Saiba como fazer gestão de equipes a distância

Como fazer uma boa gestão de equipes a distância é um dos maiores desafios que diversas empresas vêm enfrentando desde o começo de 2020, em razão do avanço da pandemia do novo coronavírus pelo mundo. 

O trabalho remoto, mais conhecido como home office, ainda caminhava aos poucos no Brasil, até que a necessidade de isolamento social para conter o avanço do vírus, acelerou este processo. 

Muitas empresas nunca sequer tinham experimentado o home office e precisaram fazer essa migração às pressas. Entretanto, o maior desafio da implantação do home office, é  gerenciar e liderar equipes a distância. 

Como fazer uma boa gestão de colaboradores para que eles se mantenham engajados e com um bom desempenho? 

Essa é uma das dúvidas para qual não existe uma resposta fácil. Porém, uma empresa pode adotar pequenas ações para que se saia bem nesta tarefa. 

Entenda mais sobre esse assunto. 

Gestão de equipes no home office: como fazer?

Um projeto de implantação de home office em uma empresa, costuma durar cerca de um ano. Entre testes, projetos pilotos, erros e acertos, uma empresa caminha para ser bem sucedida no trabalho remoto. 

Entretanto, no cenário atual essa migração aos poucos não foi possível e coube aos líderes e gestores encontrar um modelo de gestão que funcione para suas equipes e assim superar o desafio de gerenciar e liderar  uma equipe a distância. 

Mas, qual é o caminho? A primeira coisa que precisamos entender é que não existe uma receita pronta para ter sucesso com o trabalho remoto. Mas, pequenos ajustes durante a rotina e a implantação de algumas regras e processos já adotados por outras empresas pode fazer com que a sua se saia bem da mesma forma. 

Tenha objetivos claros 

Uma das primeiras dicas para um bom gerenciamento a distância é ter um objetivo claro. E com isso queremos dizer, o que a sua empresa quer conquistar, quais são as metas e objetivos que devem ser cumpridos? 

Quanto mais claro for o objetivo da sua empresa, mais fácil será para os colaboradores se engajarem para alcançá-lo, mesmo estando em home office. 

Estabeleça regras 

A criação de uma política para o home office, atuará como um norte aos colaboradores. É importante que sua empresa trabalhe em um documento de boas práticas para o trabalho remoto. 

Lembre-se que para muitos esse processo ainda é uma novidade, então, por mais que você pense que certa regra está implícita é melhor garantir que todos estejam cientes dela. 

Então, as regras referente ao uso de sistemas, horários, reuniões e até mesmo sobre o uso de equipamentos da empresa, serão de muita utilidade neste período. 

A regras no home office, caso não seja amparado por um esquema disciplinar, pode tornar os horários e processos tão flexíveis a ponto de atrapalhar a produtividade.

Quer ver alguns exemplos de como isso funciona na prática? Como fazer uma gestão de equipes à distância realmente eficaz se um colaborador mandar uma mensagem com dúvida para outro na segunda-feira, mas o colega só responde no dia seguinte.

Nesse sentido, é fundamental criar intervalos padronizados. Isso é, caso alguém entre em contato com você no turno da manhã, a resposta deve vir durante o mesmo turno. Ou ainda: que tal estipular um prazo máximo de três horas para trazer uma resposta para o colega?

Crie rotinas

Essa também é uma das pŕincipais  dicas para quem busca o sucesso da gestão de equipes. Ter uma rotina comum, de comunicação, de acompanhamento e de apoio faz com que as equipes tenham mais autonomia no home office. 

O colaborador sabe que certo dia da semana terá que participar de uma reunião para falar sobre todas as suas tarefas, e dessa forma o líder não precisará ficar sondando, ou esperando que o colaborador traga a informação. Isso já estava previamente combinado para ser apresentado em um dia. 

Mas além de tudo, é importante que essa rotina faça sentido para todos do seu time e para o seu negócio. Isso quer dizer que mesmo que ela funcione para o líder, também precisa funcionar para os liderados. 

Para isso, o gestor deve testar e ver qual é a melhor rotina, seja ela reuniões diárias, relatórios semanais, conversas pela manhã. Qualquer uma rotina que possa engajar e conectar o time.  

O fato é que a criação de uma rotina corporativa disciplinada é fundamental para manter a equipe focada e trabalhando em conjunto com a máxima eficiência.

Reunidas semanais para apresentação de resultados e feedbacks é um método fundamental para manter as equipes unidas e bem ambientadas no ambiente de trabalho.

Afinal, a distância física e o pouco contato pode dar uma sensação de descolamento com a realidade da empresa e com os processos internos. 

Esse tema já tem relação com outro ponto fundamental para o engajamento da equipe remota: a comunicação. 

Fortaleça a comunicação

Uma boa comunicação interna é o que vai manter o seu time conectado. No home office, ela se torna mais difícil por conta da barreira geográfica que precisará ser quebrada entre o gestor e o seu time. 

Por isso, é importante que a empresa explore diversas formas de comunicação e mantenha o canal sempre aberto aos colaboradores. 

Apenas os e-mails não serão o suficiente no home office, é preciso agregar outras ferramentas às rotinas para que a comunicação aconteça da forma mais eficiente e livre de ruídos.

Dentre as ferramentas mais utilizadas, podemos enumerar o Microsoft Teams e o Slack. 

Ambas contam com uma área de trabalho simples e altamente intuitiva para que os usuários possam navegar, se comunicar entre e utilizar recursos que vão muito além da mera comunicação.

Ambas as plataforma providenciam a comunicação por mensagens instantâneas e o envio de arquivos multimídias entre os participantes. 

É possível também dividir as equipes em canais para organizar o ambiente de trabalho e facilitar o acesso dos colaboradores de contato mais íntimo e rotineiro.

Além disso, o Teams ainda possui um recurso extra que é a possibilidade de videochamada com vários participantes. 

Além disso, com essa plataforma possui integração com o Microsoft Office, é possível fazer alterações e trabalhos em conjunto e em tempo real no Word, Excel e Power Point. Esse é um grande ponto a favor da produtividade, não é mesmo?

Somente com recursos avançados que nem esse é possível manter uma comunicação assertiva e eficiente no home office sem perda de produtividade.

Aposte em Feedbacks 

No home office é importante que a empresa mantenha a prática de feedbacks. Para acompanhar e saber como os colaboradores estão se sentindo neste período, como estão realizando os seus trabalhos, quais dificuldades eles têm encontrado, entre outros indicadores de muito valor para a sua empresa. 

É importante que eles possam dar um parecer ao gestor, e o gestor também possa dar um parecer ao liderado. Essa é a melhor forma de acompanhar que tudo está correndo perfeitamente bem. 

Como já mencionamos, o agendamento de reuniões semanais para debater processos e dar abertura para sugestões dos colaboradores é fundamental, além de fortalecer o clima corporativo e a liderança democrática.

Outro método é o envio de formulários periódicos (mensais ou trimestrais) para que os colaboradores possam se expressar. 

Esse método é também interessante para dar anonimato, se necessário, a algumas opiniões, ou que os autores das sugestões sejam conhecidos apenas pelas lideranças.

Dessa forma, é possível fazer mediações de conflitos e acatar sugestões de forma a proteger os colaboradores. 

Um exemplo de formulário pode trazer perguntas de múltipla escolha em que as opções são escalas de 1 a 5. 

Em 1, o colaborador está totalmente insatisfeito com determinada situação ou processo; já em 5, ele está plenamente satisfeito. 

Assim, as lideranças terão métricas mais precisas para avaliar o desempenho e satisfação geral da organização, como também de cada um dos colaboradores isoladamente. 

Agregue novas ferramentas 

Como já mencionamos, uma empresa precisa de boas ferramentas tecnológicas para ter um home office bem sucedido e processos conectados. 

São as ferramentas que quebram a barreira da distância e permitem que duas pessoas trabalhem no mesmo projeto, cada uma de sua casa. 

Já falamos, mais acima, da importância de plataformas como o Slack e o Microsoft Teams para otimizar, principalmente, a comunicação entre os membros da organização.

Entretanto, muitas outras ferramentas podem ser integradas à gestão de equipes à distância de acordo com os objetivos de cada uma delas.

Confira no próximo tópico algumas dicas e recursos que podem ajudar seu negócio nessa empreitada. 

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Dicas de ferramentas para gestão a distância

Organizador de tarefas e projetos

Quando todos estão no escritório, é fácil virar para o colega ao lado e perguntar o andamento de alguma tarefa ou projeto. 

No home office isso não é possível, por isso, apostar em ferramentas online que organizem tarefas e projetos é a melhor forma que o gestor possui de acompanhar tudo que os colaboradores estão fazendo. 

Geralmente, esses sistemas de organização seguem o método Kanban de fluxo de produção, concentram as tarefas em:  “a fazer, iniciado e concluído”.

Com ele, é possível organizar as tarefas das equipes e ter uma melhor visão do que está sendo feito, podendo inserir prazos, acompanhar a produtividade, atribuir tarefas e até mesmo criar um grande projeto. 

Compartilhamento em nuvem

Um outro ponto importante é que a empresa precisará manter exatamente todos os documentos em nuvem, para que possam ser facilmente acessados pelos colaboradores. 

Os papéis deverão ser substituídos por documentos em nuvem que facilitem o compartilhamento de documentos, planilhas, apresentações entre outros que precisem ser utilizados por toda a equipe.

Os aplicativos da Google são uma ótima solução pois, automaticamente ficam alocados em nuvem e podem ser facilmente compartilhados entre a equipe.

Controle de ponto

Muitas empresas abrem mão de controlar a jornada de trabalho no home office. Mas, essa é a forma mais eficiente de gerenciar a jornada dos colaboradores. 

Com o registro do ponto, a empresa consegue saber se as horas são cumpridas corretamente, se os colaboradores estão fazendo mais ou menos horas do que sua jornada prevê. E até mesmo, tem um maior controle de horas extras e controle de banco de horas.

No home office é muito comum colaboradores extrapolarem o limite de suas jornadas sem perceber. Por isso, a marcação de ponto ajuda.

Os colaboradores podem fazer essa marcação pelo próprio celular, a partir do registro de ponto eletrônico. O Pontotel é um importante software que faz esse trabalho, ele registra as horas dos colaboradores e permite que o gestor acompanhe todas elas em tempo real em sistema ou por meio do aplicativo de gestão de controle de ponto. 

Os próprios colaboradores também podem consultar um modelo de sua folha de ponto e acompanhar seus registros, de forma online. 

Comunicação online

Como citamos ao longo do texto, uma comunicação eficiente é imprescindível no home office. E hoje em dia existem diversas ferramentas para esse fim. Chats instantâneos que permitem a criação de canais para equipes, compartilhamento de documentos, entre muitas outras funções que vão facilitar e evitar o uso de e-mail para assuntos simples e corriqueiros. 

Ele pode ser até mesmo um importante canal para que os funcionários tirem dúvidas com seus líderes e gestores. 

Além dessas plataformas, sua empresa também precisa encontrar uma para reuniões e vídeo-chamadas, para que todos possam se falar por voz e imagem além da forma escrita. 

Conclusão

Todas essas ferramentas são essenciais para a sua gestão de equipes em home office. 

E claro, você não pode deixar de contar com o serviço de atendimento ao cliente da Zendesk que permite aos seus colaboradores atenderem todas as demandas e chamados dos seus clientes mesmo trabalhando a distância. 

O software da Zendesk possui um painel de controle simples e eficaz para otimizar a gestão de atendimento ao cliente, independente dos agentes estarem trabalhando presencialmente ou de maneira remota.

A plataforma conta com uma base de dados que reúne todas as informações relevantes dos clientes, em especial, o histórico de chamadas e solicitações para que o agente responsável ofereça uma interação contínua e agradável a cada consumidor.

Dentre os principais benefícios de contar com uma ferramenta de gestão de atendimento da Zendesk estão:

• atendimentos mais rápidos e assertivos com o suporte de chatbots;
• economia de custos e maior taxa de fechamento de atendimentos com sucesso;
• suporte multicanal de acordo com as preferências do consumidor;
• maior satisfação do cliente em virtude de atendimentos mais rápidos, personalizados, contínuos e efetivos, sempre de acordo com suas necessidades.

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