais.
Impactos positivos de um bom fluxo de trabalho
Como você pode perceber, um bom fluxo de trabalho, com ferramentas ou mesmo uma boa organização, é primordial para sua empresa ser mais eficiente.
Os impactos positivos podem ser percebidos em diversos pontos, como no aumento da produtividade, na maior satisfação dos colaboradores e até mesmo na economia de recursos.
Iniciar pela primeira vez um fluxo de trabalho pode ser trabalhoso e desafiador, mas como tudo o que vale a pena, o início é assim mesmo. Depois é hora de colher os frutos do esforço inicial.
Como dissemos acima, o uso de ferramentas torna tudo isso mais eficiente, por isso conheça as opções da Zendesk, que oferece soluções voltadas à gestão de vendas e atendimento da sua empresa, por meio de softwares que permitem, entre outras coisas, a coleta e análise de indicadores diversos.
Entre em contato com a Zendesk para conhecer o sistema de CRM para equipe de vendas e o software de atendimento ao cliente. Faça um teste gratuito das nossas soluções que vão contribuir para a sua gestão de fluxo de trabalho e descubra o que podemos fazer para te ajudar a melhorar o desempenho da sua empresa.
