Gerenciamento de projetos: 5 dicas para um planejamento de sucesso

A consciência sobre o valor do gerenciamento de projetos vem crescendo nas empresas. Pesquisas mostram que 89% das organizações agora têm pelo menos um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) e 50% têm mais de um. 

E mais: 71% dos Project Managers entrevistados acreditam que o valor percebido de sua função está aumentando, acima dos 55% em 2019.

E a sua empresa, já investe em gerenciamento de projetos como ferramenta para simplificar e orientar a realização de tarefas? 

Ao longo deste artigo, falaremos sobre tendências e práticas que podem ajudar a implementar a gestão de projetos no seu negócio. 

A importância estratégica do gerenciamento de projetos

Muitas empresas, sobretudo aquelas cuja operação foi iniciada há mais tempo, dedicam mais esforços à operacionalização do que ao planejamento. 

Mais do que isso: quando planejam, não pensam sobre o acompanhamento da execução do ponto de vista estratégico — um dos objetivos do gerenciamento de projetos.

Porém, na verdade, elas não sabem o que estão perdendo. 

Estatísticas apontam que 77% dos projetos de alta performance usam softwares de gerenciamento de projetos. Além disso, 40% dos projetos geralmente ou sempre entregam 100% dos seus benefícios. 

Mas, afinal, quais os benefícios estratégicos do gerenciamento de projetos? Mais uma vez, os números podem nos dizer. 

Um relatório da Digital A.I. aponta que o top 3 benefícios do gerenciamento de projetos a partir de metodologias ágeis inclui: 

• habilidade para lidar com mudanças de prioridades (70%);
• visibilidade dos projetos (65%);
• alinhamento dos setores de negócios/TI (65%).

Como você acha que seria a performance do seu negócio com os benefícios acima mencionados? 

Antes de seguir em frente, dê o play no vídeo abaixo e veja como a metodologia do gerenciamento de projetos traz benefícios cujo impacto é sentido para além do ambiente de trabalho: 

Quais as fases do gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos conta com 5 fases: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.

A ideia é que o cumprimento de todas as etapas ajude a estabelecer ou criar um produto ou serviço de forma ordenada e consciente. Ou seja: todos os envolvidos em sua execução conhecem os esforços necessários para viabilizar, testar e avaliar aquilo que a empresa se dispõe a implementar.

O que define a fase de iniciação? 

Na fase de iniciação, avalia-se a viabilidade do projeto. Por isso, a equipe de gestão deve observar fatores internos e externos à empresa, os benefícios de sua implementação, as possíveis dificuldades encontradas e se é possível contorná-las, quais as entregas esperadas e as viáveis, e por aí vai. 

A consolidação dessas informações deve ajudar a compreender se a relação entre esforço empregado x resultado esperado é positiva e se vale a pena seguir com o projeto.

O que é a fase de planejamento? 

A etapa de planejamento cuida, com minúcia, de todos os fatores relacionados à execução do projeto. Este é o momento de responder a perguntas como: 

• qual a meta do projeto? 
• quais os KPIs usados? 
• qual o valor disponível para a sua execução? 
• quantos colaboradores vão compor a equipe? 
• quais os descritivos das tarefas-chave? 
• quais as metas de curto, médio e longo prazo?

Como se caracteriza a fase de execução? 

Na terceira fase do gerenciamento de projetos, a equipe coloca a mão na massa. Aqui, ocorrem as testagens, entrevistas, os sprints e prototipagens. 

Quais as tarefas da fase de monitoramento? 

O monitoramento do projeto ocorre em paralelo às demais fases, mas tem papel crucial no momento da execução. 

Isso porque ele assegura que todas as etapas sejam viabilizadas da forma esperada e que nenhum processo descumpra os prazos ou extrapole os limites orçamentários propostos no planejamento. 

O que é a fase de encerramento? 

Projeto realizado? É hora de encerrá-lo! Para tal, é recomendado um overview da execução, revisão final do cronograma, estruturação de relatórios e análises de indicadores. A fase de encerramento pode servir como base para o início de um novo projeto, otimizado a partir de gaps identificados anteriormente. 

Como determinar o ciclo de vida do projeto? 

Após a realização de todas as etapas acima descritas, é possível determinar o ciclo de vida do projeto, que ocorre desde a iniciação até o encerramento. 

Gerenciamento de projetos: 5 dicas para cumprir todas as etapas 

Agora que você já sabe o que é gerenciamento de projetos, como se dividem as etapas e quais os benefícios para a sua empresa, é hora das dicas de ouro. Para cada fase do planejamento, separamos um conselho valioso.

1. Dedique-se à análise de viabilidade

Muitas vezes, as etapas pré-execução são negligenciadas em razão da urgência na entrega ou mesmo da ansiedade de vislumbrar um resultado. 

Porém, quando falamos em gerenciamento de projetos, é preciso destacar a importância da fase 0, a análise de viabilidade.

Durante esse momento, são colocados em xeque elementos que podem indicar que um projeto não deve ser realizado. E isso pode acontecer por diversos fatores, tais como:

• indisponibilidade de tempo hábil;
• falta de recursos; 
• equipe desqualificada para executar os sprints;
• dificuldade de diagnóstico da situação atual do negócio;
• timing inadequado;
• etc.

Para evitar que o projeto se converta em um “elefante branco” (expressão usada para designar aquilo que não faz sentido ou não tem serventia), dedique tempo e esforços à etapa de pré-projeto. Analise variáveis e coloque todas em perspectiva antes de iniciar o planejamento.

2. Planeje colaborativamente

A segunda dica diz respeito à fase 2 do gerenciamento de projetos: o planejamento. Aqui, o segredo é envolver, desde o início, toda a equipe responsável pela execução das etapas. 

Além disso, e sempre que possível, é importante trazer para este momento de reflexão e organização, os impactados direta e indiretamente pela mudança. 

Se, por exemplo, você está encabeçando um projeto cujo objetivo é facilitar a gestão do pós-venda, expanda o momento de planejamento para ouvir opiniões e vivências de setores adjacentes. 

Em casos como este, toda a força de vendas pode contribuir com pontos de vista complementares.

3. Execução & cultura

Executar tarefas conforme o script e cumprir orientações previamente planejadas deve ser um dos pilares da cultura interna da empresa. Afinal, de nada adianta investir nas etapas teóricas se a prática for realizada de forma relapsa e sem comprometimento. 

Faça reuniões com as equipes, envolva-as no processo de gerenciamento e mostre que todos têm responsabilidade no cumprimento do cronograma, até aqueles que não foram designados como responsáveis pela etapa.

4. Gestão como dever coletivo

Assim como a execução deve ser parte da cultura organizacional, o monitoramento do cumprimento do cronograma também. 

Nesse sentido, é importante trabalhar o senso de dono (ou senso de pertencimento) dos times, mostrando que o sucesso de um projeto depende do desempenho prático de alguns, da colaboração direta ou indireta de outros e, ainda, do acompanhamento responsável de todos. 

Pensando nisso, ter uma planilha ou sistema compartilhado (e acessível) com todos os marcos do projeto ajuda a conscientizar e a despertar o sentido de monitoramento colaborativo na equipe.

5. Crie uma base de conhecimento

A etapa final do gerenciamento de projetos tem, como pilar, a análise de dados e resultados. Mas, para garantir que os insights obtidos não se percam ao longo do tempo, crie uma base de conhecimento para a empresa. 

Esta ferramenta transforma dados em informações que podem ser consultadas e utilizadas como base comparativa por toda a empresa. Dessa forma, ajudam a embasar decisões, evitar erros e a potencializar as chances de sucesso em diferentes setores.

Facilite sua gestão de projetos com a ajuda da tecnologia

Parece complicado incorporar nossas dicas ao seu gerenciamento de projetos na área comercial? E se dissermos que, com a ajuda da tecnologia, é possível integrar muitos desses passos? 

Com um software de CRM, por exemplo, toda a gestão do relacionamento com o cliente é feita em uma só plataforma. 

Ela facilita a gestão de tickets e jornadas em um pipeline interativo, armazena dados estratégicos sobre os históricos de compras e gera relatórios a partir das informações coletadas.

Além disso, facilita o trabalho colaborativo na medida em que disponibiliza, em diretórios comuns, informações que podem enriquecer o trabalho de agentes de venda e de setores parceiros.

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