Gerenciamento pelas Diretrizes (GPD): o que é e como aplicar?

Você já ouviu falar em Gerenciamento Pelas Diretrizes (GPD)? Essa é uma metodologia que ajuda as empresas na missão de tangibilizar o planejamento estratégico para toda a equipe. 

Ou seja: é uma ferramenta que contribui para operacionalizar a estratégia, fazendo com que todos os membros percebam a importância de suas atividades cotidianas para os objetivos da organização. 

Dar clareza de onde a empresa quer chegar e demonstrar aos colaboradores como isso será feito é um dos principais desafios dos gestores. Portanto, o método GPD surgiu como uma forma de fazer com que as orientações dos líderes sejam melhor compreendidas, contribuindo diretamente para o engajamento do time no alcance das metas. 

Um dos responsáveis por abordar os fundamentos do GPD foi Yoji Akao, especialista em planejamento japonês. 

No Brasil, no entanto, este conceito foi amplamente disseminado por um dos consultores de gestão mais famosos do país: Vicente Falconi. 

Vantagens e pilares do GPD 

O gerenciamento pelas diretrizes é uma metodologia de gestão norteada por três pilares: 

1. A crença de que todos os resultados são diretamente afetados pela dedicação e ação criativa das pessoas envolvidas no processo. 
2. A inovação, que deve estar sempre presente na rotina, motivando os colaboradores a inovarem no operacional e implementarem novos formatos. 
3. O reforço de que mudanças devem ser produzidas para que resultados esperados realmente aconteçam. Afinal, para alcançar objetivos maiores, pressupõe-se de que será necessário a implementação de transformações ao longo do tempo. 

Vantagens 

O método GPD traz vantagens corporativas interessantes, tendo em vista que visa dar clareza das metas organizacionais para a equipe e refletir os objetivos de longo prazo em ações que serão executadas em um horizonte próximo de tempo. 

Entre as vantagens desta metodologia, portanto, podemos citar: 

• melhorar o engajamento;
• proporciona transformações;
• estimula a organização;
• foca em melhoria contínua.

Melhorar o engajamento

Por se tratar de um método pautado na responsabilização de cada indivíduo por suas metas e pelos objetivos da organização, ele reforça o engajamento dos funcionários. 

Quando cada um consegue ter real compreensão de seu papel para a melhoria dos resultados, bem como orientar seus esforços na direção certa, a tendência é haver melhoria do comprometimento. 

Proporciona transformações

Um dos pontos que o gerenciamento pelas diretrizes toca é a importância de que ocorram mudanças. 

Sendo assim, é uma forma de gestão que impulsiona a empresa a buscar novos patamares de excelência e diferencial competitivo. 

Estimula a organização

O conceito de GPD tem como pano de fundo justamente alinhar a linguagem entre os âmbitos estratégico, tático e operacional. Ou seja: todos os colaboradores passam a falar a mesma língua e trabalham pelo mesmo propósito diariamente.

Além disso, auxilia na estruturação da rotina, já que ajuda a ditar o ritmo de trabalho e as conquistas que devem ser perseguidas em curto, médio e longo prazo. 

Foca em melhoria contínua

Além de se pautar na inovação e no incentivo às transformações, esta metodologia preza pela qualidade dos processos operacionais. Portanto, a melhoria contínua dos procedimentos fundamentais da empresa é uma prioridade reforçada. 

Leia também: Quais são os tipos de inovação? Veja exemplos para te inspirar 

Como implementar o gerenciamento pelas diretrizes (GPD) na prática 

Implementar o Gerenciamento pelas Diretrizes não é uma tarefa complexa, mas requer atenção a alguns pontos para que a metodologia seja utilizada corretamente e traga benefícios. 

Tenha um planejamento estruturado 

Antes de mais nada, é importante ter um planejamento estratégico bem construído e que reflita a visão da empresa para os próximos anos. 

Portanto, a alta gestão precisa ter a resposta sobre qual é o objetivo da empresa, ou seja, onde ela deseja chegar. 

Somente a partir daí, é possível desdobrar este objetivo em metas que, por sua vez, serão distribuídas entre setores e pessoas. 

Temos outro artigo em nosso blog com um guia prático sobre as etapas de planejamento estratégico e dicas para executar na sua empresa, leia em “Etapas do planejamento estratégico: guia prático + dicas”. 

Defina o papel de cada setor 

A primeira “quebra” do planejamento estratégico acontece ao estabelecermos o papel que cada área possui para o alcance destes objetivos. 

Isto porque é importante deixar claro para cada departamento como as atividades executadas por seu respectivo time irão afetar diretamente a trajetória da organização rumo aos seus objetivos. 

Assim, fica mais fácil para quem atua no nível tático e operacional compreender o impacto de suas ações para a macroestratégia da empresa. 

Estabeleça indicadores 

Os indicadores são recursos cruciais para compreender se as ações traçadas estão sendo efetivas ou não para que a empresa avance. 

Por meio do monitoramento destas métricas é possível avaliar quão próxima a empresa está de atingir seu objetivo e, desta forma, ajustar a rota e implementar melhorias, caso necessário. 

Leia também: “Análise de indicadores: aprenda a avaliar suas métricas e entender seus resultados”

Como construir metas relevantes 

O gerenciamento pelas diretrizes (GPD) tem como prioridade tornar a empresa mais competitiva, a partir do desdobramento da estratégia em forma de metas para todos os envolvidos dentro da organização.

A essência da metodologia é que o trabalho de cada colaborador esteja conectado à estratégia da empresa. 

Esta metodologia ajuda a uniformizar a visão da estratégia traçada pela alta gestão para todos os níveis hierárquicos. 

A partir daí, a metodologia propõe que sejam construídas metas de curto, médio e longo prazo. 

Para a adequada implementação da gestão pelas diretrizes, é essencial “quebrar” a estratégia em pequenos pedaços, dividindo a orientação em diretrizes menores, para nortear a operação. 

Por exemplo: digamos que a empresa tenha uma meta de aumento de 50% da receita em uma linha de produtos. 

Esta meta maior deverá ser desdobrada entre os setores: parte das áreas terá como responsabilidade a criação de novos produtos; já outros setores concentram esforços em desenhar formas de reduzir os custos da produção. 

No fim do dia, todos estão trabalhando de maneira conectada, em torno de um só propósito, certo?

Contudo, para estabelecer metas, é preciso fazer isso por etapas. 

Primeiramente, traça-se o lugar ideal onde a estratégia deseja chegar. 

Em seguida, é fundamental delimitar metas anuais, que serão consideradas “marcos” para apontar se a organização está pronta para dar os próximos passos. 

O especialista destaca no vídeo abaixo que estes marcos são importantes para que as pessoas tenham clareza sobre como estão caminhando e também de que forma suas atividades estão correlacionadas à visão do negócio. 

Ferramentas para a construção de metas 

O Gerenciamento pelas Diretrizes (GPD) conta com o apoio de ferramentas que auxiliam na construção e acompanhamento das metas, para que elas sejam devidamente cumpridas. Entre elas, podemos citar: 

• PDCA;
• análise SWOT;
• plano de ação 5W2H;
• indicadores de desempenho;
• Dashboards;

PDCA

PDCA é a sigla de Plan, Do, Check, Act (planejar, fazer, verificar e agir). Essa ferramenta de gestão se baseia nessas quatro etapas, divididas em quadrantes, formando um ciclo. 

No momento em que ele termina, tudo recomeça, para que novas oportunidades sejam identificadas. O objetivo é que a empresa seja sempre inovadora e competitiva. 

Análise SWOT 

A análise SWOT, que também pode ser chamada de matriz SWOT ou ainda análise e matriz FOFA, é um modelo de planejamento estratégico que avalia o mercado dentro e fora de um empreendimento.

Em inglês, a sigla SWOT significa strengths, weaknesses, opportunities and threats, que pode ser traduzida como forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, formando a versão traduzida pela sigla FOFA.

Assim, serve para formar uma projeção de como um produto, campanha ou marca será recebida pelo mercado, criando uma base de insights relevantes para:

• tomar decisões;
• solucionar problemas;
• desenvolver um projeto mais sólido.

Portanto, é uma forma de mapear o mercado e quais são os diferenciais (forças) que a empresa possui para avançar em seus projetos, bem como prever os obstáculos (ou ameaças) que precisará encarar em sua trajetória. 

Plano de Ação 5W2H

O plano de ação 5w2h é uma ferramenta de qualidade capaz de orientar tomadas de decisão e o desenvolvimento de projetos com 7 perguntas-chave:

• o que (what),
• quando (when),
• onde (where), 
• quem (who), 
• porque (why), 
• como (how)
• quanto custa (how much).

Assim, fica mais fácil gerir os processos, detalhar as atividades e garantir que cada setor envolvido trabalhe com clareza e entendimento sobre sua função no todo. 

Este é um recurso interessante para que as metas sejam desdobradas para as áreas e também para os membros da da equipe. 

O intuito é fazer perguntas objetivas que direcionam a um caminho mais claro sobre as ações que devem ser executadas. 

Indicadores de desempenho 

Ao estipular as metas de um setor, é essencial ter a garantia de que é possível monitorar o cumprimento delas por meio de indicadores de desempenho. Logo, ao traçar as metas individuais ou coletivas, questione se existem métricas para avaliar o progresso delas. Caso negativo, talvez a empresa não esteja escolhendo o melhor marco para seguir. 

Estes indicadores, além de oferecerem clareza para o time sobre a proximidade de se atingir um resultado, também servem de incentivo para a equipe. 

Afinal, os números dão visibilidade à situação da área e, quando estiverem abaixo do esperado, geram uma certa pressão saudável para que todos reúnam esforços na mesma direção para “virar o jogo”. 

Leia também:: Defina as métricas de desempenho da sua empresa: dicas + exemplos

Dashboards 

Investir em inteligência de negócios é bem interessante para quem decide implementar o Gerenciamento pelas Diretrizes na empresa. 

Os dashboards são quadros que conseguem reunir as informações acerca dos indicadores de todos os colaboradores e todos os departamentos, gerando uma visão unificada sobre o ponto em que a organização está. 

Contar com este recurso também é uma boa prática indicada para incentivar a transparência no ambiente interno e contribui para o objetivo do GPD de gerar um alinhamento entre os setores estratégico, tático e operacional. 

Com dashboards atualizados e disponibilizados para o time, cada funcionário consegue estar bem informado sobre o “todo” e pode refletir sobre como seu trabalho pode ajudar a alavancar os números da organização. 

Vale a pena implementar Gerenciamento pelas Diretrizes (GPD)? 

A resposta para essa pergunta é bem simples: sim, o método é muito indicado para empresas que buscam formas de desdobrar a estratégia de forma eficiente para toda a equipe. 

Como vimos anteriormente, o método prioriza que grandes transformações aconteçam, incentiva a inovação e também esclarece a cada colaborador o seu papel e das atividades que desempenha no dia a dia para que a organização alcance os objetivos desenhados no planejamento estratégico. 

Também facilita a tomada de decisão para os gestores, ao estabelecer os principais indicadores que contribuirão para que os resultados sejam conquistados. 

No entanto, cabe um ponto de atenção sobre o Gerenciamento pelas Diretrizes (GPD). Ao estipular metas por departamento e individuais, pode acontecer de os colaboradores se sentirem expostos a um nível elevado de pressão, tendo em vista que é feito um monitoramento criterioso dos indicadores de desempenho. 

Por isso, é importante avaliar o contexto da organização e o perfil da equipe, além de conduzir este processo de forma transparente e colaborativa

Isso porque o intuito principal é incentivar a criatividade dos funcionários para que eles busquem novas formas de execução de seus processos, com potencial para maximizar os resultados. 

Monitorar os indicadores é uma das demandas necessárias para que o Gerenciamento pelas Diretrizes (GPD) funcione, mas não deve ser uma atividade que gere tensão a ponto de “abater” a produtividade da equipe. 

Para evitar cair em um ambiente de trabalho tóxico, recomendamos a leitura do artigo, “Ambiente de trabalho tóxico: 7 sinais para você ficar alerta!”, que traz os 7 sinais de alerta para a sua empresa. 

E então? Já sabe se o Gerenciamento pelas Diretrizes (GPD) é a metodologia mais indicada para a sua empresa? 

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