4 dicas para montar seu fluxograma de processos de compras

Imagine a seguinte situação: o setor de compras da sua empresa vive em estado de alerta, com outras áreas fazendo dezenas de solicitações diariamente, por vários meios como telefone, e-mail, whatsapp, pessoalmente, etc. Como organizar todos esses pedidos e ainda ter catalogado o que entra e o que sai?

Temos então o principal motivo para se elaborar um fluxograma de processos de compra em sua empresa, controlar a aquisição de materiais e insumos internos e externos, além de ter o registro de todas as saídas do setor. Afinal, os gastos gerados com esse “estoque” acontecem para depois serem convertidos em faturamento para a organização.

Com algumas figuras geométricas e linhas simples, você consegue visualizar de maneira organizada e fluida ideias e ações considerados complexos dentro da empresa. Esse tipo de ferramenta pode aumentar consideravelmente a produtividade da empresa, já que todos os processos ficam bem distribuídos e claros para todos os setores.

Fácil, não é mesmo? No artigo de hoje vamos te mostrar  como fazer um fluxograma de compras, explicar qual é a sua importância para a empresa e dar alguns exemplos de fluxograma de compras que podem funcionar para você.

O que é um fluxograma?

Segundo a Neurolinguística, existem três formas de se assimilar alguma informação: visual, auditiva e cinestésica e cada indivíduo possui um método diferente que melhor se aplica à sua maneira de assimilar as coisas. Mas, não seria incrível se tivesse uma forma de unir os três métodos de uma vez para otimizar e ampliar o seu aprendizado? Pois existe.

É basicamente isso que um fluxograma faz, une o visual, o auditivo e o cinestésico em uma única forma de se trabalhar e faz com que um processo que teria várias etapas de compreensão, seja otimizado em apenas uma ferramenta visual. Com ele você poderá visualizar o início, todas as etapas, quais departamentos estão envolvidos e o seu final.

Sua estrutura é composta por figuras geométricas e linhas que simbolizam quais são os processos que deverão acontecer, os recursos envolvidos, quais são os setores responsáveis, além das direções que devem ser seguidas para que o resultado almejado seja atingido. 

Acho que já deu para entender um pouco sobre a importância dessa ferramenta, certo? Ela pode melhorar todos os processos que acontecem dentro da empresa. Sabemos que o planejamento é a chave para uma organização de sucesso. Vamos entender mais um pouco sobre sua importância e benefícios.

E qual é a importância de um fluxograma?

Os fluxogramas são ferramentas importantes para auxiliar na padronização de operações dentro da empresa, já que eles permitem o entendimento pleno de um panorama empresarial, facilitando a execução de tarefas diárias, além do acompanhamento dessas atividades.

Dessa maneira, os processos organizacionais ficam mais claros e transparentes, além de designar o momento que eles precisarão acontecer e por quem devem ser realizados, ou seja, melhoram o fluxo de trabalho e das atividades que serão realizadas, além de padronizar operações.

Vantagens de um fluxograma de processos de compra

O fato é, empresas otimizam e organizam seus processos, definitivamente tem grande vantagem competitiva em relação a seus concorrentes. De acordo com um artigo publicado em 2013 pela Revista Gestão Industrial do Paraná, a competição entre empresas não se baseia apenas em unidades de negócio isolados, mas também nas cadeias de suprimentos.

Falamos sobre a importância de se ter essa ferramenta para auxiliar no mapeamento dos processos de compra, agora mostraremos algumas vantagens que ela poderá trazer a curto, médio e longo prazo para a sua empresa como um todo.

• Agilidade;

• Redução de custos;

• Aprendizado devidamente documentado;

• Transparência;

• Rastreabilidade;

• Poder de barganha maximizado;

• Definição de responsáveis e de responsabilidades;

• Aumento do faturamento anual.

Esse último tópico foi comprovado pela pesquisa divulgada pela Revista Exame em 2016 que afirmava que as empresas que possuem gestão eficiente da entrada e saída dos seus suprimentos, com o auxílio de fluxogramas, tendem a economizar algo em torno de 10% em seu faturamento anual.

Impactos da falta de gestão e mapeamento de processos

A compra e liberação dos insumos que vão compor todos os processos da empresa devem acontecer conforme as necessidades fixas e eventuais. O mal gerenciamento desta cadeia de suprimentos, pode prejudicar todos os setores da organização. A Apple, por exemplo, já perdeu cerca de US$6 bilhões em receita por conta de uma crise de gestão nesse setor.

Veja os 5 tipos de impactos que a falha em alguma etapa do processo de compras pode causar.

Perda de vantagem competitiva

O fato é, a competitividade entre empresas já não se limita mais aos benefícios do produto/ serviço final que chegará ao cliente, a cadeia de suprimentos é um dos fatores que mais agregam valor às organizações. A instituição que tiver um grande estoque de suprimentos, com certeza sai na frente de seus concorrentes quando o assunto é produtividade.

A pandemia é um bom exemplo de ocasião em que ter uma boa cadeia de suprimentos se faz quase que indispensável. Durante um período como esse, a escassez de fornecedores é absurda, e muitas empresas passaram a operar com o que já tinham em estoque, as que se programaram para essa possibilidade saíram na frente.

Em contrapartida, as organizações que não tinham um mapeamento do seu processo de compra bem estruturado, acabaram tendo problemas em realizar entregas no prazo estipulado ao cliente, já que muitos fornecedores e fabricantes acabaram parando suas atividades.

Para entendermos esse desfalque no fornecimento de insumos, basta analisarmos a pesquisa realizada pela Associação Brasileira da Indústria Elétrica e Eletrônica em 2020, que apontou que 57% dos empreendimentos brasileiros enfrentaram problemas por conta das entregas de materiais advindos da China.

Ou seja, mesmo que pareça uma ferramenta simples e até obsoleta, ter um fluxograma de processos de compra bem estruturado facilita a sua gestão e traz soluções eficientes e inteligentes, que vão automatizar e agilizar processos.

Atraso nas entregas

Bem, falamos um pouco sobre esse impacto no tópico anterior, mas é sempre bom lembrarmos que um dos erros mais expressivos dentro de um empreendimento é falhar na entrega de um produto ou na execução de um serviço simplesmente por atrasos detectados no estoque. Os processos de compra estão diretamente ligados à organização de estoque!

Ainda falando sobre a pandemia, o Procon do estado de São Paulo registrou um aumento de mais de 100% nas reclamações de atraso nas entregas online só em 2020. E é claro que, a maioria dessas adversidades foi causada pela falta de planejamento de estoque por parte das indústrias.

Diminuição de receita

E chegamos a consequência que gera mais impacto na empresa devido à falta de planejamento na área de compras, a queda na receita. Quando esses atrasos ou entregas erradas acontecem com certa constância, isso pode acabar gerando insatisfação por parte dos clientes e, na maioria dos casos, o cancelamento dos pedidos.

Além dos prejuízos com as devoluções e a imagem da empresa que acaba ficando manchada, o não cumprimento de acordos de entrega traz prejuízos financeiros como multas e custos adicionais ligados à logística de entrega (frete, entrega, terceirizadas, etc.). 

A redução da produtividade

Dentro da rotina do dia a dia podemos sentir que a nossa produtividade não é a esperada, mesmo que tenhamos executado várias atividades ao longo do dia. Já teve essa impressão? Essa sensação é resultado de uma falta de organização no fluxo de trabalho, problema que pode comprometer não só o nosso dia, mas o da organização também.

Visualizando o fluxo de processos que sua empresa precisa ter, você consegue visualizar quais tarefas vão ser realizadas naquele período, quais são os setores responsáveis e quantas são desnecessárias, poupando o tempo da equipe que pode ser realocada para uma outra atividade.

Confusão nas funções

Outro problema que um fluxograma de processos de compra bem estruturado pode eliminar é a confusão de tarefas. Ou seja, a função que cada funcionário ou setor irá desempenhar dentro de um processo empresarial como um todo. Não ter essas tarefas predefinidas é um sinal alarmante de que o seu mapeamento de tarefas precisa ser feito, ou até, revisado.

Isso causa atrasos, ruídos na comunicação, falta de compromisso e direção dos colaboradores, entre várias outras consequências que podem ser totalmente prejudiciais para a sua rotina organizacional.

Exemplo de fluxograma de compras

Existem uma série de modelos de fluxograma de processos de compra que podem, e são, adaptáveis às necessidades da sua empresa. Alguns dos modelos mais comuns são:

• Fluxograma de Site;

• Fluxograma de Algorítmo;

• Fluxograma de Vendas;

• Fluxograma de Produção;;

• Fluxograma de Atendimento;

• Fluxograma de Arquitetura;

• Fluxograma Funcional;

• Fluxograma de Compras.

Esse último modelo é o que nos interessa. Depois de entendermos a teoria, vamos à prática de como fazer um fluxograma de compras. É bem simples e pode ser adaptado a vários tipos de projetos, equipes e empresas. Esse modelo que vamos mostrar é um dos mais utilizados. Composto por algumas formas geométricas como o retângulo e pelas linhas que ligam uma ação na outra. 

Vamos te explicar passo a passo como esse exemplo foi montado. Inicialmente, quatro raias foram divididas entre: solicitante, gestor, comprador e almoxarifado. Cada um desses retângulos está designando quais os setores da empresa participarão da execução desse projeto. Certo?

Seguindo a linha, temos agora o início do fluxograma de processos de compra, onde um solicitante pede que a reposição de algum insumo seja feita ao seu gestor. Que, por sua vez, analisa a necessidade desse pedido e pode reprová-lo ou não. Caso seja aprovado, é passado para o comprador que busca orçamentos e opções mais viáveis de compra.

É importante lembrar que todos os dados, desde solicitações de reposição, a orçamentos e formas de pagamento precisam ser consolidadas em relatórios a parte e enviados ao centro de custos da empresa. Além disso, o gerente precisa analisar todos os orçamentos antes de escolher o fornecedor, levando em consideração valor, custo benefício e quantidade.

O fluxograma de processos de compra segue com a inclusão do fornecedor à planilha, dados do pedido e logo depois surgem duas alternativas possíveis em casos de serviço ou produto. Quando for um serviço prestado o solicitante contacta o fornecedor que autoriza e valida.

Em casos de produtos, o almoxarifado recebe a ordem de compra, armazena o pedido e comprovante de recebimento desse produto e, quando ele chega, o envia para o setor responsável junto a uma cópia da nota fiscal.

Claro que, esse é apenas um exemplo de fluxograma que pode ser adaptado totalmente às suas necessidades. Ficando menor ou ainda maior do que ele já é, dependendo claro de qual é o tamanho da sua demanda naquele projeto. O importante é anotar cada etapa e seguir passo a passo para que o resultado final seja o esperado.

Não subestime o poder de um bom fluxograma de compras

Com o seu fluxograma pronto, agora chegou a hora de tirá-lo do papel. Esteja sempre atento e monitorando como está o andamento de cada etapa, é importante, mesmo que a sua parte no trabalho já tenha sido finalizada, você siga acompanhando e auxiliando no que for necessário, tirando dúvidas e, quem sabe, acrescentando etapas ao processo.

Revise, revise e revise! Essa atenção ao projeto,  mesmo depois de pronto, fará com que ele se aprimore cada vez mais e, caso precise de ajustes ou atualizações, você saiba a hora certa de agir e colocá-las em prática. Afinal, as mudanças fazem parte do dia a dia de uma corporação.