5 dicas para gestão de projetos digitais

Como fazer uma boa gestão de projetos digitais? Bem, o primeiro passo é entender do que se trata esse tipo de proposta.

Projetos digitais são aqueles que envolvem ambientes digitais, tais como a criação de um site, o lançamento de um produto ou serviço web, ações e campanhas publicitárias voltadas para marketing digital, entre outros.

Assim como todo gestor, um gerente de projetos digitais enfrenta vários desafios no seu dia a dia, desde o planejamento até a execução das estratégias. 

Além de ser o responsável por gerenciar a equipe e o projeto de ponta a ponta, é preciso estar atento às novidades do mercado que, por estar diretamente relacionado à internet e à tecnologia, mudam rapidamente.

Considerando tudo isso, o que é preciso para fazer uma gestão de projetos digitais que realmente traga resultados para a sua empresa?

Separamos 5 dicas que podem ajudar no gerenciamento de projetos. Continue a leitura e confira!

O que é Project Management?

Podemos definir Project Management também como gestão de projetos. Ou seja, é o conjunto de práticas realizadas com o objetivo de garantir a realização de um projeto, seja digital ou não.

De modo geral, as práticas de gerenciamento de projetos podem ser divididas em cinco grupos, que acabam correspondendo ao ciclo de vida do planejamento. Confira quais são eles:

1. Iniciação;
2. Planejamento;
3. Execução;
4. Monitoramento e controle;
5. Encerramento.

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1. Iniciação

O primeiro passo é identificar as pessoas interessadas no projeto digital específico. Isso porque, muitas vezes, não é necessário incluir toda a equipe em um único programa, principalmente se tiver mais de um projeto em andamento.

Então, primeiramente devemos definir quem será o líder do projeto (pode ser você ou algum outro colaborador que consiga focar de maneira mais eficiente no trabalho – falaremos sobre a importância de delegar tarefas mais adiante). 

A partir disso, estruture o restante da equipe de acordo com o objetivo do projeto, pensando nas qualificações de cada um e, principalmente, quanto de trabalho a mais cada um pode pegar – ou, caso seja necessário, remanejar as outras tarefas.

2. Planejamento

Essa é uma das etapas mais importantes na gestão de projetos digitais. Para isso, é necessário começar com um plano de ação para execução do projeto. Lembre-se de quanto melhor for feita essa parte, mais bem preparada a equipe estará para lidar com eventuais problemas.

Nesse momento, é necessário estabelecer algumas questões:

• Definir as metas e objetivos do projeto;
• Detalhar as atividades necessárias para gerar as entregas; 
• Montar um cronograma;
• Distribuir os recursos;
• Construir uma lista de parceiros e fornecedores, caso seja necessário;
• Fazer o gerenciamento de tempo da equipe;
• Estabelecer o orçamento de cada uma das etapas;
• Fazer o mapeamento de riscos;
• Desenvolver estratégias efetivas de comunicação interna e externa.

3. Execução

Tão importante quanto planejar é colocar em ação. Aqui, o papel do gerente de projetos é garantir que tudo o que foi planejado está sendo executado da maneira esperada, dentro do cronograma e do orçamento estabelecidos.

Um ponto de atenção em relação a essa etapa é o gerenciamento de riscos. Isso porque, conforme o projeto vá andando, é normal que apareçam situações inusitadas ou até mesmo alguns problemas. 

Um bom gestor de projetos precisa estar preparado para essa situação e, principalmente, saber como lidar com isso de maneira rápida e eficiente para que não prejudique os resultados do trabalho. 

4. Monitoramento e controle

Aqui, é o momento de se assegurar que os processos do projeto estão sendo executados da maneira correta. Mais do que isso, deve-se analisar se foi a decisão mais acertada para o encaminhamento do projeto.

Pode ser que você chegue no meio de um projeto e perceba que determinada ação pode ser feita de outra maneira, ou então que uma estratégia não tenha se desenvolvido muito bem. 

Fazer o monitoramento e controle durante a execução do projeto é fundamental para que você não perceba os problemas apenas quando chegar ao fim dele.

5. Encerramento

Por fim, devemos considerar todos os processos necessários para a finalização de um projeto: revisão de documentos, controle de qualidade, análise dos primeiros resultados e, por fim, arquivamento.

Uma boa prática nesta ocasião é fazer uma lista das ações aprendidas. Inclusive, é possível planejar uma reunião para dar fim ao projeto com todos os envolvidos, passando por todas as etapas, os erros e, principalmente, os maiores acertos da equipe.

Você, como gestor, deve lembrar-se de parabenizá-los pelos resultados e pelas metas alcançadas.

Por que fazer uma gestão de projetos digitais?

Uma boa gestão de projetos digitais começa escolhendo o profissional que estará à frente dessa atividade.

Pode-se dizer que um gerente de projetos digitais é uma função relativamente nova no mercado. Por isso, muitas das suas habilidades ainda estão sendo definidas.

De modo geral, espera-se que o profissional que fará a gestão de projetos digitais tenha formação na área de Publicidade e Propaganda.  Além disso, cursos relacionados à área de marketing digital, conhecimento em linguagens de programação e até mesmo SEO e Google Analytics também são bem-vindos.

Entre as principais vantagens de uma boa definição e implantação do gerenciamento de projetos, podemos ressaltar:

• Agilidade na tomada de decisões: quando se tem estratégias e objetivos bem definidos, é possível que os gerentes de projeto tomem decisões de forma mais assertiva e mais rapidamente;
• Análise de riscos: o primeiro passo de todo projeto é analisar os riscos, tanto externos quanto internos. Assim, é possível antecipar-se a eles e garantir que nenhum problema ocorra;
• Comunicação eficiente: não tem como gerenciar uma equipe de maneira eficiente, seja no dia a dia ou para exemplos de projetos digitais, sem uma boa comunicação. Falaremos mais sobre isso a seguir;
• Otimização da gestão de tempo: é necessário identificar as prioridades e, principalmente, como fazer com que as urgências não se tornem frequentes, transformando-as em atividades que podem ser realizadas com tempo. Esse é um dos principais benefícios de ter um bom gerenciamento de projetos digitais.

Como fazer uma gestão de projetos digitais eficiente? 5 dicas

Independentemente da formação, você foi a pessoa escolhida para encarar esse desafio? Então se atente a estes cinco pontos que vão lhe ajudar a fazer uma gestão de projetos digitais bastante eficiente:

1. Crie uma cultura de gestão de projetos digitais para a sua empresa 
2. Deixe claros objetivos, metodologias, cronogramas e afins 
3. Estabeleça uma boa comunicação com o seu time
4. Saiba delegar se precisar fazer a gestão de diferentes projetos simultaneamente
5. Use ferramentas que ajudem na gestão de projetos digitais

1. Crie uma cultura de gestão de projetos digitais para a sua empresa 

Como mencionado, a função de gerente de projetos digitais é algo novo na maioria das empresas. Por isso, não é raro acontecer de a organização ainda não ter esse setor já implementado.

Se esse também for o seu caso, o primeiro passo para iniciar a gestão dessa área é incorporá-la à cultura da empresa.

Ou seja, é preciso estabelecer metodologias, criar um plano de ação e até mesmo envolver os outros departamentos que, de alguma forma, influenciam nos resultados do projeto.

2. Deixe claros objetivos, metodologias, cronogramas e afins 

Esta dica é válida tanto para a gestão de projetos digitais quanto para de outras áreas: deixe claro os objetivos do projeto.

Parece até desnecessário mencionar isso, mas o fato é que pode acontecer da equipe estar trabalhando em algo e não saber o real propósito daquilo.

Por exemplo, a sua empresa decide criar um novo site para aumentar a visibilidade da marca. Quando os profissionais envolvidos sabem o motivo e quanto a sua participação é importante nesse processo, a tendência é se engajar ainda mais.

Além disso, definir os objetivos ajuda a identificar em qual ponto a empresa está agora, aonde quer chegar e o que é preciso para alcançar isso.

Sabemos que definir objetivos e metas nem sempre é uma tarefa fácil. Por mais complexo que esse processo seja, existem técnicas e estratégias que podem auxiliar neste momento.

Uma das mais conhecidas e utilizadas em grandes empresas é a metodologia SMART:

• S: specific ou específico – definição clara de qual é o objetivo, bem como o detalhamento de qual ponto se deseja alcançar;
• M: measurable ou mensurável – definição da forma de mensuração, a qual precisa ser numérica;
• A: attainable ou atingível – o objetivo a ser alcançado deve ser realmente possível de ser atingido;
• R: relevant ou relevante – o objetivo definido deve gerar impacto positivo na empresa e nos clientes, bem como estar alinhado com o seu planejamento estratégico;
• T: time based ou temporal – definição da data (prazo) que o período deve ser alcançado, por exemplo, mês, trimestre, semestre, etc.

O principal objetivo dessa estrutura é auxiliar gestores para conseguirem definir metas e objetivos realistas para suas empresas, e que esses sejam possíveis de serem alcançados.

Devemos entender que o método SMART pode ser aplicado em diferentes situações em uma companhia. Ou seja, pode ser aplicado tanto em metas gerais da organização quanto na gestão de projetos digitais, por exemplo.

Além disso, não seguir um cronograma é um dos principais erros de gestão de projetos digitais. Isso pode comprometer seriamente a eficiência e até mesmo a qualidade dos resultados obtidos.

A questão, afinal, é simples: se as atividades não têm uma data a serem entregues, a sua execução vai sempre ficando para depois, passando urgências na frente. 

Entretanto, grandes exemplos de projetos digitais normalmente têm um grande impacto na empresa, o que se faz necessário entender o que é prioridade e, principalmente, definir um bom cronograma.

Lembra das cinco práticas de gestão de projetos que mencionamos anteriormente: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento? O ideal é definir um prazo para cada um desses grupos, levando em consideração a complexidade de cada etapa.

Somado a esse fator, é bem importante também deixar claro quais serão as metodologias utilizadas para o desenvolvimento do projeto. Dessa forma, a equipe e demais departamentos envolvidos conseguem trabalhar no mesmo ritmo.

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3. Estabeleça uma boa comunicação com o seu time

Mas para atender a dica anterior é fundamental estabelecer uma boa comunicação com o seu time.

Entre as habilidades que se espera do profissional que está fazendo o gerenciamento de projetos digitais estão o talento para criar e manter boas relações interpessoais e a capacidade para fazer a gestão de equipes.

Para o primeiro ponto, é bem importante ter uma comunicação interna assertiva. Como uma maneira de conseguir isso, é interessante conhecer o perfil de cada profissional que compõe o time, dessa forma, saberá como e onde ele pode contribuir mais e como extrair o melhor de cada um.

Não se pode deixar de cuidar e pensar também sobre como a mensagem será passada e de que forma isso vai acontecer. Por isso, estabelecer os canais de comunicação oficiais a serem utilizados durante o processo é essencial.

Isso evita ruídos nas conversas e que alguma informação importante para o projeto se perca no caminho.

No que diz respeito ao gerenciamento das equipes de uma forma mais ampla, é preciso se preparar para lidar tanto com profissionais atuando presencialmente quanto remotamente.

Hoje em dia, como o home office está cada vez mais comum, os gestores precisam saber como fazer a gestão de equipes a distância. 

Esse posicionamento é fundamental tanto para evitar problemas de comunicação quanto para conseguir alcançar os resultados esperados com o projeto.

Por isso, não deixe de ler: Gestão de equipes remotas: 5 dicas para você aprimorar sua liderança

4. Saiba delegar se precisar fazer a gestão de diferentes projetos simultaneamente

Sabemos que nem sempre é possível se dedicar a um único projeto. Por isso, caso seja necessário fazer a gestão de vários ao mesmo tempo, saber delegar é uma habilidade que vai lhe ajudar muito.

Lembra que falamos sobre a importância de conhecer o perfil de cada profissional do seu time? Pois bem, isso vai contribuir para que você saiba quais atividades pode delegar e, principalmente, até que ponto pode ir com cada um.

Ou seja, quais funções e tarefas pode atribuir a cada membro da equipe sem sobrecarregá-lo ou comprometer o resultado do projeto.

Aqui, vale uma dica extra: não se esqueça que as características de um líder são bem diferentes das de um chefe. 

Um líder atua de forma que a ordem necessária para a execução das atividades seja mantida. Porém, também entende que o resultado só é alcançado quando cada pessoa envolvida é motivada e valorizada. 

Por isso, evite centralizar todas as ações em você, confie na capacidade do seu time, compartilhe os problemas, os bons resultados e, um ponto de atenção para todos os líderes e gestores de projetos que desejam ser bem-sucedidos: saibam ouvir as ideias da sua equipe.

5. Use ferramentas que ajudem na gestão de projetos digitais

Por fim, para uma boa gestão de projetos digitais, nada como usar a tecnologia a seu favor. Afinal, esse recurso está totalmente relacionado a essa área.

Há inúmeras ferramentas que você pode utilizar nos seus processos. Por exemplo, para distribuir as tarefas e determinar os prazos uma alternativa é o Trello. 

Baseado na metodologia Kanban, essa solução permite organizar atividades, acompanhar a produtividade do seu time e muito mais.

Já para garantir uma comunicação mais efetiva, nossa dica é o Slack. Trata-se de uma plataforma de mensagens que, além de promover essa interação, faz chamadas de vídeo e de voz, recebe arquivos, imagens, entre outras funcionalidades.

Mas não podemos deixar de citar também as ferramentas que não são digitais, por exemplo, o plano de ação 5w2h.

Consiste em uma metodologia que ajuda a desenvolver projetos e a tomar decisões mais assertivas durante o processo, utilizando, para isso, 7 perguntas-chave:

• What (O que);
• When (Quando);
• Where (Onde);
• Who (Quem);
• Why (Por que);
• How (Quem);
• How much (Custo).

Entenda tudo sobre essa abordagem no artigo Você conhece o plano de ação 5w2h? Descubra o que é e como aplicar em 3 passos