Gestão de equipes remotas: 11 dicas para você adotar hoje!

Se o home office já era uma tendência, após o Covid-19 fazer a gestão de equipes remotas tornou-se algo imprescindível para os líderes de praticamente todas as empresas. Afinal, nunca na história se trabalhou tanto de casa, e os desafios são imensos para todos. 

Segundo uma pesquisa da Runrun.it, pouco mais de 23% das pessoas trabalhavam de casa todos os dias da semana, e hoje 88% das empresas estão trabalhando de maneira completamente remota.

Para os líderes, nesse momento é preciso vencer os principais desafios da gestão remota. Simon Sinek, importante autor, pesquisador e estudioso que inspira líderes a focar no propósito de suas empresas e vidas, afirma que “a liderança é uma maneira de pensar, um modo de agir e, mais importante, uma maneira de se comunicar.” 

A gestão à distância se relaciona muito com o grau de engajamento da equipe remota. Neste sentido, Sinek tem razão: o primordial é manter uma boa comunicação. 

Porém, não é apenas isso que importa. Por isso, veja a seguir as vantagens e principais desafios da gestão remota, em que o home office é uma realidade, e ainda as 11 melhores dicas para gerenciar sua equipe sem dores de cabeça!

Quais são as principais vantagens do trabalho remoto?

Como gestor, é importante que você analise os dois lados desta moeda. Por maiores que sejam as dificuldades de adaptação ao trabalho remoto, imposto de maneira tão radical pelo novo coronavírus, saiba que 98% das pessoas preferem seguir trabalhando de casa pelo resto de sua carreira, de acordo com a pesquisa da Buffer.

Dentre as vantagens destacadas nesta nova maneira de trabalhar estão:

• otimização do tempo, eliminando pequenas interrupções e burocracias ao longo do dia de trabalho;
• maior estímulo e motivação para trabalhar;
• estar mais perto de seus familiares e pets, podendo participar mais ativamente de suas rotinas;
• horário mais flexível;
• enorme economia de tempo no deslocamento de ida e volta do escritório.

Para a empresa, também há diversas vantagens de ordem econômica, pois o funcionamento de grandes locais que abriguem as atividades da empresa torna-se desnecessário em grande medida. 

E para manter uma boa gestão de equipes remotas é aconselhável que o líder se disponha a prestar atenção ao lado positivo. Pois é, é possível usar as vantagens a seu favor para gerar uma comunicação ao mesmo tempo mais assertiva e empática com seu time.

Aproveite para assistir a este vídeo em que Matt Mullenweg, um dos fundadores do WordPress, fala sobre como trabalhar de casa pode ser muito bom para sua empresa:

E quais são os principais desafios da gestão remota?

Comunicação, colaboração, gestão do tempo e solidão são os principais desafios de gestão de equipes remotas, especialmente no cenário de isolamento social que passamos a pouco tempo.

Apesar de que 89% dos líderes e executivos consideram que passaram a valorizar mais os vínculos familiares depois do confinamento, a pesquisa realizada pela ISE Business School, aponta que 23% deles ainda têm sérias dificuldades para estabelecer fronteiras entre a dedicação ao trabalho e a família.

Além destes desafios pessoais, também se destacam algumas dificuldades bem específicas da liderança e gestão de equipes remotas: 

• a comunicação fica mais truncada;
• pequenas distrações ao longo do dia; 
• solidão durante a jornada de trabalho; 
• os gestores têm maior dificuldade em acompanhar os processos, na mesma medida em que os colaboradores se sentem desmotivados ao perder a visão do todo nos projetos nos quais participam;
• a dificuldade de interação e colaboração acarreta problemas no engajamento da equipe remota;
• os processos tornam-se mais lentos, justamente pela dificuldade em trocar e comunicar.

A pesquisa da ISE Business School revela que, ainda que haja muitas dificuldades, muitas habilidades já foram desenvolvidas até este momento, derivadas das novas condições de trabalho remoto. 

Os entrevistados mencionaram que já se sentem melhor estruturados para os seguintes aspectos:

• resiliência (capacidade de aceitar e superar problemas);
• flexibilidade;
• gestão do tempo;
• autodisciplina;
• confiança;
• construção de uma relação mais honesta entre chefes e equipes remotas.

Como gerenciar uma equipe em home office?

Para fazer a gestão de equipes remotas, é preciso:

• definir objetivos; 
• alinhar as expectativas; 
• ter transparência; 
• fazer um bom planejamento; 
• investir em ferramentas e tecnologia; 
• otimizar a cultura da empresa; 
• fazer escuta e feedbacks; 
• incentivar o engajamento da equipe remota; 
• ter uma boa comunicação; 
• descentralizar a tomada de decisões; 
• fazer treinamentos.

Na prática, separamos 11 dicas que podem ajudar você a superar este desafio, tornando-se não apenas um líder melhor, mas também mais flexível e resiliente.

1. Definir objetivos

Para fazer uma boa gestão de equipes remotas é preciso ter os objetivos do negócio bem definidos. Quais metas os colaboradores precisam entregar? Quais prazos eles devem cumprir?

Tudo isso deve ficar bem claro para não haver nenhum desencontro no meio do caminho, fazendo com que a empresa sofra com baixa produtividade. 

2. Alinhar as expectativas

A segunda dica é alinhar todas as expectativas para ninguém ser pego de surpresa com uma decisão ou tarefa. Aqui, é crucial estabelecer bem as responsabilidades de cada membro da equipe, bem como as metas que eles devem cumprir. 

Ademais, também é importante informar a qualidade do trabalho que é esperada dos colaboradores e, se preciso, tempo de resposta para solicitações e saber o que eles esperam da empresa de volta. 

3. Ter transparência

A transparência tem a ver com a comunicação e a colaboração. Especialmente se os membros da equipe não trabalham no mesmo local e perdem um pouco a referência do todo dos projetos nos quais fazem parte, é muito necessário que todos sejam completamente honestos.

Muito mais do que buscar culpados para apontar, este é o segredo para que uma equipe (remota ou não, mas especialmente remota) funcione bem enquanto time, em prol dos objetivos maiores da empresa.

Enquanto um líder responsável pela gestão de equipes remotas, você sempre deve incentivar a prática do diálogo e da transparência.

Se encontrar algum erro, não saia apontando culpados. Fale individualmente, explicando o erro e, juntos, busquem uma solução, quando isso for possível. 

4. Fazer um bom planejamento

Um bom planejamento deve incluir, entre outras coisas:

• metas de curto e longo prazo;
• cronograma de trabalho e entregas;
• tarefas distribuídas por pessoa;
• panorama do projeto completo.

Principalmente por não estarem trabalhando fisicamente juntas, as pessoas de sua equipe se sentirão muito mais seguras se receberem um planejamento mais detalhado. 

Elas compreendem o que é esperado delas, a quem devem recorrer e quando devem realizar entregas. 

Além disso, elas podem entender como seu trabalho afeta o projeto inteiro, e assim se sentem mais motivadas a cooperar.

5. Investir em ferramentas e tecnologia

Entenda quais são as ferramentas necessárias para esta adaptação de trabalho presencial para o remoto.

E tenha em mente que não vale a pena implementar toda e qualquer ferramenta. Afinal, quantidade não significa efetividade. Por isso, busque as necessidades específicas do seu time e do seu nicho de atuação.

Fique atento também a ferramentas que possam ajudar a sanar (ou amenizar)  algumas das principais dores deste processo: comunicação, colaboração, gestão do tempo e solidão.

Lembre-se: a tecnologia deve ser sua aliada e não um fator complicador. Portanto, escolha quais ferramentas adotar com cuidado. 

6. Otimizar a cultura da empresa 

O trabalho remoto é um excelente momento para reforçar a cultura da empresa, mostrando aos funcionários e colaboradores o que é esperado deles, e lembrando qual é a causa e a missão pelas quais todos estão diariamente trabalhando.

Nos momentos em que se sentirem desmotivados ou desfocados, ter a cultura de sua empresa internalizada pode ajudá-los a encontrar-se.

Lembre-se de que os líderes e gestores devem ser os primeiros a darem o exemplo, não apenas falando sobre a cultura da empresa, mas sim vivenciando-a cotidianamente.

7. Fazer escuta e feedbacks 

Se você ainda não tinha uma rotina de feedbacks implementada, é um excelente momento para fazer isso acontecer. Os feedbacks não devem ser pontuais e esporádicos. Eles não devem assustar nem criar mal-estar. Em vez disso, eles devem ser construtivos e constantes.

Ao mesmo tempo, mantenha sua escuta ativa, apesar da distância física do seu time. Converse, escute, acolha e seja empático para quaisquer dificuldades que os colaboradores possam enfrentar. 

8. Incentivar o engajamento da equipe remota

Um dos problemas da gestão de equipes remotas é garantir que todos os colaboradores participem do dia a dia da empresa. Afinal, as pessoas não estão presentes em um escritório, onde se sentem mais abertas para interagir. 

Sendo assim, é o seu papel como gestor incentivar o engajamento. Agende reuniões não apenas para falar sobre assuntos profissionais (como passar feedbacks ou resultados), mas também para que o time possa interagir entre si. 

Essa ação ajuda a criar uma sensação de pertencimento e reduzir um dos desafios do trabalho remoto: a solução. Isso porque as pessoas se sentem parte de um time, mesmo que não estejam no mesmo lugar o tempo todo.

Caso todos os colaboradores morem na mesma cidade ou estado, pode ser interessante fazer encontros presenciais mais descontraídos para se conhecer melhor e estreitar os laços.

9. Ter uma boa comunicação

Falamos um pouco sobre transparência e como uma boa comunicação tem a ver com este tópico. Porém, comunicação não é apenas isso, mas também se assegurar de que todas as informações sejam repassadas para as pessoas certas. 

É abrir espaço para que os funcionários possam dar opiniões e sugestões e sintam-se confortáveis enquanto fazem isso. Ao mesmo tempo, também envolve adotar ferramentas que otimizem a comunicação, como chats de mensagens. 

10. Descentralizar a tomada de decisões 

A décima dica de gestão de equipes remotas deste artigo é descentralizar a tomada de decisões. Ou seja, fazer com que esse processo se torne mais flexível, permitindo que os colaboradores possam agir por conta própria em determinadas situações.

Essa ação ajuda a dar mais independência e motivação para a equipe, alivia os gestores e ainda pode fazer com que os problemas sejam resolvidos mais rapidamente, já que não é preciso esperar dias — ou semanas — por uma resposta dos superiores.

11. Fazer treinamentos

Ter uma equipe remota não exime a empresa de ter que oferecer treinamentos, especialmente para que os novos colaboradores possam se adaptar melhor a cultura e se alinhar às expectativas da gestão. 

Por esse motivo, agende capacitações sempre que precisar. E esses treinamentos podem também ser remotos, já que hoje em dia existem inúmeras ferramentas de videochamadas e empresas que oferecem aulas à distância.

Quais as melhores práticas de trabalho remoto?

Se as empresas já vinham se preparando para atender de forma remota seus clientes, agora líderes se deparam com a desafiadora realidade da gestão de equipes remotas. Como vimos, a tendência já existia, mas a transição foi forçada e abrupta com a pandemia do Covid-19 e continua até hoje em muitas organizações.

E conscientizar-se dos benefícios de ter seu time trabalhando de casa, e também de seus desafios, torna mais fácil aprimorar sua liderança, adequando-se a este momento. 

Adicionalmente, é preciso que os gestores e os colaboradores fiquem atentos às boas práticas de trabalho remoto para otimizar o seu dia a dia e terem melhores resultados. Por isso, confira quais as melhores que trouxemos para você a seguir!

1. Saber estabelecer limites 

Uma das boas práticas para trabalho remoto — e que deve ser incentivada pelas empresas — é estabelecer os limites entre a vida pessoal e o trabalho. 

Com isso, queremos dizer que é preciso determinar horários para atuar, responder e-mails e ligações e delimitar um tempo para descansar. Só assim é possível manter um equilíbrio e não se tornar refém da própria vida.

2. Gerenciar bem o tempo

Ao mesmo tempo, é vital que as equipes remotas saibam administrar bem o seu tempo. Essa ação evita que os colaboradores se esforcem além da conta e fiquem sobrecarregados ou produzam menos do que o esperado. 

O ideal é determinar horários para começar e parar de trabalhar. Determinar os prazos para entrega de cada tarefa e ter pequenas pausas para descansar e tomar um café ao longo do dia. 

3. Cuidar da saúde (física e mental)

Não é porque os colaboradores estão em casa que eles não precisam cuidar da saúde física e, especialmente, a mental. Por isso, uma boa prática de trabalho remoto é tirar um tempo para se cuidar. 

Como gestor, você pode incentivar a prática de exercícios, um hobby ou uma conversa com o time para reduzir um pouco os efeitos da solidão de uma rotina de trabalho home office. 

4. Ter um local específico para trabalho 

Sim, uma das grandes vantagens do trabalho remoto é que você pode atuar de qualquer lugar, desde o jardim da casa até na beira da piscina. Porém, esses hábitos costumam não “vingar” a longo prazo, já que podem promover muitas distrações.

Desse modo, a dica é separar um local da casa para trabalhar. Esse local deve ser bem iluminado e organizado para facilitar a concentração e fazer com que os membros da equipe entrem em um mindset de trabalho. 

Dica extra

Diante de tantos desafios internos, em relação à gestão de equipes remotas, não se esqueça dos clientes: eles ainda devem estar no centro das atenções. Tenha em mente o fato de que eles ainda precisam de suporte e atendimento de excelência todos os dias, não importa se a equipe é presencial ou remota.

Por isso, indicamos implementar um sistema de atendimento que possa ser utilizado pela equipe remota de maneira muito simples, como por exemplo o Zendesk Support. 

Dessa forma, mesmo com toda sua equipe remota, é mais simples monitorar, priorizar e resolver os tickets de suporte aos clientes em um único lugar. Quer ver como ele funciona? Então, solicite uma avaliação gratuita e confira!