Gestão de processos administrativos: entenda o que é e confira 5 dicas de como tornar esse tipo de gestão mais eficiente na sua empresa

A gestão dos processos administrativos é uma estratégia de gestão empresarial que organiza as atividades de transformações valor da empresa em processos, isto é: uma sequência de atividades cronologicamente ordenadas, com responsáveis definidos para cada uma delas e que se caracteriza por entradas (peças, insumos, informações etc.) e saídas (produtos, decisões, serviços etc.).

A quantas anda a gestão dos processos administrativos na sua empresa?

Esse é um aspecto de extrema relevância para empresas que querem potencializar seus resultados e se manter competitivas no mercado.

Gerenciar os processos de maneira ineficiente e pouco qualificada coloca em risco a qualidade das entregas e faz com que os custos operacionais sejam maiores que o necessário para manter a empresa funcionando.

Tendo isso em vista, elaboramos este artigo para explicar o que é, de fato, a gestão dos processos administrativos em uma organização.

Continue a leitura para conferir também nas próximas linhas deste conteúdo 5 dicas valiosas de gerenciamento de processos para você implementar na sua empresa:

1. Entenda como os processos ocorrem hoje
2. Alinhe os processos aos valores da organização
3. Atente-se à geração de valor
4. Monitore o andamento dos processos administrativos
5. Invista em soluções de automatização

O que é a gestão dos processos administrativos de uma empresa?

A gestão dos processos administrativos pode ser definida como um conjunto de ações que visa organizar as atividades diárias de uma empresa. A intenção é garantir o pleno funcionamento de tais processos de modo a distribuir melhor os recursos e as etapas que vão transformar as entradas em saídas.

A gestão de processos busca também promover o alinhamento estratégico entre os processos e os objetivos estratégicos da organização, assegurando a qualidade final das entregas e a participação de todos os agentes envolvidos.

Dedicar-se à gestão dos processos administrativos é uma prática muito importante para que a empresa consiga otimizar esforços e recursos na busca por suas metas e objetivos.

É por meio do correto gerenciamento dos processos que se consegue medir os resultados, verificar se algo não vai bem e, assim, providenciar a correção dos eventuais erros, para promover a melhoria contínua.

Além disso, é por meio desse tipo de gestão que se consegue identificar gargalos e oportunidades de melhoria. Dessa forma, é possível mitigar desperdícios, melhorar a produtividade das equipes, reduzir falhas e retrabalhos e gerar mais valor para os clientes.

5 dicas para uma boa gestão dos processos administrativos

Como você pôde conferir no tópico anterior, a gestão dos processos administrativos busca promover o aprimoramento constante dos processos de uma empresa.

Mas, para que isso aconteça, existem algumas boas práticas que devem ser implementadas pelo gestor. 

Assim, é possível definir quais processos são os mais importantes para atingir os objetivos estratégicos do negócio e focar em sua melhoria constante. Depois de se otimizar esses processos, podem ser melhorados outros, gradativamente.

Confira abaixo quais são as melhores práticas de gestão de processos administrativos.

1 – Entenda como os processos ocorrem hoje

A primeira dica para gestão dos processos administrativos de uma empresa é avaliar e entender como eles são executados hoje.

Faça um mapeamento desses processos, buscando identificar as etapas, os responsáveis por cada uma delas, as entradas e as saídas.

Ao fazer isso, fica mais fácil saber o que tem dado errado e que melhorias podem ser feitas para tornar esses processos mais eficientes e com resultados mais satisfatórios.

2 – Alinhe os processos aos valores da organização

Nesta dica para gestão dos processos administrativos, é imprescindível que esses processos estejam devidamente alinhados aos valores cultivados pela organização.

Quando isso não acontece, as saídas acabam divergindo muito daquilo que a empresa acredita e dos resultados que ela considera mais importantes de serem alcançados.

Tendo isso em vista, é necessário ter pleno conhecimento sobre os valores da organização. Isso é ainda mais crítico nos dias de hoje, em que clientes se preocupam com a postura das empresas em relação a temas que envolvem a sociedade, como a preservação do meio-ambiente e a aceitação da diversidade nas organizações.

3 – Atente-se à geração de valor

Os processos administrativos devem ser pensados de modo a gerar e a entregar valor para a empresa e para seus clientes finais.

Quando não há clareza sobre os processos em estarem gerando e entregando valor, é sinal de que eles precisam passar por algumas alterações em suas etapas.

Processos que simplesmente não entregam valor, nem na forma de processos de apoio a outros processos, podem até ser eliminados.

4 – Monitore o andamento dos processos administrativos

Nesta quarta dica, é importante que o gestor estabeleça mecanismos para monitorar o desempenho dos processos administrativos.

Por meio de indicadores-chave, por exemplo, é possível avaliar como cada processo flui e se os resultados por eles gerados estão de acordo com as expectativas.

A partir desse monitoramento, consegue-se identificar oportunidade de melhoria e tomar decisões com base em informações concretas.

5 – Invista em soluções de automatização

A tecnologia pode servir como grande aliada na gestão de processos administrativos.

Ao investir em softwares especializados, a empresa consegue automatizar uma série de tarefas chatas e repetitivas e gerar mais valor em seus processos, otimizando tempo e esforços.

Por meio de uma API de NFE, por exemplo, é possível emitir as notas fiscais automaticamente, poupando tempo dos colaboradores e diminuindo custos para a empresa.

Bom, o que você achou das nossas recomendações?

Coloque em prática as dicas que citamos neste artigo e faça da gestão de processos um importante diferencial competitivo para o seu modelo de negócio.

Este post foi escrito pela equipe da Nfe.io, um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas chatas e faz sua empresa ganhar tempo, performance e diminuir custos.