Gestão de projetos de TI: etapas e dicas para um controle eficaz

Por que uma boa gestão de projetos de TI (tecnologia da informação) é tão importante? 

É com essa pergunta que começamos este guia, que mergulha fundo nas etapas do gerenciamento de projetos de TI.

Afinal, essa é uma área que, cada dia mais, tem conquistado lugar de destaque nas empresas, indo muito além de um profissional que arruma os computadores que travam, instala a impressora e resolve os clássicos “problemas com a internet”.

Hoje, a função de gerente de projeto de TI é estratégica para empresas que querem crescer, expandindo seus negócios de maneira escalável e sustentável. 

De acordo com a ABES, Associação Brasileira das Empresas de Software, o Brasil ocupa o 12º lugar no ranking mundial de investimentos em TI, chegando a US$3,11 trilhões em 2022. 

Com esse número, é seguro dizermos que as organizações estão realmente em busca de inovações tecnológicas. 

Contudo, para que isso seja feito, a gestão de projetos de TI é fundamental, permitindo um controle completo das etapas que precisam ser realizadas no setor, para que ele possa alcançar os resultados esperados pelo restante da organização.

Por isso, a função do gerente de projeto de TI também contempla “desenhar” o plano de trabalho do departamento, além de definir todas as etapas necessárias para o cumprimento das atividades.

Mas como fazer isso? Existem técnicas e metodologias que podem ser aplicadas? Qual o melhor caminho a ser seguido?

Para responder a essas e outras perguntas, preparamos um artigo completo sobre o tema. Aqui você entenderá o que é gestão de projetos de TI e como usar essa área de forma estratégica para o crescimento do seu negócio. Continue conosco!

Conteúdos relacionados

• 9 opções de técnicas de gerenciamento de projetos
• Metodologias de gerenciamento de projetos: conheça o TOP 10
• 5 dicas para fazer uma boa gestão de equipes de TI

O que é gestão de projetos de TI?

Gestão de projetos de TI é uma estratégia que visa organizar, programar, executar e monitorar tarefas relacionadas à Tecnologia da Informação. O objetivo é que os projetos da área atendam às necessidades e expectativas da empresa contratante. Tudo é feito a partir da aplicação de princípios, técnicas, ferramentas e metodologias.

O foco das etapas do gerenciamento de projetos de TI é traçar estratégias que vão contribuir para o crescimento da organização, além de garantir que os projetos sejam entregues:

• cumprindo o prazo;
• dentro do orçamento;
• de acordo com os requisitos pré-estabelecidos.

Para isso, o gerenciamento de projetos de TI utiliza ferramentas e habilidades específicas, visando:

• identificar tudo o que é preciso para que o projeto “saia do papel” e se torne uma realidade;
• ajustar as expectativas e necessidades do solicitante à realidade do que o projeto consegue atender;
• fazer uma análise completa do orçamento necessário para execução;
• definir os recursos, riscos e prazos.

Quais são os diferentes tipos de projetos de TI?

Os principais tipos de projetos de TI que uma empresa pode desenvolver ou contratar são:

• Desenvolvimento de softwares e apps;
• Implementação de ferramentas e programas;
• Montagem de infraestrutura, incluindo redes e servidores;
• Integração de sistemas;
• Gerenciamento de banco de dados;
• Recursos para segurança da informação;
• Desenvolvimento de sites.

Um dos benefícios de projetos de TI é a possibilidade de implementar diferentes tipos de projetos, atendendo a múltiplas as necessidades que surgem com o tempo, em uma empresa e no mercado de maneira geral. 

O uso de inteligência artificial, por exemplo, vem ganhando espaço entre as companhias e os consumidores. 

Logo, as empresas precisam se adaptar a esse tipo de recursos, para se manterem competitivas.

Nesse cenário, a adoção de recursos de IA também deve ser considerada um tipo de projeto de TI em alta atualmente e sua empresa precisa acompanhar essa tendência.

Da mesma maneira, há demanda pela gestão de projetos de TI em áreas, como:

• business intelligence (BI);
• análise de dados;
• adoção da computação em nuvem;
• segurança da informação e mais.

Leia também: Inteligência artificial no atendimento ao cliente: o que é, como usar e qual impacto para a empresa?

Quais são as etapas do gerenciamento de projetos de TI? 

As etapas do gerenciamento de projetos de TI costumam ser cinco:

• Iniciação
• Planejamento
• Execução
• Monitoramento e controle
• Encerramento

Essa divisão é importante para que os objetivos, recursos, orçamento, prazos, entre outros pontos, sejam definidos, registrados e acompanhados pelo responsável por gerenciar os projetos.

A seguir, descrevemos mais detalhadamente, o que cada etapa indica. Continue lendo para entender o que é e como aplicar. 

1.  Iniciação

A primeira etapa da gestão de projetos de TI consiste na definição do seu propósito. Ou seja, identificar para quê e por que o projeto está sendo criado.

Nessa fase, é função do gerente de projeto considerar aspectos como:

• demanda do solicitante (que pode ser uma empresa ou pessoa física);
• custo;
• orçamento disponível;
• benefícios esperados e mais.

Na inicialização, é preciso que toda a avaliação de viabilidade do projeto seja considerada.

2. Planejamento

Na segunda etapa do gerenciamento de projetos de TI devem ser definidas quais estratégias serão utilizadas para que o projeto se inicie e alcance o objetivo proposto.

Na prática, um dos maiores desafios de projetos de TI está nessa fase. Afinal, é necessário prever e colocar no papel, tudo o que o trabalho demandará, realizando a previsão de prazos e organizando as etapas do trabalho em um cronograma, que guiará a equipe. 

De maneira geral, é nesse estágio que o gerente define o que será necessário para implementar o projeto rascunhado na fase de iniciação. 

Aqui, também pode ser definida a equipe que participará do projeto e quais recursos são necessários.

Além disso, é preciso:

• criar o cronograma geral e de etapas, com datas e prazos;
• estabelecer os objetivos esperados;
• distribuir tarefas para os responsáveis;
• estabelecer parâmetros para mensurar o sucesso do projeto.

Leia também: Planejamento Estratégico de TI (PETI): vantagens + passo a passo

3. Execução

Agora é hora de colocar a mão na massa. A equipe deve começar o trabalho para tirar do papel o que foi pensado e planejado. 

É o início, propriamente dito, do projeto. Fase na qual os profissionais de TI colocarão em prática as ideias para que o projeto se torne realidade, seguindo as diretrizes estabelecidas pelos stakeholders. 

É função de quem faz a gestão de projetos TI controlar cada etapa, acompanhando dia a dia o trabalho e solucionando potenciais problemas que possam surgir. 

Tudo isso, sem fazer microgestão e deixando o time trabalhar com autonomia. 

4. Monitoramento e controle

Nessa etapa do gerenciamento de projetos é indicado que o gestor faça uma análise da evolução do trabalho.

Para isso, deve utilizar indicadores e parâmetros que o ajude a identificar se o andamento do projeto está seguindo o que foi programado.

Caso não esteja, é importante redefinir as estratégias, de modo que consiga, juntamente com sua equipe, atingir as metas e objetivos propostos inicialmente.

Alguns modelos de gerenciamento podem ser implementados aqui para facilitar esse acompanhamento, entre eles estão as metodologias ágeis, como Scrum e o Kanban. 

O Scrum, por exemplo, é um método ágil que tem como base os sprints, ciclos de trabalho de uma ou duas semanas, com pequenas entregas definidas para esses períodos. 

Nesse formato, é fácil identificar o avanço do projeto e evitar que os problemas se acumulem. 

Além disso, breves reuniões diárias de até 15 minutos também auxiliam as equipes a  solucionarem suas questões com o gerente. 

O Scrum, pode ser, inclusive, integrado ao Kanban, outro método eficiente para o controle dos projetos da área. 

Sobre esse assunto tão importante para a gestão de projetos de TI, recomendamos que você leia o artigo, “Scrum vs Kanban: qual o melhor para seu projeto?”. 

5. Encerramento

Fase final da gestão de projetos. Isso indica que os testes foram satisfatórios e que já é possível entregar o produto final ao solicitante.

Nesta etapa, é função do gerente fazer e organizar toda a documentação de projetos de TI. 

Ela registra o trabalho, as funções e o que está sendo entregue. 

Lembre-se, que o trabalho de TI deve atingir os objetivos e metas que foram estabelecidos lá no começo, quando a ideia foi iniciada.

Depois que o projeto é aprovado pelo cliente, o recurso deve ser implementado.

O que e quais são as áreas de gerenciamento de projetos?

Além da divisão das etapas, existem as áreas de gerenciamento de projetos. Essa separação ajuda o responsável a fazer o gerenciamento de projetos com mais eficácia e ter uma visão mais ampla e clara do que contempla cada etapa. 

Além disso, dividir a gestão de projetos de TI em partes ajuda a:

• conduzir melhor a equipe;
• estipular e cumprir prazos;
• acompanhar a evolução do que está sendo desenvolvido.

Uma das estratégias mais utilizadas para definir essas áreas do projeto de TI é o PMBOK, sigla para Project Management Body of Knowledge, em português: Conhecimento em Gerenciamento de Projetos.

Trata-se de uma espécie de guia de boas práticas de gestão que visa aumentar a eficácia das atividades a serem executadas. 

Regularmente revisado pelo Project Management Institute (PMI), instituição internacional sem fins lucrativos que associa profissionais de gestão de projetos, a proposta do PMBOK é difundir práticas que foram testadas e consideradas eficientes por gerentes de projetos de todo o mundo.  

A ordem de aplicação do PMBOK deve ser compatível com a realidade da empresa e do projeto.

1. Gerenciamento de aquisições do projeto

Definição e aquisição das ferramentas necessárias para execução do projeto, bem como da equipe.

2. Gerenciamento da qualidade do projeto

O objetivo dessa parte da gestão é minimizar a insatisfação das partes interessadas, um dos desafios de projetos de TI. 

Para isso, é importante analisar a qualidade do projeto e também do produto.

3. Gerenciamento de riscos do projeto

Análise e identificação dos possíveis riscos que podem impactar a conclusão do projeto. 

Essa parte do gerenciamento ajuda a definir quais ações devem ser tomadas frente a cada desafio do projeto de TI.

4. Gerenciamento do escopo do projeto

No gerenciamento de projetos, a fase de escopo é responsável por:

• definir o objetivo;
• listar as tarefas necessárias para execução do trabalho;
• organizar as etapas que compõem o planejamento;
• coletar requisitos;
• criar a estrutura analítica;
• validar;
• controlar.

5. Gerenciamento de custos do projeto

O planejamento dos custos necessários para a conclusão do projeto, é uma documentação de projetos de TI que inclui estimativa de valores, criação de orçamento e controle.

6. Gerenciamento de integração do projeto

O gerenciamento de integração tem por objetivo vencer um dos maiores desafios de projetos de TI: garantir que todas as partes envolvidas na  conclusão do trabalho se conectem e caminhem juntas, de modo que os prazos sejam cumpridos e o objetivo alcançado com o mínimo de atrito possível.

7. Gerenciamento das comunicações do projeto

Além da divisão de tarefas, é preciso que a gestão de projetos de TI garanta a boa comunicação entre os membros da sua equipe. 

Dessa forma, as informações sobre o projeto circularão adequadamente entre todos, contribuindo para sua finalização.

Leia também: Como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho? Aprenda agora!

8. Gerenciamento de recursos humanos do projeto

Na gestão de projetos de TI, é importante que a responsabilidade de cada profissional esteja bem definida. 

Para isso, cabe ao gestor trabalhar adequadamente os recursos humanos que tem disponível, atribuindo a cada um tarefas compatíveis com suas habilidades e experiências.

9. Gerenciamento de tempo do projeto

Também chamado de gerenciamento de cronograma, consiste em realizar uma boa gestão de tempo. Para isso, algumas etapas são fundamentais, como:

• criação de cronogramas que estipulem prazos;
• desenvolvimento de estimativas de conclusão de cada fase;
• definição de qual momento cada etapa deve ser iniciada.

10. Gerenciamento das partes interessadas

Também é função do gerente de projeto manter as expectativas das partes interessadas alinhadas à evolução do projeto.

Para isso, é importante garantir o contato constante com todos os envolvidos, a fim de mantê-los atualizados sobre o andamento e resultados.

Como implementar uma boa gestão de projetos de TI?

Parece muita coisa, não é? Mas entre os benefícios de projetos de TI estão:

• dividir a gestão em partes;
• facilitar o trabalho do gestor;
• contribuir para que a equipe desenvolva suas atividades da melhor maneira possível.

Para que isso possa ser alcançado, há outras ações que um gerente de projeto pode colocar em prática, tais como:

• definir prioridades;
• fazer uma análise de riscos aprofundada;
• trabalhar com prazos realistas;
• documentar todas as etapas;
• reportar a evolução aos envolvidos;
• colaborar para manter a equipe motivada;
• manter o time atualizado sobre a evolução do projeto;
• usar métodos e metodologias de gerenciamento de projetos, como o PMBOK ou o Scrum; 
• usar ferramentas de gestão de projetos, por exemplo, um CRM (Customer Relationship Management).

Inclusive um bom sistema CRM pode potencializar — e muito — a performance de um gestor de projetos de TI, visto que esse tipo de software fornece uma visão mais ampla e aprofundada do negócio, o que é vital para um bom gerenciamento.

Conheça o Zendesk Service, uma solução robusta e fácil de implementar que, além de otimizar o relacionamento da sua empresa com os clientes, fornece dados e relatórios completos, conferindo as informações necessárias para seus projetos.

Confira uma demonstração para conhecer suas funcionalidades ou faça um teste gratuito do CRM Zendesk e otimize os processos comerciais dos seus projetos de TI.