Gestão de conflitos em projetos: entenda a importância para a sua equipe

No trabalho em equipe, é comum que haja divergência de opiniões entre duas ou mais pessoas. Haver pensamentos diferentes não é algo negativo e pode até provocar debates que levem as melhores soluções. O problema acontece quando essas divergências geram conflitos em projetos.

A falta de um mediador pode levar a graves prejuízos para o desenvolvimento de um projeto, implicando em perdas para as empresas e seus clientes. Por isso, é essencial que os líderes saibam gerir os conflitos e garantir a coesão da equipe.

Mas, então, como criar uma boa gestão de conflitos em projetos? Qual o papel do mediador dentro desse cenário?

Se você encontra situações de choque de ideias em seus projetos e têm dificuldades para contorná-las, não se preocupe. Neste artigo, vamos explicar quais são os melhores caminhos para mediar essas disputas, como resolver conflitos e manter um clima de harmonia no ambiente de trabalho. 

O que é mediação de conflitos

A capacidade de mediação é uma característica fundamental para os líderes de projetos. Por meio dela, há a promoção de diálogo entre pessoas que têm divergências de opiniões e, assim, é proporcionado o caminho para que elas identifiquem a melhor solução para os problemas.

A verdade é que os conflitos estão presentes em todas as organizações humanas e a área de projetos com certeza não é uma exceção. Isso porque as discordâncias são inevitáveis porque é comum que duas ou mais pessoas tenham opiniões ou ideias diferentes sobre um mesmo assunto.

Entretanto, como já falamos, essas divergências não podem prejudicar o andamento dos projetos e, consequentemente, os resultados da empresa.

Então, é papel do mediador agir como um facilitador da comunicação e incentivar a construção de um ambiente harmônico, onde as pessoas refletem sobre suas responsabilidades e colaboram para encontrar as melhores saídas.

Para mediar conflitos, um líder deve aplicar técnicas como:

• Escuta ativa: manter o foco nos relatos de cada pessoa, não se deixar influenciar por preconceitos, demonstrar que está ouvindo atentamente e confirmar que compreendeu o que foi dito.
• Rapport: comum no mundo de vendas, rapport é manter uma comunicação empática para dar segurança aos envolvidos no conflito.
• Ouvir as pessoas separadamente: em situações em que as divergências são graves e causam discussões com interrupções constantes, é recomendável que as pessoas sejam ouvidas separadamente.
• Brainstorming: comum para os profissionais de marketing, o brainstorming pode ser usado na gestão de conflitos para estimular as pessoas a encontrar caminhos para a solução dos problemas.
• Recontextualização: o mediador deve remover as circunstâncias negativas expostas por cada um dos envolvidos no conflito para proporcionar uma perspectiva positiva da divergência de opiniões.
• Resumo: o mediador deve encontrar o interesse em comum dos envolvidos no conflito para resumir todos os argumentos em uma questão que possa iniciar a busca por uma solução por ambas as partes.

Como lidar com conflitos em equipe?

Já falamos sobre o papel do mediador em conflitos, mas é fundamental que ele conheça as principais causas que podem criar problemas para a equipe.

O principal motivo é a ineficácia na comunicação. Pensando nisso, identificar quais são as principais razões para os conflitos ajuda a identificar as situações e, principalmente, lidar com isso da melhor maneira.

Inclusive, essa é uma forma de evitar que novos conflitos e problemas sejam criados. Se as soluções forem implementadas de maneira eficiente, poderão evitar que as divergências se tornem algo recorrente na equipe.

Além disso, para definir qual a melhor decisão para lidar com o conflito, é necessário fazer uma diferenciação entre as causas e os sintomas. Para isso, devemos fazer uma análise do problema e, então, identificar as possíveis soluções.

Como gerir conflitos em projetos

O bom andamento de um projeto depende da cooperação e integração entre pessoas e equipes. É importante que haja um bom ambiente para que as competências técnicas e multidisciplinares sejam desenvolvidas da melhor forma. 

Em situações de conflito, essa harmonia deixa de existir e implica em dificuldades de comunicação, atrasos nas entregas, perdas de prazos e outros prejuízos.

Para que isso não ocorra, é preciso investir esforços em alguns fatores que amenizam a possibilidade de surgimento de conflitos e colaboram para encontrar uma rápida solução quando eles surgirem. 

Confira algumas dicas para solucionar conflitos que podem auxiliar no papel do mediador a resolver essas questões sem criar problemas ainda maiores para a equipe.

1. Identifique a causa 

Não é possível pensar em como resolver conflitos sem pensar nas suas causas. Afinal, essa é a única maneira de encontrar a solução ideal para o problema.

Um conflito pode ser interno à equipe, externo, pessoal, interpessoal ou outros. A grande questão é entender o que originou o problema, observar as consequências desse conflito e como está prejudicando a equipe.

2. Comunicação aberta e eficiente

Quando há conflitos em um projeto, é comum que as equipes deixem de trocar informações e, assim, prejudiquem o desenvolvimento das etapas que estavam programadas. A chave para evitar que isso ocorra é a manutenção de uma comunicação aberta e eficiente.

Essa é uma das principais maneiras quando pensamos em como lidar com conflitos em equipe. As conversas presenciais ajudam todos os envolvidos a expor suas opiniões e a explicar como suas propostas podem impactar no desenvolvimento do projeto.

Porém, é preciso haver um planejamento para conduzir reuniões eficientes e esse é o papel do mediador de conflitos. 

Esses encontros devem ter objetivos claros e serem motivados a solucionar problemas específicos. Também é importante definir curtas durações para assegurar que todos se mantenham focados na pauta.

Nesse sentido, deve ser praticada a liderança democrática. Os canais de comunicação entre os gestores do projeto e todos os colaboradores devem estar abertos para encontrar soluções rápidas assim que os problemas surgirem.

3. Busca por soluções rápidas

Muitos gestores acreditam que não devem se intrometer em questões que aparecem no ambiente de trabalho, pois acreditam que os funcionários são capazes ou até mesmo devem resolvê-los sozinhos.

Entretanto, a verdade é que um grave problema na gestão de conflitos em projetos ocorre quando os gestores e líderes adiam a busca por soluções. Assim, as divergências podem criar uma bola de neve, em que a resolução do conflito se torna cada vez mais difícil e os impactos são extremamente negativos para o projeto.

Como resolver conflitos, já que os problemas não se resolvem sozinhos? É preciso intervir o quanto antes para evitar que a situação fique fora de controle.

Quando houver a percepção de um conflito, o mediador deve ouvir os dois lados e ser ágil na busca por uma solução. 

4. Busca por relação ganha-ganha

Em situações de divergência, é recomendável buscar um ponto em comum nas opiniões contrárias. Dessa forma, será possível dar o primeiro passo para solucionar o problema. No entanto, caso haja um impasse, o mediador precisará tomar uma decisão.

A busca por uma solução deve ser voltada para que ambos os lados saiam ganhando. Numa relação ganha-ganha, ainda que as partes precisem abrir mão de algo, não haverá a sensação de que um lado foi favorecido na disputa.

Nem sempre isso será possível, mas esse deve ser um objetivo para estimular que todos colaborem e cooperem para bons resultados. 

Além disso, devemos entender que nem sempre uma solução será satisfatória por bastante tempo. Pode ser que a situação tenha se resolvido nesse projeto, mas que no próximo as questões de conflito apareçam novamente.

Por mais que o ideal sempre seja buscar por soluções duradouras, é preciso também saber encarar a realidade. Em alguns casos mais severos, pode existir a necessidade de deixar alguns membros da equipe separados para que não prejudique os resultados da empresa.

5. Priorização do que é melhor para o projeto

Ainda que a gestão de conflitos em projetos busque uma relação ganha-ganha para os envolvidos, é possível que uma das partes se sinta frustrada com a resolução do problema. 

Porém, o resultado deve ser sempre aquele que for melhor para o projeto e para a empresa.

A solução deve ser comunicada de forma clara para que todos entendam por que aquele caminho foi o escolhido. É preciso deixar espaço para que todos sigam colaborando com opiniões que possam impactar positivamente no projeto.   

Vantagens da boa gestão de conflitos em projetos

Em projetos que fluem de forma harmônica e os conflitos são rapidamente resolvidos, os impactos são positivos para a empresa e também para seus clientes.

As vantagens de uma boa gestão de conflitos em projetos envolvem:

• Melhor clima organizacional: o ambiente mais harmônico permite que todos se sintam mais confortáveis para desempenhar suas atividades.
• Colaboração para elaboração de planos de ação: todos os envolvidos se sentem motivados a cooperar para o desenvolvimento das melhores soluções.
• Aumento de produtividade: a eliminação de obstáculos para o desenvolvimento do projeto refletirá na geração de valor em cada etapa.
• Redução de custos operacionais: a solução de conflitos diminui a necessidade de horas extras ou contratação de mais mão de obra para a execução de um projeto.
• Aumento da satisfação dos clientes: a resolução de conflitos permite que os projetos sejam entregues dentro do prazo e todos estejam empenhados em gerar valor para os clientes.

Para uma gestão de conflitos eficiente e o desenvolvimento adequado de todas as etapas de um projeto, é recomendável o uso de ferramentas que mantenham as informações disponíveis para todos. Assim, a comunicação flui mais facilmente e as chances de mal-entendidos são reduzidas.

Agora que você já sabe o que é mediação de conflitos e como lidar com eles em equipe, entende a importância de ter uma boa comunicação entre os membros do seu time.

Afinal, um ambiente de trabalho saudável não é aquele em que nunca existem divergências. A verdade é que isso é algo natural de qualquer lugar.

Entretanto, é aquele local em que as discordâncias não se tornem um impeditivo para a realização de projetos ou que impeçam que uma boa comunicação flua livremente entre todos os membros da equipe.

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