Gerenciamento de tempo: como aumentar seu desempenho no trabalho?

Tempo é algo que sempre poderíamos usar mais, não é mesmo? No entanto, como ele é um recurso limitado, temos que fazer o melhor com o que temos. Uma forma de fazer isso é por meio do gerenciamento de tempo. Se feito corretamente, é possível aproveitar melhor os seus dias, fazendo-os render mais. 

Isso porque realizar uma gestão do tempo e produtividade fará com que você se concentre nas atividades que são realmente importantes e elimine aquelas outras que fazem você perder tempo e lhe distraem do que realmente importa. 

Dessa forma, neste artigo vamos abordar técnicas de gestão do tempo, para que você possa gerir melhor esse recurso tão valioso. Não é nenhum bicho de sete cabeças, como você verá ao decorrer desta leitura. Basta mudar alguns hábitos no seu dia a dia e você verá a diferença. 

Se você quer fazer mais no tempo que tem disponível, leia este artigo até o final. Nele, iremos abordar:

• O que é gerenciamento de tempo?
• Quais são os benefícios de gerenciar o tempo? 
• Como gerir melhor o tempo? 7 técnicas!

Boa leitura!

O que é gerenciamento de tempo?

O gerenciamento do tempo é o processo de organizar e planejar como dividir seu tempo entre diferentes atividades. Se você fizer corretamente, acabará trabalhando de forma mais inteligente e fácil, fazendo mais em menos tempo – mesmo quando o tempo é curto e as pressões são altas. Os maiores realizadores administram seu tempo excepcionalmente bem.

Quais são os benefícios de gerenciar o tempo?

Uma boa gestão do tempo permite que você alcance melhores resultados em um período de tempo mais curto, o que leva à mais liberdade de tempo, ajuda você a se concentrar melhor, permite que você seja mais produtivo, reduz o estresse e lhe dá mais tempo para passar com as pessoas que mais importam. 

Veremos, em mais detalhes, 7 benefícios de gerenciar o seu tempo:

1. Menos estresse

Gerenciar seu tempo reduz seu nível de estresse e aumenta sua confiança. Assumir o controle do seu tempo também reduz sua ansiedade causada pelo estresse. 

Além disso, gerenciar seu tempo evita sobrecargas e garante que você não se sinta cansado o tempo todo. Uma boa gestão do tempo permite que você seja mais produtivo com o tempo que tem, cumprindo prazos apertados e planejando mais eficientemente o seu tempo.

2. Melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Quando você passa longas horas no trabalho, corre o risco de esgotar-se e sentir-se cansado o tempo todo.

Um benefício essencial de uma boa gestão do tempo é que você entende o valor do tempo. E fica claro para você como pode alcançar seus objetivos em menos tempo no trabalho. Isso faz com que você tenha mais tempo para passar com a sua família e as pessoas que importam.

3. Mais liberdade de tempo

As técnicas de gestão do tempo garantem que você tenha liberdade de tempo para fazer as coisas que mais importam para você. Além disso, garantem que você concentre-se em suas maiores prioridades. A priorização, por sua vez, cria maior liberdade de tempo.

Pergunte a si mesmo o que você faria se pudesse ter mais cinco ou dez horas por semana. Anote as três coisas mais importantes e tenha em mente a diferença que fazer essas coisas faria em sua vida.

4. Maior foco

O gerenciamento eficaz do tempo aumenta seu foco e melhora sua produtividade. Maior foco permite capturar oportunidades melhores. Também permite que você gaste mais tempo nos projetos, objetivos e pessoas que são prioritários.

Nesse sentido, uma boa gestão do tempo não significa expandir sua lista de tarefas e trabalhar por mais tempo. A gestão do tempo significa trabalhar de forma mais inteligente – e não mais difícil.

5. Aumento de produtividade

Boas habilidades de gestão de tempo aumentam sua produtividade na medida em que ajudam você a fazer mais coisas. Quando você gerencia seu tempo, pode planejar seu dia e aumentar seu desempenho. Além de melhorar sua produtividade, o planejamento diário aumenta a eficácia do que é realizado. 

6. Menos procrastinação

A procrastinação acontece quando você não gerencia seu tempo e também quando não é claro e focado em seus objetivos. A má gestão do tempo causa distração e, portanto, procrastinação.

Construir habilidades eficazes para gerenciar o seu tempo garante que você não procrastine, na medida em que você se sente no controle de sua carga de trabalho.

7. Tarefas mais simples e fáceis de resolver

Habilidades eficazes de gestão de tempo tornam as coisas simples e fáceis de resolver. Isso porque quando você assume o controle do seu tempo, você fica mais confiante e capaz. 

Além disso, uma boa gestão do tempo garante que você tenha mais clareza sobre como usar seu tempo. Como resultado, você para de se sentir sobrecarregado, estressado e frustrado.

Como gerir melhor o tempo? 7 técnicas!

Para gerir melhor o seu tempo, confira essas sete técnicas de gestão do tempo que separamos para você:

1. Priorize suas tarefas

No seu dia a dia, algumas tarefas são mais importantes que outras. Por exemplo, uma tarefa pode ter um prazo mais curto do que o resto, ou pode ser o caso de você precisar terminar a tarefa A antes de poder concluir efetivamente a tarefa B.

O mesmo pode ser dito sobre alcançar seus objetivos de longo prazo, seja uma promoção ou investir mais tempo em um hobby.

Determinar quais são suas prioridades é o primeiro passo para uma eficaz gestão do tempo e produtividade. Seja você um funcionário ou um gerente de alto nível, você deve ter uma visão clara de suas principais prioridades. 

Um método eficaz para priorizar suas tarefas diárias é a Matriz de Eisenhower, que permite categorizar e separar suas atividades mais críticas daquelas que você pode delegar ou eliminar totalmente.

O método tem o nome de Dwight D. Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos, que governou entre 1953 e 1961 e foi amplamente reconhecido por sua eficiência e disciplina.

A Matriz de Eisenhower é um planejamento metódico, que divide as tarefas em quatro quadrantes de acordo com o seu grau de importância e urgência:

• Importante e urgente: deve ser executada imediatamente. Exemplos: crises e demandas com prazos curtos;
• Importante, porém não urgente: pode ser realizada em médio ou longo prazo. Exemplos: treinamentos, planejamento de projeto, desenvolvimento de processos; 
• Urgente, porém não importante: tarefas que podem ser delegadas. Exemplos: tarefas administrativas, reservas, pedidos; 
• Não urgente, não importante: atividades que podem esperar para serem feitas, ou mesmo eliminadas. Exemplos: telefonemas e e-mails não importantes, distrações. 

Leia também: Matriz de responsabilidade – o que é e por que usar em seus projetos?

2. Organize seu dia

Um objetivo nada mais é do que um desejo sem um plano sólido para apoiá-lo. E, sem uma organização diária adequada, melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo pode se tornar uma tarefa assustadora.

No entanto, se você organizar seu dia, priorizar suas tarefas e medir seu progresso, saberá exatamente onde está enquanto trabalha em direção a seus objetivos maiores.

Agora, existem várias maneiras eficazes de organizar o seu dia e obter resultados imediatos. Por exemplo, em termos de trabalho, você pode começar a escrever listas de tarefas diárias, levando em consideração quaisquer interrupções que possam surgir ou dedicando menos tempo para repetir tarefas.

3. Evite multitarefas

Embora muitas pessoas possam elogiar sua capacidade de lidar com várias tarefas ao mesmo tempo, existem muitas razões para acreditar que isso pode realmente atrapalhar suas habilidades de gerenciamento de tempo.

É o que apontou um estudo da Universidade da Califórnia. De acordo com a pesquisa, a multitarefa pode afetar negativamente sua capacidade de se concentrar em tarefas importantes e sua memória de trabalho (que é aquela que armazena e retém temporariamente a informação enquanto uma determinada tarefa está sendo realizada). 

Claro que isso não é nem um pouco bom para a sua gestão do tempo e organização do trabalho, não é?

Assim, é essencial aprender a dedicar toda a sua atenção à tarefa em mãos se quiser melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo. Sua produtividade só irá melhorar se você conseguir manter o foco e o esforço empregados para terminar suas tarefas.

Uma forma de fazer isso é quebrando tarefas complexas em tarefas simples para que seja possível a você iniciá-la e concluí-la antes de assumir uma nova tarefa. 

Por exemplo, suponhamos que você precise montar um site, que é uma tarefa complexa e, provavelmente, irá demorar um tempo até que você consiga concluí-la. Então, você deve quebrar essa tarefa em tarefas menores, como: contratar um programador, definir empresa de hospedagem e assim por diante. 

4. Evite distrações

Nossas rotinas diárias são definitivamente aceleradas e cheias de distrações. Na maioria das vezes, isso atrapalha especialmente nossa gestão de tempo home office. Isso porque se você está trabalhando em casa, pode ser difícil se concentrar no que você tem de fazer por estar exposto a mais distrações do que no escritório e, antes que perceba, terá perdido horas do seu dia.

Ótimas maneiras de evitar distrações incluem deixar o telefone de lado – de preferência em outro cômodo, se puder – ou desligar as notificações, ter um espaço de escritório mesmo se você estiver trabalhando em casa e pedir a familiares ou quem mora com você para não incomodá-lo com assuntos não relacionados ao trabalho, a menos que urgentes.

5. Aprenda a dizer não

Muitas pessoas assumem mais responsabilidades do que podem lidar para causar uma boa impressão e mostrar sua dedicação ao trabalho, ou porque simplesmente não conseguem dizer não. No entanto, uma quantidade sobrecarregada de tarefas pode prejudicar sua eficiência e capacidade de pensamento no trabalho.

Definir um limite de quanta carga de trabalho você está disposto a aceitar pode ajudá-lo a gerenciar seu tempo e se concentrar nas tarefas mais importantes. Por sua vez, você poderá se concentrar e ser mais produtivo nas tarefas mais urgentes.

Comece determinando quanto trabalho é ideal para você e, em seguida, certifique-se de recusar qualquer carga de trabalho oferecida que vá além dela. 

Se você se sentir mal por não poder ajudar, apenas explique a quem solicitou que você não tem tempo para fazer o trabalho de qualidade que eles esperam ou que você tem outros prazos mais urgentes a cumprir.

6. Use aplicativos de gerenciamento de tempo

É muito fácil ficar sobrecarregado com lembretes diários intermináveis ​​de tarefas e reuniões agendadas, e tentar constantemente se atualizar pode prejudicar seu fluxo de trabalho.

Felizmente, a tecnologia pode nos ajudar nesse sentido. Ao usar aplicativos de gerenciamento de tempo, você pode organizar tudo facilmente em um espaço e acompanhar o tempo que você leva para realizar diferentes tarefas.

Aplicativos de gerenciamento de tempo, como o Rescuetime, podem aumentar significativamente sua eficiência. O aplicativo permite que você use o modo Focus Session sempre que realmente precisar se concentrar, evitando distrações e rastreando o quão eficiente você trabalha.

Complementarmente, aplicativos de rastreamento de tempo como o Toggl Track podem mostrar quanto tempo você realmente gasta em uma determinada tarefa.

7. Faça pausas

Embora você possa se sentir tentado a concluir grandes quantidades de trabalho antes de fazer uma pausa, essa estratégia pode prejudicar seriamente sua saúde mental.

Para começar, pular pausas curtas e frequentes pode resultar em esgotamento rápido e estresse esmagador. 

Uma pesquisa da empresa de recrutamento OfficeTeam aponta que os funcionários tendem a comprometer seus intervalos de almoço, optando por trabalhar em vez de utilizar a 1h de que geralmente têm direito. Isso, por sua vez, demonstrou ter afetado negativamente sua saúde mental.

Afastar-se do trabalho por alguns minutos a cada duas horas pode ajudá-lo a alcançar mais com maior conforto e prazer, aumentando sua eficiência geral.

Gerenciamento de tempo: como começar?

Além de começar colocando em prática essas técnicas que apresentamos aqui, assista ao Ted Talk abaixo “Dentro da mente de um procrastinador”, com Tim Urban, para se sentir inspirado iniciar este processo:

Você também pode ler algum livro de gestão do tempo, como “A arte de fazer acontecer: O método GTD – Getting Things Done: Estratégias para aumentar a produtividade e reduzir o estresse”, do David Allen. 

E já que estamos falando em gerenciamento de tempo e aumento da produtividade, o que acha que utilizar uma solução de atendimento ao cliente que facilitará o dia a dia na sua empresa?

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